Mitarbeiterverwaltungssoftware: die 7 besten Lösungen

Jedes wachsende Unternehmen erreicht den Punkt, an dem Tabellen und Gruppenchats nicht mehr mithalten. Dienstpläne überschneiden sich, Arbeitsstunden bleiben unerfasst, Abwesenheitsanträge stapeln sich in einem Posteingang, und die Lohnabrechnung wird zum monatlichen Kraftakt. Mitarbeiterverwaltungssoftware holt das alles an einen Ort. So läuft die Personalarbeit nach einem System statt nach dem Gedächtnis einzelner Personen.

Die Kategorie ist breit: Manche Tools drehen sich um Dienstplanung und Anwesenheit für Stundenteams, andere um Personalakten und Leistungsbeurteilung, wieder andere um die Lohnabrechnung. Wer speziell Connecteam vergleicht, findet in unseren Connecteam-Alternativen eine auf sieben Anbieter eingegrenzte Auswahl. Dieser Leitfaden stellt sieben der stärksten Lösungen für 2026 gegenüber: was jede gut kann, was sie tatsächlich kostet und für wen sie sich eignet. Ob Sie ein vollständiges Personalverwaltungssystem, eine schlanke App für das Mitarbeitermanagement oder eine Plattform brauchen, die Dienstplanung mit Lohnabrechnung verknüpft, eine der sieben deckt es ab.

Die Unterschiede wiegen schwerer, als die Funktionslisten vermuten lassen.

Wir haben jedes Tool nach echten Gratis-Tarifen und veröffentlichten Preisen bewertet, nach Funktionstiefe (Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalwesen, Lohnabrechnung), mobiler Bedienbarkeit und danach, wie gut es vom kleinen Team bis zu mehreren Standorten mitwächst. Liegt Ihr Schwerpunkt eher auf breiter Teammanagement-Software als auf reinen Personalakten, ist diese Auswahl eine passende Ergänzung.

Worauf Sie bei Mitarbeiterverwaltungssoftware achten sollten

Nicht jedes Tool passt zu jedem Team.

Welches System das richtige ist, hängt davon ab, wo es bei Ihnen hakt. Ein Gastronom, der Schichten jongliert, braucht etwas anderes als eine HR-Leiterin, die Onboarding und Mitarbeitergespräche verantwortet. Ein paar Merkmale trennen trotzdem ein Tool, für das sich das Bezahlen lohnt, von einem, das nur zusätzlichen Aufwand macht:

• Dienstplanung und Zeiterfassung zusammen. Der Kern der meisten Tools zur Personalverwaltung ist, Dienstpläne zu erstellen und Arbeitsstunden am selben Ort zu erfassen. Geht es Ihnen vor allem um die Schichtbesetzung, kann eine eigene Mitarbeiterplanungssoftware für kleine Unternehmen genügen, eine Verwaltungsplattform sollte aber zusätzlich die Anwesenheit festhalten.
• Eine mobile App, die Ihr Team wirklich öffnet. Mitarbeitende ohne festen Schreibtisch erledigen fast alles über das Smartphone. Einstempeln und Schichttausch müssen ebenso wie Nachrichten vom Smartphone aus funktionieren, nicht an einem Desktop im Büro.
• Spielraum zum Wachsen. Ein zweiter Standort oder der fünfzigste Mitarbeiter sollte keine mühsame Migration erzwingen. Gute Apps für die Mitarbeiterverwaltung wachsen durch zusätzliche Module, nicht durch einen Neustart.
• Ehrliche Preise. Gebühren pro Nutzer summieren sich schnell. Ein Gratis-Tarif oder ein niedriger Preis pro Mitarbeiter zählt mehr als eine lange Funktionsliste, die Sie nie nutzen.
• Die konkrete Aufgabe, die das Tool erledigen soll. Manche Teams wollen Dienstpläne, manche Mitarbeiter-Dienstplan-Apps mit Tauschlogik, andere brauchen Software zur Mitarbeiterbeurteilung für Leistungsgespräche. Wählen Sie das Tool nach dem Ergebnis, das Sie tatsächlich brauchen.

Die 7 besten Softwarelösungen für die Mitarbeiterverwaltung 2026

Hier sind die sieben Plattformen für die Mitarbeiterverwaltung, die in diesem Jahr in die engere Wahl gehören. Wir beginnen mit der Option, die einen echten Gratis-Tarif mit der größten Bandbreite an Personalfunktionen verbindet.

Shifton

Shifton ist eine Plattform zur Personaleinsatzplanung (Workforce Management) für Teams, die vom Dienstplan abhängen: Einzelhandel, Gastgewerbe, Gesundheitswesen, Logistik, Sicherheitsdienste und jedes Unternehmen, das Schichten über Personen und Standorte hinweg organisiert. Sie führt Dienstplanung und Anwesenheit mit dem Teammanagement in einem System zusammen und gehört zu den seltenen Lösungen für die Mitarbeiterverwaltung, die schon im Gratis-Tarif wirklich nützlich bleiben.

