Beosztáskészítő program bármekkora csapatnak

A beosztáskészítés nem fokozatosan, hanem lépcsőkben nehezedik. Egy csapat közös táblázatban addig működik, amíg egy második csapat is ugyanazokat az órákat kezdi lefedni, valaki részmunkaidőre vált, a vezető pedig péntek délutánonként olyan táblázatot épít újra, amit rajta kívül senki nem tud elolvasni. Ez az a pont, ahol a beosztáskészítő program megszűnik kényelmi eszköz lenni, és azzá válik, ami összetartja a hetet.

A követelmény nem bonyolult. A munkatársaknak tudniuk kell, mikor dolgoznak, a vezetőknek tudniuk kell, hogy az órák le vannak fedve és beleférnek a keretbe, és mindkettőnek ugyanarra az igazságra van szüksége.

Mit kell jól tudnia egy beosztáskészítő programnak

Négy feladat többet nyom a latban, mint a funkciólista. Egy teljes hét vagy hónap gyors összeállítása anélkül, hogy minden alkalommal üres táblázatból indulna. Elérni a csapatot a telefonján, mert a műszakban dolgozók többsége soha nem nyit meg céges e-mailt. Az órákat a közzététel előtt tartani a kereten belül, nem a bérszámfejtés után. És kezelni a változást újraépítés nélkül, mert a terv mindig mozog.

Minden más opcionális. Az a beosztásrendszer, amelyik ezt a négyet jól hozza, túléli a nehezebb platformot, amely olyan gondokat old meg, amilyenek a csapatnak nincsenek, akár műszakalkalmazásként, akár brigádbeosztó programként, akár részlegek beosztására szánt programként árulják.

Beosztás nulláról indulás nélkül

A legtöbb csapatnak nem kell minden héten új beosztás. A múlt heti minta kell nekik három változtatással. Ha egy működő mintát beosztássablonként ment el, a kétórás munkából tízperces lesz, a csapatbeosztás sablonja pedig részlegek között is újrahasznosítható: alkalmazza a sablont egy részlegre, igazítsa az ünnepekhez és a kérelmekhez, majd tegye közzé. Az ismétlődő műszakok és a váltások ugyanígy gördülnek tovább, így a forgó minta egyszer áll be, nem hónapról hónapra gépeli be.

Ami változik, azt külön kezeli a rendszer. A nyitott műszakok azt a munkát fedik le, amelyre még senki nincs beosztva, és egyszerre mennek ki mindenkihez, aki alkalmas, nem pedig egyesével kínálja fel őket valaki. A cserét a munkatársak javasolják, a vezető pedig egyetlen koppintással hagyja jóvá. Az elérhetőséget és a szabadságkérelmeket a táblázat megépítése előtt gyűjti be a rendszer, és éppen ez veszi el a közzétett beosztást követő egyeztetések nagy részét.

A növekedést szétválasztás oldja meg, nem egyetlen óriási táblázat. A részlegek, telephelyek és szerződések saját projektté vagy beosztássá válnak, így a vezető csak arra a táblára szűr, amelyért felel, a tulajdonos pedig továbbra is mindent lát. Aki két csapatot is lefed, egyszer szerepel, ami őszintén tartja az összes óráját ahelyett, hogy két fájlban oszlana meg, amelyeket senki nem vet össze. Itt szűnik meg a táblázat beosztáskészítő eszköz lenni, és válik kockázattá.

Létszám a valós igényhez igazítva

Az egyenletes létszám mindkét irányban drága. Túl sok ember egy csendes reggelen felégeti az árrést, túl kevés a csúcsban a kiszolgáláson csattan. Az igény-előrejelzés óránkénti görbeként rajzolja fel a várható terhelést, a műszakokat pedig ehhez a görbéhez, nem rögzített létszámhoz osztja el a rendszer.

Az automatikus elosztás megcsinálja az első kört: oda teszi a műszakokat, ahol az igény van, és betartja az Ön által beállított túlóraszabályokat. A vezető átnézi és igazít, ahelyett hogy a semmiből indulna. A kiszámítható csúcsokkal működő üzemeknél ez az egyetlen változtatás viszi át a beosztásprogramot a nyilvántartó eszköz szerepéből olyasmibe, ami a számokra is hat. A rendezvényes létszámtervezés ezen áll vagy bukik, hiszen ott az igény tömbökben érkezik, nem egyenletes vonalban.

A korai közzététel ugyanannyit ér, mint a pontos. Az egy héttel korábban kiküldött beosztás mellé az emberek be tudják osztani az életük többi részét, és emiatt visszaesik az utolsó pillanatos cserekérelmek száma. Az a csapat, amelyik egy nappal a szükséges lefedettség előtt teszi közzé a beosztást, telefonhívásokban és jóindulatban fizeti meg a különbséget, és ez a költség semmilyen kimutatásban nem jelenik meg.

Órák, túlóra és költségkontroll

A bérköltség rendszerint a legnagyobb tétel, amelyre a vezető hétről hétre hatni tud, táblázatban viszont a kár egészen a bérszámfejtésig láthatatlan marad. Egy elhúzódó műszak, egy csendes délutánra behívott plusz ember, egy véletlenül átlépett órakeret: mindebből semmi nem látszik, amíg még van idő beavatkozni.

