Софтуер за график на смени за екипи от всякакъв размер

Правенето на графици се усложнява на скокове, а не постепенно. Един екип в обща таблица работи, докато втори екип не започне да покрива същите часове, някой не мине на непълно работно време, а мениджърът не започне да прекарва петъчните следобеди в преправяне на таблица, която никой друг не чете. Точно оттук софтуерът за график на смени спира да бъде подобрение и започва да бъде нещото, което държи седмицата.

Изискването не е сложно. Хората трябва да знаят кога работят, мениджърите трябва да знаят, че часовете са покрити и по джоба на бизнеса, и двете страни се нуждаят от една и съща версия на истината.

Какво трябва да прави добре един софтуер за графици

Четири задачи тежат повече от списъка с функции. Да съставя цяла седмица или месец бързо, без да се тръгва всеки път от празна таблица. Да стига до екипа на телефоните, защото повечето хора на смени никога не отварят служебна поща. Да държи часовете в рамките преди графикът да е публикуван, а не след като заплатите са изчислени. И да поема промени без преправяне, защото планът винаги се движи.

Всичко останало е по избор. Система за графици, която се справя с тези четири неща, ще надживее по-тежка платформа, решаваща проблеми, каквито екипът няма, независимо дали се продава като приложение за смени, като софтуер за графици на бригади или като софтуер за графици по отдели.

График, който не се прави от нулата

Повечето екипи нямат нужда от нов график всяка седмица. Имат нужда от модела от миналата седмица с три промени. Запазването на работещ модел като шаблон за график превръща двучасова работа в десетминутна, а шаблонът за екипен график може да се използва в няколко отдела: прилагате шаблона към отдел, коригирате за празници и заявки, публикувате. Повтарящите се смени и ротациите се пренасят напред по същия начин, така че въртящият се модел се задава веднъж, вместо да се въвежда месец след месец.

Частите, които се променят, се решават отделно. Свободните смени покриват работа, за която още няма назначен човек, и се излъчват до всички подходящи наведнъж, вместо да се предлагат един по един. Размените се предлагат от служителите и се одобряват от мениджъра с едно докосване. Наличността и заявките за отпуск се събират преди да се строи таблицата и точно това премахва по-голямата част от разговорите, които обикновено следват публикуван график.

Растежът се поема с разделяне, а не с една огромна таблица. Отделите, обектите и договорите стават собствени проекти или графици, така че ръководителят филтрира до таблото, за което отговаря, а собственикът продължава да вижда всичко. Който покрива два екипа, се води веднъж, което пази общите му часове честни, вместо да ги разделя в два файла, които никой не сверява. Тук таблицата спира да бъде инструмент за графици и започва да бъде риск.

Хора според реалното натоварване

Постоянният брой хора е скъп в двете посоки. Твърде много хора в спокойна сутрин горят маржа, твърде малко в пик струват обслужване. Прогнозата чертае очакваното натоварване като почасова крива през деня, а смените се разпределят спрямо тази крива, а не спрямо фиксиран брой.

Автоматичното разпределение прави първия проход, поставяйки смени там, където е търсенето, и спазвайки зададените правила за извънреден труд. Мениджърът преглежда и коригира, вместо да започва от нищо. За дейности с предвидими пикове това е единствената промяна, която превръща софтуера за графици от инструмент за отчитане в нещо, което влияе на числата. Планирането на персонал за събития стои или пада с това, защото там натоварването идва на блокове, а не като равна линия.

Ранното публикуване е също толкова важно, колкото и точното. График, който излиза седмица по-рано, позволява на хората да подредят останалата част от живота си около него и обемът заявки за размяна в последния момент спада. Екипите, които публикуват в деня преди да им трябва покритие, плащат разликата в телефонни разговори и добра воля, а тази цена не се появява в нито една справка.

Часове, извънреден труд и контрол на разходите

Разходът за труд обикновено е най-голямото перо, върху което мениджърът може да влияе от седмица на седмица, а в таблица щетата е невидима, докато не дойде ведомостта. Смяна, която се е проточила, допълнителен човек, извикан за спокоен следобед, лимит от часове, прекрачен по невнимание: нищо от това не се вижда, докато все още има време да се реагира.

