Töötajate kasutatav süsteem kaasaegseks puhkuse haldamine

Puhkuse taotlemine ei tohiks tunduda kui võitlus. Kuid paljudes meeskondades see on. Keegi küsib puhkust vestlussõnumis. Juht vastab tundide pärast. HR uuendab arvutustabelit. Palgaarvestus saab sellest teada liiga hilja. Graafik puruneb ja meeskond jääb stressi.

A puhkusehalduse süsteemparandab seda, pakkudes kõigile ühte selget teed: taotle, kiida heaks, jälgi ja planeeri. See asendab segadust tekitavad sõnumid lihtsa puhkuse heakskiidu töövooga, nii et juhid saaksid tagada katvuse ning töötajad saaksid oma elu planeerida ilma oletusteta.

Kui soovite lihtsat lähtepunkti tööjõu töövoogude jaoks väljaspool puhkust, saate vaadata põhiplatvormi siit: vaata, kuidas Shifton töötab

Mida peaks hea süsteem pakkuma tõhusaks puhkuse haldamine

Hea süsteem ei ole lihtsalt vorm. See on protsess, mis vähendab vigu ja muudab otsused etteaimatavaks.

Süsteem peaks käsitlema puhkuse taotlusi viisil, mis tundub töötajatele loomulik, sealhulgas mobiilsete seadmete kasutamine. See peaks näitama staatust selgelt, nii et keegi ei peaks viis korda küsima „kas sa kiitsid selle heaks”. See peaks toetama töötajate puhkuse jälgimist selge ajalooga selle kohta, kes taotles, kes kiitis heaks ja millised kuupäevad olid seotud.

Samuti peaks see aitama juhte planeerida, mitte ainult heaks kiita. See tähendab selget puhkuse kalendrit, nähtavust kattuvatele taotlustele ja viisi, kuidas vältida personalipuudujääke enne nende tekkimist.

HR-i jaoks peaks see toetama puhkusepoliitika haldamist reeglitega, mis jäävad järjepidevaks. Palgaarvestuse jaoks peaks see toetama tasulise puhkuse jälgimist ja puhtaid kogusummasid, mis ei vaja kuu lõpus käsitsi parandusi.

Puhkuse haldamine ei tohiks olla keerulisem kui vaba päeva taotlemine. Haiguslehe jälgimine peaks olema kiire, sest haiguspäevad ei tule tavaliselt nädalase ettehoiatusajaga.

Miks arvutustabelid ja vestlussõnumid ebaõnnestuvad

Arvutustabelid ebaõnnestuvad, sest need sõltuvad täiuslikest inimestest. Üks inimene unustab lahtri uuendada. Teine inimene redigeerib valet rida. Juht kiidab midagi suuliselt heaks ja keegi ei logi seda. Varsti on sul kaks tõde ja null usaldust.

Vestluste kaudu heakskiidud tunduvad kiiretena, kuid loovad segadust. Sõnumid kaovad uute vestluste alla. Uus juht ei näe, mis juhtus eelmisel kvartalil. HR ei saa lihtsatele küsimustele vastata ilma ekraanipiltides sorimata.

Õige puudumiste haldamise protsess vajab ühte tõeallikat, mida on lihtne kasutada, mitte mitmesuguste tööriistade patchwork'i.

Segase puhkuse jälgimise tegelik hind

Halb puhkusehaldus ei ole lihtsalt tüütu. See on kulukas.

Kui juhtidel ei ole puhkust selgelt näha, nad üle personali lihtsalt enesetunde turvalisuse nimel. Või jätavad nad personali puudulikuks ja meeskond väsib üleküllusest. Kui töötajad ei usalda protsessi, lõpetavad nad ette planeerimise. Nad võtavad viimasel minutil puhkuse ja äri töötab paanika režiimis.

Samuti loob see ebaõiglust. Mõned saavad kiired heakskiidud, sest teavad, kellele sõnumit saata. Teised ootavad kauem, sest järgivad reegleid. Aja jooksul tundub see isiklik, isegi kui see pole nii.

