Καταστάσεις Εργασιών: Τυπική Ροή Εργασίας & Προηγμένη Προσαρμογή

Οι καταστάσεις εργασιών σας βοηθούν να παρακολουθείτε κάθε βήμα μιας εργασίας – από τη στιγμή που εμφανίζεται στο σύστημα μέχρι την επιτυχή ολοκλήρωσή της.
Η πλατφόρμα Shifton περιλαμβάνει μιαπροεπιλεγμένη ροή κατάστασης που χρησιμοποιείται από τις περισσότερες εταιρείες, ενώ σας επιτρέπει επίσης να διαμορφώσετε μιαπιο λεπτομερή διαδικασία κατάστασης εάν το απαιτούν οι λειτουργίες σας.

✅ Προεπιλεγμένη Ροή Κατάστασης

Κατά προεπιλογή, κάθε εργασία ακολουθεί τρία βασικά στάδια:

Τυπική Ροή Εργασίας

Αυτή η ροή εργασίας είναι ιδανική για μια απλή διαδικασία:
έναρξη εργασίας → ολοκλήρωση εργασίας → μετάβαση στην επόμενη.

✨ Προηγμένη Ροή Κατάστασης (Προαιρετικά)

Εάν οι διαδικασίες σας περιλαμβάνουν:

• αποδοχή εργασίας,

• ταξίδι στον πελάτη,

• εγκρίσεις και επιβεβαιώσεις,

• προσωρινές παύσεις,

• επιστροφές ή εργασίες εγγύησης,

μπορεί να θέλετε ναεπεκτείνετε τη ροή εργασίας με επιπλέον καταστάσεις.

Παράδειγμα διευρυμένης διαδικασίας

🧩 ΠΡΟΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗ — Εσωτερική Κρυφή Κατάσταση

Ακόμη και σε προχωρημένες ροές εργασίας,το ΠΡΟΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗ παραμένει κρυφό και χρησιμοποιείται μόνο για τον ορισμό των πρώτων ορατών καταστάσεων.

Διαθέσιμες επιλογές από το ΠΡΟΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗ:

• Αποδοχή — ο τεχνικός αναλαμβάνει την εργασία

• Απόρριψη — ο τεχνικός απορρίπτει την εργασία

❌ Η Απόρριψη είναιτελική κατάσταση — δεν υπάρχουν διαθέσιμες περαιτέρω ενέργειες.

🔄 Κύρια Ροή Εκτέλεσης

Μόλις γίνει η Αποδοχή της εργασίας:

• Εκτέλεση = ο τεχνικός εργάζεται ενεργά

Το επόμενο βήμα είναι μιαμοναδική επιλογή από τις διαθέσιμες μεταβάσεις:

⏸ Παύση — Προσωρινή Αναστολή

Χρησιμοποιείται όταν ο τεχνικός πρέπει να διακόψει το έργο για κάποιο διάστημα:

• αναμονή για εξαρτήματα,

• ανεπαρκής διαθεσιμότητα πελάτη,

• προγραμματισμός επιστροφής επίσκεψης.

Επιτρεπόμενες μεταβάσεις από τοΠαύση:

• Ξεκίνησε — προετοιμασία για συνέχιση εκτέλεσης

• Τέλος — η εργασία μπορεί να κλείσει σε αυτό το στάδιο

🏁 Ολοκλήρωση / Έξοδος — Τελική Κατάσταση

Η εργασία έχει ολοκληρωθεί πλήρως από τον τεχνικό.

Προαιρετικά, η εργασία μπορεί να ξανανοίξει από έναν διαχειριστή αν χρειαστεί περαιτέρω εργασία (π.χ. ρυθμίσεις εγγύησης).

Συνιστάται η δημιουργία ειδικών καταστάσεων για επιστροφές:

• Εργασία εγγύησης

• Δεύτερη επίσκεψη

• Απαιτείται παρακολούθηση

📊 Παράδειγμα Διευρυμένου Διαγράμματος Ροής Εργασιών




🎯 Επιλογή της Κατάλληλης Ροής Εργασιών

🛠 Πώς να Διαμορφώσετε Προηγμένες Καταστάσεις

1️⃣ Πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις Εργασιών → Καταστάσεις
2️⃣ Προσθέστε προσαρμοσμένες καταστάσεις
3️⃣ Ορίστε επιτρεπόμενες μεταβάσεις για κάθε κατάσταση
4️⃣ Βεβαιωθείτε ότι κάθε κατάσταση οδηγεί σε ένα λογικό επόμενο βήμα (εκτός από τις τελικές καταστάσεις)

