टर्मिनल और हब टीमों के लिए लॉजिस्टिक्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

लॉजिस्टिक्स का काम बंद नहीं होता। ट्रेलर रात तीन बजे आते हैं, बाहर जाने वाली लहर से पहले क्रॉस-डॉक खाली होना चाहिए, और 23:00 पर शुरू होने वाली शिफ्ट का वज़न 07:00 पर शुरू होने वाली शिफ्ट के बराबर ही है। लॉजिस्टिक्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर इसीलिए है कि यह लगातार चलने वाला क्रम हमेशा लोगों से भरा रहे, न लोग जलें और न ओवरटाइम का बजट।

टर्मिनल में श्रम लचीली लागत है, और इसीलिए हर झटका वही सहता है। मात्रा हफ़्ते-दर-हफ़्ते बदलती है, एजेंसी से लिए गए लोग महँगे पड़ते हैं, और दो लोग कम वाली शिफ्ट अपने बाद की हर चीज़ धीमी कर देती है। साथ ही योजना खुद उलझी हुई है: घूमने वाले पैटर्न, रात के घंटे, आराम की शर्तें, छुट्टी का शेष और ऐसा स्टाफ जिसका एक हिस्सा स्थायी और एक हिस्सा मौसमी है। साइट पर दिन में एक से ज़्यादा शिफ्ट चलते ही स्प्रेडशीट इनमें से किसी को नहीं सँभाल पाती।

लॉजिस्टिक्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को क्या सँभालना होता है

पहले कवरेज। सुबह चार बजे छेद वाला शेड्यूल शेड्यूल नहीं, वह तय समय वाली एक घटना है। दूसरा घंटों का अनुशासन है, क्योंकि लगातार चलने वाला काम ओवरटाइम चुपचाप जोड़ता है और उसे सिर्फ़ पेरोल पर दिखाता है। तीसरा पहुँच है: रात और सप्ताहांत का स्टाफ नोटिस बोर्ड नहीं पढ़ता, इसलिए योजना को फ़ोन पर पहुँचना चाहिए। चौथा सबूत है, क्योंकि कौन देर से आया, कौन नहीं आया और किसने ज़्यादा दर वाला ब्लॉक किया, इन विवादों का फ़ैसला याद से नहीं, रिकॉर्ड से होता है। लॉजिस्टिक्स के लिए वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर जो इन चारों को कवर करता है, उस सॉफ़्टवेयर से ज़्यादा उपयोगी है जिसकी सुविधाओं की सूची लंबी है पर घंटों पर पकड़ कमज़ोर है। व्यवहार में लॉजिस्टिक्स शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को पहले दो पर ही आँका जाता है, क्योंकि साइट मैनेजर को कवरेज और घंटों के नियंत्रण से ही मापा जाता है।

ऐसा रोटेशन जिस पर लोग सच में काम कर सकें

घूमने वाले शिफ्ट पैटर्न हब की रीढ़ हैं, और पैटर्न अन्यायपूर्ण हो तो अनुभवी लोगों को खोने का सबसे तेज़ रास्ता भी वही हैं। Shifton पैटर्न को शेड्यूल टेम्पलेट के रूप में रखता है, इसलिए रोटेशन हर महीने नया बनाने के बजाय लागू किया जाता है, और मासिक व्यू दिन तथा रात के ब्लॉक की अदला-बदली हर व्यक्ति के चालू घंटों के जोड़ के साथ दिखाता है। यही जोड़ रोटेशन को ईमानदार रखता है। हर कर्मचारी के लिए अधिकतम सीमा तय कीजिए और जो शिफ्ट उसे तोड़ेगी उसे सिस्टम तब ही चिह्नित कर देगा जब आप योजना बना रहे होंगे। ओवरटाइम को ऐसा सेट किया जा सकता है कि दर्ज होने से पहले पुष्टि ज़रूरी हो, जिससे अचानक आई लागत एक फ़ैसला बन जाती है। जब सप्ताह का आकार तय हो चुका हो और सिर्फ़ नाम रखने बाकी हों, तो स्वचालित वितरण पैटर्न आपके लिए भर देता है।

टेम्पलेट पुराने डेटा को लाने की समस्या भी हल करते हैं। स्प्रेडशीट में पहले से मौजूद लॉजिस्टिक्स शेड्यूल टेम्पलेट, ट्रकिंग शेड्यूल टेम्पलेट या शिपिंग शेड्यूल टेम्पलेट को दोबारा टाइप करने के बजाय लाया जा सकता है, और अगर आप अभी ऐसा शिपिंग शेड्यूल सॉफ़्टवेयर चला रहे हैं जो सिर्फ़ माल की आवाजाही कवर करता है, तो लोगों वाला हिस्सा फिर भी कहीं रहना चाहिए। तैयार शेड्यूल उसी तरह निर्यात होता है उन लोगों के लिए जिन्हें गेट पर अब भी छपी कॉपी चाहिए। योजना बनाने वालों के बीच काम सौंपते समय यह मायने रखता है, क्योंकि चालू शेड्यूल तक सबसे तेज़ रास्ता वही है जो पहले से मौजूद है।

