Kostenlose druckbare wöchentliche Mitarbeitereinsatzvorlage [Excel]

Wenn Sie Ihre Arbeitseinsätze noch manuell mit Bleistift und Papier erstellen, verschwenden Sie wertvolle Zeit und Energie, die besser für die Schulung von Mitarbeitern, die Interaktion mit Kunden, die Verbesserung Ihrer Produkte und Dienstleistungen oder zur Erledigung anderer Aufgaben genutzt werden könnte, die zum Wachstum und Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

So verwenden Sie diese Vorlage

SCHRITT 1

Geben Sie die Mitarbeiterinformationen ein

Schritt 1: Geben Sie die Mitarbeiterinformationen ein. Auf dem pinken Tab „Mitarbeiter“ geben Sie die Namen aller Ihrer Angestellten ein. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Kontaktdaten oder Positionen hinzufügen.

SCHRITT 2

Schichten und Rollen erstellen

Schritt 2: Schichten und Rollen erstellen. Auf dem blauen Tab „Schichten“ geben Sie die Start- und Endzeiten für die Schichten ein. Im Abschnitt „Schichttypen“ listen Sie die Namen jeder Art von Schicht (z. B. Manager, Kellner, Gastgeber, Teamleiter usw.) auf.

SCHRITT 3

Mit der Planung beginnen

Schritt 3: Sobald Mitarbeiter und Schichten eingerichtet sind, verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um den Mitarbeitern für jeden Tag Schichten zuzuweisen. Um die Woche anzupassen, aktualisieren Sie einfach das Startdatum oben im Plan.

Einsatzpläne für Mitarbeiter zu erstellen, kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Um Verwirrung zu reduzieren und Zeit zu sparen, können Sie unsere kostenlosen Arbeitseinsatzvorlagen verwenden. Im folgenden Artikel erklären wir, wie Sie diese effektiver verwenden und erstellen können.

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Was ist eine Mitarbeitereinsatzvorlage?

Eine Mitarbeitereinsatzvorlage ist ein Geschäftsinstrument, das die Zuteilung von Schichten an Mitarbeiter vereinfacht. Eine typische Vorlage (sowohl kostenpflichtig als auch kostenlos) beinhaltet einen wöchentlichen oder monatlichen Einsatzplan mit einer logischen Struktur und farblich gekennzeichneten Highlights, die sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden, sowie Funktionen (wie Formeln), die verhindern, dass niemand einer Schicht zugewiesen ist oder eine Person für zu viele Schichten hintereinander eingeplant ist. Sie können unsere kostenlosen Arbeitseinsatzvorlagen in Excel verwenden, um den Aufwand der manuellen Planung zu vermeiden und Planungsfehler zu verhindern, die Ihre Abläufe beeinträchtigen könnten.

Was Sie in Ihre Mitarbeitereinsatzvorlage aufnehmen sollten

Beim Erstellen Ihrer Zeitplanvorlage denken Sie an den Endnutzer - die Mitarbeiter. Das bedeutet, dass der Plan alle Schichtdetails enthalten sollte, die für die Mitarbeiter notwendig sind:

Namen aller Mitarbeiter sowie die Kontaktdaten des Managers, der Fragen beantworten oder bei schichtbezogenen Anfragen helfen kann
Klare Start- und Enddaten für den Einsatzplan
Schichtanfangs- und -endzeiten
Pausen und Mahlzeiten
Spezifische Rollen oder Verantwortlichkeiten für jede Schicht

So verwenden Sie eine Mitarbeitereinsatzvorlage

Die Verwendung einer kostenlosen Mitarbeiter-Zeitplanvorlage ist einfach:

Mitarbeiterdaten eingeben: Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Namen, Vorlieben und möglicherweise Kontaktdaten ein.
Schichten zuweisen: Schichten basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter, den Anforderungen des Unternehmens und der Arbeitslast zuweisen.
Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie den Dienstplan auf mögliche Konflikte, wie z. B. doppelt gebuchte Mitarbeiter oder fehlende Schichten.
Sicherstellen, dass alle es gesehen haben: Stellen Sie sicher, dass jeder den Plan gesehen oder eine physische Kopie erhalten hat.

Wie erstelle ich einen Schichtplan in Excel?

Excel verfügt über integrierte Tools, die es ideal für die Erstellung kostenloser Arbeitszeitplanvorlagen machen. Um zu beginnen:

Öffnen Sie Excel: Starten Sie Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
Wählen Sie eine Vorlage: Suchen Sie nach einer kostenlosen Arbeitseinsatzvorlage, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Sie können mit einem leeren Blatt beginnen, wenn Sie keine geeignete Vorlage finden.
Notwendige Informationen eingeben: Geben Sie alle relevanten Details wie Mitarbeiternamen, Schichten und Zeiten ein.
Formeln verwenden: Sie können die integrierten Formeln von Excel verwenden, um die insgesamt gearbeiteten Stunden, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter oder die Schichtlängen zu berechnen. Das Beherrschen von Formeln wird einige Zeit in Anspruch nehmen, da nicht alle einfach sind.
Passen Sie Ihre Vorlage an: Passen Sie die Spalten und das Layout an die spezifischen Anforderungen an.
Speichern und drucken: Speichern Sie das Dokument und drucken Sie es bei Bedarf.

Testen Ihrer Mitarbeitereinsatzvorlage

Nachdem Ihr Zeitplan fertig ist, vergessen Sie nicht, ihn auf Klarheit und Benutzerfreundlichkeit zu testen:

Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt angezeigt werden und die Formeln ordnungsgemäß funktionieren.
Bitten Sie einen Ihrer Mitarbeiter, den Plan zu überprüfen und zu prüfen, wie schnell er alle notwendigen Details (z. B. die Anzahl seiner Schichten und die Tage) verstehen kann. Wenn das Auffinden der benötigten Informationen mehr als 30 Sekunden dauert, muss Ihr Plan vereinfacht werden.

Ich wünsche Ihnen eine reibungslose und effiziente Schichtverwaltung mit unserer kostenlosen Mitarbeitereinsatzvorlage in Excel.