Лимитите за часове на човек и текущите седмични суми превръщат извънредния труд в решение, а не в откритие. Правилата могат да изискват изрично потвърждение, преди да се възложат допълнителни часове. След това справките за бюджет и ставки показват колко реално е струвал всеки публикуван график по длъжност и период. Тази обратна връзка е разликата между софтуер, който отчита историята, и система, която я променя.

Отчитане на времето, присъствие и чисти ведомости

Графикът е планът, а таблицата с работно време е това, което наистина се е случило. Използван като софтуер за присъствие, той работи еднакво в двете посоки: хората се чекират при идване и тръгване от мобилното приложение, почивките се записват към смяната, а бонусите, удръжките и промените в ставката стоят до часовете, а не в отделна бележка. Всяка корекция остава в дневника, така че спор за часове се решава по записа.

Справките превръщат тези записи в нещо, което счетоводството може да ползва. Отработени часове, минимални часове, потвърдени смени, закъснения, отпуски и остатъци се експортират по месец и длъжност. Приложение за отчитане на времето, което улавя това на място, премахва изцяло месечното възстановяване на данни. Екипите, които имат нужда от доказателство за местоположение, могат да добавят геолокационната карта, която е платен модул, а не част от безплатния план. Механиката на чекирането и на ведомостите е описана на страницата ни за отчитане на работното време.

Роли, права и въвеждане на хора

Щом графици прави повече от един човек, достъпът има значение. Всеки член на екипа носи длъжност и ниво на достъп, така че ръководителят на отдел управлява своето табло, а собственикът на акаунта пази цялата картина. Длъжностите позволяват и покритието да се чете по роли, вместо да се броят имена, и точно това прави таблицата полезна при четиридесет души, а не при четирима.

Въвеждането на хора при реален размер е масова работа. Хората могат да се импортират, вместо да се добавят един по един, всеки с длъжност, контакти и часова зона, а статусът на поканата показва кой е приел и кой не. Разпределените екипи в различни часови зони виждат смените си в местно време, което премахва честа причина за пропуснати начала.

Заявки, одобрения и по-малко прекъсвания

Голяма част от времето на мениджъра за графици отива не за самия график, а за заявки. Отпуски, неплатени дни, смяна на смени и промени в наличността идват със съобщения, запомнят се наполовина и изплуват отново, когато графикът вече е грешен.

Прекарването им през една опашка променя формата на седмицата. Заявките се подават в приложението, одобряват се или се отказват на едно място и се отразяват веднага на таблото, а видимите остатъци не позволяват едно и също да бъде одобрено два пъти. Нашата функция управление на отпуските обяснява как заявките, одобренията и остатъците се връзват между екипите.

Как да изберете софтуер за графици за екипа си

Тествайте всеки софтуер за графици така, както екипът ви ще го използва, независимо дали сравнявате няколко варианта, или заменяте таблица. Съставете реална седмица и си засечете времето. Отворете я на най-стария телефон в сградата. Публикувайте, после сменете една смяна и проверете дали всички засегнати ще научат до минута. Експортирайте справка за отработени часове и вижте дали счетоводството би я ползвало в този вид. След това проверете какво става при растеж: още един отдел, още един обект, още двадесет души.

Shifton е направен точно за този път. Дневен, седмичен и месечен изглед, шаблони и ротации, свободни смени и размени, наличност и заявки за отпуск, прогноза на натоварването с автоматично разпределение, лимити за часове и правила за извънреден труд, часовник с дневник на работното време, интеграции с QuickBooks и Zapier и справки за часове, бюджет и ставки. До 10 души работят на безплатния план без ограничение във времето, което го прави наистина безплатно приложение за графици за малък екип, а платените модули се таксуват на служител на месец, като детайлите са на страницата ни с цени.

Каквото и да прави екипът ви, графикът е частта, от която зависи всичко останало. Съставете първата си седмица и вижте колко администрация изчезва заедно с нея.