Софтвер за распоред на смени за тимови од секаква големина

Правењето распоред станува потешко на скокови, а не постепено. Еден тим во заедничка табела функционира сѐ додека истите часови не почне да ги покрива втор тим, некој не премине на скратено работно време, а менаџерот не почне петочните попладниња да ги троши преправајќи табела што никој друг не ја чита. Токму тука софтверот за распоред на смени престанува да биде подобрување и станува тоа што ја држи неделата.

Барањето не е сложено. Луѓето треба да знаат кога работат, менаџерите треба да знаат дека часовите се покриени и достапни за буџетот, а на двете страни им треба иста верзија на вистината.

Што мора добро да прави еден софтвер за распореди

Четири работи тежат повеќе од списокот функции. Да состави цела недела или месец брзо, без секој пат да се тргнува од празна табела. Да стигне до тимот на телефоните, зашто повеќето луѓе што работат во смени никогаш не отвораат службена пошта. Да ги држи часовите во рамки пред распоредот да биде објавен, а не откако ќе се пресметаат платите. И да поднесува промени без преправање, зашто планот секогаш се движи.

Сѐ друго е по избор. Систем за распореди што овие четири работи ги прави добро ќе надживее потешка платформа што решава проблеми какви што тимот нема, без разлика дали се продава како апликација за смени, софтвер за распоред на екипи или софтвер за распоред по оддели.

Распоред што не се прави од нула

На повеќето тимови не им треба нов распоред секоја недела. Им треба моделот од минатата недела со три промени. Зачувувањето на функционален модел како шаблон за распоред претвора двочасовна работа во десетминутна, а шаблонот за тимски распоред може да се користи во повеќе оддели: го применувате шаблонот на оддел, коригирате поради празници и барања, објавувате. Повторливите смени и ротациите се пренесуваат нанапред на ист начин, така што ротирачкиот модел се поставува еднаш наместо да се внесува месец по месец.

Деловите што се менуваат се решаваат одделно. Слободните смени ја покриваат работата за која сѐ уште нема назначен човек и се објавуваат до сите соодветни наеднаш наместо да се нудат еден по еден. Размените ги предлагаат самите вработени, а менаџерот ги одобрува со еден допир. Достапноста и барањата за отсуство се собираат пред да се гради табелата и токму тоа го отстранува најголемиот дел од дописката што обично следи по објавен распоред.

Растот се решава со разделување, а не со една огромна табела. Одделите, локациите и договорите стануваат сопствени проекти или распореди, па раководителот филтрира само до таблата за која одговара, додека сопственикот и понатаму гледа сѐ. Кој покрива два тима се води еднаш, што ги држи неговите вкупни часови чесни наместо поделени во две датотеки што никој не ги сложува. Тука табелата престанува да биде алатка за распореди и станува ризик.

Број на луѓе според вистинската побарувачка

Постојаниот број луѓе е скап во двете насоки. Премногу луѓе во мирно утро ја трошат маржата, премалку во шпиц чинат услуга. Прогнозата на побарувачката го црта очекуваното оптоварување како часовна крива низ денот, а смените потоа се распоредуваат според таа крива, а не според фиксен број.

Автоматската распределба го прави првиот премин, поставувајќи смени таму каде што е побарувачката и почитувајќи ги правилата за прекувремена работа што сте ги поставиле. Менаџерот прегледува и коригира наместо да почнува од ништо. За дејности со предвидливи врвови ова е единствената промена што го носи софтверот за распореди од алатка за евиденција во нешто што влијае на бројките. Планирањето персонал за настани стои или паѓа на ова, зашто таму побарувачката доаѓа во блокови, а не како рамна линија.

Раното објавување е исто толку важно колку и точното. Распоред што излегува една недела претходно им овозможува на луѓето да го наредат остатокот од животот околу него и бројот на барања за размена во последен момент опаѓа. Тимовите што објавуваат ден пред да им треба покриеност, разликата ја плаќаат во телефонски повици и добра волја, а тој трошок не се појавува во ниту еден извештај.

Часови, прекувремена работа и контрола на трошоците

Трошокот за работна сила обично е најголемата ставка на која менаџерот може да влијае од недела на недела, а во табела штетата е невидлива сѐ додека не стигне платниот список. Смена што се одолжила, дополнителен човек повикан за мирно попладне, лимит на часови пречекорен по невнимание: ништо од тоа не се гледа додека сѐ уште има време да се реагира.

