Stavy úkolů: Standardní pracovní postup & Pokročilá přizpůsobení

Stavy úkolů vám pomáhají sledovat každý krok práce — od okamžiku, kdy se objeví v systému, až po její úspěšné dokončení.
Shifton zahrnuje výchozí pracovní postup stavů používaný většinou společností a zároveň umožňuje konfigurovat podrobnější proces stavů pokud to vaše operace vyžadují.

✅ Výchozí pracovní postup stavů

Ve výchozím nastavení každý úkol následuje tři klíčové fáze:

Standardní pracovní postup

Tento pracovní postup je ideální pro jednoduchý proces:
začít úkol → dokončit úkol → přejít k dalšímu.

✨ Pokročilý pracovní postup stavů (volitelný)

Pokud vaše procesy zahrnují:

• přijetí úkolu,

• cestu k zákazníkovi,

• schválení a potvrzení,

• dočasné přerušení,

• návštěvy nebo práci v rámci záruky,

možná budete chtít rozšířit workflow o další stavy.

Příklad rozšířeného procesu

🧩 TO DO — Interní Skrytý Stav

I v pokročilých workflow TO DO zůstává skryté a používá se pouze k definování prvních viditelných stavů.

Dostupné možnosti z TO DO:

• Přijmout — technik přijímá úlohu do práce

• Odmítnout — technik odmítá úlohu

❌ Odmítnutí je konečný stav — nejsou dostupné žádné další kroky.

🔄 Hlavní Prováděcí Tok

Jakmile je úloha Přijata:

• Provádí se = technik aktivně pracuje

Další krok je jediná volba z dostupných přechodů:

⏸ Pauza — Dočasné Přerušení

Používá se, když technik musí úlohu na určitou dobu přerušit:

• čekání na díly,

• nedostupný klient,

• plánování návratné návštěvy.

Povolené přechody z Pozastavit:

• Zahájeno — příprava na obnovení provádění

• Dokončit — úkol může být v této fázi uzavřen

🏁 Dokončit / Odhlásit se — Konečný stav

Práce byla technikem zcela dokončena.

Případně může být úkol znovu otevřen administrátorem, pokud je potřeba další práce (např. úpravy v rámci záruky).

Doporučuje se vytvářet speciální stavy pro návštěvy na vrácení:

• Záruční práce

• Druhá návštěva

• Požadováno následné sledování

📊 Příklad rozšířeného pracovního diagramu




🎯 Výběr správného pracovního postupu

🛠 Jak konfigurovat pokročilé stavy

1️⃣ Přejděte na Nastavení úkolů → Stavy
2️⃣ Přidejte vlastní stavy
3️⃣ Definujte povolené přechody pro každý status
4️⃣ Ujistěte se, že každý status vede k logickému dalšímu kroku (kromě konečných statusů)

✅ Výhody dobře nakonfigurovaného pracovního postupu

• Technici vždy vědí jaká akce má následovat

• Dispečeři sledují pokrok v reálném čase

• Manažeři získávají přehled o výkonu úkolů a provozu v terénu

• Pracovní postupy jsou strukturované, automatizované a předvídatelné

Často kladené otázky (FAQ)

Otázka: Co jsou statusy úkolů v Shiftonu?
Odpověď: Statusy úkolů pomáhají sledovat každý krok práce — od chvíle, kdy se objeví v systému, až po jeho úspěšné dokončení.

Otázka: Jaký je výchozí pracovní postup úkolu?
Odpověď: Výchozí pracovní postup statusů zahrnuje tři hlavní fáze:

• TO DO (interní výchozí bod),

• Check In (když technik zahájí práci),

• Check Out (když technik dokončí práci).

Otázka: Co znamená status TO DO?
Odpověď: „TO DO“ je interní, skryté označení používané k definici prvních viditelných statusů, které si technici mohou vybrat.

Otázka: Lze výchozí pracovní postup rozšířit?
Odpověď: Ano — pokud váš proces vyžaduje kroky jako přijetí práce, cestování, schválení, pauzy, navazující kroky nebo návštěvy v rámci záruky, můžete nakonfigurovat pokročilý pracovní postup statusů s vlastními statusy.

Otázka: Co je příklad pokročilého pracovního postupu?
Odpověď: Jeden rozšířený příklad pracovního postupu by mohl být:
TO DO → Accept → Doing → (Pause) → Finish, odrážející přijetí, provedení, dočasné zastavení a dokončení.

Otázka: Co znamená status Přijmout?
Odpověď: „Přijmout“ znamená, že technik přijal práci k provedení. Přechází ze statusu K PROVEDENÍ a je součástí rozšířeného pracovního postupu.

Otázka: Co znamená Práce na úkolu?
Odpověď: „Práce na úkolu“ znamená, že technik aktivně pracuje na úkolu po jeho přijetí.

Otázka: Kdy by měl být použit status Pozastavit?
Odpověď: „Pozastavit“ se používá, když technik musí dočasně přerušit práci — například během čekání na díly, nedostupnosti klienta nebo plánování návratu.

Otázka: Co se stane, když úkol dosáhne statusu Odevzdat / Dokončit?
Odpověď: Když je úkol přesunut na status Odevzdat / Dokončit, je technikem zcela dokončen. Některé pracovní postupy také umožňují administrátorům znovu otevřít dokončený úkol, pokud je vyžadována další práce.

Otázka: Mohu přizpůsobit statusy úkolů?
Odpověď: Ano — můžete konfigurovat pokročilé pracovní postupy vytvořením vlastních statusů a definováním povolených přechodů, které odrážejí skutečný proces vaší společnosti.

Otázka: Proč bych měl použít pokročilý pracovní postup?
Odpověď: Pokročilé pracovní postupy úkolů pomáhají reprezentovat skutečné procesy v terénu s mezikroky (např. přijetí, pozastavení, sledování), což umožňuje flexibilnější a přesnější monitorování a provádění.