Trong khi mọi người không thể mơ đến việc làm từ xa cách đây 10 năm, ngày nay mọi công ty đều sử dụng ít nhất một nhân viên làm việc từ xa. Các tập đoàn lớn và doanh nghiệp thuê nguyên đội ngũ nhân viên làm việc từ xa, sự có mặt của họ tại văn phòng không cần thiết. Các nhà quản lý PR, chuyên gia nhân sự, người viết bài, nhà báo, nhiếp ảnh gia, blogger, kế toán nằm trong danh sách các nghề nghiệp được tạo ra hoặc thích nghi để làm việc từ xa lớn đến mức có thể mở rộng không ngừng. Thay vào đó, hãy nói về những ý tưởng tạo động lực cho nhân viên phù hợp để nhân viên làm việc từ xa có thể tiết kiệm chi phí và năng suất hơn.
Ban đầu, có vẻ như việc tạo động lực cho nhân viên không phải là nhiệm vụ dễ dàng khi nói đến nhân viên làm việc từ xa, bởi vì trong hầu hết các trường hợp, chúng ta đang nói về những người yêu tự do, tự lực và đôi chút thất thường. Bằng cách sử dụng các lời khuyên tạo động lực cho nhân viên của chúng tôi, bạn sẽ trở thành một người thành thạo trong việc tạo động lực và quản lý nhân sự, ngay cả khi nhân viên đó làm việc cách xa văn phòng của bạn hàng nghìn dặm.
Lời khuyên đầu tiên và có lẽ quan trọng nhất: Giữ liên lạc
Chúng ta đang sống trong thời đại của mạng xã hội, hội nghị Skype và vô số thư từ công việc. Một mặt, việc liên tục có mặt qua mạng xã hội và các công cụ tin nhắn khác nhau, hoặc tổ chức các cuộc gọi Skype mỗi tuần một lần có vẻ khó khăn hoặc tốn thời gian. Mặt khác, nếu bạn luôn giữ liên lạc với các thành viên nhóm làm việc từ xa, những người này có thể đặt câu hỏi họ quan tâm bất cứ lúc nào họ muốn. Điều này cho phép ngăn chặn những sai lầm có thể dẫn đến tổn thất lớn về tiền bạc cho công ty. Đừng lãng phí quá nhiều giờ vào những cuộc gọi, chỉ cần ở trực tuyến hoặc thiết lập một khoảng thời gian cụ thể khi bạn sẽ có mặt cho nhân viên của mình. Ví dụ, thiết lập thời gian từ 1 giờ chiều đến 2 giờ chiều vào các ngày thứ hai và thứ tư khi bạn có thể trò chuyện với một nhân viên cụ thể.
Lời khuyên thứ hai, mặc dù không kém phần quan trọng: Định rõ nhiệm vụ rõ ràng và chính xác
Ban đầu, cách hoạt động của công việc từ xa có vẻ khá đơn giản: bạn cung cấp cho nhân viên thông tin cơ bản về công ty của bạn, giải thích các đặc thù công việc nhất định, giao cho anh ta một nhiệm vụ và giám sát cách nó được thực hiện. Tuy nhiên, có vẻ như việc phát biểu nhiệm vụ một cách rõ ràng và chính xác thậm chí còn quan trọng hơn. Bạn không nên cho rằng một nhân viên làm việc từ xa không hiểu những gì anh ta được yêu cầu làm sẽ hỏi một loạt câu hỏi tiếp theo. Phần lớn nhân viên không phiền phức với điều này và thực hiện công việc dựa trên sự hiểu biết của riêng họ. Không phải tất cả nhân viên đều muốn làm lại công việc của họ nếu bạn không hài lòng với cách một nhiệm vụ cụ thể được thực hiện. Vì lý do này, việc quản lý nhân viên từ xa nên đi kèm với các nhiệm vụ rõ ràng, chính xác cho nhân viên từ xa. Điều này sẽ cho phép xây dựng một mối quan hệ đối tác hữu ích và lâu dài. Bằng cách giải thích mọi thứ rõ ràng ngay từ lần đầu tiên, bạn sẽ không phải mất thời gian và tiền bạc khi ai đó mắc lỗi.
Lời khuyên thứ ba cũng quan trọng: Trao tặng thưởng
Động lực tài chính là một cách cổ điển, nhưng thật đáng tiếc không thể tránh khỏi ý tưởng động viên nhân viên cổ xưa nhưng hiệu quả này. Ai cũng thích nhận lương, và họ còn thích thưởng hơn thế. Đó là lý do tại sao nếu bạn thấy rằng một nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn, thể hiện sáng kiến, lịch sự, chăm chỉ và đôi khi làm thêm giờ, đừng keo kiệt và thiết lập một hệ thống thưởng nhỏ hoặc trả số tiền lớn hàng quý hoặc nửa năm. Bằng cách đó, nhân viên sẽ có hứng thú với công việc của mình và thực hiện nó cả ngay lập tức và vui vẻ.
