İstənilən ölçüdə komanda üçün iş qrafiki proqramı

Qrafik qurmaq tədricən deyil, sıçrayışlarla çətinləşir. Ortaq cədvəldəki bir komanda o vaxta qədər işləyir ki, eyni saatları ikinci komanda örtməyə başlayır, kimsə natamam iş gününə keçir, menecer isə cümə günü günortadan sonranı başqa heç kimin oxumadığı cədvəli yenidən qurmağa sərf etməyə başlayır. Məhz burada iş qrafiki proqramı təkmilləşdirmə olmaqdan çıxıb bütün həftəni saxlayan şeyə çevrilir.

Tələb mürəkkəb deyil. İşçilər nə vaxt işlədiklərini bilməlidir, menecerlər saatların örtüldüyünü və büdcəyə uyğun olduğunu bilməlidir, hər ikisinə isə həqiqətin eyni versiyası lazımdır.

Qrafik proqramı nəyi yaxşı etməlidir

Funksiya siyahısından dörd iş daha çox əhəmiyyət daşıyır. Bütöv həftəni və ya ayı tez qurmaq, hər dəfə boş cədvəldən başlamadan. Komandaya telefonlar vasitəsilə çatmaq, çünki növbə ilə işləyənlərin əksəriyyəti iş poçtunu heç vaxt açmır. Saatları qrafik dərc olunmamışdan əvvəl həddə saxlamaq, əməkhaqqı hesablandıqdan sonra deyil. Və dəyişikliyi yenidən qurmadan qəbul etmək, çünki plan həmişə tərpənir.

Qalan hər şey əlavədir. Bu dörd işi yaxşı görən qrafik sistemi komandanın olmayan problemlərini həll edən daha ağır platformadan uzun ömürlü olacaq, istər növbə tətbiqi, istər briqada qrafiki proqramı, istərsə də şöbə qrafiki proqramı kimi satılsın.

Sıfırdan qurulmayan qrafik

Əksər komandalara hər həftə yeni qrafik lazım deyil. Onlara keçən həftənin modeli və üç dəyişiklik lazımdır. İşləyən modeli qrafik şablonu kimi yadda saxlamaq iki saatlıq işi on dəqiqəlik işə çevirir, komanda qrafiki şablonundan isə bir neçə şöbədə istifadə etmək olar: şablonu şöbəyə tətbiq edirsiniz, bayramlara və sorğulara görə düzəliş edirsiniz, dərc edirsiniz. Təkrarlanan növbələr və rotasiyalar da eyni qaydada irəli daşınır, beləliklə dövri model ay-ay yazılmaq əvəzinə bir dəfə qurulur.

Dəyişən hissələr ayrıca həll olunur. Boş növbələr hələ heç kimə təyin edilməmiş işi örtür və bir-bir təklif olunmaq əvəzinə uyğun olan hər kəsə eyni anda elan edilir. Dəyişməni işçilərin özləri təklif edir, menecer isə bir toxunuşla təsdiqləyir. Əlçatanlıq və məzuniyyət sorğuları cədvəl qurulmamışdan əvvəl toplanır və məhz bu, dərc olunmuş qrafikdən sonra başlayan yazışmanın böyük hissəsini aradan qaldırır.

Böyümə bir nəhəng cədvəllə deyil, ayırma ilə həll olunur. Şöbələr, obyektlər və müqavilələr öz layihəsinə və ya qrafikinə çevrilir, beləliklə rəhbər yalnız cavabdeh olduğu lövhəyə süzgəc qoyur, sahib isə hər şeyi görməkdə davam edir. İki komandanı örtən adam siyahıda bir dəfə görünür, bu da onun ümumi saatlarını heç kimin tutuşdurmadığı iki fayla bölmək əvəzinə düzgün saxlayır. Məhz burada cədvəl qrafik aləti olmaqdan çıxıb riskə çevrilir.

