Staff Scheduling Software para sa Anumang Laki ng Team

Hakbang-hakbang, hindi unti-unti, ang paghirap ng scheduling. Kayang-kaya ng isang team ang shared spreadsheet hanggang sa may pangalawang team na sumasaklaw sa parehong oras, may lumipat sa part time, at nagsimula ang manager na gugulin ang Biyernes ng hapon sa pagbuo ulit ng grid na wala nang ibang nakakabasa. Doon tumitigil ang staff scheduling software sa pagiging upgrade at nagiging siyang humahawak sa buong linggo.

Hindi komplikado ang kailangan. Kailangang malaman ng mga tao kung kailan sila papasok, kailangang malaman ng manager na sagot ang oras at kaya ng budget, at kailangan ng dalawa ang parehong bersyon ng katotohanan.

Ano ang dapat magaling gawin ng scheduling software

Mas mabigat ang apat na trabaho kaysa sa listahan ng feature. Makabuo ng buong linggo o buwan nang mabilis, nang hindi laging nagsisimula sa blangkong grid. Maabot ang team sa telepono nila, dahil hindi na nagbubukas ng work email ang karamihan sa shift workers. Mapanatili ang oras sa loob ng limitasyon bago ilathala ang schedule, hindi pagkatapos ng payroll. At makayanan ang pagbabago nang hindi na muling bumubuo, dahil laging gumagalaw ang plano.

Opsyonal na ang lahat ng lampas doon. Ang sistemang scheduling na magaling sa apat na iyon ay mas magtatagal kaysa sa mabigat na platform na sumasagot sa problemang wala naman sa team, ipagbili man ito bilang shift app, crew scheduling software o department scheduling software.

Pagbuo ng schedule nang hindi nagsisimula sa wala

Hindi kailangan ng karamihan sa team ng bagong schedule kada linggo. Ang kailangan nila ay ang pattern noong nakaraang linggo na may tatlong pagbabago. Kapag na-save mo ang gumaganang pattern bilang schedule template, ang dalawang oras na trabaho ay nagiging sampung minuto, at puwedeng gamitin ulit ang team schedule template sa iba pang departamento: ilapat ang template sa isang departamento, ayusin para sa holiday at kahilingan, ilathala. Ganoon din ang paggulong pasulong ng paulit-ulit na shift at rotation, kaya isang beses lang naitatakda ang umiikot na pattern sa halip na i-type buwan-buwan.

Hiwalay na hinahawakan ang mga bahaging nagbabago. Sinasaklaw ng bukas na shift ang trabahong wala pang nakatalaga, at ipinapadala ito nang sabay sa lahat ng kwalipikado sa halip na ialok isa-isa. Ang palitan ay imumungkahi ng staff at aaprubahan ng manager sa isang tap. Ang availability at kahilingan sa bakasyon ay nakokolekta bago pa buuin ang grid, at iyon ang nag-aalis sa halos lahat ng balitaktakan na kadalasang sumusunod sa nailathalang roster.

Paghihiwalay ang sagot sa paglaki, hindi isang napakalaking grid. Bawat departamento, site at kontrata ay nagiging sariling proyekto o schedule, kaya nafi-filter ng lead ang board na siya ang may pananagutan habang nakikita pa rin ng may-ari ang lahat. Ang taong sumasaklaw sa dalawang team ay lumalabas nang isang beses, kaya tapat ang kabuuang oras niya sa halip na hati sa dalawang file na walang nagtutugma. Dito tumitigil ang spreadsheet sa pagiging kasangkapan sa schedule at nagiging panganib na.

Pagtugma ng bilang ng tao sa tunay na demand

Mahal ang patag na staffing sa magkabilang panig. Ang sobrang tao sa tahimik na umaga ay kumakain ng margin; ang kulang sa peak ay bumabawas sa serbisyo. Iginuguhit ng demand forecasting ang inaasahang workload bilang oras-oras na curve sa buong araw, at doon ipinamamahagi ang shift sa halip na sa nakapirming bilang.

Ang awtomatikong pamamahagi ang gumagawa ng unang pasada, inilalagay ang shift kung saan naroon ang demand at sinusunod ang panuntunan mo sa overtime. Nagre-review at nag-aayos ang manager sa halip na magsimula sa wala. Para sa operasyong may nahuhulaang peak, ito ang iisang pagbabagong naglilipat sa scheduling software mula sa pagiging talaan tungo sa bagay na tumatama sa mga numero. Dito nakasalalay ang scheduling ng staff sa mga event, dahil doon ay dumarating ang demand nang pabungkos, hindi patuloy na linya.

Kasinghalaga ng tumpak na paglathala ang maagang paglathala. Kapag dumating ang schedule isang linggo bago, naisasaayos ng mga tao ang natitira nilang buhay sa palibot nito, at bumababa ang dami ng huling-minutong hiling na palitan. Ang team na naglalathala isang araw bago nila kailanganin ang tao ay nagbabayad ng kaibahan sa tawag sa telepono at sa tiwala, at hindi kailanman lumilitaw ang gastos na iyon sa kahit anong ulat.

Oras, overtime at kontrol sa gastos

Kadalasan ang sahod ang pinakamalaking linya na kayang impluwensyahan ng manager linggo-linggo, at sa spreadsheet ay hindi nakikita ang pinsala hangga't hindi dumarating ang payroll. Isang shift na humaba, isang dagdag na taong tinawag para sa tahimik na hapon, isang limitasyon sa oras na nalampasan nang aksidente: wala sa mga ito ang lumilitaw habang may panahon pang kumilos.

