Die 6 besten Schichtplan-Apps und Dienstplan-Software für vielbeschäftigte Teams 2026
Ein Dienstplan steht und fällt damit, wie schnell eine Änderung bei der betroffenen Person ankommt. Der Plan selbst ist am Donnerstag in einer Stunde erledigt; teuer wird der Rest der Woche, wenn jemand den Samstag tauscht, die Tabelle nichts davon weiß und zwei Leute an einer Kasse stehen, während eine dritte Schicht unbesetzt bleibt.
Schichtplan-Apps schließen genau diese Lücke. Im britischen Englisch heißen sie »Rota Apps«, denn in Großbritannien, Irland und Australien nennt man den Dienst- oder Schichtplan »Rota«. Die Apps bauen die Woche auf, veröffentlichen sie aufs Handy, gleichen Urlaubsanträge mit dem tatsächlichen Anspruch ab und halten Tausche in einem Protokoll fest statt in einer Chatgruppe. Dieser Ratgeber vergleicht sechs davon nach dem, was bei der Auswahl zählt: wo der Gratisplan endet, wer einen Schichttausch anstoßen darf, wie Urlaub abgewickelt wird und wie sich der Preis verhält, wenn das Team wächst.
Alle Zahlen unten stammen von den Preisseiten der Anbieter im September 2026, und zwar in der Währung, die jeder von ihnen ausweist. Drei der sechs nennen etwas anderes als Dollar, und eine Umrechnung würde eine Zahl erfinden, die niemand veröffentlicht.
Unsere Top-Empfehlungen
Sechs Apps haben es auf die Liste geschafft. Wer die Kurzfassung will: Diese drei decken die meisten Situationen ab.
Shifton
Teams, die Dienstplan, Arbeitszeiten und Lohnabrechnung in einem System wollen. Kostenlos für bis zu 10 Mitarbeitende, danach 1 $ pro Mitarbeiter und Monat.
Sling
Die höchste Gratis-Obergrenze hier: 30 Nutzer, Schichtangebote und Abwesenheitsanträge inklusive
Findmyshift
Als einzige nach Team statt pro Kopf abgerechnet, was die Rechnung ab 20 Personen verändert
Warum uns vertrauen?
Shifton ist unser eigenes Produkt und steht auf dieser Liste an erster Stelle. Behalten Sie das im Hinterkopf, wenn Sie den Rest der Seite lesen.
Bei den anderen fünf haben wir die mühsame Kleinarbeit erledigt: Wir haben im September 2026 jede Preisseite geöffnet, sie im Oktober 2026 noch einmal geprüft und aufgeschrieben, was dort steht, auch die Teile, die Anbieter gern verstecken. Einer von ihnen, Planday, veröffentlicht in seinen Tarifkacheln überhaupt keine brauchbare Zahl, und das sagen wir offen, statt zu raten. Die Obergrenzen der Gratispläne in der Tabelle unten stammen von den Anbietern selbst, denn diese eine Zahl entscheidet bei den meisten Teams über die Vorauswahl, und genau sie geben Vergleichsartikel am häufigsten falsch wieder.
Was eine Schichtplan-App leisten muss
Eine Schichtplan-App baut den Schichtplan, veröffentlicht ihn für alle, die danach arbeiten, und fängt die späteren Änderungen auf, ohne dass jemand die Woche neu abtippt. Kurz zur Begrifflichkeit: Rota, Roster und Schedule bezeichnen dasselbe Dokument, im Deutschen den Dienstplan. Großbritannien, Irland und weite Teile des Commonwealth sagen Rota, Australien und Neuseeland neigen zu Roster, Nordamerika sagt Schedule, und die Software ist jeweils dieselbe.
Darüber hinaus trennen vier Dinge ein funktionierendes Tool von einer geteilten Tabelle mit bunten Zellen.
- Veröffentlichung, die ankommt: Der Dienstplan geht mit einer Benachrichtigung aufs Handy, und der Aushang am Schwarzen Brett ist nicht länger maßgeblich
- Tausche mit Protokoll: Entscheidend ist, wer einen anstoßen darf. In manchen Tools organisieren Mitarbeitende die Vertretung selbst und die Führungskraft gibt frei; in anderen kann nur die Führungskraft eine Schicht verschieben, sodass jeder Tausch weiterhin einen Anruf kostet
- Urlaub mit echtem Saldo: Anträge, die Urlaubsguthaben und Dienstplan zugleich prüfen, damit eine Genehmigung keinen Samstag unbesetzt zurücklässt
- Verfügbarkeit vor dem Plan: Wer wann arbeiten kann, einmal erfasst, damit der Entwurf auf verlässlichen Angaben beruht
Das Einstempeln liegt direkt daneben und ist eine eigene Entscheidung. Wenn der Nachweis der Anwesenheit ebenso wichtig ist wie ihre Planung, behandelt unser Vergleich von Apps zur Arbeitszeiterfassung für Mitarbeitende diese Seite gründlich, einschließlich der Frage, welche Tools Stunden sauber an die Lohnabrechnung übergeben.
