Feladatok létrehozása és kiosztása

Feladatok a fő modul a Field Service módban és nem tilthatók le.

A feladatok lehetővé teszik, hogy munkát rendeljen hozzá egy vagy több alkalmazotthoz, egy mellékelt ellenőrzőlista segítségével, amelyet a feladat végrehajtása során kell teljesíteni. A feladatok központi szerepet játszanak a Field Service műveletekben, és mindenféle megbízás, tervezés és munka követésére használják őket.

Megjegyzés: A feladatok elengedhetetlenek; minden a Field Service-ben körülöttük forog. A feladatok teljes megértése kulcsfontosságú a rendszer hatékony használatához.

Oldalak, ahol létrehozhat feladatot

A feladatok a rendszer több helyéről is létrehozhatók, a munkafolyamattól és a preferenciáktól függően.

1. Ügyfelek oldal

Navigáljon az Ügyfelek oldalra.
Keresse meg a kívánt ügyfelet a listában.
Kattintson a ceruza ikonra az ügyfél neve mellett, hogy megnyissa az ügyfélprofil oldalsó paneljét.
Görgessen le a panelen, és kattintson a Feladat létrehozása.

Fontos részletek:

Ha egy ügyfélnek több címe van, akkor ki kell választania egy meghatározott címet a feladathoz.
Amikor létrehoz egy feladatot az Ügyfelek oldalon keresztül, az ügyfél automatikusan hozzáadódik. Nem kell manuálisan kiválasztania az ügyfelet.
Ha bármilyen ügyféladatot módosítani kell (például név, elérhetőségek, cím), kattintson a ceruza ikonra, frissítse az információkat az oldalsó panelen, és kattintson a Mentés.
gombra. Új ügyfél létrehozásához kattintson a + ikonra az ügyfél szekcióban, töltse ki a szükséges mezőket, amelyeket a cégénél konfiguráltak, majd kattintson a Mentés.

gombra. Tipp: Mindig ellenőrizze le a kiválasztott ügyfelet és címet, különösen akkor, ha az ügyfélnek több címe van, hogy elkerülje a feladat helytelen hozzárendelését.

2. Feladatok Oldal

A Feladatok oldal részletes áttekintést és kezelőeszközöket biztosít minden feladathoz.

Lehetősége van:

A feladatokat listaként megtekinteni.
Feladatokat státusz szerint szűrni: Aktív, Befejezett, Törölt és Dátum nélküli.
kulcsszavakkal feladatokat keresni.
- Megjegyzés: Csak azok a mezők kereshetők, amelyeket a feladatmezők létrehozásakor kereshetővé tettek.
Feladatokat egy vagy több státusz.
szerint szűrni.Időintervallumot kiválasztani a feladatok megjelenítéséhez.
A szűrt és rendezett feladatokat egy térkép.

A megjelenített feladatmezők tartalmazzák:

Cím és Leírás– alapértelmezett mezők. Ha testreszabás történt (mezők hozzáadás/eltávolítás/átrendezés), a megjelenés ezeket a beállításokat tükrözi.
Ügyfél– a feladathoz kapcsolódó ügyfél.
Cím– az ügyfél címe, amely a feladathoz tartozik.
Alkalmazott– kijelölt alkalmazott(ak).
Ütemezett idő– tervezett kezdési idő.
Állapot– aktuális feladatállapot.
Elvégzett– csak a befejezett feladatok esetén jelenik meg; mutatja az alkalmazott által rögzített befejezési időt.
Ismétlődő munkák beállításai– narancssárga kör csíkkal = nem ismétlődő feladat; zöld kör pipa jellel = ismétlődő feladat.
Műveletek– lehetőségek a feladat törlésére.

Tipp: Használja a szűrőket és a rendezést a nagyszámú feladat hatékony kezelése érdekében.

3. Naptár Oldal

A Naptár vizuális áttekintést nyújt a feladatokról.

Az alkalmazottakhoz rendelt feladatok cellák formájában jelennek meg az alkalmazott sorában..
Feladatok dátummal, de az alkalmazott hozzárendelése nélkül megjelenik a nem hozzárendelt feladatok listájában.
Az ütemezett dátummal nem rendelkező feladatok oldalt, a következő alatt jelennek meg: Dátum nélküli feladatok.

Naptár szűrők:

Szűrés alkalmazott szerint
Szűrés feladat típusa szerint
Kiválasztás jelek
Kiválasztás státuszok
Kiválasztás szolgáltatási területek

Szűrők alkalmazása: Kattintás Keresés. A szűrők visszaállításához kattintson a Törlés.
A naptár nézet javítása érdekében rejtsd el a szűrő panelt úgy, hogy rákattintasz a szűrő ikonra a naptár fölött.

