Vytváranie a priraďovanie úloh

Úlohy sú hlavný modul v režime Field Service a nemôžu byť deaktivované.

Úlohy vám umožňujú priradiť prácu jednému alebo viacerým zamestnancom, s pripojeným kontrolným zoznamom na dokončenie počas vykonávania úlohy. Úlohy sú centrálnou súčasťou operácií Field Service a používajú sa na všetky typy úloh, plánovanie a sledovanie práce.

Poznámka: Úlohy sú nevyhnutné; všetko v rámci Field Service sa točí okolo nich. Úplné pochopenie úloh je kľúčové pre efektívne využitie systému.

Stránky, kde môžete vytvoriť úlohu

Úlohy možno vytvoriť z viacerých miest v systéme v závislosti od pracovného postupu a preferencie.

1. Stránka klientov

Prejdite na stránku Klientov.
Nájdite požadovaného klienta v zozname.
Kliknite na ikonu ceruzky vedľa mena klienta na otvorenie bočného panelu profilu klienta.
Zrolujte dole v paneli a kliknite na Vytvoriť úlohu.

Dôležité detaily:

Ak má klient viacero adries, musíte vybrať jednu špecifickú adresu pre úlohu.
Pri vytváraní úlohy cez stránku Klientov je klient automaticky pridaný. nemusíte musíte vybrať klienta manuálne.
Ak je potrebné upraviť údaje klienta (napr. meno, kontaktné informácie, adresa), kliknite na ikonu ceruzky, aktualizujte informácie v bočnom paneli a kliknite na Uložiť.
Na vytvorenie nového klienta kliknite na ikonu + v sekcii klienta, vyplňte potrebné polia nastavené pre vašu spoločnosť a kliknite na Uložiť.

Tip: Vždy dvakrát skontrolujte vybraného klienta a adresu, najmä ak má klient viacero adries, aby ste sa vyhli nesprávnemu priradeniu úlohy.

2. Stránka úloh

Stránka Úlohy poskytuje podrobný prehľad a nástroje na správu všetkých úloh.

Môžete:

Zobraziť úlohy ako zoznam.
Filtrovať úlohy podľa stavu: Aktívne, Dokončené, Zrušené a Bez dátumu.
Vyhľadávať úlohy pomocou kľúčových slov.
- Poznámka: Iba polia povolené pre vyhľadávanie počas vytvárania poľa úlohy môžu byť vyhľadávané.
Filtrovať úlohy podľa jedného alebo viacerých stavov.
Vybrať časové rozpätie na zobrazenie úloh.
Zobraziť filtrované a zoradené úlohy na mape.

Zobrazené polia úlohy zahŕňajú:

Názov a Popis – štandardná polia. Ak boli vykonané prispôsobenia (pridané/odstránené/zoradené polia), zobrazenie odráža tieto nastavenia.
Klient – klient priradený k úlohe.
Adresa – adresa klienta priradená k úlohe.
Zamestnanec – pridelený zamestnanec(ovia).
Naplánovaný čas – plánovaný čas začiatku.
Stav – aktuálny stav úlohy.
Dokončené – zobrazené len pre dokončené úlohy; zobrazuje čas dokončenia zamestnancom.
Nastavenia pre opakujúce sa úlohy – oranžový kruh s pruhom = neopakujúca sa úloha; zelený kruh s fajkou = opakujúca sa úloha.
Akcie – možnosti na vymazanie úlohy.

Tip: Použite filtre a triedenie na efektívne spravovanie veľkého počtu úloh.

3. Stránka kalendára

Kalendár poskytuje vizuálny prehľad úloh. Úlohy priradené zamestnancom sa zobrazujú ako bunky na riadku zamestnanca

Úlohy s dátumom, ale bez prideleného zamestnanca sa zobrazujú v .
zozname nepriradených úloh Úlohy bez naplánovaného dátumu sa zobrazujú na okraji pod zoznam nepriradených úloh.
.Úlohy bez dátumu.

Filtre kalendára:

Filtrovať podľa zamestnanca
Filtrovať podľa typu úlohy
Vybrať značky
Vybrať stavy
Vybrať oblasti služieb

Uplatňovanie filtrov: Kliknite Hľadať. Na obnovenie filtrov kliknite Vymazať.
Pre zlepšenie zobrazenia kalendára skryte panel filtrov kliknutím na ikonu filtra nad kalendárom.

