Lihtsustatud võimekuse planeerimine päris meeskondadele

Mahukuse planeerimine on see, kuidas väldite tunnet „meil on kiire, aga oleme ikkagi graafikust maas“. See on harjumus kontrollida enne nädala algust kahte asja: kui palju tööd on tulemas ja kui palju tööd teie meeskond suudab realistlikult ära teha.

Kui mahukuse planeerimine puudub, toetuvad juhid tavaliselt lootusele. Lootusele, et küll tuleb piisavalt inimesi tööle. Lootusele, et tähtaegade kuhjumist ei juhtu. Lootusele, et ületunnid ei muutu vaikimisi normiks. Plaan ei võta üllatusi täiesti ära, kuid muudab need väiksemaks ja lihtsamini hallatavaks.

See juhend selgitab mahukuse planeerimist lihtsal viisil, keskendudes päris meeskondadele, mitte teooriale.

Mida mahukuse planeerimine tegelikult tähendab

Mahukuse planeerimine vastab ühele põhiküsimusele: kas meil on piisavalt kasutatavat aega ja oskusi, et katta eeldatav nõudlus?

„Kasutatav maht“ on see, mis loeb. Inimeste arv ei ole maht. Paberil kümnest inimesest võib tegelikkuses saada seitse, kui arvestate maha koolitused, koosolekud, puhkused, haiguspäevad, administreeriva töö ning selle, et kõiki rolle ei saa üksteisega asendada.

Kui soovite laiapõhjalist, mitte-müügile orienteeritud selgitust, kuidas mahukuse planeerimist operatsioonides kasutatakse, siis ülevaade teemal capacity planning on hea lähtekoht üldise kontseptsiooni jaoks.

Kolm mahukuse planeerimise taset, mida enamik meeskondi vajab

Päevamaht

See puudutab tänast ja homset. Kas meil on kaetus kiireloomulise töö ja prognoositava mahuga toimetulekuks?

Nädalamaht

Siia peaks jääma suurem osa planeerimisest. Nädalane planeerimine ennetab reedest paanikat, sest sunnib teid auke varakult märkama.

Hooajamaht

Tipphooajad, pühad, kampaaniad, ilma tõttu tekkivad hüpped ja prognoositavad nõudluse tipud. Kui reageerite alles siis, kui tipp juba käes on, maksate selle kinni ületundide ja kvaliteedi langusega.

Suurim viga: töötajate arvu kohtlemine kui mahukust

Meeskonnad satuvad raskustesse, kui nad eeldavad „meil on piisavalt inimesi“ ilma kontrollimata, kuidas need töötunnid tegelikult jaotuvad.

Kahel sama suure töötajate arvuga meeskonnal võib olla väga erinev maht järgmiste tegurite tõttu:

• oskuste kooslus ja rollipiirangud

• sisseelamis- ja koolituskoormus

• puhkuste ja vaba aja mustrid

• ümbertöö ja kvaliteediprobleemid

• ebaühtlane vahetusekate

Seetõttu muutub mahukuse planeerimine kiiresti graafiku koostamise teemaks. Kui kaetus nädala jooksul on ebaühtlane, eksisteerib maht paberil, aga mitte tegelikus tööprotsessis.

Miks on mahukuse planeerimine vahetustega töös veel olulisem

Vahetustega töös on kalender ise süsteem. Kui vahetus on alamehitatud, ei saa te ilma tagajärgedeta lihtsalt „hiljem järele teha“.

Seepärast on mahukuse planeerimine eriti kasulik operatsioonimahukates valdkondades nagu logistika, kus maht ja tööjõud peavad iga päev tasakaalus olema ning üks nõrk päev võib tekitada mahajäämuse, mis kandub üle kogu nädalale. Kuidas tööjõusurve päris töövoogudes välja näeb, näete lehel logistics industry page.

Praktiline meetod, mis hoiab mahukuse planeerimise lihtsana

1) Muuda nõudlus tundideks, mitte ülesanneteks

Ülesannete lugemine on eksitav. Üks ülesanne võib võtta viis minutit või kolm tundi. Puhas lähenemine on hinnata nõudlust tundides ja grupeerida rollide kaupa.

2) Arvuta kasutatav maht rollide lõikes

Alusta planeeritud tundidest ja lahuta sealt see, mis sa juba ette tead, et vähendab tööjõuvõimekust.

Siin paranevad tiimid sageli kiiresti, kui nad lõpetavad eeldustel põhineva planeerimise ja hakkavad vaatama tegelikke töötunde.

 Juhid, kes analüüsivad tegelikke töötunde läbi töötajate ajajälgimise näevad kiiresti, kuhu võimekus kaob ja millised rollid või päevad on järjepidevalt üle koormatud.