Die 6 besten Schichtplan-Apps
Geordnet von der breitesten Plattform bis zum spezialisiertesten Planer.
Shifton
Shifton ist unsere Top-Empfehlung, weil der Dienstplan hier der Anfang einer Kette ist und kein Dokument für sich. Aus der veröffentlichten Schicht wird das Einstempeln, aus dem Einstempeln der Stundenzettel, und der Stundenzettel speist die Lohnabrechnung, sodass die Woche nirgends neu abgetippt wird.
Meist lernen Teams Shifton über die Planung kennen. Der Entwurf geht aufs Handy, und Änderungen landen im selben Datensatz statt in einem Chatverlauf. Die Preise sind modular statt gestaffelt: Das Basismodul mit dem Planer kostet 1 $ pro Mitarbeiter und Monat, alles andere schalten Sie nur ein, wenn Sie es nutzen. So zahlen eine Gaststätte mit 12 Beschäftigten und ein Pflegeheim mit 90 für unterschiedliche Dinge und nicht für dasselbe Paket. Der Gratisplan gilt für bis zu 10 Mitarbeitende und enthält die mobile App und Berichte. Muss eine Schicht an einer bestimmten Adresse stattfinden, bestätigt das Modul Kontrolle des Arbeitsortes für 5 $ pro Mitarbeiter und Monat, dass dort eingestempelt wurde. Einen Modus für ein gemeinsames Tablet gibt es im Produkt nicht, eingestempelt wird per Handy.
- Kostenlos für Teams bis 10, danach 1 $ pro Mitarbeiter und Monat für das Basismodul mit dem Planer
- Schichttausch zwischen Mitarbeitenden, direkt im Dienstplan abgewickelt
- Modul Anwesenheit mit Soll-Ist-Vergleich, 1 $ pro Mitarbeiter und Monat
- Urlaub und Abwesenheiten mit Saldenführung, im Anschluss Export in die Lohnabrechnung
Am besten geeignet für: Schichtteams mit 10 bis 200 Personen, die Dienstplan, Arbeitszeiten und Lohn in einem Datensatz statt in dreien wollen.
Veröffentlichen Sie den Dienstplan für nächste Woche, bevor Sie heute Feierabend machen
Shifton baut die Woche aus den Verfügbarkeiten, die Sie schon haben, schickt sie auf jedes Handy und hält Tausche und Urlaub am selben Ort.
Sling
Dreißig Nutzer kostenlos. Das ist die mit Abstand höchste Obergrenze in diesem Vergleich, und für einen einzelnen Standort mit einem großen Aushilfsteam kann damit die Suche schon zu Ende sein.
Was im Gratisplan steckt, zählt so viel wie seine Größe. Schichtangebote und Abwesenheitsanträge sind als Funktionen des Gratisplans aufgeführt, Mitarbeitende können also ohne Abo eine Schicht an Kolleginnen und Kollegen abgeben und einen freien Tag beantragen. Der vollständige Schichttausch ist dagegen kostenpflichtig und bei Premium und Business gelistet, nicht bei Free. Die bezahlten Tarife ergänzen Funktionen zur Personalkostenkontrolle, und Business bringt das Einstempeln am gemeinsamen Gerät, das der Anbieter »Kiosk time tracking« nennt. Premium kostet 2,00 $ pro Nutzer und Monat, Business 4,00 $, beides bei jährlicher Zahlung günstiger, und die Testphase für die bezahlten Funktionen dauert 15 Tage.
- Kostenlos für bis zu 30 Nutzer, mit Schichtangeboten und Abwesenheitsanträgen
- Schichtangebote, damit Mitarbeitende eine Schicht an Kolleginnen und Kollegen abgeben können, ohne dass die Führungskraft vermitteln muss
- Erfassung der Personalkosten und »Kiosk time tracking« im Business-Tarif
Sling wird inzwischen als Sling by Toast verkauft, was vor allem zählt, wenn Sie bereits in diesem Ökosystem arbeiten. Am besten geeignet für: Gastronomie- und Einzelhandelsteams unter 30 Personen, die mit Schichtangeboten leben können, bis sich der Aufpreis für den vollständigen Tausch lohnt.
