Ενώ οι άνθρωποι δεν μπορούσαν να ονειρευτούν να εργάζονται από απόσταση πριν από 10 χρόνια, σήμερα κάθε άλλη εταιρεία χρησιμοποιεί τουλάχιστον έναν απομακρυσμένο υπάλληλο. Μεγάλες εταιρείες και επιχειρήσεις απασχολούν ολόκληρα στελέχη εργαζομένων από απόσταση, των οποίων η παρουσία στους χώρους γραφείων δεν είναι αναγκαία. Οι διαχειριστές PR, οι ειδικοί HR, οι κειμενογράφοι, οι δημοσιογράφοι, οι φωτογράφοι, οι μπλόγκερς, οι λογιστές αποτελούν τη λίστα επαγγελμάτων που δημιουργήθηκαν ή προσαρμόστηκαν για την απομακρυσμένη εργασία, η οποία είναι τόσο μεγάλη, που μπορεί να επεκταθεί ασταμάτητα. Αντί να εστιάσουμε σε αυτό, ας μιλήσουμε για τις κατάλληλες ιδέες για την παρακίνηση του προσωπικού ώστε οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι να είναι αποδοτικοί και να προσφέρουν αξία.
Αρχικά, φαίνεται ότι η παρακίνηση των υπαλλήλων δεν είναι από τις πιο εύκολες εργασίες όταν αφορά απομακρυσμένους εργαζόμενους, καθώς τις περισσότερες φορές μιλάμε για άτομα που αγαπούν την ελευθερία, είναι αυτοδύναμα και λίγο καπριτσιόζοι. Χρησιμοποιώντας τις συμβουλές μας για την παρακίνηση των εργαζομένων, θα γίνετε ειδικός στην παρακίνηση και διαχείριση του προσωπικού, ακόμη κι αν το εν λόγω προσωπικό εργάζεται χιλιάδες μίλια μακριά από το γραφείο σας.
Πρώτη και πιθανώς η πιο σημαντική συμβουλή: Να έχετε επαφή
Ζούμε σε μια εποχή κοινωνικών δικτύων, τηλεδιασκέψεων μέσω Skype και ατελείωτης επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Από τη μία, το να είστε διαρκώς διαθέσιμοι μέσω κοινωνικών δικτύων και διαφόρων μηνυμάτων ή να διεξάγετε κλήσεις Skype μία φορά την εβδομάδα μπορεί να φαίνεται δύσκολο ή χρονοβόρο. Από την άλλη, αν είστε συνεχώς σε επαφή με τα μέλη του απομακρυσμένου προσωπικού σας, αυτοί οι εργαζόμενοι μπορούν να υποβάλλουν ερωτήσεις που τους ενδιαφέρουν οποιαδήποτε στιγμή θελήσουν. Αυτό επιτρέπει την αποτροπή λαθών που μπορεί να οδηγήσουν σε μεγάλη απώλεια χρημάτων για την εταιρεία. Μην σπαταλάτε υπερβολικές ώρες σε κλήσεις, απλά να είστε online ή να ορίσετε ένα αυστηρό χρονοδιάγραμμα όταν θα είστε διαθέσιμοι για τους υπαλλήλους σας. Για παράδειγμα, ορίστε ώρα από 1 μμ έως 2 μμ τις Δευτέρες και Τετάρτες, όταν θα μπορείτε να μιλήσετε με έναν συγκεκριμένο εργαζόμενο.
