Töögraafiku programm igas suuruses meeskonnale

Graafikute koostamine ei lähe raskemaks järk-järgult, vaid hüppeliselt. Üks meeskond ühises tabelis toimib seni, kuni samu tunde hakkab katma teine meeskond, keegi läheb osalisele koormusele ja juht hakkab reede pärastlõunaid veetma tabelit ümber tehes, mida keegi teine ei loe. Just siin lakkab töögraafiku programm olemast mugavus ja muutub selleks, mis hoiab kogu nädalat koos.

Nõue ei ole keeruline. Inimesed peavad teadma, millal nad töötavad, juhid peavad teadma, et tunnid on kaetud ja jõukohased, ning mõlemad vajavad sama versiooni tõest.

Mida graafikuprogramm peab hästi tegema

Neli asja loevad rohkem kui funktsioonide loend. Koostada terve nädal või kuu kiiresti, ilma et alustaks iga kord tühjast tabelist. Jõuda meeskonnani telefonis, sest enamik vahetustega töötajaid ei ava kunagi töömeili. Hoida tunnid piirides enne graafiku avaldamist, mitte pärast palgaarvestust. Ja tulla muudatustega toime ilma ümbertegemiseta, sest plaan liigub alati.

Kõik muu on valikuline. Graafikusüsteem, mis need neli asja hästi ära teeb, elab üle raskema platvormi, mis lahendab probleeme, mida meeskonnal ei ole, olgu seda müüdud vahetuste rakendusena, brigaadi graafikuprogrammina või osakonna graafikuprogrammina.

Graafik, mida ei pea nullist ehitama

Enamik meeskondi ei vaja iga nädal uut graafikut. Nad vajavad eelmise nädala mustrit kolme muudatusega. Toimiva mustri salvestamine töögraafiku mallina muudab kahetunnise töö kümneminutiliseks ja meeskonna graafikumalli saab kasutada mitmes osakonnas: rakendate malli osakonnale, kohandate pühade ja taotluste järgi, avaldate. Korduvad vahetused ja rotatsioonid kanduvad edasi samamoodi, nii et pöörlev muster seadistatakse üks kord, mitte ei trükita kuust kuusse.

Muutuvad osad lahendatakse eraldi. Vabad vahetused katavad tööd, millele pole veel kedagi määratud, ja need saadetakse korraga kõigile sobivatele, mitte ei pakuta ükshaaval. Vahetamist pakuvad töötajad ise ja juht kinnitab selle ühe puudutusega. Saadavus ja puhkusetaotlused kogutakse enne tabeli ehitamist ning just see kaotab suurema osa kirjavahetusest, mis tavaliselt avaldatud graafikule järgneb.

Kasvuga tullakse toime eraldamise, mitte ühe hiiglasliku tabeli abil. Osakonnad, objektid ja lepingud saavad omaette projektiks või graafikuks, nii et juht filtreerib välja ainult selle tahvli, mille eest ta vastutab, samal ajal kui omanik näeb endiselt kõike. Kes katab kaht meeskonda, on nimekirjas üks kord, mis hoiab tema tundide summa ausana, mitte jagatuna kahte faili, mida keegi kokku ei viima. Siin lakkab tabel olemast graafikutööriist ja muutub riskiks.

Inimeste arv tegeliku nõudluse järgi

Ühtlane inimeste arv on kallis mõlemas suunas. Liiga palju inimesi vaiksel hommikul põletab marginaali, liiga vähe tipptunnil maksab teeninduses. Nõudluse prognoos joonistab oodatava koormuse tunnipõhise kõverana üle päeva ja vahetused jaotatakse selle kõvera, mitte fikseeritud arvu järgi.

Automaatne jaotus teeb esimese käigu, paigutades vahetused sinna, kus nõudlus on, ja järgides teie seatud ületunnireegleid. Juht vaatab üle ja kohandab, selle asemel et alustada tühjalt kohalt. Ettearvatavate tippudega tegevustes on see ainus muudatus, mis viib graafikuprogrammi arvestustööriistast millekski, mis mõjutab numbreid. Ürituste personali planeerimine seisab või kukub sellel, sest seal tuleb nõudlus plokkidena, mitte ühtlase joonena.

Varakult avaldamine on sama tähtis kui täpselt avaldamine. Graafik, mis jõuab kohale nädal varem, laseb inimestel ülejäänud elu selle ümber sättida ja viimase hetke vahetamistaotluste hulk kahaneb. Meeskonnad, kes avaldavad päev enne katte vajadust, maksavad vahe kinni telefonikõnede ja hea tahtega ning see kulu ei ilmu ühelegi aruandele.

Tunnid, ületunnid ja kulude kontroll

Tööjõukulu on tavaliselt suurim rida, mida juht saab nädalast nädalasse mõjutada, ja tabelis on kahju nähtamatu seni, kuni palgaarve saabub. Venima jäänud vahetus, lisainimene, kes kutsuti vaiksele pärastlõunale, kogemata ületatud tunnipiir: miski sellest ei paista välja ajal, mil oleks veel aega reageerida.

