Estados de Tareas: Flujo de Trabajo Estándar y Personalización Avanzada

Los estados de tareas te ayudan a seguir cada paso de un trabajo, desde el momento en que aparece en el sistema hasta su finalización exitosa.
Shifton incluye un flujo de estado predeterminado que utilizan la mayoría de las empresas, permitiéndote además configurar un proceso de estado más detallado si tus operaciones lo requieren.

✅ Flujo de Estado Predeterminado

Por defecto, cada tarea sigue tres etapas clave:

Flujo de Trabajo Estándar

Este flujo de trabajo es ideal para un proceso simple:
iniciar tarea → completar tarea → pasar a la siguiente.

✨ Flujo de Estado Avanzado (Opcional)

Si tus procesos incluyen:

• aceptación del trabajo,

• viaje al cliente,

• aprobaciones y confirmaciones,

• pausas temporales,

• visitas de retorno o trabajos de garantía,

podrías querer ampliar el flujo de trabajo con estatus adicionales.

Ejemplo de un proceso extendido

🧩 POR HACER — Estado Interno Oculto

Incluso en flujos de trabajo avanzados, POR HACER permanece oculto y se usa solo para definir los primeros estatus visibles.

Opciones disponibles desde POR HACER:

• Aceptar — el técnico acepta el trabajo para hacerlo

• Rechazar — el técnico rechaza el trabajo

❌ Rechazar es un estatus final — no hay más acciones disponibles.

🔄 Flujo Principal de Ejecución

Una vez que el trabajo es Aceptado:

• Haciendo = el técnico está trabajando activamente

El siguiente paso es una elección única de las transiciones disponibles:

⏸ Pausa — Suspensión Temporal

Se usa cuando el técnico debe detener la tarea por un periodo de tiempo:

• esperando partes,

• cliente no disponible,

• programando una visita de retorno.

Transiciones permitidas desde Pausa:

• Comenzado — preparándose para reanudar la ejecución

• Finalizar — la tarea puede cerrarse en esta etapa

🏁 Finalizar / Check Out — Estado Final

El trabajo ha sido completado completamente por el técnico.

Opcionalmente, la tarea puede ser reabierta por un administrador si se necesita trabajo adicional (por ejemplo, ajustes de garantía).

Se recomienda crear estados especiales para visitas de retorno:

• Trabajo en garantía

• Segunda visita

• Se requiere seguimiento

📊 Ejemplo de Diagrama de Flujo de Trabajo Extendido




🎯 Elegir el Flujo de Trabajo Correcto

🛠 Cómo Configurar Estados Avanzados

1️⃣ Ir a Configuración de Tareas → Estados
2️⃣ Añadir estados personalizados
3️⃣ Definir las transiciones permitidas para cada estado
4️⃣ Asegúrese de que cada estado lleve a un siguiente paso lógico (excepto los estados finales)

✅ Beneficios de un Flujo de Trabajo Bien Configurado

• Los técnicos siempre saben qué acción tomar a continuación

• Los despachadores monitorean el progreso en tiempo real

• Los gerentes obtienen información sobre el desempeño de las tareas y las operaciones de campo

• Los flujos de trabajo se vuelven estructurados, automatizados y predecibles

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué son los estados de las tareas en Shifton?
R: Los estados de las tareas ayudan a rastrear cada paso de un trabajo, desde el momento en que aparece en el sistema hasta su finalización exitosa.

P: ¿Cuál es el flujo de trabajo predeterminado de las tareas?
R: El flujo de trabajo de estado predeterminado incluye tres etapas principales:

• POR HACER (punto de inicio interno),

• Check In (cuando el técnico comienza el trabajo),

• Check Out (cuando el técnico completa el trabajo).

P: ¿Qué significa el estado POR HACER?
R: “POR HACER” es un estado interno y oculto utilizado para definir los primeros estados visibles que los técnicos pueden elegir.

P: ¿Se puede extender el flujo de trabajo predeterminado?
R: Sí, si su proceso requiere pasos como aceptación de trabajo, viaje, aprobaciones, pausas, seguimientos o visitas de garantía, puede configurar un flujo de trabajo de estado avanzado con estados personalizados.

P: ¿Qué es el ejemplo de flujo de trabajo avanzado?
R: Un ejemplo ampliado de flujo de trabajo podría ser:
TO DO → Accept → Doing → (Pause) → Finish, reflejando aceptación, ejecución, paradas temporales y finalización.

P: ¿Qué significa el estado Aceptar?
R: “Aceptar” significa que el técnico ha tomado el trabajo en tarea. Transita desde PENDIENTE y es parte de un flujo de trabajo ampliado.

P: ¿Qué indica el estado Haciendo?
R: “Haciendo” significa que el técnico está trabajando activamente en la tarea después de aceptarla.

P: ¿Cuándo se debe utilizar el estado Pausa?
R: “Pausa” se utiliza cuando un técnico debe detenerse temporalmente, por ejemplo, mientras espera piezas, indisponibilidad del cliente o planea una visita de retorno.

P: ¿Qué sucede cuando una tarea alcanza Check Out / Finalizar?
R: Cuando una tarea se mueve a Check Out / Finalizar, está completamente terminada por el técnico. Algunos flujos de trabajo también permiten a los administradores reabrir una tarea finalizada si se necesita trabajo adicional.

P: ¿Puedo personalizar los estados de tarea?
R: Sí — puedes configurar flujos de trabajo avanzados creando estados personalizados y definiendo transiciones permitidas para reflejar el proceso real de tu empresa.

P: ¿Por qué debería usar un flujo de trabajo avanzado?
R: Los flujos de trabajo de tareas avanzados ayudan a representar procesos reales de campo con pasos intermedios (por ejemplo, aceptación, pausas, seguimientos), haciendo el monitoreo y la ejecución más flexibles y precisos.