Креирање и Доделување Задачи

Задачи се централниот модул во Field Service режим и не можат да бидат исклучени.

Задачите ви дозволуваат да доделите работа на еден или повеќе вработени, со приложена чек-листа што треба да се заврши за време на извршување на задачата. Задачите се централни во Field Service операциите и се користат за сите типови на задачи, планирање и следење на работата.

Забелешка: Задачите се од суштинско значење; сè во Field Service се врти околу нив. Целосното разбирање на задачите е критично за ефикасно користење на системот.

Страни каде што можете да креирате задача

Задачите може да се создадат од повеќе места во системот, во зависност од работниот тек и преференциите.

1. Страна на клиенти

Навигирајте на страната Клиенти.
Најдете го саканиот клиент во листата.
Кликнете на иконата на молив до името на клиентот за да го отворите страничниот панел на профилот на клиентот.
Прелистајте надолу во панелот и кликнете “Создај задача.

Важни детали:

Ако клиентот има повеќе адреси, треба да изберете една специфична адреса за задачата.
Кога креирате задача преку страницата за клиенти, клиентот автоматски се додава. Вие не треба рачно да одбирате клиент.
Ако треба да се менуваат податоци на клиентот (на пр., име, контакт информации, адреса), кликнете на иконата со молив, ажурирајте ги информациите во страничниот панел и кликнете на Зачувај.
За да креирате нов клиент, кликнете на + иконата во секцијата за клиенти, пополнете ги неопходните полиња конфигурирани за вашата компанија и кликнете на Зачувај.

Совет: Секогаш проверајте го избраниот клиент и адресата, особено ако клиентот има повеќе адреси, за да избегнете погрешно доделување на задачата.

2. Страница за задачи

Страницата за Задачи обезбедува детален преглед и алатки за управување со сите задачи.

Можете да:

Прегледувате задачи како листа.
Филтрирате задачи по статус: Активни, Завршени, Откажани и Без Датум.
Барате задачи користејќи клучни зборови.
- Забелешка: Само полињата овозможени за пребарување при креирање на полиња за задачи можат да се пребаруваат.
Филтрирајте задачи по еден или повеќе статуси.
Одберите дијапазон на дати за прикажување на задачите.
Прикажете филтрирани и сортирани задачи на мапа.

Прикажаните полиња за задачи вклучуваат:

Наслов и Опис – стандардни полиња. Ако е направена прилагодување (додадени/отстранети/преуредени полиња), приказот ги одразува тие поставки.
Клиент – клиентот поврзан со задачата.
Адреса – адресата на клиентот поврзана со задачата.
Вработен – доделен(и) вработен(и).
Закажано време – планирано време на почеток.
Статус – тековен статус на задачата.
Завршено – прикажано само за завршени задачи; го прикажува времето на завршувањето од страна на вработениот.
Поставки за повторливи задачи – портокалово кружно со пречка = неповторлива задача; зелено кружно со штикла = повторлива задача.
Акции – опции за бришење на задачата.

Совет: Користете филтри и сортирање за ефикасно управување со голем број задачи.

3. Страница за Календар

Календарот Календар обезбедува визуелен преглед на задачите.

Задачите доделени на вработените се појавуваат како ќелии на редот на вработените.
Задачи со датум но без доделен вработен се појавува во списокот на неодредени задачи.
Задачите без закажан датум се појавуваат на страна под Задачи без датум.

Филтри на календарот:

Филтрирај по вработен
Филтрирај по тип на задача
Избери ознаки
Избери статуси
Избери сервисни области

Применување на филтри: Кликни Пребарај. За да ги ресетирате филтрите, кликнете Избриши.
За да го подобрите прегледот на календарот, скријте го панелот за филтри со кликање на иконата за филтер над календарот.

Опции за приказ на календарот:

Прикажи задачи за сите вработени или само за вработените со доделени задачи.
Опции за приказ: 1 ден, 3 дена, 1 недела, 1 месец.
Движете се низ дните или месеците користејќи ги стрелките лево/десно или изберете специфичен ден преку икона за календар.
Кликнете на иконата на запчаник за дополнителни подесувања:
- Прикажи задачи – контролира видливост на задачите во 1-дневен преглед.
- Режим на приказ (ден) – прикажува само работни часови (на пр., 8:00–17:00).
- Опции за сортирање на вработени – изберете да прикажете број на вработени.
- Сортирај – по име или личен број.

Совет: Прилагодете ги овие подесувања за јасност при управување со многу задачи истовремено.

Креирање задача

Кликнете Креирај задача за да започнете нова задача.

1. Клиент (опционално)

Изберете постоечки клиент или создадете нов.
За избор, внесете најмалку 3 букви од името на клиентот за пребарување.
Изберете точна адреса.
За уредување на податоците на клиентот, кликнете на иконата за молив → направете промени → Зачувај.
За да креирате нов клиент, кликнете на + иконата → пополнете ги потребните полиња → Зачувај.

Забелешка: Секогаш проверувајте го изборот на клиент и адреса. Неточни адреси водат до грешки во задачите.

2. Општи информации

Пополнете ги полињата за општи информации (прилагодени или стандардни полиња кои вашата компанија ги конфигурирала).
Закажано време – почетно време на задачата. Доколку остане празно, задачата се прикажува во Задачи без Датум.
Проценето времетраење – времето потребно за завршување на задачата, се користи за планирање и избегнување преклопувања.
Марки – визуелни маркери за типовите на задачи на календарот.
Вештина – изберете однапред дефинирани вештини за филтрирање на вработени при доделувањето.
Контролна листа – изберете контролна листа која вработениот треба да ја заврши за време на задачата.

Совет: Точно поставување на марките, вештините и контролните листи обезбедува правилно доделување на вработени и следење на завршувањето на задачите.

