Création et attribution de tâches

Tâches sont le module central du mode Service sur le terrain et ne peuvent pas être désactivées.

Les tâches vous permettent d’assigner du travail à un ou plusieurs employés, avec une liste de contrôle jointe à compléter pendant l’exécution de la tâche. Les tâches sont essentielles aux opérations de Service sur le terrain et sont utilisées pour tous types d’affectations, de planifications, et de suivis de travail.

Note : Les tâches sont essentielles ; tout dans le Service sur le terrain tourne autour d’elles. Comprendre les tâches entièrement est crucial pour utiliser le système efficacement.

Pages Où Vous Pouvez Créer une Tâche

Les tâches peuvent être créées à partir de plusieurs endroits dans le système, selon le flux de travail et la préférence.

1. Page Clients

Accédez à la page Clients.
Repérez le client souhaité dans la liste.
Cliquez sur l’icône crayon à côté du nom du client pour ouvrir le panneau latéral du profil client.
Faites défiler le panneau vers le bas et cliquez sur Créer une Tâche.

Points importants :

Si un client a plusieurs adresses, vous devez en sélectionner une précise pour la tâche.
Lors de la création d’une tâche via la page Clients, le client est automatiquement ajouté. Vous ne devez pas sélectionner un client manuellement.
Si des détails sur le client doivent être modifiés (par exemple, nom, coordonnées, adresse), cliquez sur l’icône crayon, mettez à jour les informations dans le panneau latéral, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour créer un nouveau client, cliquez sur l’icône + dans la section client, remplissez les champs nécessaires configurés pour votre entreprise, puis cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Vérifiez toujours le client et l’adresse sélectionnés, surtout si le client a plusieurs adresses, pour éviter d’assigner la tâche incorrectement.

2. Page des Tâches

La page Tâches offre une vue d’ensemble détaillée et des outils de gestion pour toutes les tâches.

Vous pouvez :

Afficher les tâches sous forme de liste.
Filtrer les tâches par statut : Actif, Terminé, Annulé, et Sans Date.
Rechercher des tâches à l’aide de mots-clés.
- Remarque : Seuls les champs activés pour la recherche lors de la création de champs de tâche peuvent être recherchés.
Filtrer les tâches par un ou plusieurs statuts.
Sélectionner une plage de dates pour afficher les tâches.
Afficher les tâches filtrées et triées sur un carte.

Les champs de tâche affichés incluent :

Titre et Description – champs standards. Si des personnalisations ont été effectuées (ajout/suppression/réorganisation des champs), l’affichage reflète ces paramètres.
Client – le client lié à la tâche.
Adresse – l’adresse du client associée à la tâche.
Employé – employé(s) assigné(s).
Heure prévue – heure de début prévue.
Statut – statut actuel de la tâche.
Terminé – affiché uniquement pour les tâches terminées ; indique l’heure de fin par l’employé.
Paramètres pour les travaux récurrents – cercle orange avec une rayure = tâche non récurrente ; cercle vert avec une coche = tâche récurrente.
Actions – options pour supprimer la tâche.

Astuce : Utilisez des filtres et le tri pour gérer efficacement un grand nombre de tâches.

3. Page Calendrier

Le Calendrier offre un aperçu visuel des tâches.

Les tâches assignées aux employés apparaissent comme des cellules sur la ligne de l’employé..
Tâches avec une date mais sans un employé assigné. apparaître dans la liste des tâches non attribuées.
Les tâches sans date prévue apparaissent sur le côté sous Tâches sans date.

Filtres du calendrier :

Filtrer par employé
Filtrer par type de tâche
Sélectionner marques
Sélectionner statuts
Sélectionner zones de service

Application des filtres : Cliquez sur Rechercher. Pour réinitialiser les filtres, cliquez sur Effacer.
Pour améliorer l’affichage du calendrier, masquez le panneau de filtre en cliquant sur l’ icône de filtre au-dessus du calendrier.