A személyenkénti órakeretek és a futó heti összesítések döntéssé teszik a túlórát, nem felfedezéssé. A túlóraszabályok kifejezett megerősítést kérhetnek, mielőtt többletóra kerülne kiosztásra. Utólag a költségvetési és órabér-kimutatások megmutatják, mennyibe került valójában az egyes közzétett beosztások munkakör és időszak szerint. Ez a visszacsatolás a különbség a múltat rögzítő program és az azt megváltoztató rendszer között.

Munkaidő-nyilvántartás, jelenlét és tiszta jelenléti ívek

A beosztás a terv, a jelenléti ív az, ami valóban történt. Jelenléti szoftverként használva mindkét irányban ugyanúgy működik: a munkatársak a mobilalkalmazásból jelentkeznek be és ki, a szünetek a műszakra kerülnek, a bónuszok, levonások és órabérváltozások pedig az órák mellett állnak, nem külön feljegyzésben. Minden módosítás bent marad a naplóban, így egy órákról szóló vita a nyilvántartásból dől el.

A kimutatások azzá alakítják ezeket a bejegyzéseket, amit a bérszámfejtés használni tud. A ledolgozott órák, a minimumórák, a megerősített műszakok, a késések, a szabadságok és az egyenlegek hónap és munkakör szerint exportálhatók. Az a jelenléti alkalmazás, amely mindezt a munkavégzés helyén rögzíti, teljesen kiveszi a havi utólagos összerakást. Amelyik csapatnak helyszíni bizonyíték kell, hozzáveheti a helymeghatározó térképet, ez fizetős modul, nem az ingyenes csomag része. A bejelentkezés és a jelenléti ívek működését a munkaidő-nyilvántartás oldalunk mutatja be.

Szerepek, jogosultságok és munkatársak felvitele

Amint egynél többen készítenek beosztást, a hozzáférés is számít. Minden csapattag munkakört és jogosultsági szintet visel, így a részlegvezető a saját tábláját kezeli, a fiók tulajdonosa pedig megtartja a teljes képet. A munkakörök azt is lehetővé teszik, hogy a lefedettséget szerep szerint olvassa, ne neveket számoljon, és éppen ez teszi a táblázatot használhatóvá negyven embernél, nem négynél.

A munkatársak felvitele valós méretben tömeges munka. Az embereket importálni is lehet ahelyett, hogy egyesével venné fel őket, mindegyiket munkakörrel, elérhetőséggel és időzónával, a meghívó állapota pedig megmutatja, ki fogadta el és ki nem. A több időzónában dolgozó, szétszórt csapatok helyi időben látják a műszakjaikat, ami megszünteti az elmulasztott kezdések gyakori okát.

Kérelmek, jóváhagyások és kevesebb megszakítás

A vezető beosztásra fordított idejének nagy része nem magára a beosztásra, hanem a kérelmekre megy el. A szabadságok, fizetés nélküli napok, műszakcserék és elérhetőségi frissítések üzenetben érkeznek, félig maradnak meg, és akkor bukkannak fel újra, amikor a beosztás már hibás.

Ha egyetlen sorba tereli őket, megváltozik a hét alakja. A kérelmeket az alkalmazásban adják be, egy helyen kapnak jóváhagyást vagy elutasítást, és azonnal látszanak a táblán, az egyenlegek pedig láthatók, így semmi nem kerül jóváhagyásra kétszer. A szabadságkezelés funkciónk bemutatja, hogyan illeszkednek össze a kérelmek, a jóváhagyások és az egyenlegek a csapatok között.

Hogyan válasszon beosztáskészítő programot

Bármelyik beosztásprogramot úgy tesztelje, ahogyan a csapata használni fogja, akár több jelöltet hasonlít össze, akár táblázatot vált le. Építsen fel egy valódi hetet, és mérje az időt. Nyissa meg az épület legrégebbi telefonján. Tegye közzé, majd változtasson meg egy műszakot, és nézze meg, hogy minden érintett értesül-e róla egy percen belül. Exportáljon egy ledolgozott órákról szóló kimutatást, és nézze meg, hogy a bérszámfejtés használni tudná-e így, ahogy van. Aztán nézze meg, mi történik növekedéskor: még egy részleg, még egy telephely, még húsz ember.

A Shifton pontosan erre az útra készült. Napi, heti és havi nézet, sablonok és váltások, nyitott műszakok és cserék, elérhetőség és szabadságkérelmek, igény-előrejelzés automatikus elosztással, órakeretek és túlóraszabályok, jelenléti óra jelenléti naplóval, QuickBooks és Zapier integráció, valamint kimutatások az órákról, a keretről és az órabérekről. 10 főig az ingyenes csomag időkorlát nélkül fut, ami kis csapatnak valóban ingyenes beosztásalkalmazássá teszi, a fizetős modulok díja pedig munkatársanként havonta alakul, a részletek az árak oldalunkon találhatók.

Bármit is csinál a csapata, a beosztás az a rész, amelyen minden más múlik. Építse fel az első hetét, és nézze meg, mennyi adminisztráció tűnik el vele együtt.