3. Вработени

Задачите може да бидат доделени на еден или повеќе вработени.
Откако ќе го изберете првиот вработен, Дополнителен Вработен полето се појавува.
Секој дополнителен вработен добива подзадача. Подзадачите може да имаат:
- Одделно закажано време за почеток
- Одделно проценето времетраење
За да ги отстраните дополнителните вработени, кликнете на иконата за корпа покрај нив.

Пример: За кетеринг настани, декораторите пристигнуваат први, келнерите доаѓаат 2 часа подоцна, а персоналот за чистење навечер. Подзадачите овозможуваат прецизно закажување.

4. Повторливи Задачи

Повторливите задачи се достапни само за задача доделена на еден вработен.
Овозможете преку Поставки за Повторливи Работи со штиклирање откако ќе го поставите закажаното време.
Изберете датум на завршување и тип на повторување:
- Дневно – изберете работни денови (понеделник–недела).
- Неделно – истиот ден од неделата секоја недела до крајниот датум.
- Секои 2 недели – истиот ден од неделата на секои 14 дена до крајниот датум.

Напомена: Додавањето на дополнителни вработени ја исклучува повторливоста за екстра вработените.
Важно: Пред да започне извршувањето на задачата, можете да ја измените оваа задача или сите идни појавувања, вклучувајќи: вработен, контролна листа, датум/време, ознаки, вештини и сл.

5. Планирани Алатки (Изборно)

Наведете потребни алатки, опрема или потрошни материјали за завршување на задачата (потребен е модул за инвентар).
Алатките мора да бидат достапни во соодветна количина за вработениот.
Забелешка: Планираните алатки може да се разликуваат од всушност користените по тип или количина.

6. Датотеки

Поставете клиентски фотографии или документи.
Одберете дали да покажете или скриете датотеки од вработениот.

ЧПП – Креирање и Доделување на Задачи

1. Зошто не можам да изберам адреса на клиент?
Клиентот има повеќе адреси; мора да се избере една за да се додели задачата правилно.

2. Што ако клиентот не постои?
Користете ја иконата + за да креирате нов клиент и пополнете ги потребните полиња.

3. Може ли да креирам задача без клиент?
Да, полето за клиент е изборно. Задачите без клиент се појавуваат во листи и на календарот.

4. Зошто не се појавува мојата задача на календарот?
Задачите без закажано време се појавуваат во Задачи без датум. Додајте закажано време за да се прикаже на календарот.

5. Како да доделам повеќе вработени?
Изберете прв вработен → Дополнителен вработен полето се појавува → додајте повеќе вработени → се создаваат подзадачи.

6. Може ли повторувачките задачи да бидат доделени на повеќе вработени?
Не, повторувањето е достапно само за еден вработен.

7. Што се подзадачи?
Подзадачите се за дополнителни вработени со одделно почетно време, траење и проверна листа.

8. Што значат портокаловите и зелените кругови?

Портокалов круг – неповторувачки
Зелен круг со штикла – повторувачки

9. Можам ли да уредувам проверни листи по креирањето на задача?
Да, пред извршување на задачата. Подзадачите можат да имаат одделни проверни листи.

10. Зошто пребарувањето по клучни зборови не ја наоѓа мојата задача?
Пребарувањето работи само на полиња овозможени за пребарување.

11. Како да ги прикажам задачите на мапата?
По филтрирање и сортирање на страницата со задачи, кликнете прикажи на мапа.

12. Можам ли да ги видам задачите за сите вработени на календарот?
Да, прикажете сите вработени или само тие со доделени задачи.

13. Како да ги филтрирам задачите според ознаки или типови?
Користете филтри → кликнете Пребарај.

14. Како да го променам планираното време за подзадача?
Секоја подзадача може да има свое почетно време и траење.

15. Што се случува ако го избришам главниот вработен?
Главната задача се брише. Подзадачите може да ја изгубат врската. Избришете ги подзадачите прво ако е потребно.

16. Како да поставам повторувачка задача?
Изберете почетен датум → проверете Подесувања за повторувачки задачи → поставете краен датум и тип.

17. Може ли повторливите задачи да започнат на различни денови за различни вработени?
Не. Повторливоста е поврзана со еден вработен и датум на започнување. Пред извршување, можете да ја изменувате оваа или сите идни задачи.

18. Зошто планираните алатки не се совпаѓаат со реалната употреба?
Планираните алатки се препораки; реалната употреба може да биде различна.

19. Како да прикачам документи?
Внесете документи → изберете дали да ги прикажете/скриете од вработениот.

20. Како да ја изменам информацијата за клиентот после создавањето на задачата?
Кликнете на иконата со моливче → изменете → Зачувај.

21. Како да ја одредам проценетата должина?
Користете го полето Проценета должина за планирање и избегнување преклопувања.

22. Како можам да ги прегледам завршените задачи?
Филтрирајте по Завршени; времето на завршување се појавува во колоната Завршени.

23. Може ли повеќе вработени да имаат различни листи и времиња?
Да, преку потзадачи.

24. Што ако задача не е видлива по филтрирање на календарот?
Проверете ги сите филтри. Задачите без договорено време се појавуваат во Задачи без Датум.

25. Како да планирам повеќе вработени за истиот ден?
Користете потзадачи со различни почетни времиња и должини.

26. Може ли да изменувам повторливи задачи по нивното создавање?
Да, пред извршување, секое поле може да биде изменето: вработен, листа, датум/време, ознаки, вештини.

27. Може ли задачата да има повеќе контролни листи?
Да, подзадачите можат да имаат различни контролни листи.

28. Што ќе се случи ако не поставам закажано време?
Задачата се појавува во Задачи без Датум и не се прикажува на одреден ден во календарот.