जिम और फिटनेस स्टूडियो के लिए स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

फिटनेस कारोबार उन लोगों पर टिका है जो तय समय पर पहुँचते हैं। इंस्ट्रक्टर के बिना क्लास पैसे लौटाने की बातचीत बन जाती है, सुबह छह बजे खाली रिसेप्शन एक नई मेंबरशिप का नुकसान करा देता है, और अपने क्लाइंट के समय पर फ्लोर शिफ्ट में लगाया गया ट्रेनर ऐसा घंटा है जिसका बिल कोई नहीं बना सकता। फिटनेस स्टूडियो शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इसीलिए है ताकि रोस्टर एक मैनेजर के दिमाग में रहना बंद करे और ऐसी प्रणाली की तरह चले जिसे दूसरे लोग भी चला सकें।

जिम में स्टाफ की जरूरत का ढाँचा सचमुच टेढ़ा है। भीड़ दिन के दोनों सिरों पर जमा होती है और बीच में पतली पड़ जाती है। टीम में पूर्णकालिक फ्लोर स्टाफ, अंशकालिक रिसेप्शन और ऐसे इंस्ट्रक्टर मिलते हैं जो कई जगह क्लास लेते हैं और अपने क्लाइंट के घंटे भी रखते हैं। आम ऑफिस रोस्टर टूल नौ से पाँच का एकसमान दिन मान लेते हैं और पहली ही स्प्लिट शिफ्ट पर टूट जाते हैं।

फिटनेस स्टूडियो शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या संभालना चाहिए

मार्केटिंग हटा दें तो काम छोटा है। असुविधाजनक सुबह और देर रात के ब्लॉक समेत हफ्ते भर की शिफ्टें तेजी से बनाना। प्रकाशित करने से पहले जान लेना कि अभी-अभी बाँटे गए घंटे बजट में बैठते हैं या नहीं। स्टाफ तक उनके फोन पर पहुँचना, क्योंकि भरोसे से वे वहीं देखते हैं। और बदलाव को दोबारा सब बनाए बिना पचा लेना, क्योंकि कवर की माँग, बीमारी और आखिरी वक्त की क्लास अदला-बदली अपवाद नहीं, हर हफ्ते की बात है।

जो जिम स्टाफ मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर इन चारों को निपटा देता है, वह किसी क्लब के लिए उस सॉफ्टवेयर से ज्यादा काम आता है जिसमें किसी और समस्या के लिए बनी पचास सुविधाएँ हों। बाकी सब पसंद की बात है।

ट्रेनर, इंस्ट्रक्टर और रिसेप्शन तीन अलग शेड्यूलिंग समस्याएँ हैं

फिटनेस टीम एक जैसी कार्यशक्ति नहीं होती। रिसेप्शन को खुलने से बंद होने तक लगातार कवर चाहिए और एक बार में शायद ही एक-दो लोगों से ज्यादा। इंस्ट्रक्टर तय स्लॉट और तय हॉल से बँधे होते हैं, और खाली स्लॉट सदस्यों को तुरंत दिख जाता है। पर्सनल ट्रेनर अपने क्लाइंट लोड के इर्द-गिर्द चलते हैं और फ्लोर के घंटों को हफ्ते का लचीला हिस्सा मानते हैं।

अच्छा पर्सनल ट्रेनर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इन समूहों को अलग रखता है, पर उन्हें अलग-अलग सिस्टम में नहीं बाँटता। पद हर व्यक्ति के लिए तय होते हैं, इसलिए आप रिसेप्शन अलग से बना सकते हैं, फिर फ़िल्टर बदलकर इंस्ट्रक्टर की समय-सारणी बना सकते हैं, और फिर पूरे हफ्ते को साथ देखकर जाँच सकते हैं कि कुल घंटे और कुल लागत वहीं हैं जहाँ आप चाहते थे। जो ट्रेनर शेड्यूलिंग टूल उनके साथ बाकी परिसर नहीं दिखा पाता, वह आधा ही औजार है।

