Δημιουργία και Ανάθεση Εργασιών

Tasks είναι η βασική λειτουργική μονάδα στη λειτουργία Field Service και δεν μπορούν να απενεργοποιηθούν.

Οι εργασίες σας επιτρέπουν να αναθέσετε εργασία σε ένα ή περισσότερους υπαλλήλους, με προσαρτημένη λίστα ελέγχου για ολοκλήρωση κατά την εκτέλεση της εργασίας. Οι εργασίες είναι κεντρικές για τις λειτουργίες του Field Service και χρησιμοποιούνται για όλους τους τύπους αναθέσεων, σχεδιασμού και παρακολούθησης εργασίας.

Σημείωση: Οι εργασίες είναι απαραίτητες και όλα στο Field Service περιστρέφονται γύρω από αυτές. Η πλήρης κατανόηση των εργασιών είναι κρίσιμη για την αποτελεσματική χρήση του συστήματος.

Σελίδες όπου μπορείτε να δημιουργήσετε μία εργασία

Οι εργασίες μπορούν να δημιουργηθούν από πολλαπλά μέρη του συστήματος, ανάλογα με τη ροή εργασίας και τις προτιμήσεις.

1. Σελίδα Πελατών

Μεταβείτε στη σελίδα Πελάτες.
Βρείτε τον επιθυμητό πελάτη στη λίστα.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο του μολυβιού δίπλα στο όνομα του πελάτη για να ανοίξετε το πλαϊνό πάνελ προφίλ πελάτη.
Κάντε κύλιση κάτω στο πάνελ και κάντε κλικ στο Δημιουργία Εργασίας.

Σημαντικές λεπτομέρειες:

Αν ένας πελάτης έχει πολλές διευθύνσεις, πρέπει να επιλέξετε μία συγκεκριμένη διεύθυνση για την εργασία.
Όταν δημιουργείτε μία εργασία μέσω της σελίδας Πελατών, ο πελάτης προστίθεται αυτόματα. Δεν χρειάζεται να πρέπει να επιλέξετε έναν πελάτη χειροκίνητα.
Αν χρειάζεται να επεξεργαστείτε οποιαδήποτε στοιχεία πελάτη (π.χ., όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, διεύθυνση), κάντε κλικ στο εικονίδιο μολυβιού, ενημερώστε τις πληροφορίες στο πλευρικό πάνελ και κάντε κλικ στο Αποθήκευση.
Για να δημιουργήσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στο εικονίδιο + στην ενότητα πελάτη, συμπληρώστε τα απαραίτητα πεδία που έχουν ρυθμιστεί για την εταιρεία σας και κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Συμβουλή: Πάντα να ελέγχετε διπλά τον επιλεγμένο πελάτη και τη διεύθυνση, ειδικά αν ο πελάτης έχει πολλές διευθύνσεις, για να αποφύγετε την εσφαλμένη ανάθεση της εργασίας.

2. Σελίδα Εργασιών

Η σελίδα Εργασίες παρέχει μια λεπτομερή επισκόπηση και εργαλεία διαχείρισης για όλες τις εργασίες.

Μπορείτε να:

Προβάλετε τις εργασίες ως λίστα.
Φιλτράρετε τις εργασίες κατά κατάσταση: Ενεργό, Ολοκληρωμένο, Ακυρωμένο, και Χωρίς Ημερομηνία.
Αναζητήστε εργασίες χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά.
- Σημείωση: Μόνο τα πεδία που έχουν ενεργοποιηθεί για αναζήτηση κατά τη δημιουργία πεδίων εργασιών μπορούν να αναζητηθούν.
Φιλτράρετε τις εργασίες ανά μία ή περισσότερες καταστάσεις.
Επιλέξτε ένα χρονικό διάστημα για να εμφανίσετε τις εργασίες.
Εμφανίστε τις φιλτραρισμένες και ταξινομημένες εργασίες σε έναν χάρτη.