Možnosti zobrazenia kalendára:

Zobraziť úlohy pre všetkých zamestnancov alebo len pre zamestnancov s pridelenými úlohami.
Možnosti zobrazenia: 1 deň, 3 dni, 1 týždeň, 1 mesiac.
Prejdite dni alebo mesiace pomocou šípok vľavo/vpravo alebo vyberte konkrétny deň prostredníctvom ikony kalendára.
Kliknite na ikonu ozubeného kolieska pre ďalšie nastavenia:
- Zobraziť úlohy – riadi viditeľnosť úloh v zobrazení na 1 deň.
- Režim zobrazenia (deň) – zobraziť iba pracovné hodiny (napr. 8:00–17:00).
- Možnosti zoradenia pre zamestnancov – vyberte možnosť zobrazenia počtu zamestnancov.
- Zoradiť – podľa mena alebo osobného čísla.

Tip: Prispôsobte tieto nastavenia pre lepšiu prehľadnosť pri súčasnej správe mnohých úloh.

Vytváranie úlohy

Kliknite na Vytvoriť úlohu pre začatie novej úlohy.

1. Klient (voliteľné)

Vyberte existujúceho klienta alebo vytvorte nového.
Na výber, napíšte minimálne 3 písmená z mena klienta na vyhľadanie.
Vyberte správnu adresu.
Ak chcete upraviť podrobnosti o klientovi, kliknite na ikonu ceruzky → vykonajte zmeny → Uložiť.
Ak chcete vytvoriť nového klienta, kliknite na ikonu + → vyplňte požadované polia → Uložiť.

Poznámka: Vždy overte výber klienta a adresy. Nesprávne adresy vedú k chybám úloh.

2. Všeobecné informácie

Vyplňte polia s všeobecnými informáciami (vlastné alebo štandardné polia, ktoré vaša spoločnosť nakonfigurovala).
Naplánovaný čas – čas začiatku úlohy. Ak zostane prázdne, úloha sa objaví v Úlohy bez dátumu.
Odhadovaná doba trvania – čas potrebný na dokončenie úlohy, používaný na plánovanie a predchádzanie prekrývaniu.
Značky – vizuálne značky pre typy úloh v kalendári.
Zručnosť – vyberte preddefinované zručnosti na filtrovanie zamestnancov počas prideľovania.
Kontrolný zoznam – vyberte kontrolný zoznam, ktorý má zamestnanec dokončiť počas úlohy.

Tip: Správne nastavenie značiek, zručností a kontrolných zoznamov zabezpečuje správne priradenie zamestnancov a sledovanie dokončenia úlohy.

3. Zamestnanci

Úlohy môžu byť priradené jednému alebo viacerým zamestnancom.
Po výbere prvého zamestnanca sa zobrazí pole Ďalší zamestnanec.
Každý ďalší zamestnanec dostane podúlohu. Podúlohy môžu mať:
- Samostatný naplánovaný čas začiatku
- Samostatnú odhadovanú dobu trvania
Na odstránenie ďalších zamestnancov kliknite na ikonu koša vedľa nich.

Príklad: Na cateringové podujatia prichádzajú najprv dekoratéri, čašníci o 2 hodiny neskôr, upratovací personál večer. Podúlohy umožňujú presné plánovanie.

4. Opakujúce sa úlohy

Opakujúce sa úlohy sú dostupné len pre úlohu priradenú jednému zamestnancovi.
Povoliť cez Nastavenia opakujúcich sa úloh začiarknutím políčka po nastavení plánovaného času.
Vyberte dátum ukončenia a typ opakovania:
- Denné – vyberte dni v týždni (pondelok–nedeľa).
- Týždenné – ten istý deň v týždni až do dátumu ukončenia.
- Každé 2 týždne – ten istý deň každých 14 dní až do dátumu ukončenia.

Poznámka: Pridanie ďalších zamestnancov deaktivuje opakovanie pre týchto extra zamestnancov.
Dôležité: Pred začiatkom vykonávania úlohy môžete upraviť túto úlohu alebo všetky budúce výskyty vrátane: zamestnanca, zoznamu úloh, dátumu/času, značiek, zručností atď.

5. Plánované nástroje (voliteľné)

Špecifikujte potrebné nástroje, zariadenie alebo spotrebný materiál na dokončenie úlohy (vyžaduje modul Inventár).
Nástroje musia byť k dispozícii v správnom množstve pre zamestnanca.
Poznámka: Plánované nástroje sa môžu líšiť od skutočne použitých nástrojov v druhu alebo množstve.

6. Súbory

Nahrajte fotografie alebo dokumenty klientov.
Vyberte, či chcete zobraziť alebo skryť súbory pred zamestnancom.

FAQ – Vytváranie a priraďovanie úloh

1. Prečo nemôžem vybrať adresu klienta?
Klient má viacero adries; jedna musí byť vybraná na správne priradenie úlohy.

2. Čo ak klient neexistuje?
Použite + ikona na vytvorenie nového klienta a vyplnenie povinných polí.