Options d’affichage du calendrier :

Afficher les tâches pour tous les employés ou seulement les employés avec des tâches attribuées.
Options d’affichage :1 jour, 3 jours, 1 semaine, 1 mois.
Naviguez entre les jours ou les mois en utilisant les flèches gauche/droite ou sélectionnez un jour spécifique via le icône de calendrier.
Cliquez sur l’icône d’engrenage pour des paramètres supplémentaires :
- Afficher les tâches – contrôle la visibilité des tâches en vue à 1 jour.
- Mode d’affichage (jour) – afficher uniquement les heures de travail (par exemple, 8:00–17:00).
- Options de tri pour les employés – choisir d’afficher les numéros des employés.
- Trier – par nom ou numéro personnel.

Astuce : Ajustez ces paramètres pour plus de clarté lors de la gestion de nombreuses tâches simultanément.

Création d’une tâche

Cliquez sur Créer une tâche pour commencer une nouvelle tâche.

1. Client (Optionnel)

Sélectionnez un client existant ou créez-en un nouveau.
Pour sélectionner, tapez au moins 3 lettres du nom du client pour effectuer une recherche.
Choisissez la bonne adresse.
Pour modifier les détails du client, cliquez sur l’icône de crayon → faites des modifications → Enregistrer.
Pour créer un nouveau client, cliquez sur l’icône + → remplissez les champs requis → Enregistrer.

Note : Vérifiez toujours la sélection du client et de l’adresse. Des adresses incorrectes entraînent des erreurs de tâche.

2. Informations Générales

Remplissez les champs d’informations générales (personnalisés ou standard que votre entreprise a configurés).
Heure prévue – heure de début de la tâche. Si laissée vide, la tâche apparaît dans Tâches sans Date.
Durée estimée – temps nécessaire pour compléter la tâche, utilisé pour la planification et pour éviter les chevauchements.
Marquages – marqueurs visuels pour les types de tâches sur le calendrier.
Compétence – sélectionnez des compétences prédéfinies pour filtrer les employés lors de l’attribution.
Liste de contrôle – choisissez une liste de contrôle que l’employé doit compléter pendant la tâche.

Conseil : Configurer correctement les marquages, compétences et listes de contrôle assure une bonne attribution des employés et un suivi correct de l’achèvement des tâches.

3. Employés

Les tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs employés.
Après avoir sélectionné le premier employé, le Employé supplémentaire le champ apparaît.
Chaque employé supplémentaire reçoit une sous-tâche. Les sous-tâches peuvent avoir :
- Un horaire de début prévu distinct
- Une durée estimée distincte
Pour supprimer des employés supplémentaires, cliquez sur l’icône de la corbeille à côté d’eux.

Exemple : Pour des événements de restauration, les décorateurs arrivent en premier, les serveurs arrivent 2 heures plus tard, le personnel de nettoyage le soir. Les sous-tâches permettent une planification précise.

4. Tâches récurrentes

Les tâches récurrentes sont disponibles uniquement pour une tâche assignée à un seul employé.
Activez via la case des Paramètres des Tâches Récurrentes après avoir défini l’horaire prévu.
Choisissez la date de fin et le type de récurrence:
- Quotidien – choisissez les jours de la semaine (lundi–dimanche).
- Hebdomadaire – même jour de la semaine chaque semaine jusqu’à la date de fin.
- Toutes les 2 semaines – même jour de la semaine tous les 14 jours jusqu’à la date de fin.

Remarque : L’ajout d’employés supplémentaires désactive la récurrence pour les employés supplémentaires.
Important : Avant que l’exécution de la tâche ne commence, vous pouvez modifier cette tâche ou toutes les occurrences futures, y compris : l’employé, la liste de contrôle, la date/heure, les notes, les compétences, etc.

5. Prévu Outils (Optionnel)

Spécifiez les outils, équipements ou consommables nécessaires pour l’accomplissement de la tâche (nécessite le module Inventaire).
Les outils doivent être disponibles en quantité correcte pour l’employé.
Remarque : Les outils prévus peuvent différer des outils réellement utilisés en type ou en quantité.

6. Fichiers

Téléchargez des photos ou des documents du client.
Choisissez si vous souhaitez montrer ou masquer les fichiers à l’employé.

FAQ – Création et Attribution des Tâches

1. Pourquoi ne puis-je pas sélectionner une adresse client ?
Un client a plusieurs adresses ; une doit être sélectionnée pour attribuer correctement la tâche.