Δεύτερη, αν και όχι λιγότερο σημαντική συμβουλή: Καθορίστε καθαρά και ακριβώς τις εργασίες
Αρχικά, ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί η απομακρυσμένη εργασία φαίνεται αρκετά απλός: παρέχετε σε έναν υπάλληλο βασικές πληροφορίες για την εταιρεία σας, εξηγείτε ορισμένες ιδιαιτερότητες της εργασίας, του αναθέτετε μια εργασία και εποπτεύετε πως αυτή εκτελείται. Ωστόσο, φαίνεται ότι η σωστή και ακριβής διατύπωση της εργασίας είναι ακόμη πιο σημαντική. Δεν θα πρέπει να υποθέτετε ότι ένας απομακρυσμένος υπάλληλος που δεν καταλαβαίνει τι του ζητήθηκε να κάνει είναι πρόθυμος να κάνει πολλές ερωτήσεις συνέχεια. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι δεν επιβαρύνουν τον εαυτό τους με αυτό και κάνουν τη δουλειά με βάση τη δική τους κατανόηση. Δεν θέλουν όλοι οι υπάλληλοι να κάνουν την εργασία τους ξανά και ξανά εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με το πως εκτελέστηκε μια συγκεκριμένη εργασία. Εξαιτίας αυτού, η διαχείριση των απομακρυσμένων υπαλλήλων θα πρέπει να συνοδεύεται από απολύτως καθαρές και ακριβείς εργασίες για αυτούς. Αυτό θα επιτρέψει την οικοδόμηση μιας αποδοτικής και μακροχρόνιας συνεργασίας. Εξηγώντας όλα καθαρά στην πρώτη προσπάθεια, δεν θα χρειαστεί να χάσετε πολύτιμο χρόνο και χρήμα όταν κάποιος κάνει ένα λάθος.
Τρίτη εξίσου σημαντική συμβουλή: Διανέμετε μπόνους
Η οικονομική παρακίνηση είναι κλασική, αλλά δυστυχώς δεν υπάρχει διαφυγή από αυτήν την παλιά αλλά δοκιμασμένη ιδέα παρακίνησης του προσωπικού. Όλοι θέλουν να πληρώνονται, και τους αρέσουν τα μπόνους ακόμα περισσότερο. Γι' αυτό, αν δείτε ότι ένας υπάλληλος κάνει τη δουλειά του εγκαίρως, παίρνει πρωτοβουλίες, είναι ευγενικός, δουλεύει σκληρά και κάποιες φορές εργάζεται υπερωρίες, μην είστε φειδωλοί και οργανώστε ένα σύστημα μικρών μπόνους ή δώστε μεγάλα χρηματικά ποσά τριμηνιαία ή κατά το ήμισυ του έτους. Με αυτόν τον τρόπο οι εργαζόμενοι θα ενδιαφέρονται για τη δουλειά τους και θα την εκτελούν τόσο αμέσως όσο και ευχαρίστως.
Τέταρτη συμβουλή: Πρωτότυπα δώρα
Αυτή η μέθοδος είναι κατάλληλη μόνο για εργοδότες που είναι φανατικά και πραγματικά ερωτευμένοι με την επιχείρησή τους και εκτιμούν κάθε άτομο που εμπλέκεται σε αυτήν. Όταν γνωρίζετε έναν απομακρυσμένο υπάλληλο για χρόνια και επιτελεί την εργασία του επιμελώς, αξίζει να τον αντιμετωπίζετε με σεβασμό και ακόμη και φιλικότητα. Γι αυτό μπορείτε να βελτιώσετε την παρακίνηση των εργαζομένων με πρωτότυπα ενδιαφέροντα δώρα. Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε έναν υπάλληλο για πολύ καιρό και γνωρίζετε ότι είναι μεγάλος φανατικός του χόκεϊ, μπορείτε να αγοράσετε εισιτήρια για αγώνα χόκεϊ για τα γενέθλιά του ή ως δώρο στο τέλος ενός τριμήνου. Όταν υπάρχει μια παντρεμένη γυναίκα που εργάζεται στην εταιρεία σας και ξοδεύει υπερβολικό χρόνο στα έργα σας, δώστε της δύο εισιτήρια για σινεμά ή θέατρο, έτσι ώστε να μπορέσει να περάσει ένα ωραίο βράδυ με τον σύζυγό της. Ενώ οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι είναι μακριά, είναι ακόμη αναπόσπαστο μέρος της ομάδας σας και δεν πρέπει να τους αντιμετωπίζετε με προκατάληψη ή να μη τους ενθαρρύνετε με τον ίδιο τρόπο που θα κάνατε με τους κανονικούς εργαζόμενους γραφείου.