Lời khuyên thứ tư: Quà tặng độc đáo
Phương pháp này chỉ phù hợp với những nhà tuyển dụng yêu công việc của họ một cách cuồng nhiệt và thực sự đánh giá cao mỗi người tham gia vào đó. Khi bạn biết một nhân viên làm việc từ xa trong nhiều năm và họ thực hiện công việc của mình một cách cẩn thận, họ xứng đáng được đối xử với sự tôn trọng và thậm chí là thân thiện. Đó là lý do tại sao bạn có thể cải thiện động lực của nhân viên bằng những món quà thú vị độc đáo. Ví dụ, nếu bạn biết một nhân viên từ lâu và biết rằng anh ấy là một fan hâm mộ lớn của môn khúc côn cầu, bạn có thể mua vé xem trận đấu khúc côn cầu cho sinh nhật anh ấy hoặc làm quà tặng vào cuối quý. Khi có một phụ nữ đã kết hôn làm việc trong công ty của bạn dành quá nhiều thời gian cho các dự án của bạn, hãy tặng cô ấy hai vé xem phim hoặc xem kịch, để cô ấy có thể dành một buổi tối thú vị với chồng. Dù nhân viên làm việc từ xa cách xa, họ vẫn là một phần quan trọng trong đội ngũ của bạn và bạn không nên đối xử với họ bằng sự thiên kiến hoặc không khuyến khích họ theo cách bạn sẽ làm với nhân viên văn phòng thường xuyên.
Lời khuyên thứ năm: Niềm tin
Một CEO có kinh nghiệm chắc chắn phải tham gia vào việc quản lý nhân viên từ xa và theo dõi mọi thứ, nhưng đừng quên lòng tin. Tất nhiên, trong trường hợp bạn chưa bao giờ thuê nhân viên từ xa trước đây, bạn sẽ thấy khó điều chỉnh với các khía cạnh nhất định của quá trình này, cũng như học cách tin tưởng nhân viên và giao cho họ quyền hành. Khi quản lý nhân viên từ xa, bạn không thể theo dõi từng động tác của họ, thời gian họ lãng phí sau máy tính, số lần họ vào bếp hoặc làm gián đoạn bằng các cuộc gọi điện thoại, bạn vẫn phải học cách tin tưởng họ. Khi bạn thuê một nhân viên để làm việc từ xa, bạn phải tìm hiểu xem họ có trách nhiệm, quyết tâm, đủ trình độ và có khả năng ưu tiên việc làm đúng đắn hay không. Các nhà quản lý hàng đầu có kinh nghiệm sẽ dễ dàng phát hiện ra một kẻ lười biếng hay thêm một chuyên gia chăm chỉ vào đội ngũ của họ.
Lời khuyên thứ sáu: Thiết lập thời hạn
Khi giao nhiệm vụ cho một nhân viên, điều cần thiết là thiết lập thời hạn và cảnh báo họ về hậu quả nếu không đáp ứng được các điều khoản giao công việc của mình. Nếu bạn không thiết lập thời hạn, nhân viên sẽ bắt đầu trở nên lười biếng và theo đuổi lợi ích cá nhân thay vì chú ý đến các nhiệm vụ đang chờ xử lý. Kết quả là, công việc sẽ được hoàn thành vào phút cuối và khá cẩu thả.
Lời khuyên thứ bảy: Thái độ tốt
Thật tiếc, khá khó để tìm được công việc mà bạn sẽ được đánh giá cao, tôn trọng và lắng nghe ý kiến. Đó là lý do tại sao ngày nay thái độ tốt đối với nhân viên đáng giá như vàng. Nhiều người trao đổi văn phòng của họ để làm việc từ xa vì họ mệt mỏi với sự bóc lột không xấu hổ từ các nhà tuyển dụng và tập thể đấu tranh cảm thấy như một ổ rắn. Các CEO thuê một đội ngũ nhân viên làm việc từ xa, phải cố gắng đối xử họ với sự tôn trọng. Hãy hỏi xem ngày của họ thế nào, gia đình họ có ổn không, thời tiết tại đất nước và thành phố họ đang sống như thế nào. Quan trọng là không làm những cuộc trò chuyện này quá xâm nhập hoặc vượt qua sự thân mật.
Các bạn, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ thấy những mẹo này hữu ích trong việc làm việc với nhân viên làm việc từ xa và sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài và hiệu quả với họ. Hãy nhớ rằng bạn chịu trách nhiệm cho việc tổ chức quá trình làm việc trong công ty của mình như thế nào. Chỉ những nhà tuyển dụng kinh nghiệm nhất, tài năng nhất, quyết tâm nhất và tiến bộ nhất mới đưa doanh nghiệp của họ lên đỉnh cao.
