Olyan szabadságkezelő rendszer, amely támogatja a hatékony távollétkezelés folyamatait

A szabadságnak nem szabadna harcnak éreznie magát. Mégis, sok csapatnál így van. Valaki kér egy szabadságot egy csevegőüzenetben. A menedzser órákkal később válaszol. A HR frissít egy táblázatot. A bérszámfejtés pedig túl későn értesül. Az ütemezés megtörik, és a csapat végül stresszel kapcsolatos.

A távolléti menedzsmentrendszerezt úgy oldja meg, hogy mindenki számára egy egyértelmű utat biztosít: kérés, jóváhagyás, nyomon követés és tervezés. A zavaros üzeneteket egy egyszerű távollét-jóváhagyási munkafolyamatra cseréli, így a vezetők védhetik a lefedettséget, és az alkalmazottak tervezhetik az életüket találgatás nélkül.

Ha egyszerű kiindulópontot keres a munkaerő-munkafolyamatok számára a szabadságokon túl, megtekintheti az alapvető platformot itt: lásd, hogyan működik a Shifton

Mit kell tudnia egy rendszernek a sikeres távollétkezelés érdekében

Egy jó rendszer nem csak egy űrlap. Ez egy folyamat, amely csökkenti a hibákat és előreláthatóvá teszi a döntéseket.

Olyan módon kell kezelnie a szabadságkéréseket, amely természetesnek tűnik a munkavállalók számára, beleértve a mobilhasználatot is. Világosan kell mutatnia az állapotot, hogy senkinek ne kelljen ötször megkérdeznie „jóváhagyva van-e”. Támogatnia kell az alkalmazottak szabadságkövetését, tiszta történettel arról, hogy ki kérte, ki hagyta jóvá, és milyen dátumok voltak érintettek.

Segítenie kell a vezetőket a tervezésben, nem csak a jóváhagyásban. Ez egyértelmű szabadságnaptárt jelent, a túlfedések iránti kérelmek átláthatóságát, és egy módot a létszámhiányok elkerülésére még mielőtt bekövetkeznének.

A HR számára támogatnia kell a szabadságpolitika kezelést olyan szabályokkal, amelyek következetesek maradnak. A bérszámfejtés számára pedig támogatnia kell a fizetett szabadság nyomon követését és a tiszta összesítéseket, amelyek nem igényelnek kézi javításokat a hónap végén.

A nyaralás kezelése nem lehet nehezebb, mint egy nap szabadság kérése. A betegszabadság nyomon követése gyors kell, hogy legyen, mivel a betegség ritkán jár együtt egy hetes figyelmeztetéssel.

Miért buknak meg a táblázatok és a csevegések?

A táblázatok azért szakadnak el, mert tökéletes emberekre támaszkodnak. Valaki elfelejt frissíteni egy cellát. Másvalaki rossz sort szerkeszt. Egy vezető szóban jóváhagy valamit, de senki sem jegyzi fel. Hamarosan két igazságod van és zéró bizalmad.

A csevegős jóváhagyások gyorsnak tűnnek, de zűrzavart okoznak. Az üzenetek eltűnnek új beszélgetések alatt. Egy új vezető nem láthatja, mi történt az elmúlt negyedévben. A HR nem tud alapvető kérdésekre válaszolni anélkül, hogy képernyőfotók között áskálódna.

Egy megfelelő távolléti menedzsment folyamatnak egyetlen igaz forrást kell tartalmaznia, amely könnyen használható, nem egy eszköz-kört.

A rendezetlen szabadságkövetés valódi költsége

A rossz távolléti menedzsment nemcsak bosszantó. Drága.

Ha a vezetők nem látják világosan a szabadságokat, túlszabályozást végeznek, csak hogy biztonságban érezzék magukat. Vagy alulszabályoznak, és kiégetik a csapatot. Ha az alkalmazottak nem bíznak a folyamatban, nem terveznek előre. Utolsó pillanatos szabadságot vesznek ki, és az üzlet pánik üzemmódban működik.

Ez is tisztességtelenséget okoz. Néhány ember gyorsabb jóváhagyásokat kap, mert tudják kinek kell üzenniük. Mások várnak hosszabb ideig, mert betartják a szabályokat. Idővel ez személyesnek tűnik még akkor is, ha nem az.