रातें, सप्ताहांत और वे शिफ्ट जिनके लिए कोई खुद तैयार नहीं होता

हर टर्मिनल में ऐसे घंटे होते हैं जिन्हें भरना कठिन है। ठीक से न सँभाला जाए तो वही तीन लोग उन्हें तब तक कवर करते हैं जब तक वे नौकरी छोड़ न दें। नापसंद ब्लॉक को खुली शिफ्ट के रूप में प्रकाशित करना समीकरण बदल देता है: योग्यता वाला हर व्यक्ति उन्हें देखता है, पहले माँगने वाले को पहले मिलता है, और सुपरवाइज़र मोलभाव करने के बजाय पुष्टि करता है। उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध शेड्यूल बनने से पहले जुटाए जाते हैं, इसलिए आप उसी दिन टकराव खोजने के बजाय लोग जो सच में कर सकते हैं उसके हिसाब से योजना बनाते हैं। जहाँ ऊँची दर लागू होती है, वह शिफ्ट से ही जुड़ी रहती है, इसलिए एक रात कवर करने का वेतन असर महीने के अंत में नहीं, तुरंत दिखता है।

जहाँ माल डिस्पैच खत्म होता है और स्टाफ शेड्यूलिंग शुरू होती है

इस बाज़ार की बड़ी हिस्सेदारी वाली खोजें डिस्पैच की भाषा इस्तेमाल करती हैं। ट्रक डिस्पैच सॉफ़्टवेयर, फ़्रेट डिस्पैच सॉफ़्टवेयर और लॉजिस्टिक्स डिस्पैच सॉफ़्टवेयर अधिकतर ऐसी प्रणालियों का वर्णन करते हैं जो माल की योजना बनाती हैं: क्या जा रहा है, किस ट्रेलर पर, किस दाम पर। Shifton उनमें से नहीं है। यह लोड या रूट की योजना नहीं बनाता और किसी मार्ग का दाम तय नहीं करता। यह जो करता है वह है तय करना कि काम पूरा करने के लिए साइट पर कौन होगा, दर्ज करना कि लोगों ने असल में क्या काम किया, और लागत बताना। फ़्रेट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर और शिपिंग शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर आम तौर पर माल की ओर देखने वाली उसी श्रेणी के हैं, और ट्रकिंग शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर दोनों में से कुछ भी हो सकता है, इसलिए विक्रेता से पूछना बेहतर है कि उसने असल में कौन-सा बनाया है। लॉजिस्टिक्स स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को अपने माल सिस्टम की जगह लेने वाला नहीं, उसके साथ की परत मानकर पढ़िए, क्योंकि ट्रक कंपनी डिस्पैच सॉफ़्टवेयर की बहुत सी सूचियाँ इस रेखा को धुँधला कर देती हैं और अपेक्षाएँ गलत हों तो ट्रायल बुरा जाता है। फ़्रेट कंपनी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर एक और वाक्यांश है जिसका अर्थ इस पर निर्भर करता है कि उसे कौन बेच रहा है। डिस्पैच स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर काम के एक हिस्से का उचित वर्णन है, क्योंकि दफ़्तर में बैठे प्लानर और कोऑर्डिनेटर को शेड्यूल डॉक से कम नहीं चाहिए। अगर आपके लोग टर्मिनल के नेटवर्क में नहीं, एक इमारत के भीतर हैं, तो हमारा गोदाम स्टाफ शेड्यूलिंग पेज ज़्यादा सही बैठता है, और ड्राइवरों वाला पक्ष परिवहन टीमों के पेज पर है।

स्थायी स्टाफ बढ़ाए बिना पीक सीज़न

इस क्षेत्र में मात्रा मौसमी है और चढ़ाव तेज़ है। अतिरिक्त हाथ कुछ हफ़्तों के लिए आते हैं, उन्हें पहले दिन पद और दर चाहिए, और फिर वे चले जाते हैं। लॉजिस्टिक्स कर्मचारी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को अस्थायी भर्ती जोड़ना भी सस्ता रखना चाहिए और खत्म करना भी सस्ता। Shifton टीम को पद, अधिकार स्तर और आमंत्रण स्थिति वाली कर्मचारी सूची के रूप में रखता है, इसलिए मौसमी समूह अलग स्प्रेडशीट में ट्रैक करने के बजाय एक ही बैठक में जोड़ा और शेड्यूल किया जाता है। मांग का पूर्वानुमान चुनी हुई अवधि के लिए घंटे-दर-घंटे लोड कर्व बनाता है, जो पिछले महीने की नकल करके उम्मीद करने के बजाय यह तय करने में मदद करता है कि शिफ्ट को सच में कितने लोग चाहिए। जो सप्लाई चेन शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर दिन का आकार नहीं दिखा सकता, वह शांत घंटों में हमेशा ज़्यादा लोग रखेगा और पीक में कम, चाहे सप्लाई चेन प्लानिंग टूल बाकी कुछ भी अच्छा करता हो। घर और दफ़्तर के स्थानांतरण का पीक सीज़न भी ऐसा ही होता है, और इस तरह के दल स्थानांतरण दलों की शेड्यूलिंग पृष्ठ पर शामिल हैं।

