Кез келген көлемдегі команда үшін жұмыс кестесі бағдарламасы

Кесте құру біртіндеп емес, секірмелі түрде қиындайды. Ортақ кестеде бір команда белгілі бір уақытқа дейін жұмыс істейді, сосын дәл сол сағаттарды екінші команда жаба бастайды, біреу толымсыз жұмыс күніне ауысады, ал менеджер жұма күнгі түстен кейінгі уақытты басқа ешкім оқымайтын торды қайта жасауға жұмсай бастайды. Дәл осы жерде жұмыс кестесі бағдарламасы жақсарту болудан қалып, бүкіл аптаны ұстап тұратын нәрсеге айналады.

Талап күрделі емес. Адамдар қашан жұмыс істейтінін білуі керек, менеджерлер сағаттардың жабылғанын және бюджетке сай екенін білуі керек, ал екеуіне де ақиқаттың бір нұсқасы қажет.

Кесте бағдарламасы нені жақсы істеуі керек

Функциялар тізімінен төрт міндет маңыздырақ. Толық аптаны немесе айды тез құру, әр жолы бос тордан бастамай. Командаға телефон арқылы жету, өйткені ауысыммен жұмыс істейтіндердің көбі жұмыс поштасын мүлде ашпайды. Сағаттарды кесте жарияланғанға дейін шекте ұстау, жалақы есептелгеннен кейін емес. Және өзгерісті қайта құрусыз қабылдау, өйткені жоспар үнемі жылжып отырады.

Қалғанының бәрі қосымша. Осы төрт міндетті жақсы атқаратын кесте жүйесі командада жоқ мәселелерді шешетін ауыр платформадан ұзақ қызмет етеді, ол ауысым қосымшасы, бригада кестесінің бағдарламасы немесе бөлім кестесінің бағдарламасы деп сатылса да.

Нөлден бастамайтын кесте

Көптеген командаға апта сайын жаңа кесте қажет емес. Оларға өткен аптаның үлгісі мен үш өзгеріс жеткілікті. Жұмыс істейтін үлгіні кесте шаблоны ретінде сақтау екі сағаттық жұмысты он минуттыққа айналдырады, ал команда кестесінің шаблонын бірнеше бөлімде қолдануға болады: шаблонды бөлімге қолданасыз, мереке мен өтініштерге қарай түзетесіз, жариялайсыз. Қайталанатын ауысымдар мен ротациялар да солай алға тасымалданады, сондықтан айналмалы үлгі ай сайын қолмен терілмей, бір рет орнатылады.

Өзгеретін бөліктер бөлек шешіледі. Бос ауысымдар әлі ешкімге тағайындалмаған жұмысты жабады және бір-бірлеп ұсынылудың орнына барлық лайықты адамға бірден жарияланады. Алмасуды қызметкерлердің өзі ұсынады, менеджер бір басумен бекітеді. Қолжетімділік пен демалыс өтініштері тор құрылмай тұрып жиналады, дәл осы жарияланған кестеден кейін басталатын хат алмасудың басым бөлігін жояды.

Өсу бір алып тор емес, бөлу арқылы шешіледі. Бөлімдер, нысандар мен келісімшарттар өз жобасына немесе кестесіне айналады, сондықтан жетекші өзі жауап беретін тақтаға ғана сүзеді, ал иесі бәрін көріп отырады. Екі команданы жабатын адам тізімде бір рет тұрады, бұл оның жалпы сағатын ешкім салыстырмайтын екі файлға бөлмей, шынайы ұстайды. Дәл осы жерде кесте файлы кесте құралы болудан қалып, тәуекелге айналады.

Нақты сұранысқа сай адам саны

Тұрақты адам саны екі жаққа да қымбат. Тыныш таңда артық адам маржаны жейді, шыңда адам аз болса қызмет сапасы төмендейді. Сұраныс болжамы күтілетін жүктемені күн бойына сағаттық қисық түрінде сызады, ал ауысымдар бекітілген саннан емес, сол қисықтан бөлінеді.

Автоматты бөлу бірінші қадамды жасайды: ауысымдарды сұраныс бар жерге қояды және сіз белгілеген үстеме жұмыс ережелерін сақтайды. Менеджер нөлден бастамай, тексеріп түзетеді. Шыңы болжамды операцияларда бұл кесте бағдарламасын есеп жүргізу құралынан сандарға әсер ететін нәрсеге айналдыратын жалғыз өзгеріс. Іс-шара персоналын жоспарлау осыған тікелей тәуелді, өйткені онда сұраныс тегіс сызық емес, блокпен келеді.

Ерте жариялау дәл жариялау сияқты маңызды. Бір апта бұрын жеткен кесте адамдарға қалған өмірін соған қарай реттеуге мүмкіндік береді және соңғы сәттегі алмасу өтініштерінің саны азаяды. Ауысым керек болатын күннің алдында ғана жариялайтын командалар айырманы қоңырау мен адами қатынаспен төлейді, ал бұл шығын ешбір есепте көрінбейді.

Сағаттар, үстеме жұмыс және шығынды бақылау

Еңбекақы әдетте менеджер аптадан аптаға әсер ете алатын ең үлкен бап, ал электрондық кестеде зиян жалақы есебі келгенше көрінбейді. Ұзаққа созылған ауысым, тыныш түстен кейінге шақырылған қосымша адам, байқаусызда асып кеткен сағат шегі: әрекет етуге әлі уақыт бар кезде бұлардың бірі де көрінбейді.