Egy jó távolléti menedzsment rendszer láthatóvá és következetessé teszi a folyamatot, így a döntések tisztességesek és könnyen magyarázhatóak.

Hogyan állítsunk be napi szinten működő távolléti menedzsmentet

Nincs szükséged bonyolult szabályokra. Világos szabályokra van szükséged, amelyet mindenki követhet.

Állíts be valósághű típusokat a pontosabb távollétkezelés támogatására

Kezdj egy kis listával, amit az emberek valóban használnak. A legtöbb csapatnak csak vakáció, betegszabadság, személyi szabadság és fizetetlen szabadság szükséges. Tartsd a neveket egyszerűen. Ha az emberek nem tudják megkülönböztetni két hasonló opciót, rosszat választanak.

Ez segít a HR távolléti szoftverének tisztán maradni, és megakadályozza, hogy a jelentés találgatósággá váljon.

Tedd a jóváhagyásokat gyorssá és előre láthatóvá

A lassú jóváhagyások aláássák a bizalmat. A legjobb megközelítés általában az, ha a legtöbb kérés esetén egy közvetlen vezető jóváhagyása van, második lépés csak különleges esetekre.

Határozd meg, mit jelent a gyors a csapatodban. A vezetők egy munkanapon belül válaszolnak. Ha egy vezető távol van, a kérés átkerül egy tartalék jóváhagyóhoz. Így megelőzheted az „elakadó” kéréseket és csökkentheted az utolsó pillanatos ütemezési változásokat.

Használj szabadságnaptárt a lefedettség védelmére

Egy szabadságnaptár az a hely, ahol a tervezés valósággá válik.

Azoknak a vezetőknek, akiknek a dolguk, hogy gyorsan észrevegyék az átfedéseket. A munkavállalóknak is képesnek kell lenniük látni, ha egy hét már zsúfolt, hogy még a kérés előtt elkerüljék az ütközéseket. Ez csökkenti az elutasítási arányt és mérsékli a konfliktusokat.

Ha a naptárad megbízható, az emberek nem fogják kétszer lefoglalni az életüket, és te sem fogod kétszer lefoglalni a személyzeted.

Kapcsolja össze a szabadságot az ütemezéssel és a jelenléttel

A szabadság hatással kell legyen az elérhetőségre. Ha valakinek jóváhagyják a szabadságát, akkor nem jelenhet meg elérhetőként a műszakokhoz azokban a napokban. Ez a különbség a között a rendszer között, amely csak tárolja a kérelmeket, és egy olyan rendszer között, amely védi a működést.

Ha műszak alapú csapatokat irányít, a szabadság és az ütemezés párosítása jelentős különbséget tesz. A Shifton ilyen jellegű folyamatot támogat itt: szabadságkérés és jóváhagyási eszközök

Ha tiszta összesítésre van szükséged a jelenléthez és a bérszámfejtéshez, kapcsolja össze a szabadság döntéseket az órák követésével itt: munkavégzési órák követése kézi jelenléti ívek nélkül

Szabadságkezelés műszakokkal és lefedettségi kockázatokkal rendelkező csapatok számára

Egyes csapatok tovább bírják a zavaros szabadságkövetést, mint mások. Egy irodai csapat fájdalmat érezhet, de egy műszakos csapat számára katasztrófa.

Az egészségügyben egy hiányzó személy túlterhelheti az egész egységet. A kiskereskedelemben egy csúcsidős kiesés károsítja a bevételt és a vásárlói élményt. Létesítménykezelésnél egy hiányzó technikus késleltetheti a kritikus feladatokat.

Ha a munkád a lefedettségtől függ, a szabadságkezelő rendszer nem csak HR-higiénia. Ez működési biztonság.

A létesítménykezelő csapatok jó példa, mert megbízható lefedettségre van szükségük minden nap. Ez az oldal bemutatja azt a lefedettségi megközelítést, ami a leginkább számít: hogyan biztosítják a lefedettséget a létesítménykezelő csapatok

Legjobb gyakorlatok, amelyek biztosítják, hogy az alkalmazottak bízzanak a folyamatban

Egy rendszer csak akkor működik, ha az alkalmazottak igazságosnak tartják. A bizalom a tisztaságból származik, nem a szigorúságból.

Mutassa egyértelműen a mérlegeket. Ha az emberek nem tudják, mennyi PTO nyomkövetés áll rendelkezésre, folyamatosan kérdezik a HR-t, vagy nem kérik megfelelően.