साझा स्प्रेडशीट पर शेड्यूलिंग ऐप क्यों भारी पड़ता है

बहुत से क्लब अब भी क्लाउड ड्राइव की एक शीट और बदलावों के लिए एक ग्रुप चैट पर चलते हैं। यह मुफ्त लगता है। लागत रगड़ में छिपी है: एक अदला-बदली में चार संदेश और एक ऐसा संपादन लगता है जो आधी टीम कभी नहीं देखती, दो लोगों के एक साथ खोलते ही संस्करण पुराना पड़ जाता है, और कोई नहीं बता सकता कि शिफ्ट असल में कब शुरू हुई।

शेड्यूलिंग ऐप पर आ जाने से यह पूरी परत ही हट जाती है। अदला-बदली की माँग और मंज़ूरी ऐप में होती है, और मंज़ूरी मिलते ही सबको सुधरा हुआ हफ्ता दिख जाता है। ओपन शिफ्टें अलग-अलग कॉल के दौर की जगह एक साथ हर योग्य व्यक्ति तक जाती हैं। लोग जो शिफ्ट शेड्यूल देखते हैं वही असल में लागू शेड्यूल होता है, और वही बाद में पेरोल भी पढ़ता है।

फिटनेस कारोबार में श्रम लागत पर पकड़

लगभग हर क्लब में वेतन सबसे बड़ी नियंत्रण योग्य मद है, और ज्यादातर नुकसान नाटकीय नहीं, छोटा और बार-बार होने वाला है। सुनसान दोपहर में एक अतिरिक्त व्यक्ति। बंद होने के चालीस मिनट बाद तक खिंची शिफ्ट। ओवरटाइम की वह सीमा जो इसलिए पार हुई क्योंकि दो ब्रांच के घंटे किसी ने जोड़े ही नहीं।

जिम शेड्यूलिंग सिस्टम यह सब तब दिखाता है जब बदलाव अब भी संभव है। प्रति कर्मचारी घंटों की सीमा चलते कुल के बगल में रहती है, इसलिए पास आती सीमा रोस्टर बनाते समय ही साफ दिख जाती है। क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट तय शिफ्ट के सामने दर्ज होते हैं, यानी रोस्टर वाले और असल में काम किए गए घंटों का अंतर शक नहीं, एक आँकड़ा होता है। इसके बाद बजट और वेतन दर रिपोर्टें दिखाती हैं कि अवधि पर असल में कितना खर्च हुआ, व्यक्ति और पद के हिसाब से बँटा हुआ। जो फिटनेस सेंटर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर सिर्फ सुंदर ग्रिड बनाता है, वह काम का महँगा आधा हिस्सा अधूरा छोड़ देता है।

उपलब्धता, कवर और आखिरी वक्त की अदला-बदली

रोस्टर तीन बार दोबारा बनाने की वजह लगभग हमेशा उपलब्धता होती है। इंस्ट्रक्टर कहीं और भी पढ़ाते हैं, छात्र पढ़ाई करते हैं, और ट्रेनर अपने क्लाइंट ब्लॉक बचाकर रखते हैं। यह सब संदेशों से जुटाना धीमा है और जानकारी जल्दी बासी हो जाती है।

Shifton उपलब्धता पहले ही मासिक कैलेंडर में जुटा लेता है, जिसमें किसी के काम कर सकने वाले घंटे न कर सकने वाले घंटों से अलग चिह्नित रहते हैं। छुट्टी और अवकाश की माँगें भी उसी जगह से गुजरती हैं, इसलिए मंज़ूर की गई अनुपस्थिति आपके योजना शुरू करने से पहले ही ग्रिड पर होती है। छुट्टी प्रबंधन को अलग इनबॉक्स की जगह शेड्यूलिंग टूल के भीतर रखने से ही वही टकराव दो बार पकड़ में नहीं आता।

फिर भी कवर की जरूरत पड़े तो शिफ्ट ओपन शिफ्ट पंक्ति में चली जाती है और कोई भी योग्य व्यक्ति उसे ऐप से ले सकता है। किसी संपर्क सूची पर एक-एक कॉल करने से यह कवर तक पहुँचने का कहीं तेज रास्ता है।