Ang limitasyon sa oras kada tao at ang tumatakbong lingguhang kabuuan ay ginagawang desisyon ang overtime, hindi natuklasang problema. Puwedeng hingin ng panuntunan sa overtime ang tahasang kumpirmasyon bago maitalaga ang dagdag na oras. Pagkatapos, ipinapakita ng ulat sa budget at pay rate kung magkano talaga ang naging gastos ng bawat nailathalang schedule ayon sa posisyon at panahon. Iyon ang kaibahan ng software na nag-uulat ng nakaraan at ng sistemang nagbabago nito.

Time tracking, attendance at malinis na timesheet

Ang schedule ang plano; ang timesheet ang nangyari. Kapag ginamit bilang attendance software, pareho ang gana nito sa magkabilang direksyon: nagki-clock in at out ang staff mula sa mobile app, naitatala ang break sa mismong shift, at nakatabi sa oras ang bonus, penalty at pagbabago sa rate sa halip na nasa hiwalay na tala. Nananatili sa log ang bawat pagbabago, kaya sa talaan nareresolba ang alitan tungkol sa oras.

Ginagawa ng pag-uulat ang mga entry na iyon na kayang gamitin ng payroll. Ang oras ng trabaho, minimum na oras, nakumpirmang shift, pagka-late, bakasyon at balanse ay nae-export lahat ayon sa buwan at posisyon. Inaalis nang tuluyan ng timesheet app na kumukuha nito sa mismong lugar ng trabaho ang buwanang pagbabalik-tanaw. Ang team na kailangan ng patunay ng lokasyon ay puwedeng magdagdag ng geolocation map, isang bayad na module at hindi bahagi ng libreng plano. Nasa aming pahina sa time tracking ang detalye ng clock-in at timesheet.

Role, permission at pagpasok ng mga tao

Kapag mahigit isang tao na ang gumagawa ng schedule, mahalaga na ang access. May posisyon at antas ng awtoridad ang bawat miyembro ng team, kaya kayang pamahalaan ng lead ng departamento ang sarili niyang board habang hawak ng may-ari ng account ang buong larawan. Sa posisyon din nababasa ng manager ang coverage ayon sa role sa halip na bilangin ang pangalan, at iyon ang dahilan kung bakit kapaki-pakinabang ang grid sa apatnapung tao at hindi lang sa apat.

Maramihang trabaho ang pagpasok ng tao sa tunay na laki. Puwedeng i-import ang mga tao sa halip na idagdag isa-isa, bawat isa ay may posisyon, contact details at time zone, at ipinapakita ng status ng imbitasyon kung sino ang tumanggap at sino ang hindi. Nakikita ng magkakalayong team sa iba't ibang time zone ang shift nila sa lokal na oras, na nag-aalis sa karaniwang dahilan ng napapalampas na pasok.

Kahilingan, pag-apruba at mas kaunting abala

Malaking bahagi ng oras ng manager sa scheduling ay napupunta sa kahilingan, hindi sa schedule mismo. Dumarating sa mensahe ang bakasyon, walang bayad na leave, palit ng shift at update sa availability, kalahati lang ang naaalala, at bumabalik ito kapag mali na ang roster.

Nagbabago ang hugis ng linggo kapag pinadaan mo ang mga ito sa isang pila. Ipinapasa ang kahilingan sa app, inaaprubahan o tinatanggihan sa isang lugar, at agad na nakikita sa board, habang nakalantad ang balanse para walang maaprubahan nang dalawang beses. Ipinapaliwanag ng aming pamamahala ng bakasyon kung paano nagkakaugnay ang kahilingan, pag-apruba at balanse sa iba't ibang team.

Pagpili ng staff scheduling software para sa team mo

Subukan ang anumang rostering software sa paraang gagamitin ito ng team mo, naghahambing ka man ng ilang kandidato o pinapalitan mo ang spreadsheet. Bumuo ng tunay na linggo at orasan ang sarili mo. Buksan ito sa pinakalumang telepono sa gusali. Ilathala, tapos baguhin ang isang shift at tingnan kung nalalaman ng lahat ng apektado sa loob ng isang minuto. Mag-export ng ulat sa oras ng trabaho at tingnan kung magagamit ito ng payroll nang ganoon na lang. Tapos tingnan kung ano ang mangyayari habang lumalaki: isa pang departamento, isa pang site, dagdag na dalawampung tao.

Para sa landas na iyon ginawa ang Shifton. Araw, linggo at buwan na view, template at rotation, bukas na shift at palitan, availability at kahilingan sa bakasyon, demand forecasting na may awtomatikong pamamahagi, limitasyon sa oras at panuntunan sa overtime, time clock na may timesheet log, integration sa QuickBooks at Zapier, at ulat sa oras, budget at pay rate. Hanggang 10 tao ang tumatakbo sa libreng plano nang walang hangganan sa oras, kaya tunay itong libreng scheduling app para sa maliit na team, at ang bayad na module ay may presyo kada empleyado bawat buwan, na nasa aming pahina ng presyo ang detalye.

Anuman ang ginagawa ng team mo, ang schedule ang bahaging pinagbabatayan ng lahat. Buuin ang unang linggo mo at tingnan kung gaano karaming admin ang nawawala kasama nito.