İşçi sayını real tələbata uyğunlaşdırmaq

Sabit işçi sayı hər iki istiqamətdə bahalıdır. Sakit səhərdə həddindən artıq adam marjanı yeyir, pikdə isə az adam xidmətə baha başa gəlir. Tələbat proqnozu gözlənilən yükü gün ərzində saatlıq əyri kimi çəkir, növbələr isə sabit saydan deyil, həmin əyridən paylanır.

Avtomatik paylanma ilk gedişi edir: növbələri tələbatın olduğu yerə qoyur və sizin qoyduğunuz iş vaxtından artıq qaydalarına riayət edir. Menecer sıfırdan başlamaq əvəzinə nəzərdən keçirir və düzəldir. Piki proqnozlaşdırıla bilən fəaliyyətlərdə bu, qrafik proqramını uçot alətindən rəqəmlərə təsir edən şeyə çevirən yeganə dəyişiklikdir. Tədbir işçilərinin planlaşdırılması tam bundan asılıdır, çünki orada tələbat düz xətt yox, bloklarla gəlir.

Erkən dərc etmək dəqiq dərc etmək qədər vacibdir. Bir həftə əvvəl çatan qrafik işçilərə həyatlarının qalanını onun ətrafında qurmağa imkan verir və son anda gələn dəyişmə sorğularının sayı azalır. Növbə lazım olan günün ərəfəsində dərc edən komandalar fərqi telefon zəngləri və insan münasibəti ilə ödəyir, bu xərc isə heç bir hesabatda görünmür.

Saatlar, əlavə iş vaxtı və xərcə nəzarət

Əmək xərci adətən menecerin həftədən həftəyə təsir edə bildiyi ən böyük maddədir, cədvəldə isə ziyan əməkhaqqı hesabı gələnə qədər görünmür. Uzanan növbə, sakit günortadan sonra çağırılan əlavə adam, təsadüfən aşılan saat limiti: hələ reaksiya vermək üçün vaxt olanda bunların heç biri görünmür.

Hər işçi üçün saat limitləri və cari həftəlik cəmlər əlavə iş vaxtını kəşf deyil, qərar edir. Qaydalar əlavə saatlar təyin edilməzdən əvvəl açıq təsdiq tələb edə bilər. Sonra büdcə və tarif hesabatları hər dərc olunmuş qrafikin vəzifə və dövr üzrə əslində nəyə başa gəldiyini göstərir. Bu dövrə tarixi qeyd edən proqramla onu dəyişən sistem arasındakı fərqdir.

İş vaxtı uçotu, davamiyyət və səliqəli tabellər

Qrafik plandır, tabel isə əslində baş verəndir. Davamiyyət proqramı kimi istifadə olunduqda hər iki istiqamətdə eyni işləyir: işçilər mobil tətbiqdən gəlişi və gedişi qeyd edir, fasilələr növbəyə yazılır, mükafatlar, cərimələr və tarif dəyişiklikləri isə ayrıca qeyddə deyil, saatların yanında dayanır. Hər düzəliş jurnalda qalır, ona görə də saatlarla bağlı mübahisə qeydə əsasən həll olunur.

Hesabatlar bu qeydləri mühasibatlığın istifadə edə biləcəyi formaya salır. İşlənmiş saatlar, minimum saatlar, təsdiqlənmiş növbələr, gecikmələr, məzuniyyətlər və qalıqlar ay və vəzifə üzrə ixrac olunur. Bunu işin baş verdiyi yerdə tutan tabel tətbiqi aylıq bərpa işini tamamilə aradan qaldırır. Məkan sübutuna ehtiyacı olan komandalar geolokasiya xəritəsini əlavə edə bilər, bu, pulsuz planın bir hissəsi deyil, ödənişli moduldur. Qeydiyyat və tabellərin mexanikası bizim iş vaxtı uçotu səhifəmizdə təsvir olunub.

