Creación y Asignación de Tareas

Tareas son el módulo central en el modo de Servicio de Campo y no pueden deshabilitarse.

Las tareas te permiten asignar trabajo a uno o varios empleados, con una lista de verificación adjunta para completar durante la ejecución de la tarea. Las tareas son fundamentales para las operaciones de Servicio de Campo y se utilizan para todo tipo de asignaciones, planificación y seguimiento del trabajo.

Nota: Las tareas son esenciales; todo en el Servicio de Campo gira en torno a ellas. Comprender completamente las tareas es crucial para usar el sistema eficazmente.

Páginas donde puedes crear una tarea

Las tareas se pueden crear desde múltiples lugares en el sistema, dependiendo del flujo de trabajo y la preferencia.

1. Página de Clientes

Navega a la página de Clientes.
Localiza al cliente deseado en la lista.
Haz clic en el icono de lápiz junto al nombre del cliente para abrir el panel lateral del perfil del cliente.
Desplázate hacia abajo en el panel y haz clic en Crear Tarea.

Detalles importantes:

Si un cliente tiene múltiples direcciones, debes seleccionar una dirección específica para la tarea.
Al crear una tarea a través de la página de Clientes, el cliente se agrega automáticamente. No es necesario seleccionar un cliente manualmente.
Si se necesita editar algún detalle del cliente (por ejemplo, nombre, información de contacto, dirección), haz clic en el icono de lápiz, actualiza la información en el panel lateral y haz clic en Guardar..
Para crear un nuevo cliente, haz clic en el icono + en la sección de clientes, completa los campos necesarios configurados para tu empresa y haz clic en Guardar.

Consejo: Siempre verifica dos veces el cliente y la dirección seleccionados, especialmente si el cliente tiene múltiples direcciones, para evitar asignar la tarea incorrectamente.

2. Página de Tareas

La página de Tareas proporciona una visión detallada y herramientas de gestión para todas las tareas.

Puedes:

Ver las tareas como una lista.
Filtrar las tareas por estado: Activas, Completadas, Canceladas y Sin Fecha..
Buscar tareas utilizando palabras clave.
- Nota: Solo los campos habilitados para búsqueda durante la creación del campo de tarea pueden ser buscados.
Filtrar las tareas por uno o más estados..
Seleccionar un rango de fechas para mostrar las tareas.
Muestra las tareas filtradas y ordenadas en un mapa.

Los campos de tarea mostrados incluyen:

Título y Descripción – campos estándar. Si se realizaron personalizaciones (agregados/eliminar/reordenar campos), la visualización refleja esas configuraciones.
Cliente – el cliente vinculado a la tarea.
Dirección – la dirección del cliente asociada con la tarea.
Empleado – empleado(s) asignado(s).
Hora programada – hora de inicio planificada.
Estado – estado actual de la tarea.
Completado – mostrado solo para tareas completadas; muestra la hora de finalización por el empleado.
Configuraciones para trabajos recurrentes – círculo naranja con raya = tarea no recurrente; círculo verde con marca de verificación = tarea recurrente.
Acciones – opciones para eliminar la tarea.

Consejo: Usa filtros y ordenación para gestionar eficientemente grandes cantidades de tareas.

3. Página del Calendario

El Calendario proporciona una visión general visual de las tareas.

Las tareas asignadas a los empleados aparecen como celdas en la fila del empleado.
Tareas con una fecha pero sin un empleado asignado aparecen en la lista de tareas no asignadas.
Las tareas sin una fecha programada aparecen al lado debajo de Tareas sin Fecha.

Filtros del calendario:

Filtrar por empleado
Filtrar por tipo de tarea
Seleccionar marcas
Seleccionar estados
Seleccionar áreas de servicio

Aplicación de filtros: Haga clic en Buscar. Para restablecer los filtros, haga clic en Limpiar.
Para mejorar la vista del calendario, oculte el panel de filtros haciendo clic en el icono de filtro encima del calendario.

