Izrada i dodjeljivanje zadataka

Zadaci su osnovni modul u načinu Rada na terenu i ne mogu se onemogućiti.

Zadaci vam omogućuju dodjeljivanje posla jednom ili više zaposlenika, uz priloženu kontrolnu listu koju treba ispuniti tijekom izvršavanja zadatka. Zadaci su središnji dio operacija na terenu i koriste se za sve vrste zadataka, planiranje i praćenje rada.

Napomena: Zadaci su ključni; sve u radu na terenu vrti se oko njih. Potpuno razumijevanje zadataka ključno je za učinkovito korištenje sustava.

Stranice na kojima možete stvoriti zadatak

Zadaci se mogu kreirati s više mjesta u sustavu, ovisno o tijeku rada i preferencijama.

1. Stranica Klijenti

Navigirajte do stranice Klijenti.
Pronađite željenog klijenta na popisu.
Kliknite ikonu olovke pokraj imena klijenta kako biste otvorili bočnu ploču profila klijenta.
Pomaknite se dolje na ploči i kliknite Stvori zadatak.

Važne pojedinosti:

Ako klijent ima više adresa, morate odabrati jednu specifičnu adresu za zadatak.
Kada kreirate zadatak putem stranice Klijenti, klijent se automatski dodaje. Vi ne morate ručno odabrati klijenta.
Ako bilo koji detalji klijenta trebaju uređivanje (npr. ime, kontakt podaci, adresa), kliknite ikonu olovke, ažurirajte informacije u bočnom panelu i kliknite Spremi.
Za kreiranje novog klijenta, kliknite na ikonu + u odjeljku za klijente, ispunite potrebna polja konfigurirana za vašu tvrtku i kliknite Spremi.

Savjet: Uvijek dvaput provjerite odabranog klijenta i adresu, posebno ako klijent ima više adresa, kako biste izbjegli pogrešno dodjeljivanje zadatka.

2. Stranica Zadataka

Stranica Zadaci pruža detaljan pregled i alate za upravljanje svim zadacima.

Možete:

Pregledavati zadatke kao popis.
Filtrirati zadatke prema statusu: Aktivno, Dovršeno, Otkazano i Bez datuma.
Pretraživati zadatke pomoću ključnih riječi.
- Napomena: Samo polja omogućena za pretragu tijekom kreiranja polja zadataka mogu se pretraživati.
Filtrirati zadatke prema jednom ili više statusa.
Odabrati raspon datuma za prikaz zadataka.
Prikazati filtrirane i sortirane zadatke na karta.

Prikazana polja zadatka uključuju:

Naslov i Opis – standardna polja. Ako su napravljene prilagodbe (dodana/uklonjena/promijenjen redoslijed polja), prikaz odražava te postavke.
Klijent – klijent povezan sa zadatkom.
Adresa – adresa klijenta povezana sa zadatkom.
Zaposlenik – dodijeljeni zaposlenik/zaposlenici.
Zakazano vrijeme – planirano vrijeme početka.
Status – trenutni status zadatka.
Dovršeno – prikazuje se samo za dovršene zadatke; prikazuje vrijeme dovršenja od strane zaposlenika.
Postavke za ponavljajuće poslove – narančasti krug s prugom = jednokratni zadatak; zeleni krug s kvačicom = ponavljajući zadatak.
Akcije – opcije za brisanje zadatka.

Savjet: Koristite filtre i sortiranje za učinkovito upravljanje velikim brojem zadataka.

3. Stranica kalendara

“Kalendar” pruža vizualni pregled zadataka.

Zadaci dodijeljeni zaposlenicima prikazuju se kao ćelije u retku zaposlenika..
Zadaci s datumom, ali bez dodijeljenog zaposlenika. pojavljuju se u popisu nezadanih zadataka.
Zadaci bez zakazanog datuma pojavljuju se sa strane pod Zadaci bez datuma.

Filteri kalendara:

Filtriranje po zaposleniku
Filtriranje po vrsti zadatka
Odabir oznaka
Odabir statusa
Odabir područja usluga

Primjena filtera: Kliknite Pretraži. Za poništavanje filtera, kliknite Očisti.
Za poboljšanje prikaza kalendara, sakrijte panel s filterima klikom na ikonu filtera iznad kalendara.