✅ Οφέλη μιας Καλά Διαμορφωμένης Ροής Εργασίας

• Οι τεχνικοί γνωρίζουν πάντα ποια δράση να αναλάβουν στη συνέχεια

• Οι αποστολείς παρακολουθούν την πρόοδο σε πραγματικό χρόνο

• Οι διευθυντές αποκτούν εικόνα για την απόδοση των εργασιών και τις επιχειρήσεις πεδίου

• Οι ροές εργασίας γίνονται δομημένες, αυτοματοποιημένες και προβλέψιμες

Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)

Ε: Τι είναι οι καταστάσεις εργασιών στο Shifton;
Α: Οι καταστάσεις εργασιών βοηθούν να παρακολουθείται κάθε βήμα μιας δουλειάς — από τη στιγμή που εμφανίζεται στο σύστημα μέχρι την επιτυχή ολοκλήρωσή της.

Ε: Ποια είναι η προεπιλεγμένη ροή εργασίας;
Α: Η προεπιλεγμένη ροή κατάστασης περιλαμβάνει τρία κύρια στάδια:

• TO DO (εσωτερικό σημείο εκκίνησης),

• Check In (όταν ο τεχνικός ξεκινά την εργασία),

• Check Out (όταν ο τεχνικός ολοκληρώνει την εργασία).

Ε: Τι σημαίνει η κατάσταση TO DO;
Α: Η «TO DO» είναι μια εσωτερική, κρυφή κατάσταση που ορίζεται για να καθορίσει τις πρώτες ορατές καταστάσεις από τις οποίες μπορούν να επιλέξουν οι τεχνικοί.

Ε: Μπορεί η προεπιλεγμένη ροή εργασίας να επεκταθεί;
Α: Ναι — αν η διαδικασία σας απαιτεί βήματα όπως αποδοχή εργασίας, μεταφορά, εγκρίσεις, παύσεις, παρακολουθήσεις ή επισκέψεις εγγύησης, μπορείτε να διαμορφώσετε μια προηγμένη ροή κατάστασης με προσαρμοσμένες καταστάσεις.

Ε: Ποιο είναι το παράδειγμα προηγμένης ροής εργασίας;
Α: Ένα εκτεταμένο παράδειγμα ροής εργασίας θα μπορούσε να είναι:
TO DO → Accept → Doing → (Pause) → Finish, που αντανακλά την αποδοχή, εκτέλεση, προσωρινές διακοπές και ολοκλήρωση.

Ε: Τι σημαίνει η κατάσταση Αποδοχής;
Α: «Αποδοχή» σημαίνει ότι ο τεχνικός έχει αναλάβει τη δουλειά. Μεταβαίνει από το TO DO και αποτελεί μέρος μιας επεκτεταμένης ροής εργασίας.

Ε: Τι υποδηλώνει το Εκτέλεση;
Α: «Εκτέλεση» σημαίνει ότι ο τεχνικός εργάζεται ενεργά στο έργο μετά την αποδοχή.

Ε: Πότε πρέπει να χρησιμοποιηθεί η κατάσταση Παύσης;
Α: «Παύση» χρησιμοποιείται όταν ένας τεχνικός πρέπει να σταματήσει προσωρινά να εργάζεται — για παράδειγμα, ενώ περιμένει ανταλλακτικά, σε περίπτωση μη διαθεσιμότητας πελάτη ή προγραμματίζει μια επιστροφή επίσκεψης.

Ε: Τι συμβαίνει όταν μια εργασία φτάσει στο Έλεγχος / Ολοκλήρωση;
Α: Όταν μια εργασία μεταφέρεται σε Έλεγχος / Ολοκλήρωση, ολοκληρώνεται πλήρως από τον τεχνικό. Σε ορισμένες ροές εργασίας επιτρέπεται επίσης στους διαχειριστές να ανοίξουν ξανά μια ολοκληρωμένη εργασία εάν χρειάζεται περαιτέρω εργασία.

Ε: Μπορώ να προσαρμόσω τις καταστάσεις εργασιών;
Α: Ναι — μπορείτε να διαμορφώσετε προηγμένες ροές εργασίας δημιουργώντας προσαρμοσμένες καταστάσεις και καθορίζοντας επιτρεπόμενες μεταβάσεις για να αντικατοπτρίσετε την πραγματική διαδικασία της εταιρείας σας.

Ε: Γιατί να χρησιμοποιήσω μια προηγμένη ροή εργασίας;
Α: Οι προηγμένες ροές εργασίας εργασιών βοηθούν στην αναπαράσταση πραγματικών διαδικασιών πεδίου με ενδιάμεσα βήματα (π.χ. αποδοχή, παύσεις, παρακολουθήσεις), καθιστώντας την παρακολούθηση και την εκτέλεση πιο ευέλικτες και ακριβείς.