Vytváření a přiřazování úkolů

Úkoly jsou hlavním modulem v Field Service režimu a nelze je deaktivovat..

Úkoly umožňují přidělovat práci jednomu nebo více zaměstnancům, s připojeným seznamem úkolů k dokončení během provádění úkolu. Úkoly jsou klíčové pro provoz Field Service a jsou používány pro všechny typy přidělování, plánování a sledování práce.

Poznámka: Úkoly jsou nezbytné; vše v Field Service se točí kolem nich. Je zásadní plně porozumět úkolům, aby bylo možné systém efektivně využívat.

Stránky, kde můžete vytvořit úkol

Úkoly lze vytvářet z různých míst v systému, podle pracovního postupu a preference.

1. Stránka Klienti

Přejděte na stránku Klienti.
Najděte požadovaného klienta v seznamu.
Klikněte na ikonu tužky vedle jména klienta pro otevření bočního panelu profilu klienta.
Posuňte se dolů v panelu a klikněte na Vytvořit Úkol.

Důležité detaily:

Pokud má klient více adres, musíte vybrat jednu konkrétní adresu pro úkol.
Při vytváření úkolu na stránce Klienti je klient automaticky přidán. Nemusíte ho vybírat ručně.
Pokud je třeba upravit jakékoli údaje o klientovi (např. jméno, kontaktní informace, adresa), klikněte na ikonu tužky, aktualizujte informace v bočním panelu a klikněte na Uložit.
Pro vytvoření nového klienta klikněte na ikonu + v sekci klientů, vyplňte potřebná pole nastavená pro vaši společnost a klikněte na Uložit.

Tip: Vždy pečlivě zkontrolujte vybraného klienta a adresu, zejména pokud má klient více adres, aby nedošlo k nesprávnému přiřazení úkolu.

2. Stránka Úkoly

Stránka Úkoly poskytuje podrobný přehled a nástroje pro správu všech úkolů.

Můžete:

Zobrazit úkoly jako seznam.
Filtrovat úkoly podle stavu: Aktivní, Dokončené, Zrušené a Bez data.
Vyhledávat úkoly pomocí klíčových slov.
- Poznámka: Lze vyhledávat pouze pole povolená k vyhledávání během vytváření polí úkolu.
Filtrovat úkoly podle jednoho nebo více stavů.
Vybrat časové rozmezí k zobrazení úkolů.
Zobrazit filtrované a setříděné úkoly na mapa.

Zobrazovaná pole úkolu zahrnují:

Název a Popis – standardní pole. Pokud byly provedeny úpravy (přidána/odebrána/přeuspořádána pole), zobrazení odráží tato nastavení.
Klient – klient spojený s úkolem.
Adresa – adresa klienta spojená s úkolem.
Zaměstnanec – přiřazený(í) zaměstnanec(i).
Naplánovaný čas – plánovaný čas začátku.
Stav – aktuální stav úkolu.
Dokončeno – zobrazuje se pouze pro dokončené úkoly; zobrazuje čas dokončení zaměstnancem.
Nastavení pro opakující se úkoly – oranžový kruh s pruhem = neopakující se úkol; zelený kruh s fajfkou = opakující se úkol.
Akce – možnosti pro smazání úkolu.

Tip: Používejte filtry a řazení pro efektivní správu velkého množství úkolů.

3. Stránka Kalendář

Stránka Kalendář poskytuje vizuální přehled úkolů.

Úkoly přiřazené zaměstnancům se zobrazují jako buňky na řádku zaměstnance.
Úkoly s datem, ale bez přiřazeného zaměstnance se objeví v seznamu nepřiřazených úkolů.
Úkoly bez naplánovaného data se zobrazují na straně pod položkou Úkoly bez data.

Filtry kalendáře:

Filtrovat podle zaměstnance
Filtrovat podle typu úkolu
Vybrat značky
Vybrat stavy
Vybrat oblasti služby

Použití filtrů: Klikněte na Vyhledat. Pro obnovení filtrů klikněte na Vymazat.
Pro zlepšení zobrazení kalendáře skryjte panel filtrů kliknutím na ikonu filtru nad kalendářem.