Τα πεδία εργασιών που εμφανίζονται περιλαμβάνουν:

Τίτλος και Περιγραφή – στάνταρ πεδία. Εάν έγιναν προσαρμογές (προστέθηκαν/αφαιρέθηκαν/αναδιατάχθηκαν πεδία), η εμφάνιση αντανακλά αυτές τις ρυθμίσεις.
Πελάτης – ο πελάτης που συνδέεται με την εργασία.
Διεύθυνση – η διεύθυνση του πελάτη που συνδέεται με την εργασία.
Υπάλληλος – ανατεθειμένος υπάλληλος(-οι).
Προγραμματισμένη ώρα – προγραμματισμένη ώρα έναρξης.
Κατάσταση – τρέχουσα κατάσταση εργασίας.
Ολοκληρωμένος – εμφανίζεται μόνο για ολοκληρωμένες εργασίες. δείχνει τον χρόνο ολοκλήρωσης από τον υπάλληλο.
Ρυθμίσεις για επαναλαμβανόμενες εργασίες – πορτοκαλί κύκλος με λωρίδα = μη επαναλαμβανόμενη εργασία· πράσινος κύκλος με τσεκ = επαναλαμβανόμενη εργασία.
Ενέργειες – επιλογές για την διαγραφή της εργασίας.

Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε φίλτρα και ταξινόμηση για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά μεγάλο αριθμό εργασιών.

3. Σελίδα Ημερολογίου

Η Ημερολόγιο παρέχει μια οπτική επισκόπηση των εργασιών.

Οι εργασίες που ανατίθενται σε υπαλλήλους εμφανίζονται ως κελιά στη γραμμή υπαλλήλου.
Οι εργασίες με ημερομηνία αλλά χωρίς ανατεθειμένο υπάλληλο εμφανίζονται στη λίστα μη κατανεμημένων εργασιών.
Οι εργασίες χωρίς προγραμματισμένη ημερομηνία εμφανίζονται στο πλάι κάτω από Εργασίες χωρίς ημερομηνία.

Φίλτρα ημερολογίου:

Φιλτράρισμα κατά υπάλληλο
Φιλτράρισμα κατά τύπο εργασίας
Επιλογή σημείων
Επιλογή καταστάσεων
Επιλογή περιοχών υπηρεσίας

Εφαρμογή φίλτρων: Κάντε κλικ στο Αναζήτηση. Για να επαναφέρετε τα φίλτρα, κάντε κλικ στο Καθαρισμός.
Για να βελτιώσετε την προβολή του ημερολογίου, κρύψτε το πάνελ φίλτρων κάνοντας κλικ στο εικονίδιο φίλτρου πάνω από το ημερολόγιο.

Επιλογές προβολής ημερολογίου:

Προβολή εργασιών για όλους τους υπαλλήλους ή μόνο για υπαλλήλους με ανατεθειμένες εργασίες.
Επιλογές προβολής: 1 ημέρα, 3 ημέρες, 1 εβδομάδα, 1 μήνας.
Πλοηγηθείτε σε ημέρες ή μήνες χρησιμοποιώντας τα αριστερά/δεξιά βελάκια ή επιλέξτε μια συγκεκριμένη ημέρα μέσω του εικονιδίου ημερολογίου.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο γραναζιού για επιπρόσθετες ρυθμίσεις:
- Προβολή εργασιών – ελέγχει την ορατότητα των εργασιών στην προβολή 1 ημέρας.
- Προβολή λειτουργίας (ημέρα) – εμφάνιση μόνο ωρών εργασίας (π.χ., 8:00–17:00).
- Επιλογές ταξινόμησης για τους υπαλλήλους – επιλέξτε να εμφανίζονται οι αριθμοί υπαλλήλων.
- Ταξινόμηση – κατά όνομα ή προσωπικό αριθμό.

Συμβουλή: Ρυθμίστε αυτές τις επιλογές για ευκρίνεια όταν διαχειρίζεστε πολλές εργασίες ταυτόχρονα.

Δημιουργία Εργασίας

Κάντε κλικ στο Δημιουργία Εργασίας για να ξεκινήσετε μια νέα εργασία.