Πέμπτη ζωτικής σημασίας συμβουλή: Εμπιστοσύνη
Ένας έμπειρος CEO σίγουρα πρέπει να ασχολείται με τη διαχείριση απομακρυσμένων υπαλλήλων και να παρακολουθεί τα πράγματα, αλλά δεν πρέπει να ξεχνά την εμπιστοσύνη. Φυσικά, σε περίπτωση που δεν έχετε προσλάβει ποτέ απομακρυσμένο προσωπικό πριν, θα βρείτε δύσκολο να προσαρμοστείτε σε ορισμένες πτυχές αυτής της διαδικασίας καθώς και να μάθετε να εμπιστεύεστε τους εργαζομένους και να τους δίνετε εξουσία. Ενώ διαχειρίζεστε απομακρυσμένους υπαλλήλους δεν μπορείτε να παρακολουθείτε κάθε κίνηση που κάνουν, πόσο χρόνο χάνουν πίσω από τον υπολογιστή τους, πόσες φορές επισκέπτονται την κουζίνα ή αποσπώνται με τηλεφωνικές κλήσεις, πρέπει όμως να μάθετε να τους εμπιστεύεστε. Όταν προσλαμβάνετε έναν υπάλληλο για απομακρυσμένη εργασία, πρέπει να μάθετε πόσο υπεύθυνο, συγκεντρωμένο, προσοντούχο και ικανό να βάλει σωστές προτεραιότητες είναι το άτομο. Έμπειροι ανώτεροι διευθυντές θα εντοπίσουν εύκολα έναν τεμπέλη ή θα προσθέσουν έναν σκληρά εργαζόμενο ειδικό στην ομάδα τους.
Έκτη συμβουλή: Ορίστε προθεσμίες
Όταν δίνετε μια εργασία σε έναν υπάλληλο, είναι ζωτικής σημασίας να ορίσετε μια προθεσμία και να τον προειδοποιήσετε για τις συνέπειες της μη τήρησης των όρων παράδοσης της εργασίας του. Αν αποτύχετε να ορίσετε προθεσμίες, ένας εργαζόμενος θα αρχίσει να γίνεται πιο αργός και να επιδιώκει τα προσωπικά του συμφέροντα αντί να ασχοληθεί με τις εργασίες που έχει να κάνει. Ως αποτέλεσμα, η δουλειά θα γίνει την τελευταία στιγμή και αρκετά πρόχειρα.
Έβδομη συμβουλή: Καλή διάθεση
Δυστυχώς, είναι μάλλον δύσκολο να βρείτε μια δουλειά όπου θα σας εκτιμούν, θα σας σέβονται και θα ακούν τη γνώμη σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο σήμερα μια καλή στάση απέναντι στους υπαλλήλους έχει ανεκτίμητη αξία. Πολλοί άνθρωποι ανταλλάσσουν το γραφείο τους με την απομακρυσμένη εργασία επειδή είναι κουρασμένοι από την ανενδοίαστη εκμετάλλευση από τους εργοδότες τους και την διαμάχη που ταλανίζει την συλλογικότητα που μοιάζει περισσότερο με φωλιά δηλητηριωδών όφεων. Οι CEO που απασχολούν προσωπικό από απόσταση πρέπει να προσπαθούν να τους αντιμετωπίζουν με σεβασμό. Ρωτήστε τους πώς ήταν η μέρα τους, είναι όλα καλά στις οικογένειές τους, τι καιρό έχουν στις χώρες και τις πόλεις της κατοικίας τους. Είναι σημαντικό να μην κάνετε αυτές τις συζητήσεις υπερβολικά παρεμβατικές ή να φλερτάρουν με την οικειότητα.
Φίλοι, ελπίζουμε ότι βρίσκετε αυτές τις συμβουλές χρήσιμες για την εργασία με απομακρυσμένους υπαλλήλους και θα σας βοηθήσουν να χτίσετε μακροχρόνιες και αποδοτικές σχέσεις μαζί τους. Θυμηθείτε ότι είστε υπεύθυνοι για το πόσο καλά είναι οργανωμένη η εργασιακή διαδικασία στην εταιρεία σας. Μόνο οι πιο έμπειροι, ταλαντούχοι, συγκεντρωμένοι και προοδευτικοί εργοδότες θα οδηγήσουν τις επιχειρήσεις τους στην κορυφή.