Лимитите на часови по човек и тековните неделни збирови ја претвораат прекувремената работа во одлука, а не во откритие. Правилата може да бараат изречна потврда пред да се доделат дополнителни часови. Потоа извештаите за буџет и стапки покажуваат колку навистина чинел секој објавен распоред по позиција и период. Тој круг е разликата меѓу софтвер што ја бележи историјата и систем што ја менува.

Евиденција на време, присуство и уредни листи

Распоредот е планот, а листата за работно време е тоа што навистина се случило. Користен како софтвер за присуство, работи еднакво во двете насоки: луѓето се пријавуваат при доаѓање и заминување од мобилната апликација, паузите се запишуваат на смената, а бонусите, одбитоците и промените на стапката стојат покрај часовите наместо во посебна белешка. Секоја измена останува во дневникот, па спор околу часови се решава според записот.

Извештаите ги претвораат тие записи во нешто што сметководството може да го користи. Одработени часови, минимални часови, потврдени смени, доцнења, отсуства и салда се извезуваат по месец и позиција. Апликација за работно време што го фаќа ова на самото место целосно го отстранува месечното реконструирање. Тимовите на кои им треба доказ за локација може да ја додадат геолокациската карта, која е платен модул, а не дел од бесплатниот план. Механиката на пријавувањето и листите е опишана на нашата страница за евиденција на работно време.

Улоги, права и внесување луѓе

Штом распореди прави повеќе од еден човек, пристапот станува важен. Секој член на тимот носи позиција и ниво на пристап, па раководителот на оддел ја води својата табла додека сопственикот на сметката ја чува целата слика. Позициите овозможуваат и покриеноста да се чита по улоги наместо да се бројат имиња, и токму тоа ја прави табелата корисна при четириесет луѓе, а не при четири.

Внесувањето луѓе при вистинска големина е масовна работа. Луѓето може да се увезат наместо да се додаваат еден по еден, секој со позиција, контакт и временска зона, а статусот на поканата покажува кој прифатил и кој не. Распоредените тимови во различни временски зони ги гледаат своите смени во локално време, што отстранува честа причина за пропуштени почетоци.

Барања, одобрувања и помалку прекини

Голем дел од времето што менаџерот го дава на распоредите оди на барања, а не на самиот распоред. Годишни одмори, неплатени слободни денови, промени на смени и ажурирања на достапност доаѓаат преку пораки, се памтат наполу и повторно излегуваат кога распоредот веќе е погрешен.

Кога ќе поминат низ една редица, неделата добива друга форма. Барањата се поднесуваат во апликацијата, се одобруваат или одбиваат на едно место и веднаш се одразуваат на таблата, а видливите салда не дозволуваат исто нешто да се одобри двапати. Нашата функција управување со отсуства објаснува како барањата, одобрувањата и салдата се врзуваат меѓу тимовите.

Како да изберете софтвер за распореди за вашиот тим

Тестирајте секој софтвер за распореди онака како што ќе го користи вашиот тим, без разлика дали споредувате неколку опции или заменувате табела. Составете вистинска недела и измерете си го времето. Отворете ја на најстариот телефон во зградата. Објавете, потоа сменете една смена и проверете дали сите засегнати ќе дознаат за една минута. Извезете извештај за одработени часови и видете дали сметководството би го користело таков каков што е. Потоа проверете што станува со растот: уште еден оддел, уште една локација, уште дваесет луѓе.

Shifton е направен токму за тој пат. Дневен, неделен и месечен приказ, шаблони и ротации, слободни смени и размени, достапност и барања за отсуство, прогноза на побарувачката со автоматска распределба, лимити на часови и правила за прекувремена работа, часовник со дневник за работно време, интеграции со QuickBooks и Zapier и извештаи за часови, буџет и стапки. До 10 луѓе работат на бесплатниот план без временско ограничување, што го прави навистина бесплатна апликација за распореди за мал тим, а платените модули се наплаќаат по вработен месечно, со деталите на нашата страница со цени.

Што и да работи вашиот тим, распоредот е делот од кој зависи сѐ друго. Составете ја првата недела и видете колку администрација исчезнува заедно со неа.