Der Gratis-Tarif gilt für bis zu 10 Mitarbeitende, ohne Zeitlimit, und umfasst Schichtplanung mit gemeinsamem Kalender, eine einfache Stempeluhr samt Anwesenheitserfassung, unbegrenzte Dienstpläne und Standorte, mobile Apps für iOS und Android sowie Berichte. Für ein kleines Team ist damit oft schon die ganze Arbeit erledigt, und zwar kostenlos. Wächst Ihr Betrieb, erweitert Shifton den Funktionsumfang über Module, statt Sie in einen teureren Tarif zu zwingen. Ab dem 11. Mitarbeiter oder sobald Sie ein Bezahlmodul einschalten, kosten die Grundfunktionen 1 $ pro Mitarbeiter und Monat, und jedes Modul hat seinen eigenen Preis: Lohnabrechnung kostet 0,50 $ pro Mitarbeiter und Monat, Abwesenheitsverwaltung 1 $, erweiterte Anwesenheitserfassung mit Soll-Ist-Vergleich 1 $ und die GPS-Arbeitsortkontrolle 5 $, dazu kommen kleinere Module für Boni und Pausen sowie für die Aktivitätserfassung. Bezahlmodule lassen sich bis zu 60 Tage kostenlos testen, nur die Arbeitsortkontrolle 10 Tage.

Was Shifton in dieser Liste auszeichnet, ist die modulare Preisgestaltung. Statt einer pauschalen Gebühr pro Platz, die Funktionen bündelt, die Sie womöglich nie nutzen, schalten Sie genau das frei, was Ihr Team braucht: Schichtplanung und eine einfache Stempeluhr sind für bis zu 10 Mitarbeitende kostenlos, darüber zahlen Sie 1 $ pro Mitarbeiter für die Grundfunktionen plus die Module, die Sie hinzunehmen. So bleiben die Kosten planbar, wenn die Mitarbeiterzahl wächst, und genau dort werden pauschale Preise pro Nutzer schnell teuer.

• Dauerhaft kostenloser Tarif für bis zu 10 Mitarbeitende, mit Dienstplanung und Stempeluhr, dazu Berichte
• Modulare Zusatzfunktionen, sodass Sie pro Mitarbeiter nur für Lohnabrechnung, Abwesenheiten, erweiterte Anwesenheit oder GPS-Standort zahlen, wenn Sie sie brauchen
• Automatische Schichtplanung, die Tausche und Verfügbarkeiten sowie die Besetzung über mehrere Standorte hinweg abdeckt
• Zeiterfassung und Anwesenheit in Echtzeit, die direkt in Lohnabrechnung und Berichte einfließen
• Native mobile Apps, mit denen Mitarbeitende Schichten und Tausche verwalten und vom Handy aus einstempeln

Am besten geeignet für: Schichtteams und Teams mit mehreren Standorten, die einen kostenlosen Einstieg wollen und Lohnabrechnung und Anwesenheit sowie die Standortkontrolle später ergänzen möchten, ohne das System zu wechseln.

Zoho People

Zoho People ist das HR-Modul der bekannten Zoho-Suite und setzt eher auf Akten und Prozesse als auf Schichtplanung. Wer ein System zur Mitarbeiterverwaltung sucht, das die Mitarbeiterdatenbank samt Onboarding sowie Abwesenheiten und Leistungsbeurteilung in einem HR-System (HRIS) bündelt, bekommt hier eine starke und günstige Wahl, vor allem wenn bereits andere Zoho-Apps im Einsatz sind.

Zoho bietet einen Gratis-Tarif für bis zu fünf Nutzer (drei laut US-Preisseite), was für ein vollständiges HR-System ungewöhnlich ist, und die Bezahltarife beginnen niedrig. Essential HR kostet etwa 1,25 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Professional rund 2 $, während Premium und Enterprise tiefere Automatisierung und Analysen sowie Tools für das Leistungsmanagement ergänzen. Für die kostenpflichtigen Varianten gilt ein Minimum von fünf Personen, und die Jahresabrechnung spart etwa 20 %.

• Gratis-Tarif für bis zu 5 Nutzer (3 in den USA) mit zentralen Mitarbeiterakten und Abwesenheiten
• Onboarding-Workflows, Dokumentenverwaltung und eine zentrale Mitarbeiterdatenbank
• Abwesenheiten und Anwesenheit samt Stundenzetteln, in den kostenpflichtigen Versionen mit einfacher Schichterstellung
• Leistungsbeurteilungen in den höheren Tarifen und der KI-Assistent Zia ab dem ersten Bezahltarif

Am besten geeignet für: kleine und mittelgroße Teams, die eine HR-orientierte Software für das Mitarbeitermanagement zu einem niedrigen Preis pro Nutzer suchen, besonders bestehende Zoho-Kunden.