Opcije prikaza kalendara:

Prikaz zadataka za sve zaposlenike ili samo zaposlenike s dodijeljenim zadacima.
Opcije prikaza: 1 dan, 3 dana, 1 tjedan, 1 mjesec.
Kretanje kroz dan ili mjesec uz pomoć strelica lijevo/desno ili odaberite određeni dan putem ikona kalendara.
Kliknite na ikonu zupčanika za dodatne postavke:
- Prikaz zadataka – upravlja vidljivošću zadataka u jednodnevnom prikazu.
- Način prikaza (dan) – prikazuje samo radne sate (npr., 8:00–17:00).
- Opcije sortiranja za zaposlenike – odaberite prikaz brojeva zaposlenika.
- Sortiraj – prema imenu ili osobnom broju.

Savjet: Prilagodite ove postavke za jasnoću pri upravljanju mnogobrojnim zadacima istovremeno.

Izrada zadatka

Kliknite na Izradi zadatak za početak novog zadatka.

1. Klijent (Neobavezno)

Odaberite postojećeg klijenta ili kreirajte novog.
Za odabir, upišite najmanje 3 slova imena klijenta za pretragu.
Odaberite točnu adresu.
Za uređivanje detalja klijenta, kliknite na ikonu olovke → izvršite promjene → Spremi.
Za kreiranje novog klijenta, kliknite na + ikonu → ispunite potrebna polja → Spremi.

Napomena: Uvijek provjerite odabir klijenta i adrese. Netočne adrese dovode do pogrešaka u zadacima.

2. Opće informacije

Ispunite polja za opće informacije (prilagođena ili standardna polja koja je vaša tvrtka konfigurirala).
Planirano vrijeme – vrijeme početka zadatka. Ako ostane prazno, zadatak se pojavljuje u Zadaci bez datuma.
Procijenjeno trajanje – vrijeme potrebno za dovršetak zadatka, koristi se za planiranje i izbjegavanje preklapanja.
Oznake – vizualne oznake za vrste zadataka na kalendaru.
Vještina – odaberite unaprijed definirane vještine za filtriranje zaposlenika tijekom dodjele.
Kontrolni popis – odaberite kontrolni popis koji će zaposlenik ispuniti tijekom zadatka.

Savjet: Pravilno postavljanje oznaka, vještina i kontrolnih popisa osigurava pravilno dodjeljivanje zaposlenika i praćenje dovršetka zadataka.

3. Zaposlenici

Zadaci se mogu dodijeliti jednom ili više zaposlenika.
Nakon odabira prvog zaposlenika, Dodatni zaposlenik polje se pojavljuje.
Svaki dodatni zaposlenik prima podzadatak. Podzadaci mogu imati:
- Odvojeno zakazano vrijeme početka
- Odvojeno procijenjeno trajanje
Za uklanjanje dodatnih zaposlenika, kliknite ikonu koša za smeće pored njih.

Primjer: Za događaje s cateringom, dekorateri stižu prvi, konobari dolaze 2 sata kasnije, a osoblje za čišćenje uvečer. Podzadaci omogućuju precizno zakazivanje.

4. Ponavljajući zadaci

Ponavljajući zadaci su dostupni samo za zadatak dodijeljen jednom zaposleniku.
Omogućite putem Postavke ponavljajućih poslova kvačica nakon postavljanja zakazanog vremena.
Odaberite datum završetka i vrstu ponavljanja:
- Dnevno – odaberite dane u tjednu (ponedjeljak–nedjelja).
- Tjedno – isti dan u tjednu svake tjedna do datuma završetka.
- Svakih 2 tjedna – isti dan svakih 14 dana do datuma završetka.

Napomena: Dodavanje dodatnih zaposlenika onemogućuje ponavljanje za dodatne zaposlenike.
Važno: Prije nego što započne izvršavanje zadatka, možete urediti ovaj zadatak ili sve buduće događaje, uključujući: zaposlenik, kontrolni popis, datum/vrijeme, ocjene, vještine, itd.

5. Planirano Alati (Neobavezno)

Navedite potrebne alate, opremu ili potrošni materijal za izvršenje zadatka (potrebni su modul Inventara).
Alati moraju biti dostupni u točnoj količini za zaposlenika.
Napomena: Planirani alati mogu se razlikovati od stvarno korištenih alata po vrsti ili količini.

6. Datoteke

Otpremite fotografije ili dokumente klijenta.
Odaberite želite li prikazati ili sakriti datoteke zaposleniku.

Česta pitanja – Kreiranje i dodjeljivanje zadataka

1. Zašto ne mogu odabrati adresu klijenta?
Klijent ima više adresa; jedna mora biti odabrana da bi se zadatak pravilno dodijelio.

