Darbo grafikų programa bet kokio dydžio komandai

Grafikų sudarymas sunkėja ne palaipsniui, o šuoliais. Viena komanda bendroje skaičiuoklėje veikia tol, kol tas pačias valandas ima dengti antra komanda, kažkas pereina dirbti ne visu etatu, o vadovas penktadienio popietes pradeda leisti perdarinėdamas tinklelį, kurio niekas kitas neperskaito. Būtent tada darbo grafikų sudarymo programa nustoja būti patogumu ir tampa tuo, kas laiko visą savaitę.

Reikalavimas nėra sudėtingas. Žmonėms reikia žinoti, kada jie dirba, vadovams reikia žinoti, kad valandos uždengtos ir įperkamos, ir abiem reikia tos pačios tiesos versijos.

Ką grafikų programa privalo daryti gerai

Keturi darbai svarbesni už funkcijų sąrašą. Greitai sudaryti visą savaitę ar mėnesį, nepradedant kaskart nuo tuščio tinklelio. Pasiekti komandą telefonuose, nes dauguma pamaininių darbuotojų niekada neatidaro darbinio el. pašto. Išlaikyti valandas ribose dar prieš paskelbiant grafiką, o ne po atlyginimų skaičiavimo. Ir susitvarkyti su pokyčiais be perdarymo, nes planas visada juda.

Visa kita neprivaloma. Grafikų sistema, kuri gerai atlieka šiuos keturis darbus, pergyvens sunkesnę platformą, sprendžiančią problemas, kurių komanda neturi, nesvarbu, ar ji parduodama kaip pamainų programėlė, ar kaip brigadų grafikų programa.

Grafikas, kurio nereikia kurti iš naujo

Daugumai komandų nereikia naujo grafiko kas savaitę. Joms reikia praėjusios savaitės modelio su trimis pakeitimais. Veikiančio modelio išsaugojimas kaip darbo grafiko šablono paverčia dviejų valandų darbą dešimties minučių darbu, o komandos grafiko šabloną galima naudoti keliuose skyriuose: pritaikote šabloną skyriui, pakoreguojate dėl švenčių ir prašymų, paskelbiate. Pasikartojančios pamainos ir rotacijos perkeliamos į priekį taip pat, todėl besikartojantis modelis sukuriamas vieną kartą, o ne vedamas mėnuo po mėnesio.

Kintančios dalys tvarkomos atskirai. Laisvos pamainos dengia darbą, kuriam dar niekas nepriskirtas, ir skelbiamos visiems tinkamiems žmonėms iš karto, o ne siūlomos po vieną. Apsikeitimus siūlo patys darbuotojai, o vadovas patvirtina vienu palietimu. Prieinamumas ir atostogų prašymai surenkami dar prieš sudarant tinklelį, ir būtent tai panaikina didžiąją dalį susirašinėjimo, kuris paprastai prasideda paskelbus grafiką.

Augimas sprendžiamas atskyrimu, o ne vienu milžinišku tinkleliu. Skyriai, objektai ir sutartys tampa atskirais projektais arba grafikais, todėl vadovas filtruoja tik tą lentą, už kurią atsako, o savininkas ir toliau mato viską. Kas dengia dvi komandas, sąraše rodomas vieną kartą, todėl bendra jo valandų suma lieka sąžininga, o ne išskaidyta į du failus, kurių niekas nesulygina. Būtent čia skaičiuoklė nustoja būti grafikų įrankiu ir tampa rizika.

Žmonių skaičius pagal realų poreikį

Vienodas žmonių skaičius brangus abiem kryptimis. Per daug žmonių ramų rytą degina maržą, per mažai piko metu kainuoja aptarnavimo kokybę. Poreikio prognozė nubrėžia laukiamą apkrovą kaip valandinę kreivę per dieną, o pamainos toliau paskirstomos pagal tą kreivę, o ne pagal fiksuotą skaičių.

Automatinis paskirstymas atlieka pirmąjį žingsnį, dėliodamas pamainas ten, kur yra poreikis, ir laikydamasis jūsų nustatytų viršvalandžių taisyklių. Vadovas peržiūri ir pakoreguoja, o ne pradeda nuo nulio. Veiklai su nuspėjamais pikais tai vienintelis pokytis, kuris grafikų programą iš apskaitos įrankio paverčia dalyku, veikiančiu skaičius. Renginių personalo planavimas be to apskritai neveikia, nes ten poreikis ateina blokais, o ne tolygia linija.

Paskelbti anksti svarbu ne mažiau nei paskelbti tiksliai. Grafikas, pasiekiantis žmones savaite anksčiau, leidžia jiems susidėlioti likusį gyvenimą, ir dėl to sumažėja paskutinės minutės prašymų apsikeisti. Komandos, skelbiančios dieną prieš tai, kai reikia pamainos, tą skirtumą sumoka skambučiais ir geranoriškumu, o ši kaina niekada nepatenka į jokią ataskaitą.

Valandos, viršvalandžiai ir sąnaudų kontrolė

Darbo užmokestis paprastai yra didžiausia eilutė, kurią vadovas gali paveikti savaitė po savaitės, o skaičiuoklėje žala nematoma tol, kol neatkeliauja atlyginimų sąskaita. Užsitęsusi pamaina, papildomas žmogus, iškviestas ramią popietę, netyčia peržengta valandų riba: nieko iš to nesimato, kol dar yra laiko reaguoti.