15Five

15Five ist ein Tool zur Mitarbeiterverwaltung ganz anderer Art. Hier werden keine Stunden gestempelt, hier werden Menschen entwickelt. Die Plattform dreht sich um Leistungsbeurteilungen, Engagement-Umfragen und Ziele sowie Coaching für Führungskräfte und passt damit zu Unternehmen, denen Mitarbeiterbindung und Wachstum wichtiger sind als Schichtbesetzung.

Einen Gratis-Tarif gibt es nicht. Die Preise gelten bei jährlicher Abrechnung und verteilen sich auf drei Stufen: Engage kostet 4 $ pro Nutzer und Monat für Umfragen und Engagement, Perform 11 $ für Beurteilungen mit OKRs und 360-Grad-Feedback, und Total Platform 16 $ mit beidem plus Mikrolernen für Führungskräfte. Zusatzmodule für Coaching und Vergütung kommen obendrauf.

• Engagement- und Pulsbefragungen mit Benchmarking und Heatmaps
• KI-gestützte Leistungsbeurteilungen, 360-Grad-Feedback und eine Talentmatrix
• OKRs, Zielverfolgung und strukturierte wöchentliche Check-ins
• Schulungs- und Coaching-Inhalte für Führungskräfte als kostenpflichtige Zusatzmodule

Am besten geeignet für: HR- und People-Teams, die sich vor allem um Leistungsmanagement und Engagement kümmern, dazu um die Personalentwicklung, aber nicht um die Dienstplanung nach Stunden.

Homebase

Homebase ist eine beliebte App für die Personalverwaltung in Stundenteams im Einzelhandel, in der Gastronomie und in lokalen Betrieben. Sie bündelt Dienstplanung und Stempeluhr, Team-Chat sowie Personalgewinnung und ist bekannt für einen Gratis-Tarif, der einen Standort abdeckt, praktisch für das erste Café, den ersten Laden oder Salon, der von Tabellen wegkommen will.

Der kostenlose Basic-Tarif gilt für einen Standort mit bis zu 10 Mitarbeitenden und umfasst einfache Dienstplanung, einfache Zeiterfassung und eine Anbindung an Kassensysteme (POS). Bezahlt wird pro Standort statt pro Nutzer, was bei größeren Teams ein Schnäppchen sein kann: Essentials kostet 24 $ pro Monat und Standort bei jährlicher Abrechnung (30 $ monatlich), Plus 56 $ (70 $ monatlich) und All-in-One 96 $ (120 $ monatlich), jeweils mit unbegrenzt vielen Mitarbeitenden. Die Lohnabrechnung ist ein Zusatzmodul für 49 $ pro Monat plus 6 $ pro Mitarbeiter.

• Gratis-Tarif für einen einzelnen Standort mit Dienstplanung und Zeiterfassung
• Preise pro Standort mit unbegrenzt vielen Mitarbeitenden in den Bezahltarifen
• Team-Chat, Recruiting-Tools und Urlaubsverwaltung (PTO)
• HR- und Compliance-Funktionen in der obersten Stufe, Lohnabrechnung als kostenpflichtiges Zusatzmodul

Am besten geeignet für: Stundenbetriebe mit einem Standort, die kostenlos starten wollen, und Betreiber mehrerer Standorte, die lieber pro Standort statt pro Kopf zahlen.

Sling

Sling, Teil der Toast-Familie, ist ein schlankes Tool für Schichtkräfte, bei dem die Dienstplanung im Mittelpunkt steht. Es verwaltet Dienstpläne und Abwesenheitsanträge sowie die interne Kommunikation und ergänzt gegen Aufpreis Zeiterfassung und Werkzeuge für die Personalkosten. Teams, die ein einfaches Online-System zur Personalverwaltung ohne viel HR-Aufwand suchen, steigen leicht ein.

Das Gratis-Angebot von Sling umfasst Dienstplanung, Abwesenheitsanträge, private Nachrichten und einen Team-Newsfeed. Premium ergänzt mobile Zeiterfassung samt Personalkostenverfolgung und Überstundenwarnungen für 2 $ pro Person und Monat (1,70 $ bei Jahresabrechnung), Business bringt Kiosk-Stempeluhr, Urlaubsverwaltung (PTO) und Berichte für 4 $ pro Nutzer (3,40 $ jährlich). Eine 15-tägige Testphase deckt die Bezahlfunktionen ab.