योग, पिलाटे और छोटे स्टूडियो का काम

छोटे स्टूडियो की समस्या बड़े क्लब से उल्टी है: स्टाफ ज्यादा नहीं, बहुत कम होता है और हर एक मायने रखता है। पाँच या छह इंस्ट्रक्टर हों तो एक खाली स्लॉट समय-सारणी में साफ दिखने वाला छेद है। यहाँ योग स्टूडियो शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और पिलाटे स्टूडियो शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर अनुकूलन से कम और निश्चितता से ज्यादा जुड़े हैं, ताकि शनिवार को खोलने वाले को पता हो कि शनिवार वही खोल रहा है।

योग स्टूडियो टीम के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर आमतौर पर दो बातों पर आँका जाता है। क्या मालिक अगला महीना एक ही बैठक में बना सकता है, और क्या सबको अलग से संदेश भेजे बिना पता चल जाता है। जो फिटनेस स्टूडियो शेड्यूलिंग ऐप ये दोनों काम फोन पर कर देता है, वह छोटे स्टूडियो की जरूरत पूरी करता है। यही बात छोटे पिलाटे स्टूडियो के शेड्यूलिंग सिस्टम या स्वतंत्र स्ट्रेंथ जिम पर भी लागू है।

जब क्लब एक से ज्यादा हों

दूसरी ब्रांच खुलते ही असली काम तालमेल बन जाता है। स्टाफ साझा होता है, एक जगह कमी रहती है जबकि दूसरी पर जरूरत से ज्यादा लोग, और आँकड़े आने तक हेड ऑफिस के पास कोई तस्वीर नहीं होती। जो फिटनेस क्लब शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर हर ब्रांच को अलग द्वीप मानता है, वह ठीक वही समस्या दोबारा खड़ी कर देता है जिसके लिए उसे खरीदा गया था।

मल्टी-लोकेशन शेड्यूलिंग हर क्लब को एक अकाउंट पर लाती है, शिफ्टें किसी खास ब्रांच से टैग रहती हैं और कुल आँकड़े हर व्यक्ति के लिए सभी ब्रांच मिलाकर जुड़ते हैं। जो शेड्यूल काम कर रहा हो उसे टेम्पलेट के रूप में सहेजकर अगली जगह पर लागू किया जा सकता है, खाली ग्रिड से शुरू करने के बजाय, और यह एक ही ब्रांच के लिए बने किसी भी शेड्यूल मेकर से तेज रास्ता है। इस आकार में हेल्थ क्लब शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर योजना जितना ही रिपोर्टिंग के दम पर अपनी जगह बनाता है।

जिम स्टाफ शेड्यूलिंग सिस्टम कैसे चुनें

फीचर पेज पर ज्यादातर जिम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर एक जैसे दिखते हैं, इसलिए किसी भी प्लेटफ़ॉर्म को उसी तरह जाँचें जैसे टीम उसे असल में इस्तेमाल करेगी। फोन पर पूरा हफ्ता बनाएँ और समय नापें। एक शिफ्ट बदलाव भेजें और देखें कि वह कितनी जल्दी पहुँचता है। पूछें कि पहली बार ऐप खोलने पर इंस्ट्रक्टर को क्या दिखता है, क्योंकि उलझी हुई पहली स्क्रीन पर ही अपनाना रुक जाता है। जाँचें कि घंटे सिस्टम से ऐसे रूप में निकलते हैं जिसे आपका अकाउंटेंट इस्तेमाल कर सके, और टाइम ट्रैकिंग का डेटा उसी शिफ्ट से जुड़ा रहे जहाँ से आया है।

दस कर्मचारियों से कम पर Shifton का मुफ्त प्लान शेड्यूलिंग, बेसिक टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और रिपोर्टें बिना समय सीमा के कवर करता है, जो एक स्टूडियो के लिए काफी है। उससे आगे कीमत उन मॉड्यूल के लिए प्रति कर्मचारी प्रति माह लगती है जिन्हें आप चालू करते हैं। दोनों ही स्थितियों में लक्ष्य एक है: ऐसी समय-सारणी जो बताए कि सचमुच कौन खाली है, ऐसे घंटे जो असल काम से मेल खाएँ, और ऐसा वेतन खर्च जो वहीं बैठे जहाँ आपने तय किया था।