Rollar, icazələr və işçilərin sistemə salınması

Qrafiki birdən çox adam qurmağa başlayanda giriş səviyyəsi əhəmiyyət kəsb edir. Komandanın hər üzvü vəzifə və icazə səviyyəsi daşıyır, beləliklə şöbə rəhbəri öz lövhəsini idarə edir, hesab sahibi isə ümumi mənzərəni saxlayır. Vəzifələr həm də əhatəni adları saymaq əvəzinə rol üzrə oxumağa imkan verir və məhz bu, cədvəli dörd deyil, qırx nəfərdə faydalı edir.

Real ölçüdə işçilərin sistemə salınması toplu işdir. İşçiləri bir-bir əlavə etmək əvəzinə idxal etmək olar, hər biri vəzifəsi, əlaqəsi və saat qurşağı ilə, dəvət statusu isə kimin qəbul etdiyini, kimin etmədiyini göstərir. Müxtəlif saat qurşaqlarında işləyən paylanmış komandalar növbələrini yerli vaxtda görür, bu da buraxılmış başlanğıcların ümumi səbəbini aradan qaldırır.

Sorğular, təsdiqlər və daha az kəsilmə

Menecerin qrafikə sərf etdiyi vaxtın böyük hissəsi qrafikin özünə deyil, sorğulara gedir. Məzuniyyət, ödənişsiz günlər, növbə dəyişiklikləri və əlçatanlıq yeniləmələri mesajla gəlir, yarımçıq yadda qalır və qrafik səhv çıxanda yenidən üzə çıxır.

Onları bir növbədən keçirmək həftənin formasını dəyişir. Sorğular tətbiqdə göndərilir, bir yerdə təsdiqlənir və ya rədd edilir və dərhal lövhədə əks olunur, görünən qalıqlar isə eyni şeyin iki dəfə təsdiqlənməsinə imkan vermir. Bizim məzuniyyətin idarə edilməsi funksiyamız sorğuların, təsdiqlərin və qalıqların komandalar arasında necə uzlaşdığını izah edir.

Komandanız üçün qrafik proqramını necə seçməli

İstənilən qrafik proqramını komandanızın istifadə edəcəyi kimi sınayın, istər bir neçə variantı müqayisə edin, istərsə də cədvəli əvəz edin. Real bir həftə qurun və vaxtı ölçün. Onu binadakı ən köhnə telefonda açın. Dərc edin, sonra bir növbəni dəyişin və təsirlənən hər kəsin bir dəqiqə ərzində xəbər tutduğunu yoxlayın. İşlənmiş saat hesabatını ixrac edin və mühasibatlığın onu olduğu kimi istifadə edə biləcəyinə baxın. Sonra böyüdükcə nə baş verdiyini yoxlayın: daha bir şöbə, daha bir obyekt, daha iyirmi nəfər.

Shifton məhz bu yol üçün qurulub. Gün, həftə və ay görünüşləri, şablonlar və rotasiyalar, boş növbələr və dəyişmə, əlçatanlıq və məzuniyyət sorğuları, avtomatik paylanma ilə tələbat proqnozu, saat limitləri və əlavə iş vaxtı qaydaları, tabel jurnalı olan vaxt sayğacı, QuickBooks və Zapier inteqrasiyaları, saatlar, büdcə və tariflər üzrə hesabatlar. 10 nəfərədək komanda pulsuz planda vaxt məhdudiyyəti olmadan işləyir, bu da onu kiçik komanda üçün həqiqətən pulsuz qrafik tətbiqi edir, ödənişli modullar isə aylıq bir işçi hesabı ilə qiymətləndirilir, təfərrüatlar bizim qiymətlər səhifəmizdədir.

Komandanız nə işlə məşğul olursa olsun, qrafik qalan hər şeyin asılı olduğu hissədir. İlk həftənizi qurun və onunla birlikdə nə qədər inzibati işin yox olduğunu görün.