Valandų ribos kiekvienam žmogui ir bėgančios savaitės sumos paverčia viršvalandžius sprendimu, o ne atradimu. Viršvalandžių taisyklės gali reikalauti aiškaus patvirtinimo prieš priskiriant papildomas valandas. Vėliau biudžeto ir įkainių ataskaitos parodo, kiek kiekvienas paskelbtas grafikas iš tikrųjų kainavo pagal pareigas ir laikotarpį. Šis ratas ir skiria programą, kuri fiksuoja istoriją, nuo sistemos, kuri ją keičia.

Laiko registravimas, lankomumas ir švarūs žiniaraščiai

Grafikas yra planas, o darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra tai, kas įvyko. Naudojamas kaip lankomumo apskaitos programa, jis veikia abiem kryptimis vienodai: darbuotojai registruoja atvykimą ir išvykimą mobiliojoje programėlėje, pertraukos fiksuojamos pamainoje, o priedai, išskaitos ir įkainių pakeitimai guli šalia valandų, o ne atskirame užraše. Kiekvienas taisymas lieka žurnale, todėl ginčas dėl valandų sprendžiamas pagal įrašą.

Ataskaitos tuos įrašus paverčia tuo, ką gali naudoti buhalterija. Darbo valandos, minimalios valandos, patvirtintos pamainos, vėlavimai, atostogos ir jų likučiai eksportuojami pagal mėnesį ir pareigas. Žiniaraščių programėlė, fiksuojanti tai darbo vietoje, visiškai panaikina mėnesinį atkūrinėjimą. Komandos, kurioms reikia buvimo vietos įrodymo, gali pridėti geolokacijos žemėlapį, kuris yra mokamas modulis, o ne nemokamo plano dalis. Atvykimo registravimo ir žiniaraščių mechanika aprašyta mūsų laiko registravimo puslapyje.

Vaidmenys, teisės ir žmonių įtraukimas

Kai grafikus kuria daugiau nei vienas žmogus, teisės tampa svarbios. Kiekvienas komandos narys turi pareigas ir teisių lygį, todėl skyriaus vadovas gali valdyti savo lentą, o paskyros savininkas išlaiko bendrą vaizdą. Pareigos taip pat leidžia vadovui skaityti aprėptį pagal vaidmenis, o ne skaičiuoti vardus, ir būtent tai daro tinklelį naudingą prie keturiasdešimties žmonių, o ne keturių.

Įtraukimas prie realaus dydžio yra masinis darbas. Žmones galima importuoti, o ne vesti po vieną, kiekvieną su pareigomis, kontaktais ir laiko juosta, o pakvietimo būsena rodo, kas priėmė, o kas ne. Išsklaidytos komandos, dirbančios skirtingose laiko juostose, mato savo pamainas vietos laiku, ir tai pašalina dažną praleistų pradžių priežastį.

Prašymai, patvirtinimai ir mažiau trukdymų

Didelė dalis vadovo laiko, skirto grafikams, praeina ne prie grafiko, o prie prašymų. Atostogos, neapmokamos laisvos dienos, pamainų keitimai ir prieinamumo atnaujinimai ateina žinutėmis, pusiau įsimenami ir vėl iškyla tada, kai grafikas jau neteisingas.

Suvedus juos į vieną eilę, savaitė atrodo kitaip. Prašymai teikiami programėlėje, patvirtinami arba atmetami vienoje vietoje ir iškart atsispindi lentoje, o matomi likučiai neleidžia patvirtinti to paties du kartus. Mūsų atostogų valdymo funkcija paaiškina, kaip prašymai, patvirtinimai ir likučiai dera tarp komandų.

Kaip išsirinkti grafikų programą savo komandai

Bet kurią grafikų sudarymo programą testuokite taip, kaip ja naudosis jūsų komanda, nesvarbu, ar lyginate kelis variantus, ar keičiate skaičiuoklę. Sudarykite realią savaitę ir pasimatuokite laiką. Atsidarykite ją seniausiu telefonu pastate. Paskelbkite, tada pakeiskite vieną pamainą ir patikrinkite, ar visi susiję apie tai sužino per minutę. Eksportuokite darbo valandų ataskaitą ir pažiūrėkite, ar buhalterija galėtų ją naudoti tokią, kokia yra. Tada patikrinkite, kas nutinka augant: dar vienas skyrius, dar vienas objektas, dar dvidešimt žmonių.

Shifton sukurtas būtent tokiam keliui. Dienos, savaitės ir mėnesio rodiniai, šablonai ir rotacijos, laisvos pamainos ir apsikeitimai, prieinamumas ir atostogų prašymai, poreikio prognozė su automatiniu paskirstymu, valandų ribos ir viršvalandžių taisyklės, laiko registravimas su žiniaraščių žurnalais, integracijos su QuickBooks ir Zapier bei ataskaitos apie valandas, biudžetą ir įkainius. Iki 10 žmonių dirba nemokamame plane be laiko apribojimo, todėl mažai komandai tai iš tiesų nemokama grafikų programėlė, o mokami moduliai kainuoja už darbuotoją per mėnesį, ir visos detalės yra mūsų kainodaros puslapyje.

Kad ir ką jūsų komanda darytų, grafikas yra ta dalis, nuo kurios priklauso visa kita. Sudarykite pirmąją savaitę ir pamatysite, kiek administravimo dingsta kartu su ja.