Crearea și Atribuirea Sarcinilor

Sarcini sunt modulul de bază în modul Servicii pe Teren și nu pot fi dezactivate.

Sarcinile vă permit să atribuiți muncă unui sau mai multor angajați, cu o listă de verificare atașată de completat în timpul executării sarcinii. Sarcinile sunt esențiale pentru operațiunile de Servicii pe Teren și sunt utilizate pentru toate tipurile de atribuiri, planificare și monitorizare a muncii.

Notă: Sarcinile sunt esențiale; totul în Servicii pe Teren se învârte în jurul acestora. Înțelegerea completă a sarcinilor este esențială pentru utilizarea eficientă a sistemului.

Pagini de unde poți crea o sarcină

Sarcinile pot fi create din mai multe locuri în sistem, în funcție de fluxul de lucru și preferințe.

1. Pagina Clienți

Navigați la pagina Clienți. Găsiți clientul dorit în listă.
Apăsați pe
iconița creion de lângă numele clientului pentru a deschide panoul lateral al profilului clientului.
Derulați în panou și apăsați
Creează sarcinăDetalii importante:.

Dacă un client are multiple adrese,

trebuie să selectați una specifică pentru sarcină.Când creați o sarcină prin intermediul paginii Clienți, clientul este adăugat automat. Nu
este necesar să fie introdus manual din nou. trebuie să selectați un client manual.
Dacă detaliile unui client necesită editare (de exemplu, numele, informațiile de contact, adresa), faceți clic pe pictograma creionului, actualizați informațiile în panoul lateral și faceți clic pe Salvare.
Pentru a crea un client nou, faceți clic pe pictograma + în secțiunea de clienți, completați câmpurile necesare configurate pentru compania dvs. și faceți clic pe Salvare.

Sfat: Verificați întotdeauna clientul și adresa selectate, mai ales dacă clientul are mai multe adrese, pentru a evita atribuirea greșită a sarcinii.

2. Pagina de Sarcini

Pagina de Sarcini oferă o prezentare detaliată și instrumente de management pentru toate sarcinile.

Puteți:

Vizualizați sarcinile sub formă de listă.
Filtrați sarcinile după stare: Active, Completate, Anulate și Fără Dată.
Căutați sarcini utilizând cuvinte cheie.
- Notă: Doar câmpurile activate pentru căutare în timpul creării câmpului de sarcină pot fi căutate.
Filtrați sarcinile după una sau mai multe stări.
Selectați un interval de date pentru a afișa sarcinile.
Afișați sarcinile filtrate și sortate pe o hartă.

Câmpurile sarcinii afișate includ:

Titlu și Descriere – câmpuri standard. Dacă au fost făcute personalizări (câmpuri adăugate/eliminate/rearanjate), afișarea reflectă acele setări.
Client – clientul asociat sarcinii.
Adresă – adresa clientului asociată sarcinii.
Angajat – angajați desemnați.
Timp programat – ora planificată de începere.
Stare – starea actuală a sarcinii.
Finalizat – afișat doar pentru sarcinile finalizate; afișează ora de finalizare de către angajat.
Setări pentru lucrări recurente – cerc portocaliu cu dunga = sarcină nerecurentă; cerc verde cu bifa = sarcină recurentă.
Acțiuni – opțiuni pentru ștergerea sarcinii.

Sfat: Folosiți filtrele și sortarea pentru a gestiona eficient un număr mare de sarcini.

3. Pagina Calendar

Pagina de Calendar oferă o imagine de ansamblu vizuală a sarcinilor.

Sarcinile atribuite angajaților apar ca celule pe rândul angajatului..
Sarcinile cu dată dar fără un angajat desemnat apar în lista sarcinilor neasignate..
Sarcinile fără o dată programată apar pe lateral sub Sarcini fără dată.

Filtre calendar:

Filtrează după angajat
Filtrează după tipul sarcinii
Selectează marcajele
Selectează stările
Selectează zonele de serviciu

Aplicarea filtrelor: Apasă Caută. Pentru a reseta filtrele, apasă Șterge.
Pentru a îmbunătăți vizualizarea calendarului, ascunde panoul de filtrare făcând clic pe pictograma filtrei deasupra calendarului.