2. Que faire si le client n’existe pas ?
Utilisez l’icône + pour créer un nouveau client et remplir les champs requis.

3. Puis-je créer une tâche sans client ?
Oui, le champ client est optionnel. Les tâches sans client apparaissent dans les listes et sur le calendrier.

4. Pourquoi ma tâche n’apparaît-elle pas sur le calendrier ?
Les tâches sans horaire apparaissent dans Tâches sans Date. Ajoutez un horaire pour qu’elles s’affichent sur le calendrier.

5. Comment puis-je attribuer plusieurs employés ?
Sélectionner le premier employé → Employé supplémentaire le champ apparaît → ajouter plus d’employés → les sous-tâches sont créées.

6. Les tâches récurrentes peuvent-elles être attribuées à plusieurs employés ?
Non, la récurrence n’est disponible que pour un seul employé.

7. Qu’est-ce que les sous-tâches ?
Les sous-tâches sont pour les employés supplémentaires avec une heure de début, une durée et une liste de contrôle distinctes.

8. Que signifient les cercles orange et vert ?

Cercle orange – non récurrent
Cercle vert avec coche – récurrent

9. Puis-je modifier les listes de contrôle après la création de la tâche ?
Oui, avant l’exécution de la tâche. Les sous-tâches peuvent avoir des listes de contrôle distinctes.

10. Pourquoi la recherche par mot-clé ne trouve-t-elle pas ma tâche ?
La recherche ne fonctionne que sur les champs activés pour la recherche.

11. Comment afficher les tâches sur la carte ?
Après un filtrage et un tri sur la page Tâches, cliquez sur afficher sur la carte.

12. Puis-je voir les tâches de tous les employés sur le calendrier ?
Oui, affichez tous les employés ou seulement ceux avec des tâches assignées.

13. Comment filtrer les tâches par marques ou types ?
Utilisez les filtres → cliquez sur Rechercher.

14. Comment changer l’heure prévue pour une sous-tâche ?
Chaque sous-tâche peut avoir sa propre heure de début et sa durée.

15. Que se passe-t-il si je supprime l’employé principal ?
La tâche principale est supprimée. Les sous-tâches peuvent perdre leur lien. Supprimez d’abord les sous-tâches si nécessaire.

16. Comment définir une tâche récurrente ?
Sélectionnez la date de début → cochez Paramètres de travaux récurrents → définissez la date de fin et le type.

17. Les tâches récurrentes peuvent-elles commencer à des jours différents pour différents employés ?
Non. La récurrence est liée à un employé et à une date de début. Avant l’exécution, vous pouvez modifier cette tâche ou toutes les tâches futures.

18. Pourquoi les outils planifiés ne correspondent-ils pas à l’utilisation réelle ?
Les outils planifiés sont des recommandations ; l’utilisation réelle peut différer.

19. Comment puis-je joindre des fichiers ?
Téléchargez des fichiers → choisissez de les montrer/cacher à l’employé.

20. Comment modifier les informations client après la création d’une tâche ?
Cliquez sur l’icône crayon → modifiez → Enregistrer.

21. Comment spécifier la durée estimée ?
Utilisez le champ Durée estimée pour planifier et éviter les chevauchements.

22. Comment puis-je voir les tâches terminées ?
Filtrez par Terminé ; le temps de réalisation apparaît dans la colonne Terminé.

23. Plusieurs employés peuvent-ils avoir des listes de contrôle et des horaires différents ?
Oui, via les sous-tâches.

24. Que faire si une tâche n’est pas visible après le filtrage du calendrier ?
Vérifiez tous les filtres. Les tâches sans horaire programmé apparaissent dans Tâches sans Date.

25. Comment programmer plusieurs employés le même jour ?
Utilisez des sous-tâches avec des heures et des durées de début différentes.

26. Puis-je modifier les tâches récurrentes après leur création ?
Oui, avant l’exécution, tout champ peut être modifié : employé, liste de vérification, date/heure, notes, compétences.

27. Une tâche peut-elle avoir plusieurs listes de vérification ?
Oui, les sous-tâches peuvent avoir différentes listes de vérification.

28. Que se passe-t-il si je ne définis pas d’heure programmée ?
La tâche apparaît dans Tâches sans Date et n’est pas affichée un jour précis dans le calendrier.