Findmyshift
Findmyshift berechnet einen monatlichen Pauschalpreis für das ganze Team statt pro Kopf, und diese eine Entscheidung verändert jede Rechnung in diesem Artikel. Starter kostet 27 $ im Monat für bis zu 20 Teammitglieder, Business 43 $ für bis zu 100, Enterprise 85 $ für bis zu 300. Die Preise werden in Dollar angezeigt; wer die Seite aus Großbritannien aufruft, sieht Pfund. Bei 15 Personen kostet das mehr als ein Tool, das 1 $ oder 2 $ pro Kopf verlangt. Bei 90 ist es deutlich besser.
- Ein Monatspreis, egal wie viele Personen innerhalb der jeweiligen Stufe arbeiten, und laut Anbieter bleibt es für Teams bis 5 Personen kostenlos
- Gratisplan begrenzt auf 5 Mitglieder, 1 Manager, eine Woche Verlauf und eine Woche Vorausplanung
- Drei Monate voller Zugriff, bevor Sie etwas zahlen
Der Gratistarif ist so eng, dass er eher eine lange Testphase ist als eine dauerhafte Lösung. Getauscht wird zwischen Mitarbeitenden, ohne dass eine Führungskraft dazwischensteht: Laut den Hilfeseiten von Findmyshift schließt sich ein Tausch automatisch ab, wenn die Anfrage der einen Person zur Stornierung einer anderen passt. Am besten geeignet für: Teams mit 40 bis 300 Personen, bei denen ein Preis pro Kopf wehtun würde.
Shiftbase
Eine Abteilung im Gratisplan. Diese Grenze schiebt Shiftbase-Teams in den Basic-Tarif, lange bevor die Obergrenze von 15 Mitarbeitenden greift.
Der Rest ist darauf ausgelegt, was die Beschäftigten tun, nicht nur darauf, was die Führungskraft plant. Zwei Personen einigen sich auf einen Tausch, und er wartet auf die Freigabe durch eine Führungskraft; das ist die einzige Form des Tauschs, die nicht in einem Anruf endet. Mit Urlaub ist es genauso: Antrag, Entscheidung und verbleibender Anspruch stehen im Dienstplan statt im Postfach von irgendjemandem.
- Kostenlos für bis zu 15 Mitarbeitende, begrenzt auf eine Abteilung und fünf Teams
- Ein zwischen zwei Personen vereinbarter Tausch, den danach eine Führungskraft freigibt
- Basic für 30 EUR im Monat inklusive 6 Mitarbeitenden, danach 4 EUR für jede weitere Person
- Premium für 72 EUR inklusive 12 Mitarbeitenden, unbegrenzte Abteilungen und Teams
Seine Preise nennt der Anbieter in Euro, und sein Gratisplan ist nach Sling der zweitgrößte hier, deckt aber nur die Dienstplanung und die manuelle Zeiterfassung ab: Schichttausch, Abwesenheitsverwaltung und Stempeluhr beginnen mit Basic für 30 EUR im Monat. Meist schieben die Abteilungsgrenze und der fehlende Schichttausch ein wachsendes Team in Basic, nicht die Kopfzahl. Am besten geeignet für: Teams an einem Standort bis 15 Personen und Betriebe mit mehreren Abteilungen, die für die Struktur zahlen wollen.
RotaCloud
Kein Gratisplan, und der Preis ist nach Kopfzahl gestaffelt statt pro Kopf berechnet. Für 1 bis 5 Mitarbeitende kostet Standard 10 GBP im Monat oder 120 GBP im Jahr, Pro 15 GBP im Monat oder 180 GBP jährlich; größere Stufen werden entsprechend teurer, und ab 500 Personen gibt es ein Angebot auf Anfrage.
Standard enthält bereits Schichttausch, Urlaubsverwaltung, Zeitausgleich (TOIL) und Krankheitserfassung, ein vollständigeres Abwesenheitspaket, als die meisten Tools in ihren Einstiegstarif packen. Pro ergänzt Regeln dafür, wie sich Abwesenheitsanträge verhalten. Zeiterfassung und Anwesenheit sowie SMS-Benachrichtigungen werden als Add-ons verkauft, und die Preisseite nennt ihre Beträge, ohne zu sagen, in welcher Einheit abgerechnet wird. Fragen Sie also nach, bevor Sie budgetieren.