1. Πελάτης (Προαιρετικό)

Επιλέξτε έναν υπάρχοντα πελάτη ή δημιουργήστε έναν νέο.
Για να επιλέξετε, πληκτρολογήστε τουλάχιστον 3 γράμματα από το όνομα του πελάτη για αναζήτηση.
Επιλέξτε τη σωστή διεύθυνση.
Για να επεξεργαστείτε λεπτομέρειες πελάτη, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι → κάντε αλλαγές → Αποθήκευση.
Για να δημιουργήσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στο εικονίδιο + → συμπληρώστε τα απαιτούμενα πεδία → Αποθήκευση.

Σημείωση: Πάντα να επαληθεύετε την επιλογή πελάτη και διεύθυνσης. Λανθασμένες διευθύνσεις οδηγούν σε σφάλματα εργασιών.

2. Γενικές Πληροφορίες

Συμπληρώστε τα πεδία γενικών πληροφοριών (προσαρμοσμένα ή στάνταρ πεδία που έχει διαμορφώσει η εταιρεία σας).
Προγραμματισμένη ώρα – ώρα έναρξης της εργασίας. Αν παραμείνει κενή, η εργασία εμφανίζεται στις Εργασίες χωρίς Ημερομηνία.
Εκτιμώμενη διάρκεια – χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας, χρησιμοποιείται για προγραμματισμό και αποφυγή επικαλύψεων.
Σημάδια – οπτικά σημάδια για τους τύπους εργασιών στο ημερολόγιο.
Δεξιότητα – επιλέξτε προκαθορισμένες δεξιότητες για να φιλτράρετε τους υπαλλήλους κατά την ανάθεση.
Λίστα ελέγχου – επιλέξτε μια λίστα ελέγχου για να ολοκληρώσει ο υπάλληλος κατά τη διάρκεια της εργασίας.

Συμβουλή: Η σωστή ρύθμιση σημάτων, δεξιοτήτων και λιστών ελέγχου εξασφαλίζει τη σωστή ανάθεση υπαλλήλων και την παρακολούθηση ολοκλήρωσης των εργασιών.

3. Υπάλληλοι

Οι εργασίες μπορούν να ανατεθούν σε έναν ή περισσότερους υπαλλήλους.
Αφού επιλέξτε τον πρώτο υπάλληλο, το πεδίο Πρόσθετος Υπάλληλος εμφανίζεται.
Κάθε πρόσθετος υπάλληλος λαμβάνει μια υποεργασία. Οι υποεργασίες μπορεί να έχουν:
- Ξεχωριστή προγραμματισμένη ώρα έναρξης
- Ξεχωριστή εκτιμώμενη διάρκεια
Για να αφαιρέσετε πρόσθετους υπαλλήλους, κάντε κλικ στο εικονίδιο σκουπιδιών δίπλα τους.

Παράδειγμα: Για εκδηλώσεις τροφοδοσίας, οι διακοσμητές φτάνουν πρώτοι, οι σερβιτόροι φτάνουν 2 ώρες αργότερα και το προσωπικό καθαρισμού το βράδυ. Οι υποχρεώσεις επιτρέπουν ακριβή προγραμματισμό.

4. Επαναλαμβανόμενες Εργασίες

Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες είναι διαθέσιμες μόνο για εργασία που έχει ανατεθεί σε έναν μόνο υπάλληλο.
Ενεργοποίηση μέσω Ρυθμίσεις Επαναλαμβανόμενων Εργασιών επιλέγοντας το αντίστοιχο κουτάκι με την προγραμματισμένη ώρα.
Επιλογή ημερομηνίας λήξης και τύπου επανάληψης:
- Καθημερινά – επιλογή ημερών εβδομάδας (Δευτέρα–Κυριακή).
- Εβδομαδιαία – ίδια ημέρα εβδομάδας κάθε εβδομάδα μέχρι την ημερομηνία λήξης.
- Κάθε 2 Εβδομάδες – ίδια ημέρα εβδομάδας κάθε 14 ημέρες μέχρι την ημερομηνία λήξης.

Σημείωση: Η προσθήκη επιπλέον υπαλλήλων απενεργοποιεί την επανάληψη για τους επιπλέον υπαλλήλους.
Σημαντικό: Πριν αρχίσει η εκτέλεση της εργασίας, μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτή την εργασία ή όλες τις μελλοντικές επαναλήψεις, συμπεριλαμβανομένων: υπαλλήλου, λίστας ελέγχου, ημερομηνίας/ώρας, σήμανσης, ικανοτήτων κ.λπ.