Hea puhkusehalduse süsteem muudab protsessi nähtavaks ja järjekindlaks, nii et otsused tunduvad õiglastena ja kergesti seletatavatena.

Kuidas seada üles puhkusehaldus, mis töötab iga päev

Teil ei ole vaja keerulisi reegleid. Teil on vaja selgeid reegleid, mida kõik saavad järgida.

Määrake puhkuse tüübid, mis vastavad reaalsele elule

Alustage väikese nimekirjaga, mida inimesed tegelikult kasutavad. Enamik meeskondi vajab ainult puhkust, haiguspuhkust, isiklikku puhkust ja tasustamata puhkust. Hoidke nimed lihtsana. Kui inimesed ei suuda eristada kaht sarnast võimalust, valivad nad vale.

See aitab HR puhkuse tarkvaral püsida selgena ja takistab aruandluse muutumist aimede mänguks.

Tehke heakskiidud kiireks ja etteaimatavateks

Aeglaselt antud heakskiidud hävitavad usaldust. Parim lähenemisviis on tavaliselt üks otsene juhi heakskiit enamikule taotlustele ja teine samm ainult erijuhtudel.

Määrake, mida tähendab kiire teie meeskonnas. Juhid vastavad ühe tööpäeva jooksul. Kui juht on ära, suunatakse taotlus varu heakskiitjale. Nii välditakse ummikus taotlusi ja vähendatakse viimasel hetkel ajakava muutusi.

Kasuta puhkuse kalendrit, et kaitsta katvust

Puhkuse kalender on koht, kus planeerimine muutub reaalseks.

Juhid peaksid olema võimelised kattuvusi kiirelt märkama. Töötajad peaksid olema võimelised nägema, kui nädal on juba täis, et nad väldiksid konflikte enne taotluse esitamist. See vähendab tagasilükkamiste määra ja vähendab konflikte.

Kui teie kalender on usaldusväärne, lõpetavad inimesed samaaegsete broneeringute tegemise elus ja teie lõpetate töötajate topeltbroneerimise.

Ühenda puhkus ajakava ja kohalolekuga

Puhkus peaks muutma saadavust. Kui kellelegi antakse puhkust, ei tohiks nad ilmuda vahetuste jaoks kättesaadavatena neil kuupäevadel. See on erinevus süsteemi vahel, mis salvestab taotlusi ja süsteemi, mis kaitseb operatsioone.

Kui haldate vahetustega meeskondi, siis puhkuste ja ajakava ühendamine muudab palju. Shifton toetab sellist voogu siin: puhkuse taotluse ja kinnitamise tööriistad

Kui vajate ka kohaloleku ja palgaarvestuse jaoks puhtaid kogusummasid, ühendage puhkuse otsused tundide jälgimisega siin: töötundide jälgimine ilma manuaalsete töölehtedeta

Puhkuse haldamine meeskondadele vahetuste ja katvuse riskidega

Mõned meeskonnad võivad kehva puhkuse jälgimise taluda kauem kui teised. Büroomeeskond võib tunda valu, aga vahetuse meeskond tunneb katastroofi.

Tervishoius võib üks puuduv inimene üle koormata kogu osakonna. Jaemüügis võib tühik tipptundidel kahjustada tulu ja kliendikogemust. Rajatise töös võib üks puuduv tehnik edasi lükata kriitilisi ülesandeid.

Kui teie töö sõltub katvusest, siis puhkuse haldamise süsteem ei ole lihtsalt personalitöö hügieen. See on operatiivne turvalisus.

Rajatise meeskonnad on hea näide, sest nad vajavad igapäevast usaldusväärset katvust. See lehekülg näitab katvuse mõtlemist, mis on kõige olulisem: kuidas rajatise meeskonnad jäävad kaetuks

Parimad tavad, mis tekitavad töötajates usalduse protsessi vastu

Süsteem toimib ainult siis, kui töötajad usuvad, et see on õiglane. Usaldus tuleneb selgusest, mitte rangusest.