- 30 Tage Testphase, danach eine kostenpflichtige Preisstufe
- Urlaub, Zeitausgleich und Krankheitserfassung ab dem Einstiegstarif
- Gestaffelte Preise: Die Kosten springen stufenweise, statt mit jeder Einstellung zu steigen
Für wen es passt: ein Team, das bereits entschieden hat, dass Abwesenheit das teure Problem ist. Wer noch zwischen Gratisplänen wählt, für den ist RotaCloud kein Thema.
Planday
Planday ist hier die Option für größere Betriebe und diejenige, deren Preis sich am schwersten festnageln lässt. Die Tarifkacheln füllen sich je nach Land, die Seite, die Sie öffnen, zeigt also womöglich gar keine Zahl; die Seite selbst wirbt mit Preisen ab 2,99 GBP pro Nutzer und Monat, mit einem Minimum von fünf Nutzern bei Starter und 30 Tagen kostenlosem Testen.
- Von Mitarbeitenden angestoßene Tausche mit Freigabe durch die Führungskraft
- Schnittstellen zur Lohnabrechnung und Compliance-Funktionen für größere Betriebe
- Kein Gratisplan, 30 Tage Testphase, mindestens fünf Nutzer im Einstiegstarif
Am besten geeignet für: Betriebe mit mehreren Standorten, die Freigaben und Lohnschnittstellen dringender brauchen als einen günstigen Einstieg.
Vergleich
Von der Preisseite des jeweiligen Anbieters im September 2026 abgelesen. Die Währungen stehen so, wie sie dort gedruckt sind.
| App | Gratisplan | Kostenpflichtig ab | Wer einen Tausch anstößt | Am besten für |
|---|---|---|---|---|
| Shifton | Bis 10 Mitarbeitende | 1 $ pro Mitarbeiter und Monat nach den ersten 10 | Schichttausch zwischen Mitarbeitenden | Dienstplan, Arbeitszeiten und Lohn in einem Datensatz |
| Sling | Bis 30 Nutzer | 2,00 $ pro Nutzer und Monat | Schichtangebote kostenlos, vollständiger Tausch ab Premium | Die höchste Gratis-Obergrenze hier |
| Findmyshift | 5 Mitglieder, 1 Manager | 27 $ pro Team und Monat | Mitarbeitende, vom System automatisch abgeglichen | Größere Teams, Abrechnung pro Team |
| Shiftbase | Bis 15 Mitarbeitende | 30 EUR im Monat, 6 Mitarbeitende inklusive | Mitarbeitende vereinbaren, Führungskraft gibt frei (ab Basic) | Abwesenheiten und Abteilungen |
| RotaCloud | Keiner, 30 Tage Testphase | 10 GBP im Monat bei 1 bis 5 Mitarbeitenden | Schichttausch ab dem Einstiegstarif | Urlaub, Zeitausgleich und Krankheit |
| Planday | Keiner, 30 Tage Testphase | Ab 2,99 GBP pro Nutzer, mindestens 5 | Mitarbeitende vereinbaren, Führungskraft gibt frei | Betriebe mit mehreren Standorten |
Drei Preismodelle bei Schichtplan-Apps und warum sie wichtig sind
Preise pro Nutzer sind die uninteressanteste Zahl auf einer Preisseite, denn diese sechs benutzen nicht einmal dieselbe Einheit.
Pro Nutzer. Sling, Planday und Shifton rechnen pro Kopf ab, die Kosten steigen also linear mit jeder Einstellung. Berechenbar, und im großen Maßstab schmerzhaft: 90 Personen in einem 4-$-Tarif kosten 360 $ im Monat, egal ob die meisten von ihnen nur sechs Stunden pro Woche arbeiten.
Pro Team. Findmyshift verlangt einen festen Preis für eine bestimmte Teamgröße. Bei 15 Beschäftigten kostet der Starter für 27 $ mehr als ein Tool, das 1 $ oder 2 $ pro Kopf verlangt; bei 90 kostet der Business-Tarif für 43 $ weniger als ein Fünftel dessen, was ein Tool für 4 $ pro Kopf kosten würde.
Pro Preisstufe. RotaCloud staffelt nach Kopfzahl, was sich innerhalb einer Stufe wie ein Preis pro Team verhält und an ihrem Rand wie eine Klippe. Prüfen Sie, in welche Stufe Sie mit den nächsten zehn Einstellungen rutschen würden.
Shiftbase liegt zwischen den Modellen: ein Grundpreis mit einer festen Zahl enthaltener Mitarbeitender, danach ein Satz pro Kopf für alle darüber hinaus. Sein Gratisplan endet ebenso oft an den Abteilungen wie an der Kopfzahl.