Inimesepõhised tunnipiirid ja jooksvad nädalasummad muudavad ületunnid otsuseks, mitte avastuseks. Ületunnireeglid võivad nõuda selget kinnitust enne lisatundide määramist. Hiljem näitavad eelarve ja tunnitasu aruanded, kui palju iga avaldatud graafik tegelikult ametikohtade ja perioodide kaupa maksis. See ring on vahe programmi vahel, mis kannab ajalugu, ja süsteemi vahel, mis seda muudab.

Tööaja arvestus, kohalolek ja korras tööajalehed

Graafik on plaan, tööajaleht on see, mis tegelikult juhtus. Kohaloleku arvestuse tarkvarana kasutatuna töötab see mõlemas suunas ühtmoodi: töötajad registreerivad tulemise ja mineku mobiilirakenduses, pausid salvestatakse vahetuse juurde ning lisatasud, mahaarvamised ja tunnitasu muudatused on tundide kõrval, mitte eraldi märkmes. Iga parandus jääb logisse, nii et tundide vaidlus lahendatakse kirje järgi.

Aruandlus muudab need kirjed millekski, mida palgaarvestus saab kasutada. Töötatud tunnid, miinimumtunnid, kinnitatud vahetused, hilinemised, puhkused ja jäägid eksporditakse kuu ja ametikoha kaupa. Tööajalehe rakendus, mis püüab selle kinni töö tegemise hetkel, kaotab igakuise tagantjärele kokkupanemise täielikult. Meeskonnad, kes vajavad asukoha tõendust, saavad lisada asukohakaardi, mis on tasuline moodul, mitte tasuta paketi osa. Sisseregistreerimise ja tööajalehtede mehaanikat kirjeldab meie tööaja arvestuse leht.

Rollid, õigused ja inimeste lisamine

Niipea kui graafikuid teeb rohkem kui üks inimene, hakkavad õigused lugema. Igal meeskonnaliikmel on ametikoht ja õiguste tase, nii et osakonnajuht saab hallata oma tahvlit, samal ajal kui konto omanik hoiab tervikpilti. Ametikohad lasevad ka lugeda kaetust rollide järgi, mitte nimesid lugedes, ja just see teeb tabeli kasulikuks neljakümne inimese, mitte nelja juures.

Inimeste lisamine on päris suuruses hulgitöö. Inimesi saab importida, mitte lisada ükshaaval, iga inimene koos ametikoha, kontaktide ja ajavööndiga, ning kutse olek näitab, kes on vastu võtnud ja kes mitte. Eri ajavööndites töötavad hajusad meeskonnad näevad oma vahetusi kohalikus ajas, mis kaotab tavalise mahamagatud alguse põhjuse.

Taotlused, kinnitused ja vähem katkestusi

Suur osa juhi graafikuajast läheb mitte graafikule endale, vaid taotlustele. Puhkused, tasustamata vabad päevad, vahetuste muudatused ja saadavuse uuendused tulevad sõnumitega, jäävad poolenisti meelde ja kerkivad uuesti esile siis, kui graafik on juba vale.

Nende juhtimine ühte järjekorda muudab nädala kuju. Taotlused esitatakse rakenduses, kinnitatakse või lükatakse tagasi ühes kohas ja kajastuvad tahvlil kohe, nähtavad jäägid aga ei lase sama asja kaks korda kinnitada. Meie puhkuste haldamise funktsioon selgitab, kuidas taotlused, kinnitused ja jäägid meeskondade üleselt kokku käivad.

Kuidas valida oma meeskonnale graafikuprogramm

Katsetage iga graafikuprogrammi nii, nagu teie meeskond seda kasutama hakkab, olgu te siis võrdlemas mitut varianti või asendamas tabelit. Ehitage üks päris nädal ja mõõtke aega. Avage see maja kõige vanemas telefonis. Avaldage, siis muutke üht vahetust ja kontrollige, kas kõik puudutatud saavad sellest minutiga teada. Eksportige töötatud tundide aruanne ja vaadake, kas palgaarvestus saaks seda sellisena kasutada. Seejärel kontrollige, mis juhtub kasvades: veel üks osakond, veel üks objekt, veel kakskümmend inimest.

Shifton on ehitatud just selleks teekonnaks. Päeva-, nädala- ja kuuvaade, mallid ja rotatsioonid, vabad vahetused ja vahetamine, saadavus ja puhkusetaotlused, nõudluse prognoos automaatse jaotusega, tunnipiirid ja ületunnireeglid, tööajaarvestus koos tööajalehe logidega, integratsioonid QuickBooksi ja Zapieriga ning aruanded tundide, eelarve ja tunnitasude kohta. Kuni 10 inimest töötab tasuta paketis ilma ajapiiranguta, mis teeb sellest väikesele meeskonnale tõeliselt tasuta graafikurakenduse, ja tasuliste moodulite hind on töötaja kohta kuus, üksikasjad on meie hinnakirja lehel.

Mida teie meeskond ka ei teeks, graafik on see osa, millest kõik muu sõltub. Ehitage oma esimene nädal ja vaadake, kui palju halduskoormust koos sellega kaob.