Mẫu Lịch Làm Việc Nhân Viên Hàng Tuần Có thể In Miễn Phí [Excel]

Nếu bạn vẫn đang tạo lịch làm việc bằng tay với bút chì và giấy, bạn đang tiêu tốn thời gian và năng lượng quý giá mà có thể được sử dụng để đào tạo nhân viên, tương tác với khách hàng, cải thiện sản phẩm và dịch vụ của bạn, hoặc giải quyết các nhiệm vụ khác mà góp phần vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp của bạn.

Cách Sử Dụng Mẫu Này

BƯỚC 1

Nhập Thông Tin Nhân Viên

Bước 1: Nhập Thông Tin Nhân Viên Trên tab màu hồng được đánh dấu Nhân viên, nhập tên của tất cả thành viên trong đội của bạn. Bạn cũng có thể bao gồm thông tin bổ sung như chi tiết liên lạc hoặc vị trí.

BƯỚC 2

Tạo Ca Làm Việc và Vai Trò

Bước 2: Tạo Ca và Vai Trò Trên tab màu xanh được đánh dấu Ca, nhập thời gian bắt đầu và kết thúc cho các ca. Trong phần Loại Ca, liệt kê tên của từng loại ca (ví dụ: quản lý, phục vụ, lễ tân, đội trưởng, v.v.).

BƯỚC 3

Bắt đầu Lập Lịch

Bước 3: Khi nhân viên và ca đã được thiết lập, sử dụng các menu thả xuống để phân ca cho nhân viên cho mỗi ngày. Để điều chỉnh tuần, chỉ cần cập nhật ngày bắt đầu ở đầu lịch.

Việc tạo lịch cho nhân viên có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Để giảm bớt sự nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các mẫu lịch làm việc miễn phí của chúng tôi. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích cách sử dụng và tạo chúng một cách hiệu quả hơn.

Hãy bắt đầu thay đổi ngay hôm nay!

Tối ưu hóa quy trình, cải thiện quản lý đội ngũ, và tăng cường hiệu quả.

Bắt đầu miễn phí

Mẫu Lịch Nhân Viên Là Gì?

Mẫu lịch làm việc của nhân viên là một công cụ kinh doanh giúp đơn giản hóa việc phân bổ ca làm việc giữa các nhân viên. Một mẫu điển hình (có tính phí và miễn phí) bao gồm lịch hàng tuần hoặc hàng tháng với cấu trúc hợp lý và các điểm nổi bật theo mã màu giúp đảm bảo không thông tin quan trọng nào bị bỏ lỡ, cũng như các tính năng (như công thức) giúp ngăn chặn tình huống không có ai được phân công vào một ca hoặc một người được lên lịch cho quá nhiều ca liên tiếp. Bạn có thể sử dụng các mẫu lịch làm việc miễn phí của chúng tôi trong Excel để tránh những phiền phức của việc lập lịch thủ công và ngăn ngừa các lỗi lập lịch có thể ảnh hưởng đến hoạt động của bạn.

Những gì cần bao gồm trong Mẫu Lịch Nhân Viên của bạn

Khi tạo mẫu lịch trình của bạn, hãy ghi nhớ người sử dụng cuối cùng — các nhân viên. Điều này có nghĩa là lịch trình nên bao gồm tất cả chi tiết ca làm cần thiết cho nhân viên:

Tên của tất cả nhân viên, cũng như thông tin liên hệ của quản lý có thể trả lời câu hỏi hoặc hỗ trợ các thắc mắc liên quan đến ca làm việc
Ngày bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho lịch
Thời gian bắt đầu và kết thúc ca
Giờ nghỉ và thời gian ăn
Các vai trò hoặc trách nhiệm cụ thể cho mỗi ca

Cách Sử Dụng Mẫu Lịch Nhân Viên

Sử dụng mẫu lịch trình nhân viên miễn phí rất đơn giản:

Nhập Dữ Liệu Nhân Viên: Nhập vào số lượng nhân viên, tên của họ, sở thích, và có thể cả thông tin liên lạc.
Phân bổ Ca: Phân ca dựa trên khả năng sẵn có của nhân viên, yêu cầu của công ty, và khối lượng công việc.
Xem và Điều Chỉnh: Kiểm tra lại lịch để phát hiện bất kỳ xung đột nào có thể xảy ra, chẳng hạn như nhân viên bị trùng lịch hoặc thiếu ca.
Đảm bảo Mọi Người Đã Thấy Nó: Đảm bảo mọi người đã thấy lịch hoặc nhận một bản sao giấy.

Làm Thế Nào Tôi Tạo Lịch Ca Trong Excel?

Excel có các công cụ tích hợp sẵn giúp nó trở thành lựa chọn lý tưởng để tạo các mẫu lịch làm việc miễn phí. Để bắt đầu:

Mở Excel: Khởi động Excel và tạo một workbook mới.
Chọn Một Mẫu: Tìm một mẫu lịch làm việc miễn phí phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể bắt đầu với một trang trắng nếu không tìm thấy một mẫu phù hợp.
Nhập Thông Tin Cần Thiết: Nhập tất cả các chi tiết liên quan như tên nhân viên, ca làm việc và thời gian.
Sử dụng Công Thức: Bạn có thể sử dụng các công thức có sẵn trong Excel để tính tổng số giờ làm việc, khả năng sẵn có của nhân viên, hoặc độ dài ca. Việc thành thạo công thức sẽ mất một chút thời gian vì không phải tất cả đều đơn giản.
Tùy Chỉnh Mẫu Của Bạn: Điều chỉnh các cột và bố cục để phù hợp với yêu cầu cụ thể của bạn.
Lưu và In: Lưu tài liệu và in nếu cần.

Kiểm Tra Mẫu Lịch Nhân Viên của Bạn

Sau khi lịch trình của bạn đã sẵn sàng, đừng quên kiểm tra nó để đảm bảo rõ ràng và dễ sử dụng:

Đảm bảo tất cả thông tin được hiển thị chính xác, và các công thức hoạt động đúng.
Yêu cầu một trong những nhân viên của bạn xem xét lịch và kiểm tra xem họ có thể hiểu được tất cả các chi tiết cần thiết nhanh chóng hay không—như số lượng ca làm việc và các ngày. Nếu việc tìm thông tin cần thiết mất hơn 30 giây, lịch của bạn cần được đơn giản hóa.

Chúc bạn quản lý ca làm việc một cách trôi chảy và hiệu quả với mẫu lịch làm việc miễn phí của chúng tôi trong Excel.