Kontrolní seznamy

Kontrolní seznamy jsou digitální formuláře, které zaměstnanci vyplňují při práci na úkolu. Pomáhají sbírat strukturovanou zpětnou vazbu a zaznamenávat všechny potřebné informace během pracovního procesu.

Můžete vytvořit neomezený počet kontrolních seznamů, ale každý úkol může obsahovat pouze jeden kontrolní seznam. Z tohoto důvodu je důležité promyslet strukturu a typ dat, která chcete obdržet, ještě před vytvořením nového kontrolního seznamu.

Jak vytvořit kontrolní seznam

1. Otevřete Nastavení úkolu.

2. Vyberte sekci Kontrolní seznamy.
   Tato stránka obsahuje všechny dříve vytvořené kontrolní seznamy a poskytuje možnost vytvořit nové.

3. Klikněte na Vytvořit kontrolní seznam.

   

4. Zadejte název kontrolního seznamu.
   Je-li potřeba, povolte možnost Výchozí kontrolní seznam — tento kontrolní seznam pak bude automaticky připojen ke všem novým úkolům.

5. Přidejte položky kontrolního seznamu a vyberte typ dat pro každou položku.

   

Dostupné typy dat

• Text — krátká textová odpověď.

• Číslo — číselná hodnota.

• Zaškrtávací políčko — jedna povinná možnost, která musí být zvolena.

• Rozevírací seznam — vyberte jednu možnost z několika.

• Vícenásobný rozevírací seznam — vyberte jednu nebo více možností ze seznamu.

• Soubor – nahrát fotografii nebo pořídit snímek pomocí fotoaparátu.

• Textové pole – podrobná, dlouhá textová odpověď.

• Telefonní číslo – pole pro zadání platného telefonního čísla.

• Email – pole pro zadání emailové adresy.

• Podpis – umožňuje zaměstnanci zanechat digitální podpis (ve webové verzi a mobilní aplikaci se objeví bílý podpisový box).

Jak upravit kontrolní seznam

• Klikněte na ikonu tužky vedle kontrolního seznamu, který chcete upravit.

• Proveďte změny a uložte.

  

Poznámka: Aktualizace se týkají pouze nových úkolů vytvořených po úpravě kontrolního seznamu. Stávající úkoly si ponechají původní verzi kontrolního seznamu.

Jak smazat kontrolní seznam

1. Klikněte na ikonu koše vedle kontrolního seznamu, který chcete smazat.

   

2. Potvrďte akci.

   

Důležité:

• Kontrolní seznam nelze smazat, pokud je již přiřazen k nějakému úkolu.

• Smazat lze pouze kontrolní seznamy, které nejsou použity v žádných úkolech.

• Stávající úkoly si ponechají připojený kontrolní seznam a odevzdaná data.

Často kladené otázky (FAQ)

Otázka: Co jsou kontrolní seznamy v úkolech Shifton?
A: Kontrolní seznamy jsou strukturované seznamy položek nebo ověřovacích kroků, které pomáhají standardizovat provádění úkolů. Zajišťují, že každý krok úkolu je pokaždé konzistentně dokončen.

Q: Kde najdu funkci kontrolního seznamu?
A: Kontrolní seznamy jsou dostupné v editoru úkolů, jak při vytváření, tak při prohlížení existujícího úkolu. Můžete tam přidat jednu nebo více položek kontrolního seznamu.

Q: Jak přidám kontrolní seznam k úkolu?
A: V panelu pro vytváření nebo úpravu úkolu najděte sekci Kontrolní seznamy a klikněte na Přidat položku , zadejte název položky a opakujte pro každý krok, který potřebujete zahrnout.

Q: Mohu změnit pořadí položek v kontrolním seznamu?
A: Ano. Většina rozhraní kontrolních seznamů umožňuje přetahováním změnit pořadí nebo použít šipky pro přesun položek nahoru nebo dolů, abyste mohli upřednostnit kroky v požadovaném pořadí.

Q: Mohou být položky v kontrolním seznamu povinné nebo volitelné?
A: Ano — položky v kontrolním seznamu mohou být označeny jako povinné nebo volitelné podle vašich provozních potřeb. Povinné položky musí být obvykle zaškrtnuty před dokončením úkolu.

Q: Kdo může dokončit položky v kontrolním seznamu?
A: Položky mohou odškrtávat přiřazení technici nebo uživatelé s oprávněním k úpravám úkolu.

Q: Co se stane, když jsou všechny položky v kontrolním seznamu zaškrtnuty?
A: Když jsou všechny povinné položky kontrolního seznamu dokončeny, úkol může být označen jako hotový. Některé pracovní postupy vyžadují dokončení kontrolního seznamu jako podmínku pro uzavření úkolu.

Q: Mohu upravit kontrolní seznam po vytvoření úkolu?
A: Ano — pokud je úkol stále ve stavu, který umožňuje úpravy, můžete v panelu úkolu před dokončením kontrolní seznam upravit (přidat, upravit, odstranit položky).

Q: Existuje způsob, jak znovu použít kontrolní seznamy v různých úkolech?
A: Některé systémy umožňují ukládat šablony kontrolních seznamů pro opakované použití. Pokud to Shifton podporuje, uvidíte možnosti vytvoření a aplikaci šablon při přidávání kontrolních seznamů.

Otázka: Zobrazují se kontrolní seznamy v pracovních zprávách?
Odpověď: Ano — kontrolní seznamy a jejich stav dokončení jsou obvykle zahrnuty v pracovních zprávách (PDF nebo export), což pomáhá ověřit vykonanou práci a dodržování předpisů.

Otázka: Mohu požadovat fotografie nebo poznámky pro každou položku kontrolního seznamu?
Odpověď: V závislosti na vašich nastaveních může Shifton vyžadovat dodatečná pole (fotografie, komentáře) pro jednotlivé položky kontrolního seznamu, aby se zlepšila dokumentace a kontrola kvality.