Kontrolné zoznamy

Kontrolni seznami so digitalne oblike, ki jih zaposleni izpolnijo med delom na nalogi. Pomagajo zbirati strukturirane povratne informacije in zajeti vse potrebne informacije med delovnim tokom.

Lahko ustvarite neomejeno število kontrolnih seznamov, vendar lahko vsaka naloga vsebuje le en kontrolni seznam. Zaradi tega je pomembno, da premislite strukturo in vrsto podatkov, ki jih želite prejeti, preden ustvarite nov kontrolni seznam.

Kako ustvariti kontrolni seznam

Odprite Nastavitve nalog.
Izberite odsek Kontrolni seznami.
Na tej strani so vsi že ustvarjeni kontrolni seznami in ponuja možnost ustvarjanja novih.
Kliknite Ustvari kontrolni seznam.
Vnesite ime kontrolnega seznama.
Po potrebi omogočite možnost Privzeti kontrolni seznam — ta kontrolni seznam bo nato samodejno dodeljen vsem novim nalogam.
Dodajte elemente kontrolnega seznama in izberite vrsto podatkov za vsak element.

Razpoložljive vrste podatkov

Besedilo — kratek besedilni odgovor.
Število — številčna vrednost.
Potrditveno polje — ena obvezna možnost, ki mora biti izbrana.
Spustni seznam — izberite eno možnost iz več možnosti.
Večkratni spustni seznam — izberite eno ali več možnosti s seznama.
Súbor — nahrajte fotografiu alebo odfotografujte pomocou fotoaparátu.
Textové pole — podrobná, dlhá textová odpoveď.
Telefónne číslo — pole na zadanie platného telefónneho čísla.
Email — pole na zadanie emailovej adresy.
Podpis — umožňuje zamestnancovi zanechať digitálny podpis (v bielej podpisovej krabici, ktorá sa zobrazuje vo webovej verzii a v mobilnej aplikácii).

Ako upraviť kontrolný zoznam

Kliknite na ikonu ceruzky vedľa kontrolného zoznamu, ktorý chcete upraviť.
Urobte zmeny a uložte ich.

Poznámka: Aktualizácie sa vzťahujú len na nové úlohy vytvorené po úprave kontrolného zoznamu. Existujúce úlohy si ponechajú pôvodnú verziu kontrolného zoznamu.

Ako odstrániť kontrolný zoznam

Kliknite na ikonu koša vedľa kontrolného zoznamu, ktorý chcete odstrániť.
Potvrďte akciu.

Dôležité:

Kontrolný zoznam nemožno odstrániť, ak je už priradený k akejkoľvek úlohe.
Odstrániť môžete len kontrolné zoznamy, ktoré nie sú použité v žiadnych úlohách.
Existujúce úlohy si uchovajú svoj pripojený kontrolný zoznam a odoslané údaje.

Často kladené otázky (FAQ)

Otázka: Čo sú to kontrolné zoznamy v úlohách Shifton?
Odpoveď: Kontrolné zoznamy sú štruktúrované zoznamy položiek alebo krokov overovania, ktoré pomáhajú štandardizovať vykonávanie úloh. Zabezpečujú, že každý krok úlohy je dokončený konzistentne vždy.

Otázka: Kde nájdem funkciu kontrolného zoznamu?
Odpoveď: Kontrolné zoznamy sú dostupné v editore úloh, tak pri vytváraní úlohy, ako aj pri prezeraní existujúcej úlohy. Tam môžete pridať jednu alebo viac položiek kontrolného zoznamu.

Otázka: Ako pridám kontrolný zoznam k úlohe?
Odpoveď: V paneli vytvárania alebo editácie úlohy nájdite sekciu Kontrolné zoznamy a kliknite na Pridať položku, zadajte názov položky a opakujte pre každý krok, ktorý potrebujete zahrnúť.

Otázka: Môžem zmeniť poradie položiek kontrolného zoznamu?
Odpoveď: Áno. Väčšina rozhraní kontrolného zoznamu umožňuje pretiahnutie alebo použitie šípok na presun položiek hore alebo dole, aby ste mohli uprednostniť kroky v požadovanom poradí.

Otázka: Môžu byť položky kontrolného zoznamu povinné alebo nepovinné?
Odpoveď: Áno — položky kontrolného zoznamu môžu byť označené ako povinné alebo nepovinné v závislosti od vašich prevádzkových potrieb. Povinné položky musia byť obvykle označené pred dokončením úlohy.

Otázka: Kto môže dokončiť položky kontrolného zoznamu?
Odpoveď: Priradení technici alebo používatelia s oprávneniami na úpravu úlohy môžu označiť položky ako dokončené.

Otázka: Čo sa stane, keď sú všetky položky kontrolného zoznamu označené?
Odpoveď: Keď sú všetky povinné položky kontrolného zoznamu dokončené, úloha môže byť označená ako dokončená. Niektoré pracovné postupy vyžadujú dokončenie kontrolného zoznamu ako podmienku pre uzavretie úlohy.

Otázka: Môžem upraviť kontrolný zoznam po vytvorení úlohy?
Odpoveď: Áno — ak je úloha stále v stave, ktorý umožňuje úpravy, môžete kontrolný zoznam upraviť (pridať, editovať, odstrániť položky) v paneli úlohy pred jej dokončením.

Otázka: Existuje spôsob, ako znovu použiť kontrolné zoznamy v rôznych úlohách?
Odpoveď: Niektoré systémy umožňujú uložiť šablóny kontrolného zoznamu pre opätovné použitie. Ak to Shifton podporuje, uvidíte možnosti na vytvorenie a použitie šablón pri pridávaní kontrolných zoznamov.

Otázka: Zobrazujú sa kontrolné zoznamy v správach o úlohách?
Odpoveď: Áno — kontrolné zoznamy a ich stav dokončenia sú zvyčajne zahrnuté v správach o úlohách (PDF alebo export), čo pomáha overiť vykonanú prácu a dodržiavanie predpisov.

Otázka: Môžem vyžadovať fotografie alebo poznámky pre každú položku kontrolného zoznamu?
Odpoveď: V závislosti od vašich nastavení môže Shifton vynútiť ďalšie polia (fotografie, komentáre) pre jednotlivé položky kontrolného zoznamu na zlepšenie dokumentácie a kontroly kvality.