Možnosti zobrazení kalendáře:

Zobrazit úkoly pro všechny zaměstnance nebo pouze zaměstnance s přiřazenými úkoly.
Možnosti zobrazení: 1 den, 3 dny, 1 týden, 1 měsíc.
Procházejte dny nebo měsíce pomocí šípek vlevo/vpravo nebo vyberte konkrétní den prostřednictvím ikona kalendáře.
Kliknětena ikonu ozubeného kola pro další nastavení:
- Zobrazit úkoly – ovládá viditelnost úkolů v 1-denním zobrazení.
- Způsob zobrazení (den) – zobrazuje pouze pracovní hodiny (např. 8:00–17:00).
- Možnosti řazení pro zaměstnance – vyberte, zda chcete zobrazit čísla zaměstnanců.
- Řadit – podle jména nebo osobního čísla.

Tip: Upravte tato nastavení pro přehlednost při správě mnoha úkolů současně.

Vytvoření úkolu

Klikněte naVytvořit úkol pro zahájení nového úkolu.

1. Klient (Nepovinné)

Vyberte existujícího klienta nebo vytvořte nového.
Pro výběr napište alespoň 3 písmena jména klienta pro vyhledávání.
Zvolte správnou adresu.
Pro úpravu podrobností o klientovi klikněte na ikonu tužky → proveďte změny → Uložit.
Chcete-li vytvořit nového klienta, klikněte na + ikonu → vyplňte požadovaná pole → Uložit.

Poznámka: Vždy zkontrolujte výběr klienta a adresy. Nesprávné adresy vedou k chybám v úkolech.

2. Obecné informace

Vyplňte pole s obecnými informacemi (vlastní nebo standardní pole, které vaše společnost nakonfigurovala).
Plánovaný čas – čas zahájení úkolu. Pokud je vynechán, úkol se objeví v Úkolech bez data.
Odhadovaná doba trvání – čas potřebný k dokončení úkolu, používaný k plánování a zabránění překryvům.
Značky – vizuální značky pro typy úkolů v kalendáři.
Dovednost – vyberte předem definované dovednosti k filtrování zaměstnanců během přiřazování.
Kontrolní seznam – vyberte kontrolní seznam pro zaměstnance k dokončení během úkolu.

Tip: Správné nastavení značek, dovedností a kontrolních seznamů zajišťuje správné přiřazení zaměstnanců a sledování dokončení úkolů.

3. Zaměstnanci

Úkoly mohou být přiřazeny jednomu nebo více zaměstnancům.
Po výběru prvního zaměstnance, Další zaměstnanec pole se objeví.
Každý další zaměstnanec obdrží podúkol. Podúkoly mohou mít:
- Samostatný plánovaný čas zahájení
- Samostatnou odhadovanou dobu trvání
Chcete-li odstranit další zaměstnance, klikněte na ikonu koše vedle nich.

Příklad: Pro cateringové akce přicházejí nejprve dekoratéři, číšníci přicházejí o 2 hodiny později, úklidový personál večer. Podúkoly umožňují přesné plánování.

4. Opakující se úkoly

Opakující se úkoly jsou dostupné pouze pro úkol přidělený jednomu zaměstnanci.
Povolte skrze Nastavení opakující se práce zaškrtávací políčko po nastavení plánovaného času.
Vyberte datum ukončení a typ opakování:
- Denně – vyberte dny v týdnu (pondělí–neděle).
- Týdně – stejný den týdne každý týden až do koncového data.
- Každé 2 týdny – stejný den týdne každých 14 dní až do koncového data.

Poznámka: Přidání dalších zaměstnanců deaktivuje opakování pro další zaměstnance.
Důležité: Před zahájením provádění úkolu můžete tento úkol nebo všechny budoucí události upravit, včetně: zaměstnance, seznamu úkolů, data/času, známek, dovedností atd.

5. Naplánované Nástroje (Volitelné)

Uveďte potřebné nástroje, vybavení nebo spotřební materiál pro dokončení úkolu (vyžaduje modul Inventář).
Nástroje musí být k dispozici v správném množství pro zaměstnance.
Poznámka: Naplánované nástroje se mohou lišit od skutečně použitých nástrojů v typu nebo množství.

6. Soubory

Nahrajte fotografie klientů nebo dokumenty.
Vyberte, zda zobrazit nebo skrýt soubory pro zaměstnance.