Tegye láthatóvá a szabályokat, mielőtt valaki benyújt egy kérést. Ha vannak blackout dátumok, minimális értesítési szabályok vagy átfedő szabadság korlátja, mutassa ezeket korán. Ne várjon addig, amíg a kérelem el nem lett küldve.

Tartsa megmagyarázhatónak a döntéseket. Ha egy vezető elutasít egy kérést, az oknak egyszerűnek és következetesnek kell lennie, mint például a lefedettségi korlátok vagy az átfedés.

Őrizze meg a történelmet. Amikor kérdések merülnek fel később, tényszerű választ akar, nem pedig véleményeket.

Az amerikai csapatok számára hasznos hivatkozni a megbízható bér és munkaidő útmutatóra: hivatalos bér és munkaidő alapok

Egy bevezetési terv, ami nem idegesíti fel a csapatot

A legtöbb bevezetés azért bukik el, mert több munkának tűnik. Egy jó bevezetés már az első naptól kezdve kevesebb munkának érződik.

Először állítsa be a szabadságtípusokat és a szabályokat úgy, hogy illeszkedjenek ahhoz, ahogyan az emberek már beszélnek. Ezután képezze ki a vezetőket egy szokásra: hagyja jóvá gyorsan és ellenőrizze a lefedettséget. Utána váltson át a kérelmeket a rendszerre és hagyja abba a jóváhagyások elfogadását chat-en. Ha két csatorna nyitva marad, az emberek mindig a zavarosat választják.

Végül vizsgálja meg, mi történik az első két hétben. Ha az alkalmazottak folyamatosan rossz szabadságtípust választanak, nevezze át. Ha a jóváhagyások lassúak, állítson be egy tartalék jóváhagyót. Folytassa a folyamat javítását, amíg az nem válik könnyedé.

Ha a leggyorsabb módot keresi, hogy tesztelje a munkafolyamatot a saját csapatával, kezdje itt: hozzon létre saját Shifton munkahelyet

GYIK

Mi az a szabadságkezelő rendszer?

A szabadságkezelő rendszer egy olyan szoftver, amely segíti az alkalmazottakat a szabadságkérelmek benyújtásában és a vezetőket ezek jóváhagyásában, miközben pontos nyilvántartásokat, egyenlegeket és egy közös szabadságnaptárt tart fenn.

Milyen legyen egy jó szabadság-jóváhagyási munkafolyamat?

Irányítania kell a kérelmeket a megfelelő vezetőhöz, egyértelműen mutatnia kell az állapotot, nyomon kell követnie a döntések történetét, és meg kell akadályoznia, hogy a kérelmek elakadjanak, ha valaki távol van.

Hogyan segíti ez a távollét-kezelést?

Egy megbízható forrást biztosít arról, hogy ki van távol és mikor, így időben tervezhetjük meg a helyettesítést, elkerülve az utolsó pillanatos személyzeti hiányokat.

Képes kezelni az időarányos szabadság és a fizetett szabadság nyomon követését?

Igen. Egy megfelelő rendszer nyomon követi az egyenlegeket és a szabadságok összesítését, így az alkalmazottak tudják, mi áll rendelkezésre, és a bérszámfejtés is képes az időarányos szabadságok feldolgozására javítások nélkül.

Hogyan kezeljük a betegszabadság nyomon követését?

Tegyük gyorssá és egyszerűvé. A betegszabadság gyakran előzetes bejelentés nélkül történik, így a rendszernek lehetővé kell tennie a gyors kérelmek benyújtását és egyértelmű dokumentációt anélkül, hogy felesleges lépéseket igényelne.

Miért nem alkalmazzák a csapatok a HR szabadság szoftvert?

Mert a szabadságokat továbbra is chatben hagyják jóvá, miközben azt kérik, hogy használják a rendszert. Válasszunk egy csatornát, képezzük ki a vezetőket gyors válaszra, és a szokás fennmarad.

Hogyan csökkentsük a konfliktusokat a vakációkezelés során?

Használjunk egy szabadságnaptárt, amely korán mutatja az átfedéseket és a személyzeti korlátokat. Amikor az alkalmazottak láthatják a konfliktusokat, mielőtt benyújtják a kérelmeket, a kérelmek okosabbak lesznek, és a jóváhagyások gyorsabbá válnak.