Opțiuni de afișare a calendarului:

Afișează sarcini pentru toți angajații sau doar pentru angajații cu sarcini atribuite.
Opțiuni de afișare: 1 zi, 3 zile, 1 săptămână, 1 lună.
Navighează zilele sau lunile folosind săgețile stânga/dreapta sau selectează o anumită zi prin pictograma calendarului.
Apasă pictograma roată pentru setări suplimentare:
- Afișează sarcini – controlează vizibilitatea sarcinilor în vizualizarea pe 1 zi.
- Mod afișare (ziua) – afișează doar orele de lucru (de exemplu, 8:00–17:00).
- Opțiuni de sortare pentru angajați – alege să afișezi numerele angajaților.
- Sortare – după nume sau număr personal.

Sfat: Ajustează aceste setări pentru claritate când gestionezi multe sarcini simultan.

Crearea unei Sarcini

Clic Creează Sarcină pentru a începe o nouă sarcină.

1. Client (Opțional)

Selectează un client existent sau creează unul nou.
Pentru a selecta, tastează cel puțin 3 litere din numele clientului pentru a căuta.
Alege adresa.
Pentru a edita detaliile clientului, fă clic pe iconița creionului → fă modificările → Salvează.
Pentru a crea un client nou, fă clic pe iconița + → completează câmpurile necesare → Salvează.

Notă: Verifică întotdeauna selectarea clientului și a adresei. Adresele incorecte duc la erori de sarcină.

2. Informații Generale

Completați câmpurile de informații generale (câmpuri personalizate sau standard configurate de compania dumneavoastră).
Ora programată – ora de început a sarcinii. Dacă este lăsată necompletată, sarcina apare în Sarcini fără Dată.
Durata estimată – timpul necesar pentru a finaliza sarcina, utilizat pentru planificare și evitarea suprapunerilor.
Marcaje – marcatori vizuali pentru tipurile de sarcini din calendar.
Competență – selectați competențe predefinite pentru a filtra angajații în timpul repartizării.
Lista de verificare – alegeți o listă de verificare pe care angajatul trebuie să o completeze în timpul sarcinii.

Sfat: Setarea corectă a marcajelor, a competențelor și a listelor de verificare asigură repartizarea corectă a angajaților și urmărirea finalizării sarcinilor.

3. Angajați

Sarcinile pot fi repartizate către unul sau mai mulți angajați.
După selectarea primului angajat, câmpul Angajat Suplimentar apare.
Fiecare angajat suplimentar primește un subtask. Subtask-urile pot avea:
- Timp de început programat separat
- Durată estimată separată
Pentru a elimina angajații suplimentari, faceți clic pe pictograma coș de gunoi de lângă ei.

Exemplu: Pentru evenimente de catering, decoratorii sosesc primii, chelnerii sosesc 2 ore mai târziu, personalul de curățenie seara. Subtask-urile permit programarea precisă.

4. Sarcini Recurente

Sarcinile recurente sunt disponibile numai pentru o sarcină asignată unui singur angajat.
Activează prin Setări Sarcini Recurente casetă de selectare după stabilirea timpului programat.
Alege data de încheiere și tipul de recurență:
- Zilnic – selectează zilele săptămânii (Luni–Duminică).
- Săptămânal – aceeași zi a săptămânii în fiecare săptămână până la data de încheiere.
- La Fiecare 2 Săptămâni – aceeași zi a săptămânii la fiecare 14 zile până la data de încheiere.

Notă: Adăugarea de angajați suplimentari dezactivează recurența pentru acești angajați.
Important: Înainte de începerea execuției sarcinii, poți edita această sarcină sau toate ocaziile viitoare, incluzând: angajatul, lista de verificare, data/ora, notele, abilitățile, etc.

5. Unelte Planificate (Opțional)

Specifică uneltele, echipamentele, sau materialele consumabile necesare pentru finalizarea sarcinii (necesită modulul Inventar).
Uneltele trebuie să fie disponibile în cantitatea corectă pentru angajat.
Notă: Uneltele planificate pot diferi de uneltele efectiv utilizate în tip sau cantitate.

6. Fișiere

Încarcă fotografii sau documente ale clientului.
Alege dacă afișezi sau ascunzi fișierele pentru angajat.