Často kladené otázky – Vytváření a přidělování úkolů

1. Proč nemohu vybrat adresu klienta?
Klient má více adres; jedna musí být vybrána pro správné přiřazení úkolu.

2. Co když klient neexistuje?
Použijte ikonu + k vytvoření nového klienta a vyplnění potřebných polí.

3. Mohu vytvořit úkol bez klienta?
Ano, pole klienta je volitelné. Úkoly bez klienta se objevují v seznamech a v kalendáři.

4. Proč se můj úkol nezobrazuje v kalendáři?
Úkoly bez naplánovaného času se objevují v Úkolech bez data. Přidejte naplánovaný čas pro zobrazení v kalendáři.

5. Jak mohu přiřadit více zaměstnanců?
Vyberte prvního zaměstnance → Další zaměstnanec se objeví pole → přidejte více zaměstnanců → jsou vytvořeny podúkoly.

6. Mohou být opakující se úkoly přiřazeny více zaměstnancům?
Ne, opakování je dostupné pouze pro jednoho zaměstnance.

7. Co jsou podúkoly?
Podúkoly jsou pro další zaměstnance s odděleným časem zahájení, trváním a kontrolním seznamem.

8. Co znamenají oranžové a zelené kruhy?

Oranžový kruh – neopakující se
Zelený kruh s fajfkou – opakující se

9. Mohu po vytvoření úkolu upravit kontrolní seznamy?
Ano, před zahájením úkolu. Podúkoly mohou mít oddělené kontrolní seznamy.

10. Proč slovní vyhledávání nenajde můj úkol?
Vyhledávání funguje pouze na polích, která jsou povolena pro vyhledávání.

11. Jak zobrazím úkoly na mapě?
Po filtrování a třídění na stránce Úkoly klikněte na zobrazit na mapě.

12. Mohu vidět úkoly pro všechny zaměstnance v kalendáři?
Ano, zobrazit všechny zaměstnance nebo pouze ty s přiřazenými úkoly.

13. Jak mohu filtrovat úkoly podle značek nebo typů?
Použijte filtry → klikněte na Hledat.

14. Jak změním plánovaný čas pro podúkol?
Každý podúkol může mít svůj vlastní čas zahájení a trvání.

15. Co se stane, když smažu hlavního zaměstnance?
Hlavní úkol je smazán. Podúkoly mohou ztratit propojení. Nejdříve smažte podúkoly, pokud je to potřeba.

16. Jak nastavím opakující se úkol?
Vyberte datum zahájení → zaškrtněte Nastavení opakujících se úkolů → nastavte koncové datum a typ.

17. Mohou se opakující úkoly začít v různé dny pro různé zaměstnance?
Ne. Opakování je vázáno na jednoho zaměstnance a počáteční datum. Před provedením lze upravit tento nebo všechny budoucí úkoly.

18. Proč se plánované nástroje neshodují se skutečným využitím?
Plánované nástroje jsou doporučení; skutečné využití se může lišit.

19. Jak mohu připojit soubory?
Nahrajte soubory → vyberte, zda je chcete zaměstnanci zobrazit/skryt.

20. Jak upravit informace o klientovi po vytvoření úkolu?
Klikněte na ikonu tužky → upravit → Uložit.

21. Jak specifikovat odhadovanou dobu trvání?
Použijte pole Odhadovaná doba trvání pro plánování a prevenci překryvů.

22. Jak mohu zobrazit dokončené úkoly?
Filtrujte podle Dokončeno; čas dokončení se zobrazí ve sloupci Dokončeno.

23. Mohou mít různí zaměstnanci různé kontrolní seznamy a časy?
Ano, pomocí podúkolů.

24. Co když úkol není viditelný po filtrování kalendáře?
Zkontrolujte všechny filtry. Úkoly bez naplánovaného času se zobrazí v Úkoly bez datumu.

25. Jak naplánovat více zaměstnanců na stejný den?
Použijte podúkoly s různými počátečními časy a délkami trvání.

26. Mohu upravit opakující se úkoly po jejich vytvoření?
Ano, před provedením lze upravit jakékoli pole: zaměstnanec, kontrolní seznam, datum/čas, značky, dovednosti.

27. Může mít úkol více kontrolních seznamů?
Ano, podúkoly mohou mít různé kontrolní seznamy.

28. Co se stane, když nenastavím plánovaný čas?
Úkol se objeví v Úkolech bez data a není zobrazen na konkrétní den v kalendáři.