• Kostenlose Dienstplanung mit Schichtverwaltung und Abwesenheitsanträgen sowie Nachrichten
• Mobile Zeiterfassung und Kiosk-Zeiterfassung in den Bezahltarifen
• Kontrolle von Personalkosten und Überstunden, damit die Lohnsumme im Rahmen bleibt
• No-Show- und Urlaubserfassung (PTO) im Business-Tarif

Am besten geeignet für: kleine Schichtteams, die zuerst kostenlos planen und später günstig die Zeiterfassung ergänzen wollen.

Deputy

Deputy ist ein etabliertes System zur Personaleinsatzplanung, das die Dienstplanung, die Zeiterfassung samt Anwesenheit und die arbeitsrechtliche Compliance abdeckt. Es ist eine verbreitete Wahl für Betreiber im Gesundheitswesen, im Gastgewerbe und im Einzelhandel, die automatische Planung brauchen und über alle Schichten hinweg die Pausen- und Überstundenregeln einhalten wollen.

Deputy lässt sich nicht dauerhaft kostenlos nutzen, bietet aber eine kostenlose Testphase. Die Preise gelten pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung (jährlich etwa 10 % günstiger), bei einem Mindestumsatz von 30 $ im Monat: Lite 5 $, Core 6,50 $ (die beliebteste Stufe) und Pro 9 $, das erweiterte Analysen und Nachrichten einschließt. Ein HR-Modul gibt es als Zusatz für 2 $ pro Nutzer. Dienstplanung und Stempeluhr, Schichttausch sowie Abwesenheitsverwaltung sind in allen Tarifen enthalten.

• Automatische Planung unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit und Qualifikationen sowie der Kosten
• Zeit- und Anwesenheitserfassung mit Schutzmechanismen für die arbeitsrechtliche Compliance
• Schichttausch und Abwesenheitsverwaltung sowie Team-Nachrichten
• Anbindungen an Lohnabrechnung und HR, mit optionalem HR-Zusatzmodul

Am besten geeignet für: mittelgroße Schichtbetriebe, die Compliance-orientierte Planung brauchen und kein Problem damit haben, pro Nutzer zu zahlen.

Gusto

Gusto nähert sich der Mitarbeiterverwaltung von der Lohnabrechnung her. Es ist eine Komplettplattform für Lohnabrechnung und Zusatzleistungen (Benefits), ergänzt um Werkzeuge für Personalgewinnung und Onboarding sowie HR, und beliebt bei kleinen US-Unternehmen, die Lohnabrechnung samt Steuern und Benefits an einem Ort erledigen wollen statt in einer Dienstplan-App.

Einen Gratis-Tarif gibt es nicht. Gusto berechnet eine monatliche Grundgebühr plus einen Satz pro Person: Simple 49 $ pro Monat plus 6 $ pro Person, Plus 80 $ plus 12 $ und Premium 180 $ plus 22 $. Die Variante Contractor Only kostet 35 $ pro Monat plus 6 $ pro Auftragnehmer und richtet sich an Teams ohne W-2-Angestellte (in den USA fest angestellte Mitarbeitende). Zeiterfassung gibt es ab dem Plus-Tarif.

• Komplette Lohnabrechnung mit automatischer Steuermeldung
• Verwaltung von Zusatzleistungen: Krankenversicherung, Altersvorsorge (401(k)) und mehr
• Personalgewinnung und Onboarding samt Einstellungsangeboten
• Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung (PTO) in den höheren Tarifen

Am besten geeignet für: kleine US-Unternehmen, die Lohnabrechnung und Benefits ins Zentrum ihrer Personalarbeit stellen wollen, ergänzt um HR-Werkzeuge.

So wählen Sie das richtige System für Ihr Team

Fangen Sie bei der Aufgabe an, nicht bei der Funktionsliste.

Die sieben Tools lösen verwandte, aber verschiedene Probleme, also gehen Sie von der Aufgabe aus, die Sie am dringendsten erledigt haben wollen. Dreht sich Ihr Alltag darum, wer wann arbeitet, passt eine Plattform mit dem Dienstplan im Zentrum am besten, also Shifton, Homebase, Sling oder Deputy, und sowohl Shifton als auch Homebase decken die einfache Anwesenheitserfassung im Gratis-Tarif ab, wobei Shifton über Module und Homebase über Standorttarife mitwächst. Stehen Personalakten und Prozesse im Vordergrund, ist Zoho People das günstige HR-System. Geht es um Leistung und Engagement, besetzt 15Five diese Nische, und wenn die Lohnabrechnung das Herz des Betriebs ist, ist Gusto genau darauf gebaut.

Software für die Mitarbeiterverwaltung im Überblick

Häufig gestellte Fragen

Ruslan Nazarov

SEO-Leiter bei Shifton. Schreibt über Workforce Management, Schichtplanung und SaaS-Lösungen für Unternehmen, die auf effiziente Teamarbeit angewiesen sind.