Wo die Gratispläne tatsächlich enden
Alle Tools hier außer zweien haben einen Gratisplan, und die Obergrenzen liegen weit auseinander: 30 Nutzer bei Sling, 15 Mitarbeitende bei Shiftbase, 10 bei Shifton, 5 bei Findmyshift. RotaCloud und Planday geben Ihnen 30 Tage und danach eine Rechnung.
Selten ist es die Kopfzahl, die die Gratisnutzung beendet. Bei Shiftbase ist es die Grenze von einer Abteilung. Bei Findmyshift sind es Verlauf und Vorausplanung, beide auf eine einzige Woche begrenzt, was den Gratistarif gut genug macht, um die nächste Woche zu sehen, und nutzlos für die Ferienzeit. Bei Sling ist die Nutzerzahl die Hauptgrenze, auch wenn der vollständige Schichttausch hinter den bezahlten Tarifen liegt.
Bauen Sie eine echte Woche für Ihr eigenes Team, statt sich durch eine Demo zu klicken. Innerhalb eines Abends wissen Sie, ob der Tauschablauf so funktioniert, wie sich Ihre Leute verhalten, und genau das verrät Ihnen keine Preisseite. Wer zugleich die Anwesenheit prüfen will, kann mit unserem Überblick über kostenlose Stechuhr-Apps beginnen, der die Einstempel-Seite desselben Problems abdeckt.
FAQ
Was bedeutet »Rota« und was ist ein Dienstplan?
Ein Dienstplan ist der veröffentlichte Plan, wer in einem festen Zeitraum, meist einer oder zwei Wochen, welche Schicht arbeitet. »Rota« ist die Bezeichnung dafür in Großbritannien, Irland, Australien und weiten Teilen des Commonwealth, im Deutschen sagt man Dienstplan oder Schichtplan. Roster meint dasselbe, und in Nordamerika sagt man meist Schedule. Eine Schichtplan-App ist schlicht die Software, die ihn erstellt, verteilt und alle Änderungen an einem Ort festhält.
Gibt es eine kostenlose Schichtplan-App?
Ja, und die Obergrenzen unterscheiden sich stärker als die Funktionen. Sling ist für bis zu 30 Nutzer kostenlos, Shiftbase für bis zu 15 Mitarbeitende in einer Abteilung, Shifton für bis zu 10 und Findmyshift für 5 Personen mit einer Führungskraft und einer Woche Verlauf. RotaCloud und Planday haben gar keinen Gratisplan, nur Testphasen von 30 Tagen.
Wie erstellt man einen Dienstplan in Excel?
Die Beschäftigten stehen links untereinander, die Tage oben nebeneinander, und in jeder Zelle steht eine Schicht. Das ist schon die ganze Methode, und sie funktioniert, bis jemand eine Schicht tauscht. Die Tabelle kann der einspringenden Person nichts mitteilen, hält nicht fest, wer wem was zugesagt hat, und warnt nicht, wenn Sie jemanden an seinem freien Tag eingeplant haben. An diesem Punkt wechseln die meisten Teams zu einer App.
Welche Schichtplan-App ist für Mitarbeitende die beste?
Für Mitarbeitende statt Führungskräfte zählt, was das Handy kann: den Dienstplan sehen, Abwesenheit beantragen, eine offene Schicht übernehmen und tauschen, ohne jemanden anzurufen. Bei Shiftbase (ab dem Basic-Tarif) und Planday vereinbaren die Beschäftigten einen Tausch, den die Führungskraft anschließend freigibt. Sling stellt Schichtangebote in den Gratisplan und behält den vollständigen Tausch den bezahlten Tarifen vor. Findmyshift schließt laut eigener Dokumentation einen Tausch automatisch ab, wenn die Anfrage der einen Person zur Stornierung einer anderen passt.
Welche Dienstplansoftware eignet sich für Pflegeheime?
In der Pflege zählen drei Dinge vor allem anderen: Qualifikationen, die im Dienstplan sichtbar sind, Abwesenheiten, die mit den Ansprüchen verrechnet werden, und ein Nachweis, dass jemand tatsächlich erschienen ist. Shifton deckt die ersten beiden im Dienstplan ab und ergänzt das ortsverifizierte Einstempeln als kostenpflichtiges Modul, Shiftbase (ab Basic) und RotaCloud erfassen beide Urlaub und Krankheit, und Planday bietet den Ablauf aus Tausch und Freigabe, der zu langen Schichtrhythmen passt.
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