Näidake saldosid selgelt. Kui inimesed ei tea, kui palju PTO-jälgimist on saadaval, küsivad nad pidevalt personaliosakonnalt või lõpetavad korrektselt taotlemise.

Tee reeglid nähtavaks enne, kui keegi esitab taotluse. Kui on olemas keelatud kuupäevad, minimaalsete etteteatamisaegade reeglid või piirangud kattuvatele puhkustele, näidake seda varakult. Ärge oodake, kuni pärast taotluse saatmist.

Hoia otsused seletatavatena. Kui juht lükkab taotluse tagasi, peaks põhjus olema lihtne ja järjekindel, nagu katvuse piirid või kattuvus.

Hoia ajalugu alles. Kui hiljem tekivad küsimused, tegemist on faktidega, mitte arvamustega.

USA meeskondadele aitab viidata usaldusväärsetele juhistele palkade ja töötundide aluste kohta: ametlikud palga ja töötundide alused

Rakenduskava, mis ei tüüta meeskonda

Enamik juurutusi ebaõnnestub, sest need tunduvad olevat rohkem tööd. Hea juurutus tundub alates esimesest päevast vähem tööd.

Kõigepealt seadke puhkuse tüübid ja reeglid üles viisil, mis vastab sellele, kuidas inimesed juba räägivad. Siis treenige juhte ühes harjumuses: kiida kiiresti heaks ja kontrolli katvust. Pärast seda lülitage taotlused süsteemi ja lõpetage kinnituste aktsepteerimine vestluses. Kui hoiate kaks kanalit avatud, valivad inimesed alati segaduse.

Lõpuks vaadake üle, mis toimub esimesel kahel nädalal. Kui töötajad valivad valesti puhkuse tüübi, nimetage see ümber. Kui kinnitamised on aeglased, määrake varukinnitaja. Jätkake protsessi täiustamist, kuni see tundub vaevatu.

Kui soovite oma meeskonnaga töövoo katsetamiseks kiireimat viisi, alustage siit: looge oma Shiftoni tööruum

KKK

Mis on puhkuse haldamise süsteem?

Puhkusehalduse süsteem on tarkvara, mis aitab töötajatel esitada vabapuhkuse taotlusi ning aitab juhtidel neid kinnitada, hoides samal ajal täpseid andmeid, saldosid ja jagatud puhkusekalendrit.

Milline peaks välja nägema hea puhkuse kinnitamise töövoog?

See peaks suunama taotlused õigele juhile, näitama staatust selgelt, säilitama otsuste ajaloo ja vältima taotluste kinni jäämist, kui keegi on eemal.

Kuidas see aitab puudumiste haldamisel?

See annab ühe usaldusväärse tõeallika, kes on eemal ja millal, nii et saate varakult katta tööajad ja vältida viimase hetke personalipõhja puudujääke.

Kas see suudab hallata PTO jälgimist ja tasulise puhkuse jälgimist?

Jah. Õige süsteem jälgib saldosid ja puhkuse kogusummasid, et töötajad teaksid, mis on saadaval ja palkarvestus saaks töödelda puhkeaega ilma käsitsi parandusteta.

Kuidas peaksime käsitlema haiguspuhkuse jälgimist?

Muuda see kiireks ja lihtsaks. Haiguspuhkus juhtub tihti etteteatamata, seega peaks süsteem võimaldama kiireid taotlusi ja selget dokumenteerimist ilma lisasammudeta.

Mis on suurim põhjus, miks meeskonnad HR puhkusetarkvara kasutusele ei võta?

Nad kinnitavad jätkuvalt puhkuse chat'i kaudu, küsides samal ajal inimestelt süsteemi kasutamist. Valige üks kanal, koolitage juhid kiiresti reageerima ja harjumus kinnistub.

Kuidas vähendada konflikte puhkusehalduses?

Kasutage puhkusekalendrit, mis näitab kattuvusi ja personalipiiranguid varakult. Kui töötajad näevad kokkupõrkeid enne, kui nad taotluse esitavad, saavad taotlused targemaks ja kinnitusprotsess kiiremaks.