Әр адамға белгіленген сағат шегі мен ағымдағы апталық жиынтық үстеме жұмысты кездейсоқ ашылатын жағдай емес, шешім етеді. Ережелер қосымша сағат тағайындалғанға дейін нақты растауды талап ете алады. Кейін бюджет пен мөлшерлеме есептері әр жарияланған кестенің лауазым мен кезең бойынша нақты қанша тұрғанын көрсетеді. Осы айналым тарихты тіркейтін бағдарлама мен оны өзгертетін жүйенің арасындағы айырма.

Уақыт есебі, қатысу және таза табельдер

Кесте - бұл жоспар, ал табель - шын болғаны. Қатысуды есепке алу бағдарламасы ретінде ол екі бағытта да бірдей жұмыс істейді: қызметкерлер мобильді қосымшадан келу мен кетуді белгілейді, үзілістер ауысымға жазылады, ал сыйақы, айыппұл мен мөлшерлеме өзгерісі бөлек жазбада емес, сағаттардың қасында тұрады. Әр түзету журналда қалады, сондықтан сағат туралы дау жазба бойынша шешіледі.

Есептер бұл жазбаларды бухгалтерия қолдана алатын нәрсеге айналдырады. Істелген сағат, ең аз сағат, расталған ауысым, кешігу, демалыс және қалдықтар ай мен лауазым бөлінісінде экспортталады. Мұны жұмыс орнында тіркейтін табель қосымшасы ай сайынғы қалпына келтіру жұмысын толық жояды. Орналасқан жер дәлелі қажет командалар геолокация картасын қоса алады, ол тегін жоспардың бөлігі емес, ақылы модуль. Белгілеу мен табель механикасы біздің уақыт есебі бетінде сипатталған.

Рөлдер, рұқсаттар және адамдарды енгізу

Кестені бірден көп адам құра бастағанда рұқсаттың мәні артады. Команданың әр мүшесінде лауазым мен рұқсат деңгейі бар, сондықтан бөлім жетекшісі өз тақтасын басқарады, ал аккаунт иесі жалпы көріністі сақтайды. Лауазымдар қамтуды есім санамай, рөл бойынша оқуға мүмкіндік береді, дәл осы торды төрт емес, қырық адамда пайдалы етеді.

Нақты көлемде адамдарды енгізу топтық жұмыс. Адамдарды бір-бірлеп қоспай импорттауға болады, әрқайсысы лауазымымен, байланысымен және уақыт белдеуімен, ал шақыру күйі кімнің қабылдағанын, кімнің қабылдамағанын көрсетеді. Әртүрлі уақыт белдеуіндегі таралған командалар ауысымдарын жергілікті уақытта көреді, бұл кешіккен бастаудың жиі себебін жояды.

Өтініштер, бекітулер және аз алаңдату

Менеджердің кестеге жұмсайтын уақытының үлкен бөлігі кестенің өзіне емес, өтініштерге кетеді. Демалыс, ақысыз күн, ауысым ауыстыру және қолжетімділік жаңартулары хабарламамен келеді, жартылай есте қалады және кесте бұрыс болып шыққанда қайта бетке шығады.

Оларды бір кезекке салу аптаның пішінін өзгертеді. Өтініштер қосымшада жіберіледі, бір жерде бекітіледі немесе қабылданбайды және тақтада бірден көрінеді, ал қалдықтардың көрініп тұруы бір нәрсені екі рет бекітуге жол бермейді. Біздің демалысты басқару мүмкіндігіміз өтініштер, бекітулер мен қалдықтардың командалар арасында қалай байланысатынын түсіндіреді.

Командаңызға кесте бағдарламасын қалай таңдау керек

Кез келген кесте бағдарламасын командаңыз оны қалай қолданса, солай сынаңыз, бірнеше нұсқаны салыстырып жатсаңыз да, электрондық кестені ауыстырып жатсаңыз да. Нақты бір аптаны құрып, уақытты өлшеңіз. Оны ғимараттағы ең ескі телефонда ашыңыз. Жариялаңыз, содан кейін бір ауысымды өзгертіп, әсер еткендердің бәрі бір минут ішінде білетінін тексеріңіз. Істелген сағат есебін экспорттап, бухгалтерия оны сол күйінде қолдана ала ма, соны көріңіз. Одан кейін өскенде не болатынын тексеріңіз: тағы бір бөлім, тағы бір нысан, тағы жиырма адам.

Shifton дәл осы жол үшін жасалған. Күндік, апталық және айлық көрініс, шаблондар мен ротациялар, бос ауысымдар мен алмасу, қолжетімділік пен демалыс өтініштері, автоматты бөлумен сұраныс болжамы, сағат шектері мен үстеме жұмыс ережелері, табель журналы бар уақыт есептегіші, QuickBooks және Zapier интеграциялары, сағат, бюджет пен мөлшерлеме бойынша есептер. 10 адамға дейін тегін жоспарда уақыт шектеусіз жұмыс істейді, бұл оны шағын команда үшін шынымен тегін кесте қосымшасы етеді, ал ақылы модульдер айына бір қызметкер есебімен есептеледі, толық ақпарат біздің баға бетімізде.

Командаңыз немен айналысса да, кесте - қалғанының бәрі тәуелді болатын бөлік. Алғашқы аптаңызды құрыңыз және онымен бірге қанша әкімшілік жұмыс жоғалатынын көріңіз.