5. Προγραμματισμένα Εργαλεία (Προαιρετικά)

Καθορίστε τα απαραίτητα εργαλεία, εξοπλισμό ή αναλώσιμα για την ολοκλήρωση της εργασίας (απαιτείται το Μονάδα Αποθέματος).
Τα εργαλεία πρέπει να είναι διαθέσιμα στη σωστή ποσότητα για τον υπάλληλο.
Σημείωση: Τα προγραμματισμένα εργαλεία μπορεί να διαφέρουν από τα πραγματικά χρησιμοποιούμενα εργαλεία ως προς τον τύπο ή την ποσότητα.

6. Αρχεία

Φορτώστε φωτογραφίες ή έγγραφα πελατών.
Επιλέξτε εάν θέλετε να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε αρχεία από τον εργαζόμενο.

Συχνές Ερωτήσεις – Δημιουργία και Ανάθεση Εργασιών

1. Γιατί δεν μπορώ να επιλέξω μια διεύθυνση πελάτη;
Ένας πελάτης έχει πολλαπλές διευθύνσεις. Πρέπει να επιλεγεί μία για να ανατεθεί σωστά η εργασία.

2. Τι γίνεται αν ο πελάτης δεν υπάρχει;
Χρησιμοποιήστε το εικονίδιο + για να δημιουργήσετε νέο πελάτη και να συμπληρώσετε τα απαραίτητα πεδία.

3. Μπορώ να δημιουργήσω εργασία χωρίς πελάτη;
Ναι, το πεδίο πελάτη είναι προαιρετικό. Οι εργασίες χωρίς πελάτη εμφανίζονται σε λίστες και στο ημερολόγιο.

4. Γιατί δεν εμφανίζεται η εργασία μου στο ημερολόγιο;
Οι εργασίες χωρίς προγραμματισμένη ώρα εμφανίζονται στις Εργασίες Χωρίς Ημερομηνία. Προσθέστε προγραμματισμένη ώρα για να εμφανιστεί στο ημερολόγιο.

5. Πώς να αναθέσω πολλαπλούς εργαζόμενους;
Επιλέξτε τον πρώτο εργαζόμενο → πεδίο Επιπλέον Εργαζόμενος εμφανίζεται → προσθέστε περισσότερους εργαζόμενους → δημιουργούνται υπο-εργασίες.

6. Μπορούν επαναλαμβανόμενες εργασίες να ανατεθούν σε πολλαπλούς εργαζόμενους;
Όχι, η επαναληψιμότητα είναι διαθέσιμη μόνο για έναν εργαζόμενο.

7. Τι είναι οι υπο-εργασίες;
Οι υπο-εργασίες είναι για επιπλέον εργαζόμενους με ξεχωριστή έναρξη χρόνου, διάρκεια και λίστα ελέγχου.

8. Τι σημαίνουν οι πορτοκαλί και πράσινοι κύκλοι;

Πορτοκαλί κύκλος – μη επαναλαμβανόμενες
Πράσινος κύκλος με σημάδι ελέγχου – επαναλαμβανόμενες

9. Μπορώ να επεξεργαστώ τις λίστες ελέγχου μετά τη δημιουργία της εργασίας;
Ναι, πριν την εκτέλεση της εργασίας. Οι υπο-εργασίες μπορούν να έχουν ξεχωριστές λίστες ελέγχου.

10. Γιατί η αναζήτηση με λέξεις-κλειδιά δεν βρίσκει την εργασία μου;
Η αναζήτηση λειτουργεί μόνο σε πεδία που είναι ενεργοποιημένα για αναζήτηση.

11. Πώς εμφανίζω τις εργασίες στον χάρτη;
Μετά το φιλτράρισμα και την ταξινόμηση στη σελίδα Εργασίες, κάντε κλικ στο προβολή στον χάρτη.

12. Μπορώ να δω εργασίες για όλους τους υπαλλήλους στο ημερολόγιο;
Ναι, εμφανίστε όλους τους υπαλλήλους ή μόνο όσους έχουν ανατεθεί εργασίες.