Naptár megjelenítési opciók:

Feladatok megjelenítése összes alkalmazott vagy csak azok az alkalmazottak, akikhez feladatok vannak hozzárendelve.
Megjelenítési opciók: 1 nap, 3 nap, 1 hét, 1 hónap.
Napok vagy hónapok navigálása a bal/jobb nyilakkal vagy válasszon ki egy adott napot a naptár ikon.
Kattints a fogaskerék ikonra további beállításokért:
- Feladatok megjelenítése – vezérli a feladatok láthatóságát az 1 napos nézetben.
- Megjelenítési mód (nap) – csak a munkaidő megjelenítése (pl. 8:00–17:00).
- Munkavállalók rendezési lehetőségei – válaszd a munkavállalói számok megjelenítését.
- Rendezés – név vagy személyi szám alapján.

Tipp: Állítsd be ezeket a beállításokat a világosabb átláthatóságért, ha egyszerre sok feladatot kezelsz.

Feladat létrehozása

Kattints a Feladat létrehozása gombra új feladat indításához.

1. Ügyfél (Opcionális)

Válassz ki egy meglévő ügyfelet vagy hozz létre újat.
A kiválasztáshoz írj be legalább 3 betűt az ügyfél neve alapján keresve.
Válaszd ki a megfelelő címet.
Az ügyféladatok szerkesztéséhez kattints a ceruza ikonra → végezz változtatásokat → Mentés.
Új ügyfél létrehozásához kattints a + ikonra → töltsd ki a szükséges mezőket → Mentés.

Megjegyzés: Mindig ellenőrizd az ügyfél és cím kiválasztását. A helytelen címek feladat hibákhoz vezetnek.

2. Általános információk

Töltsd ki az általános információs mezőket (egyedi vagy szabványos mezők, amelyeket a cég konfigurált).
Ütemezett idő – a feladat kezdési időpontja. Ha üresen hagyod, a feladat megjelenik a Dátum nélküli feladatok.
Becsült időtartam – a feladat elvégzéséhez szükséges idő, a tervezéshez és az átfedések elkerüléséhez.
Jelölők – vizuális jelölők a feladattípusokhoz a naptáron.
Képesség – válassz előre definiált képességeket az alkalmazottak szűréséhez a kiosztás során.
Ellenőrzőlista – válassz egy ellenőrzőlistát, amelyet az alkalmazottnak a feladat során teljesítenie kell.

Tipp: A jelölők, képességek és ellenőrzőlisták megfelelő beállítása biztosítja a helyes alkalmazotti kiosztást és a feladat elvégzésének követését.

3. Alkalmazottak

A feladatok kioszthatók egy vagy több alkalmazottnak.
Az első alkalmazott kiválasztása után a További alkalmazott mező jelenik meg.
Minden további alkalmazott kap egy részfeladatot. A részfeladatok rendelkezhetnek:
- Külön ütemezett kezdési idővel
- Külön becsült időtartammal
További alkalmazottak eltávolításához kattintson a szemetes ikonra mellettük.

Példa: Rendezvények esetén a dekorátorok érkeznek elsőként, a pincérek 2 órával később, a takarító személyzet pedig este. A részfeladatok lehetővé teszik a pontos ütemezést.

4. Ismétlődő feladatok

Az ismétlődő feladatok csak olyan feladatok esetén érhetők el, amelyek egyetlen alkalmazotthoz vannak rendelve.
Engedélyezze a Ismétlődő Feladatok Beállításaiban jelölőnégyzetet az ütemezett idő beállítása után.
Válassza ki a befejezési dátumot és az ismétlődés típusát:
- Napi – válassza a hét napjait (hétfőtől vasárnapig).
- Heti – ugyanaz a hétköznap minden héten a befejezési dátumig.
- Kéthetente – ugyanaz a hétköznap minden 14. napon a befejezési dátumig.

Megjegyzés: További alkalmazottak hozzáadása letiltja az ismétlődést a többi alkalmazottra.
Fontos: Mielőtt a feladatvégrehajtás megkezdődik, szerkesztheti ezt a feladatot vagy az összes jövőbeni előfordulását, beleértve: alkalmazott, ellenőrzőlista, dátum/idő, jelölések, készségek, stb.

5. Tervezett Eszközök (Opcionális)

Adja meg a feladatvégzéshez szükséges eszközöket, berendezéseket vagy fogyóeszközöket (szükséges a Készletkezelő modul).
Az eszközöknek elérhetőeknek kell lenniük megfelelő mennyiségben az alkalmazott számára.
Megjegyzés: A tervezett eszközök eltérhetnek a ténylegesen használt eszközöktől típusban vagy mennyiségben.

6. Fájlok

Töltsön fel ügyfélfotókat vagy dokumentumokat.
Válassza ki, hogy mutassa vagy rejtse el a fájlokat az alkalmazott elől.

GYIK – Feladatok létrehozása és kiosztása

1. Miért nem tudok ügyfélcímet választani?
Az ügyfélnek több címe van; egyet ki kell választani a feladat helyes kiosztásához.