भूमिकाएँ, अनुमतियाँ और शिफ्ट हटाने का हक़ किसे है

टर्मिनल पदानुक्रम पर चलते हैं, और शेड्यूल में उसकी झलक होनी चाहिए। हर व्यक्ति के साथ एक पद और अधिकार स्तर जुड़ा रहता है, इसलिए सुपरवाइज़र को उसकी अपनी शिफ्ट पर अधिकार दिए जा सकते हैं जबकि बड़ा शेड्यूल बंद रहता है। यह सुनने से ज़्यादा मायने रखता है: शेड्यूल का ज़्यादातर गलत डेटा उन अच्छे इरादों वाले बदलावों से आता है जो पूरी तस्वीर न देख पाने वाले लोग करते हैं। भूमिकाएँ शिफ्ट पर ही दिखती हैं, इसलिए चार ऑपरेटर वाला और सुपरवाइज़र रहित ब्लॉक फ़ेल होने के बाद नहीं, प्रकाशन से पहले ही नज़र में आ जाता है।

अनुपस्थिति, घंटे और वे रिपोर्ट जो समस्या जल्दी पकड़ती हैं

लगातार चलने वाला काम छोटी-छोटी दोहराई जाने वाली चूकों में पैसा गँवाता है। प्रति व्यक्ति प्रति शिफ्ट दस मिनट की देरी साल भर में एक पूरे पद के बराबर है। रिपोर्ट स्क्रीन ही वह जगह है जहाँ यह दिखने लगता है: कर्मचारी के हिसाब से काम के घंटे, देर से आने वालों की रिपोर्ट, न्यूनतम घंटों की जाँच, पुष्ट शिफ्ट की रिपोर्ट, जमा और उपयोग किए दिनों वाला छुट्टी का शेष, तथा शेड्यूल को लागत के आँकड़े में बदलने वाली बजट और वेतन दर रिपोर्ट। सब कुछ प्रोजेक्ट और अवधि के हिसाब से फ़िल्टर होता है, इसलिए एक साइट या एक पेरोल चक्र अलग निकालकर वेतन या लेखा के लिए निर्यात किया जा सकता है। QuickBooks और Zapier इंटीग्रेशन नतीजे को दूसरी बार डेटा डाले बिना आगे भेज देते हैं। आप इसे लॉजिस्टिक्स रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर कहें या लॉजिस्टिक्स के लिए स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर, सब्सक्रिप्शन को आम तौर पर कैलेंडर व्यू नहीं, यही रिपोर्ट वाली परत जायज़ ठहराती है। जो खरीदार लॉजिस्टिक्स स्टाफ रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर या फ़्रेट रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर खोजते हैं, वे लगभग हमेशा यही चाहते हैं।

लॉजिस्टिक्स कामकाज में Shifton

हर नेटवर्क के लिए एक ही सबसे अच्छा लॉजिस्टिक्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर नहीं होता, क्योंकि दो साइट वाला क्रॉस-डॉक और देशभर का हब नेटवर्क एक ही समस्या हल नहीं कर रहे। Shifton लॉजिस्टिक्स वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर है और इससे ज़्यादा कुछ नहीं: यह लोगों का शेड्यूल बनाता है, घंटे दर्ज करता है और आप जितनी साइट चलाते हैं उन सब पर दोनों की रिपोर्ट देता है। यह दायरा जानबूझकर सीमित रखा गया है, और इसीलिए यह रात तीन बजे किसी के फ़ोन पर भी काम लायक रहता है। 10 टीम सदस्यों तक यह समय सीमा के बिना मुफ़्त है और इसमें शिफ्ट शेड्यूलिंग, बुनियादी टाइम क्लॉक और उपस्थिति, मोबाइल ऐप तथा रिपोर्ट आते हैं, जो छोटे हब के लिए अपने आप में काफ़ी है। इसके आगे कीमत प्रति कर्मचारी प्रति माह है और पूर्वानुमान, स्वचालित वितरण तथा जियोलोकेशन सशुल्क मॉड्यूल हैं, इसलिए बिल तय लाइसेंस के बजाय लोगों की संख्या के पीछे चलता है। नतीजा दोनों हालात में एक ही है: हर शिफ्ट कवर, ऐसे रोटेशन जिनमें लोग टिकते हैं, और ऐसे घंटे जिनका बचाव आप वित्त विभाग के पूछने पर कर सकें।