13. Πώς φιλτράρω εργασίες ανά σήμανση ή τύπο;
Χρησιμοποιήστε φίλτρα → κάντε κλικ στο Αναζήτηση.

14. Πώς αλλάζω τον προγραμματισμένο χρόνο για μια υποεργασία;
Κάθε υποεργασία μπορεί να έχει δικό της χρόνο έναρξης και διάρκεια.

15. Τι συμβαίνει αν διαγράψω τον κύριο υπάλληλο;
Η κύρια εργασία διαγράφεται. Οι υποεργασίες μπορεί να χάσουν τη σύνδεση. Διαγράψτε πρώτα τις υποεργασίες αν χρειαστεί.

16. Πώς ορίζω μια επαναλαμβανόμενη εργασία;
Επιλέξτε ημερομηνία έναρξης → επιλέξτε Ρυθμίσεις Επαναλαμβανόμενων Εργασιών → ορίστε ημερομηνία λήξης και τύπο.

17. Μπορούν οι επαναλαμβανόμενες εργασίες να ξεκινούν σε διαφορετικές ημέρες για διαφορετικούς υπαλλήλους;
Όχι. Η επανάληψη συνδέεται με έναν υπάλληλο και ημερομηνία έναρξης. Πριν την εκτέλεση, μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτήν ή όλες τις μελλοντικές εργασίες.

18. Γιατί τα προγραμματισμένα εργαλεία δεν ταιριάζουν με την πραγματική χρήση;
Τα προγραμματισμένα εργαλεία είναι προτάσεις; η πραγματική χρήση μπορεί να διαφέρει.

19. Πώς επισυνάπτω αρχεία;
Ανεβάστε αρχεία → επιλέξτε αν θα τα εμφανίσετε/κρύψετε από τον υπάλληλο.

20. Πώς μπορώ να επεξεργαστώ τις πληροφορίες του πελάτη μετά τη δημιουργία της εργασίας;
Κάντε κλικ στο εικονίδιο μολυβιού → επεξεργασία → Αποθήκευση.

21. Πώς καθορίζω την εκτιμώμενη διάρκεια;
Χρησιμοποιήστε το πεδίο “Εκτιμώμενη διάρκεια” για να προγραμματίσετε και να αποφύγετε επικαλύψεις.

22. Πώς μπορώ να δω ολοκληρωμένες εργασίες;
Φιλτράρετε ανά Ολοκληρωμένες· ο χρόνος ολοκλήρωσης εμφανίζεται στη στήλη Ολοκληρωμένες.

23. Μπορούν πολλοί εργαζόμενοι να έχουν διαφορετικές λίστες ελέγχου και χρόνους;
Ναι, μέσω υποεργασιών.

24. Τι γίνεται αν μια εργασία δεν είναι ορατή μετά το φιλτράρισμα του ημερολογίου;
Ελέγξτε όλα τα φίλτρα. Εργασίες χωρίς προγραμματισμένο χρόνο εμφανίζονται στις Εργασίες χωρίς Ημερομηνία.

25. Πώς προγραμματίζω πολλούς εργαζόμενους την ίδια ημέρα;
Χρησιμοποιήστε υποεργασίες με διαφορετικούς χρόνους έναρξης και διάρκειες.

26. Μπορώ να επεξεργαστώ επαναλαμβανόμενες εργασίες μετά τη δημιουργία τους;
Ναι, πριν από την εκτέλεση, οποιοδήποτε πεδίο μπορεί να επεξεργαστεί: εργαζόμενος, λίστα ελέγχου, ημερομηνία/ώρα, σημάδια, ικανότητες.

27. Μπορεί μια εργασία να έχει πολλαπλές λίστες ελέγχου;
Ναι, οι υποεργασίες μπορούν να έχουν διαφορετικές λίστες ελέγχου.

28. Τι γίνεται αν δεν ορίσω προγραμματισμένη ώρα;
Η εργασία εμφανίζεται στις Εργασίες χωρίς Ημερομηνία και δεν εμφανίζεται σε συγκεκριμένη ημέρα στο ημερολόγιο.