FAQ – Crearea și Atribuirea Sarcinilor

1. De ce nu pot selecta o adresă a clientului?
Un client are mai multe adrese; una trebuie selectată pentru a atribui corect sarcina.

2. Ce se întâmplă dacă clientul nu există?
Folosește pictograma + pentru a crea un nou client și completează câmpurile obligatorii.

3. Pot crea o sarcină fără un client?
Da, câmpul client este opțional. Sarcinile fără client apar în liste și în calendar.

4. De ce nu apare sarcina mea în calendar?
Sarcinile fără oră programată apar în Sarcini fără Dată. Adaugă o oră programată pentru a le afișa în calendar.

5. Cum atribui mai mulți angajați?
Selectează primul angajat → Câmp Angajat Suplimentar apare → adaugă mai mulți angajați → se creează subtasks.

6. Pot atribui sarcini recurente mai multor angajați?
Nu, recurența este disponibilă doar pentru un singur angajat.

7. Ce sunt subtasks?
Subtasks sunt pentru angajați suplimentari, având timp de început, durată și checklist separat.

8. Ce înseamnă cercurile portocalii și verzi?

Cerc portocaliu – nerecurent
Cerc verde cu bifă – recurent

9. Pot edita listele de verificare după crearea sarcinii?
Da, înainte de execuția sarcinii. Subtasks pot avea liste de verificare separate.

10. De ce nu găsește căutarea pe cuvinte cheie sarcina mea?
Căutarea funcționează doar pe câmpurile activate pentru căutare.

11. Cum afișez sarcinile pe hartă?
După filtrare și sortare pe pagina Sarcini, fă clic pe afișare pe hartă.

12. Pot vedea sarcinile tuturor angajaților în calendar?
Da, afișează toți angajații sau doar pe cei cu sarcini atribuite.

13. Cum filtrez sarcinile după marcaje sau tipuri?
Folosește filtre → fă clic pe Căutare.

14. Cum schimb ora programată pentru o subtasks?
Fiecare subtasks poate avea propriul timp de început și durată.

15. Ce se întâmplă dacă șterg angajatul principal?
Sarcina principală este ștearsă. Subtask-urile pot pierde legătura. Șterge mai întâi subtasks dacă este necesar.

16. Cum setez o sarcină recurentă?
Selectează data de început → bifează Setări Locuri de Muncă Recurente → setează data de încheiere și tipul.

17. Pot sarcinile recurente începe în zile diferite pentru angajați diferiți?
Nu. Recurența este legată de un angajat și data de început. Înainte de execuție, poți edita aceasta sarcină sau toate sarcinile viitoare.

18. De ce nu se potrivesc uneltele planificate cu utilizarea reală?
Uneltele planificate sunt recomandări; utilizarea reală poate varia.

19. Cum atașez fișiere?
Încarcă fișierele → alege dacă să le afișezi/ascunzi față de angajat.

20. Cum editez informațiile clientului după crearea unei sarcini?
Fă clic pe pictograma creion → editează → Salvează.

21. Cum specific durata estimată?
Folosește Durata estimată pentru a planifica și a evita suprapunerile.

22. Cum pot vedea sarcinile finalizate?
Filtrează după Finalizate; timpul de completare apare în coloana Finalizate.

23. Pot avea mai mulți angajați liste diferite de verificare și timpuri diferite?
Da, prin subtasks.

24. Ce se întâmplă dacă o sarcină nu este vizibilă după filtrarea calendarului?
Verifică toate filtrele. Sarcinile fără timp programat apar în Sarcini fără dată.

25. Cum programez mai mulți angajați în aceeași zi?
Folosește subtasks cu ore de început și durate diferite.

26. Pot edita sarcinile recurente după crearea lor?
Da, înainte de execuție, orice câmp poate fi editat: angajat, lista de verificare, dată/oră, semne, abilități.

27. Poate o sarcină să aibă mai multe liste de verificare?
Da, subtasks pot avea liste de verificare diferite.

28. Ce se întâmplă dacă nu setez un timp programat?
Sarcina apare în Sarcini fără dată și nu este afișată într-o zi specifică în calendar.