2. Što ako klijent ne postoji?
Upotrijebite + ikonu za kreiranje novog klijenta i ispunjavanje potrebnih polja.

3. Mogu li kreirati zadatak bez klijenta?
Da, polje za klijenta je opcionalno. Zadaci bez klijenta pojavljuju se na popisima i kalendaru.

4. Zašto se moj zadatak ne prikazuje na kalendaru?
Zadaci bez zakazanog vremena pojavljuju se u Zadaci bez datuma. Dodajte zakazano vrijeme kako bi se prikazivali na kalendaru.

5. Kako da dodijelim više zaposlenika?
Odaberite prvog zaposlenika → Dodatni zaposlenik polje se pojavljuje → dodajte više zaposlenika → kreiraju se podzadaci.

6. Mogu li se ponavljajući zadaci dodijeliti više zaposlenika?
Ne, ponavljanje je dostupno samo za jednog zaposlenika.

7. Što su podzadaci?
Podzadaci su za dodatne zaposlenike s posebnim vremenom početka, trajanjem i kontrolnim popisom.

8. Što znače narančasti i zeleni krugovi?

Narančasti krug – neponavljajući
Zeleni krug sa kvačicom – ponavljajući

9. Mogu li urediti kontrolne popise nakon kreiranja zadatka?
Da, prije izvršenja zadatka. Podzadaci mogu imati zasebne kontrolne popise.

10. Zašto pretraga po ključnim riječima ne pronalazi moj zadatak?
Pretraga radi samo na poljima omogućena za pretragu.

11. Kako prikazati zadatke na karti?
Nakon filtriranja i sortiranja na stranici zadataka, kliknite prikaz na karti.

12. Mogu li vidjeti zadatke za sve zaposlenike na kalendaru?
Da, možete prikazati sve zaposlenike ili samo one s dodijeljenim zadacima.

13. Kako filtrirati zadatke prema oznakama ili vrstama?
Koristite filtere → kliknite Pretraga.

14. Kako promijeniti zakazano vrijeme za podzadatak?
Svaki podzadatak može imati svoje vrijeme početka i trajanje.

15. Što se događa ako izbrišem glavnog zaposlenika?
Glavni zadatak je izbrisan. Podzadaci mogu izgubiti povezanost. Izbrišite podzadatke prvo ako je potrebno.

16. Kako postaviti ponavljajući zadatak?
Odaberite datum početka → označite Postavke ponavljajućih zadataka → postavite datum završetka i vrstu.

17. Mogu li ponavljajući zadaci početi različite dane za različite zaposlenike?
Ne. Ponavljanje je povezano s jednim zaposlenikom i datumom početka. Prije izvršavanja, možete urediti ovaj ili sve buduće zadatke.

18. Zašto planirani alati ne odgovaraju stvarnoj upotrebi?
Planirani alati su preporuke; stvarna upotreba može varirati.

19. Kako mogu priložiti datoteke?
Učitaj datoteke → odaberite želite li ih prikazati/skriti od zaposlenika.

20. Kako mogu urediti informacije klijenta nakon kreiranja zadatka?
Kliknite ikonu olovke → uredi → Spremi.

21. Kako mogu odrediti procijenjeno trajanje?
Koristite polje Procijenjeno trajanje za planiranje i izbjegavanje preklapanja.

22. Kako mogu pregledati dovršene zadatke?
Filtrirajte po Dovršeni; vrijeme dovršetka prikazuje se u stupcu Dovršeni.

23. Mogu li više zaposlenika imati različite kontrolne liste i vremena?
Da, putem podzadatka.

24. Što ako zadatak nije vidljiv nakon filtriranja kalendara?
Provjerite sve filtere. Zadaci bez zakazanog vremena pojavljuju se u Zadaci bez datuma.

25. Kako zakazati više zaposlenika na isti dan?
Koristite podzadatke s različitim vremenima početka i trajanjima.

26. Mogu li uređivati ponavljajuće zadatke nakon kreiranja?
Da, prije izvršavanja može se urediti bilo koje polje: zaposlenik, kontrolna lista, datum/vrijeme, oznake, vještine.

27. Može li zadatak imati više popisa za provjeru?
Da, podzadatci mogu imati različite popise za provjeru.

28. Što se događa ako ne postavim zakazano vrijeme?
Zadatak se pojavljuje u Zadaci bez datuma i nije prikazan na određenom danu u kalendaru.