Opciones de visualización del calendario:

Mostrar tareas para todos los empleados o solo empleados con tareas asignadas.
Opciones de visualización: 1 día, 3 días, 1 semana, 1 mes.
Navegar por días o meses usando las flechas izquierda/derecha o seleccione un día específico a través del icono de calendario.
Haga clic en el icono de engranaje para configuraciones adicionales:
- Mostrar tareas – controla la visibilidad de las tareas en la vista de 1 día.
- Modo de visualización (día) – mostrar solo horas de trabajo (por ejemplo, 8:00–17:00).
- Opciones de ordenamiento para empleados – elija mostrar números de empleado.
- Ordenar – por nombre o número personal.

Consejo: Ajuste estas configuraciones para mayor claridad al gestionar muchas tareas simultáneamente.

Creación de una Tarea

Haga clic en Crear Tarea para iniciar una nueva tarea.

1. Cliente (Opcional)

Seleccione un cliente existente o cree uno nuevo.
Para seleccionar, escriba al menos 3 letras del nombre del cliente para buscar.
Elija la dirección.
correcta Para editar los detalles del cliente, haga clic en el icono de lápiz → realice cambios → Guardar.
Para crear un nuevo cliente, haz clic en el ícono + → completa los campos requeridos → Guardar.

Nota: Siempre verifica la selección del cliente y la dirección. Direcciones incorrectas llevan a errores en la tarea.

2. Información General

Rellena los campos de información general (personalizados o estándar que tu empresa haya configurado).
Hora programada – hora de inicio de la tarea. Si se deja vacío, la tarea aparecerá en Tareas sin Fecha.
Duración estimada – tiempo necesario para completar la tarea, utilizado para planificación y evitar solapamientos.
Marcas – marcadores visuales para tipos de tareas en el calendario.
Habilidad – selecciona habilidades predefinidas para filtrar empleados durante la asignación.
Lista de verificación – elige una lista de verificación para que el empleado la complete durante la tarea.

Consejo: Configurar correctamente las marcas, habilidades y listas de verificación asegura la correcta asignación de empleados y el seguimiento de la finalización de tareas.

3. Empleados

Las tareas se pueden asignar a uno o varios empleados.
Después de seleccionar al primer empleado, el Empleado adicional campo aparece.
Cada empleado adicional recibe una subtarea. Las subtareas pueden tener:
- Hora de inicio programada por separado
- Duración estimada por separado
Para eliminar empleados adicionales, haz clic en el icono de la papelera al lado de ellos.

Ejemplo: Para eventos de catering, los decoradores llegan primero, los camareros llegan 2 horas después y el personal de limpieza llega por la tarde. Las subtareas permiten una programación precisa.

4. Tareas Recurrentes

Las tareas recurrentes están disponibles solo para una tarea asignada a un único empleado.
Habilitar a través del Casilla de Configuración de Trabajos Recurrentes después de establecer la hora programada.
Elegir fecha de finalización y tipo de recurrencia:
- Diariamente – seleccionar días de la semana (lunes a domingo).
- Semanalmente – mismo día de la semana cada semana hasta la fecha final.
- Cada 2 Semanas – mismo día de la semana cada 14 días hasta la fecha final.

Nota: Agregar empleados adicionales deshabilita la recurrencia para los empleados extras.
Importante: Antes de que comience la ejecución de la tarea, puedes editar esta tarea o todas las futuras, incluyendo: empleado, lista de comprobación, fecha/hora, marcas, habilidades, etc.

5. Planeado Herramientas (Opcional)

Especifica las herramientas, equipos o consumibles necesarios para la finalización de la tarea (requiere el módulo de Inventario).
Las herramientas deben estar disponibles en la cantidad correcta para el empleado.
Nota: Las herramientas planeadas pueden diferir de las herramientas realmente utilizadas en tipo o cantidad.

6. Archivos

Sube fotos o documentos del cliente.
Elige si deseas mostrar u ocultar archivos al empleado.

Preguntas frecuentes – Creación y asignación de tareas

1. ¿Por qué no puedo seleccionar una dirección del cliente?
Un cliente tiene múltiples direcciones; se debe seleccionar una para asignar la tarea correctamente.