3) Otsusta varakult, kuidas lõhe sulgeda

Kui nõudlus ületab võimekuse, on reaalseid variante vaid mõned:

• töö viimine teisele päevale

• töö suunamine teisele tiimile

• mahu vähendamine või prioriteetide muutmine

• ajutise tööjõu lisamine

• ületundide hoolikas kasutamine

• aeglaste etappide automatiseerimine

Võimekuse planeerimine toimib siis, kui need otsused tehakse varakult, enne kui kulud hüppeliselt kasvavad.

4) Jälgi lõhesid, et järgmine nädal oleks lihtsam

Plaan on kasulik ainult siis, kui see teeb järgmise plaani paremaks.

Jälgi, mis sind tegelikult kahjustas:

• ületunnid rollide kaupa

• katmata vahetused

• viimase hetke muudatused

• korduvad kitsaskohad

• ümberehitus ja viivitused

Kui sama lõhe tekib igal nädalal, ei ole see enam üllatus. See on muster, mis vajab poliitika- või tööjõulahendust.

Kuidas graafiku kvaliteet mõjutab sinu võimekuse tulemust

Paljud võimekuse probleemid ei ole “liiga palju tööd”, vaid “töö satub valele päevale”.

Näiteks kui kinnitused ja personaliga seotud otsused on ebajärjekindlad, saavad juhid liiga hilja teada, et nädal on juba rikutud. Siin saab laiemast ressursiplaneerimisest osa võimekuse planeerimisest ja seetõttu on sellised elemendid nagu personaliressursside planeerimine sobituvad loomulikult samasse rühma.

Ja kui plaan on küll selge, kuid graafiku koostamise protsess on kaootiline, läheb mahutavuse planeerimine ikkagi vett vedama. Kui soovid praktilist silda planeerimisest elluviimiseni, siis see vahetuste planeerimise juhend sobitub siia hästi, sest keskendub sellele, kuidas muuta plaaniks graafik, millest inimesed tegelikult kinni peavad.

Ära alahinda väsimust: see vähendab vaikselt võimekust

Tiimid “lahendavad” mahutavuse puudujääke sageli ületundidega, kuid väsimus vähendab sooritust ja suurendab vigade hulka, mis tekitab ümbersuunamist ja lisatööd ning röövib veelgi rohkem võimekust.

Hea erapooletu allikas selle kohta, miks väsimus suurendab vigade määra ja riske, on Ühendkuningriigi Töötervishoiu ja Tööohutuse Ameti juhised teemal fatigue at work. See on kasulik, kui otsustad, millised ületunnid ja vahetuste mustrid on tegelikult jätkusuutlikud.

Lihtne viis oma mahutavuse planeerimist ühe nädalaga testida

Vali järgmine nädal ja tee kiire kontroll:

• koosta rollide lõikes oodatava nõudluse nimekiri tundides

• lahuta teadaolevad puudumised ja mittetööaeg

• võrdle tulemust planeeritud hõivatusega

Kui mittevastavus on ilmselge, on järgmine samm muuta plaan nähtavaks piisavalt vara, et saaksid koosseise enne nädala algust kohandada.

Kui soovid teha väikest pilooti päris rollide ja päris kalendriga, et tunnetada, kuidas mahutavuse planeerimine päriselus toimib, saad luua tööruumi registreerimislehelt ja testida protsessi esmalt ühe tiimiga.

KKK

Mis on mahutavuse planeerimine?

Mahutavuse planeerimine on oodatava töökoormuse võrdlemine tiimi tegeliku võimekusega ning seejärel koosseisude, graafikute või prioriteetide muutmine, et tiimi mitte üle koormata.

Mis vahe on mahutavusel ja töötajate arvul?

Töötajate arv näitab, kui palju inimesi sa tööle võtad. Mahutavus näitab, kui palju kasutatavat tööaega sul jääb järele pärast puhkust, koolitusi, admin-töid ja rollipiiranguid.

Kuidas hinnata mahutavust kiiresti?

Arvuta rollide kaupa planeeritud töötundide arv, lahuta teadaolevad puudumised ja mittetööaeg ning võrdle seda arvu hinnangulise nädala töömahu tundidega.

Miks mahutavuse planeerimine vahetustega tiimides ebaõnnestub?

Sest oluline on nii katteskeem kui rollid. Inimesi võib üldiselt piisavalt olla, kuid ikkagi ebaõnnestuda, kui võtmerollid ei ole õigel päeval kaetud või väsimus kuhjub.

Kas ületunnid on mahutavuse planeerimise strateegia?

Ainult lühiajaliselt. Kui ületunnid muutuvad vaikimisi lahenduseks, ei toimi mahutavuse planeerimine ning väsimus vähendab lõpuks tootlikkust.

Kui tihti tuleks mahutavuse planeerimist uuendada?

Enamikule meeskondadele sobib heaks lähtealuseks iganädalane planeerimine, vajaduse korral igapäevaste kohandustega, kui nõudlus kiiresti muutub.