3. Môžem vytvoriť úlohu bez klienta?
Áno, pole klienta je nepovinné. Úlohy bez klienta sa zobrazujú v zoznamoch a v kalendári.

4. Prečo sa moja úloha nezobrazuje v kalendári?
Úlohy bez plánovaného času sa zobrazujú v Úlohy bez dátumu. Pridajte plánovaný čas, aby sa zobrazila v kalendári.

5. Ako priradím viacerých zamestnancov?
Vyberte prvého zamestnanca → Pole pre ďalšieho zamestnanca sa objaví → pridajte ďalších zamestnancov → vytvoria sa podúlohy.

6. Môžu sa opakujúce úlohy priradiť viacerým zamestnancom?
Nie, opakovanie je možné iba pre jedného zamestnanca.

7. Čo sú to podúlohy?
Podúlohy sú pre ďalších zamestnancov s odlišným začiatkom, trvaním a zoznamom úloh.

8. Čo znamenajú oranžové a zelené kruhy?

Oranžový kruh – neopakujúca sa
Zelený kruh s fajkou – opakujúca sa

9. Môžem upraviť zoznamy kontrolných úloh po vytvorení úlohy?
Áno, pred vykonaním úlohy. Podúlohy môžu mať samostatné zoznamy kontrolných úloh.

10. Prečo vyhľadávanie kľúčových slov nenájde moju úlohu?
Vyhľadávanie funguje len na poliach, ktoré sú povolené na vyhľadávanie.

11. Ako zobrazím úlohy na mape?
Po filtrovaní a triedení na stránke úloh kliknite na zobraziť na mape.

12. Môžem vidieť úlohy všetkých zamestnancov v kalendári?
Áno, zobrazte všetkých zamestnancov alebo len tých s pridelenými úlohami.

13. Ako filtrovať úlohy podľa značiek alebo typov?
Použite filtre → kliknite na Vyhľadať.

14. Ako zmeniť plánovaný čas pre čiastkovú úlohu?
Každá čiastková úloha môže mať vlastný čas začiatku a trvanie.

15. Čo sa stane, ak odstránim hlavného zamestnanca?
Hlavná úloha je odstránená. Čiastkové úlohy môžu stratiť prepojenie. V prípade potreby najprv odstráňte čiastkové úlohy.

16. Ako nastavím opakujúcu sa úlohu?
Zvoľte dátum začiatku → zaškrtnite Nastavenia opakujúcich sa úloh → nastavte dátum ukončenia a typ.

17. Môžu opakujúce sa úlohy začať v rôzne dni pre rôznych zamestnancov?
Nie. Opakovanie je viazané na jedného zamestnanca a dátum začiatku. Pred vykonaním môžete upraviť túto alebo všetky budúce úlohy.

18. Prečo plánované nástroje nezodpovedajú skutočnému použití?
Plánované nástroje sú odporúčania; skutočné použitie sa môže líšiť.

19. Ako pripojím súbory?
Nahrajte súbory → vyberte, či ich chcete zobraziť alebo skryť pre zamestnanca.

20. Ako upraviť informácie o klientovi po vytvorení úlohy?
Kliknite na ikonu ceruzky → upraviť → Uložiť.

21. Ako špecifikovať odhadovanú dobu trvania?
Použite Pole odhadovanej dĺžky trvania na plánovanie a zabránenie prekrytiu.

22. Ako môžem zobraziť dokončené úlohy?
Filtrovať podľa Dokončené; čas dokončenia sa zobrazuje v stĺpci Dokončené.

23. Môžu mať viacerí zamestnanci rôzne kontrolné zoznamy a časy?
Áno, prostredníctvom čiastkových úloh.

24. Čo ak po filtrovaní kalendára nie je úloha viditeľná?
Skontrolujte všetky filtre. Úlohy bez naplánovaného času sa zobrazia v Úlohy bez dátumu.

25. Ako plánovať viacerých zamestnancov na rovnaký deň?
Použite čiastkové úlohy s rôznymi časmi začiatku a dĺžkami trvania.

26. Môžem upraviť opakujúce sa úlohy po ich vytvorení?
Áno, pred vykonaním je možné upraviť akékoľvek pole: zamestnanec, kontrolný zoznam, dátum/čas, značky, zručnosti.

27. Môže mať úloha viacero kontrolných zoznamov?
Áno, čiastkové úlohy môžu mať rôzne kontrolné zoznamy.

28. Čo sa stane, ak nenastavím naplánovaný čas?
Úloha sa zobrazí v Úlohy bez dátumu a nebude zobrazená v kalendári na konkrétny deň.