2. ¿Qué pasa si el cliente no existe?
Utiliza el icono + para crear un nuevo cliente y completar los campos requeridos.

3. ¿Puedo crear una tarea sin un cliente?
Sí, el campo del cliente es opcional. Las tareas sin un cliente aparecen en las listas y en el calendario.

4. ¿Por qué no aparece mi tarea en el calendario?
Las tareas sin horario programado aparecen en Tareas sin Fecha. Agrega un horario programado para que se muestre en el calendario.

5. ¿Cómo asigno múltiples empleados?
Seleccionar primer empleado → Empleado adicional el campo aparece → agregar más empleados → se crean subtareas.

6. ¿Pueden asignarse tareas recurrentes a múltiples empleados?
No, la recurrencia está disponible solo para un solo empleado.

7. ¿Qué son las subtareas?
Las subtareas son para empleados adicionales con tiempo de inicio, duración y lista de verificación por separado.

8. ¿Qué significan los círculos naranja y verde?

Círculo naranja – no recurrente
Círculo verde con marca de verificación – recurrente

9. ¿Puedo editar listas de verificación después de crear la tarea?
Sí, antes de la ejecución de la tarea. Las subtareas pueden tener listas de verificación separadas.

10. ¿Por qué la búsqueda por palabras clave no encuentra mi tarea?
La búsqueda solo funciona en campos habilitados para búsqueda.

11. ¿Cómo muestro las tareas en el mapa?
Después de filtrar y ordenar en la página de Tareas, haga clic en mostrar en el mapa.

12. ¿Puedo ver las tareas de todos los empleados en el calendario?
Sí, mostrar todos los empleados o solo aquellos con tareas asignadas.

13. ¿Cómo filtro tareas por marcas o tipos?
Use filtros → haga clic en Buscar.

14. ¿Cómo cambio la hora programada para una subtarea?
Cada subtarea puede tener su propio tiempo de inicio y duración.

15. ¿Qué sucede si elimino al empleado principal?
La tarea principal se elimina. Las subtareas pueden perder la vinculación. Elimina las subtareas primero si es necesario.

16. ¿Cómo configuro una tarea recurrente?
Seleccione la fecha de inicio → marque Configuraciones de Trabajos Recurrentes → establezca la fecha de finalización y el tipo.

17. ¿Pueden las tareas recurrentes comenzar en diferentes días para diferentes empleados?
No. La recurrencia está vinculada a un empleado y a una fecha de inicio. Antes de la ejecución, puedes editar esta tarea o todas las futuras.

18. ¿Por qué las herramientas planificadas no coinciden con el uso real?
Las herramientas planificadas son recomendaciones; el uso real puede diferir.

19. ¿Cómo adjunto archivos?
Sube archivos → elige si mostrarlos/ocultarlos al empleado.

20. ¿Cómo edito la información del cliente después de crear una tarea?
Haz clic en el icono del lápiz → editar → Guardar.

21. ¿Cómo especifico la duración estimada?
Usa el campo Duración estimada para planificar y evitar superposiciones.

22. ¿Cómo puedo ver las tareas completadas?
Filtra por Completadas; el tiempo de finalización aparece en la columna Completadas.

23. ¿Pueden varios empleados tener diferentes listas de verificación y horarios?
Sí, mediante subtareas.

24. ¿Qué pasa si una tarea no es visible después de filtrar el calendario?
Revisa todos los filtros. Las tareas sin tiempo programado aparecen en Tareas sin Fecha.

25. ¿Cómo programo a varios empleados en el mismo día?
Usa subtareas con diferentes horas de inicio y duraciones.

26. ¿Puedo editar tareas recurrentes después de la creación?
Sí, antes de la ejecución, se puede editar cualquier campo: empleado, lista de verificación, fecha/hora, marcas, habilidades.

27. ¿Puede una tarea tener múltiples listas de verificación?
Sí, las subtareas pueden tener diferentes listas de verificación.

28. ¿Qué pasa si no establezco un horario programado?
La tarea aparece en Tareas sin Fecha y no se muestra en un día específico en el calendario.