2. Mi van, ha az ügyfél nem létezik?
Használja a + ikon-t új ügyfél létrehozásához és a szükséges mezők kitöltéséhez.

3. Létrehozhatok feladatot ügyfél nélkül?
Igen, az ügyfél mező opcionális. Az ügyfél nélküli feladatok megjelennek a listákban és a naptárban.

4. Miért nem jelenik meg a feladatom a naptáron?
Az időpont nélkül tervezett feladatok megjelennek a Dátum nélküli feladatok-ban. Adjon meg egy ütemezett időpontot, hogy megjelenjen a naptáron.

5. Hogyan rendelhetek több alkalmazottat?
Válaszd ki az első munkavállalót → További munkavállaló mező jelenik meg → adj hozzá több munkavállalót → alfeladatok jönnek létre.

6. Lehet ismétlődő feladatokat több munkavállalónak kijelölni?
Nem, az ismétlődés csak egyetlen munkavállalóra vonatkozik.

7. Mik azok az alfeladatok?
Az alfeladatok több munkavállalóhoz tartoznak, külön kezdési idővel, időtartammal és ellenőrzőlistával.

8. Mit jelentenek a narancssárga és zöld körök?

Narancssárga kör – nem ismétlődő
Zöld kör pipával – ismétlődő

9. Szerkeszthetem az ellenőrzőlistákat a feladat létrehozása után?
Igen, a feladat végrehajtása előtt. Az alfeladatoknak külön ellenőrzőlistája lehet.

10. Miért nem találja meg a kulcsszó keresés a feladatomat?
A keresés csak a keresésre engedélyezett mezőkben működik.

11. Hogyan jeleníthetem meg a feladatokat a térképen?
A Feladatok oldalon történő szűrés és rendezés után kattints a térképen megjelenítés.

12. Láthatom a naptárban az összes munkavállaló feladatait?
Igen, jeleníts meg minden munkavállalót vagy csak azokat, akiknek feladat van kijelölve.

13. Hogyan szűrhetem a feladatokat címkék vagy típusok szerint?
Használj szűrőket → kattints a Keresés.

14. Hogyan változtathatom meg az alfeladat ütemezett idejét?
Minden alfeladatnak lehet saját kezdési időpontja és időtartama.

15. Mi történik, ha törlöm a fő munkavállalót?
A fő feladat törlésre kerül. Az alfeladatok elveszíthetik a kapcsolatukat. Szükség esetén először töröld az alfeladatokat.

16. Hogyan állíthatok be ismétlődő feladatot?
Válaszd ki a kezdési dátumot → jelöld meg a Ismétlődő munkák beállításai → állítsd be a befejezési dátumot és típust.

17. Kezdhetnek ismétlődő feladatokat különböző napokon különböző alkalmazottak?
Nem. Az ismétlődés egy alkalmazotthoz és kezdési dátumhoz van kötve. Végrehajtás előtt módosíthatod ezt, vagy az összes jövőbeli feladatot.

18. Miért nem egyeznek a tervezett eszközök a tényleges használattal?
A tervezett eszközök ajánlások; a tényleges használat eltérhet.

19. Hogyan csatoljak fájlokat?
Töltsd fel a fájlokat → válaszd ki, hogy megjelenítsd vagy elrejtsd őket az alkalmazott elől.

20. Hogyan szerkesszem az ügyfél adatait a feladat létrehozása után?
Kattints a ceruza ikonra → szerkesztés → Mentés.

21. Hogyan adhatom meg a becsült időtartamot?
Használja a Becsült időtartam mezőt a tervezéshez és az átfedések elkerüléséhez.

22. Hogyan tekinthetem meg a befejezett feladatokat?
Szűrj a Befejezett feladatokra; a befejezési idő megjelenik a Befejezett oszlopban.

23. Lehet-e több alkalmazottnak különböző ellenőrzőlistája és időpontja?
Igen, alfeladatokkal.

24. Mi van, ha egy feladat nem látható a naptár szűrése után?
Ellenőrizd az összes szűrőt. Az időponthoz nem kötött feladatok a Dátum nélküli feladatok.

25. Hogyan ütemezhetek több alkalmazottat ugyanarra a napra?
Használj alfeladatokat különböző kezdési időpontokkal és időtartamokkal.

26. Szerkeszthetem-e az ismétlődő feladatokat létrehozás után?
Igen, végrehajtás előtt bármelyik mező szerkeszthető: alkalmazott, ellenőrzőlista, dátum/idő, jelölések, készségek.

27. Lehet egy feladatnak több ellenőrzőlistája?
Igen, az alfeladatoknak lehetnek különböző ellenőrzőlistái.

28. Mi történik, ha nem állítok be ütemezett időpontot?
A feladat megjelenik Dátum nélküli feladatok részen, és nem jelenik meg a naptár egy adott napján.