Sebuah perusahaan tidak dapat berkembang dan menjadi lebih menguntungkan dengan menaruh semua nasibnya pada ide dan praktik bisnis lama. Manajemennya harus bereksperimen dengan konsep baru untuk menyesuaikan dengan pasar yang selalu berubah. Produk dan layanan kemudian dapat dibuat berdasarkan ide-ide tersebut. Kedengarannya sederhana, tetapi kenyataannya jauh lebih rumit. Satu hal adalah menemukan ide, tetapi hal yang sepenuhnya berbeda adalah membuat proyek di sekitarnya.
Hal-hal dapat menjadi tidak terkendali sehingga hanya sepertiga dari semua proyek yang berhasil keluar dari siklus produksi tepat waktu dan sesuai anggaran awal. Hal ini terjadi karena kesalahan yang dibuat oleh manajer proyek yang belum berpengalaman. Kami menawarkan Anda 5 masalah manajemen umum yang muncul dari pengabaian area tertentu dalam perencanaan proyek. Setelah mengatasinya, Anda akan dapat mengelola proyek secara efektif.
Gagal mendefinisikan tujuan proyek adalah kesalahan terbesar yang dilakukan oleh manajer
Menurut beberapa laporan penelitian dari American Project Management Institute, sepertiga proyek gagal karena orang yang mengembangkannya tidak memiliki visi yang jelas. Ini adalah salah satu masalah manajemen yang paling umum. Itulah mengapa penting untuk memiliki gambaran tentang apa yang ingin Anda capai, bagaimana itu akan menguntungkan perusahaan dan mengapa pelanggan ingin menggunakannya. Jika tidak, pekerjaan lebih lanjut apa pun akan menjadi sia-sia.
Mari kita ambil contoh sebuah perusahaan aplikasi seluler kecil yang ingin berkembang ke pasar game video seluler dengan permainan puzzle. Dalam kasus ini, hal-hal berikut kemungkinan akan dibahas oleh pengembang:
-
Apa kelompok usia target kita?
-
Haruskah kita membuat game 2D atau 3D?
-
Berapa banyak pengembang yang kita butuhkan untuk mengerjakan berbagai aspek permainan, misalnya mekanik, desain level, seni konsep, desain suara, dll?
-
Jenis mesin game apa yang sebaiknya kita gunakan dan apakah kita memiliki cukup dana untuk mendapatkan lisensinya?
-
Berapa biaya permainan untuk pelanggan?
-
Berapa persen dari keuntungan kita yang akan diberikan kepada perusahaan yang membuat mesin tersebut?
Semua pertanyaan ini harus dibahas selama pertemuan perusahaan awal dan berikutnya. Manajer dan karyawan harus sepakat tentang cara terbaik mencapai tujuan proyek dan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkannya.
Kesalahan terbesar yang dilakukan manajer – kurangnya persyaratan
Saat Anda merencanakan proyek, penting untuk memahami seperti apa hasil akhirnya. Ini adalah salah satu kesalahan terbesar yang dibuat oleh manajer. Manajer bertanggung jawab membuat daftar persyaratan untuk proyek dan memberikannya kepada karyawan. Daftar tersebut harus mencakup informasi berikut:
-
Jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk tahapan pengembangan proyek yang berbeda
-
Kriteria untuk mengevaluasi kualitas proyek dan komponennya
-
Prinsip pembagian beban kerja di antara pekerja
-
Jadwal proyek
-
Daftar tujuan yang akan dicapai proyek untuk perusahaan
-
Seberapa sering proyek akan diubah
-
Ukuran anggaran awal
Daftar ini juga memiliki produk akhir yang akan dikembangkan. Dalam hal permainan video seluler, ini dapat mencakup karya seni konsep, sampel audio, kode untuk berbagai elemen permainan, misalnya, mekanika, fisika, animasi efek visual, dll. Setiap daftar harus mencakup tanggal rilis perkiraan.
Membuat perkiraan adalah kesalahan umum lainnya yang dilakukan manajer
Batas waktu adalah salah satu masalah manajemen umum yang muncul selama pengembangan proyek. Seorang manajer yang baik harus tetap berhubungan dengan timnya dan meminta pembaruan tentang kemajuan dalam setiap tim. Apakah mereka memenuhi batas waktu mereka atau apakah mereka memerlukan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan semuanya dengan benar?
Beberapa hal tak terduga bisa muncul dan seluruh proyek harus ditunda. Jika Anda gagal membuat perhitungan yang diperlukan, Anda akan berisiko terus menunda batas waktu. Untuk menghindari masalah di masa depan, sebaiknya bertemu dengan setiap anggota staf dan mengevaluasi pekerjaan mereka tepat waktu.
Mengabaikan risiko adalah masalah manajemen umum
Secara teori, semua rencana Anda pasti berjalan lancar setiap saat, tetapi dalam kenyataannya, proyek apa pun dapat mengalami penundaan, melewatkan batas waktu, karyawan sakit, dan kejadian malang lainnya. Memiliki program manajemen risiko yang tepat mengurangi potensi kegagalan proyek hampir setengahnya. Proses ini tidak terlalu sulit dilakukan tetapi membutuhkan penjelasan tentang banyak faktor yang bisa salah saat mengerjakan proyek tertentu. Daftar risiko Anda harus mencakup kejadian-kejadian seperti:
-
Kegagalan memenuhi batas waktu
-
Pengerjaan fitur tambahan di luar ruang lingkup proyek asli
-
Perubahan ruang lingkup proyek. Perubahan dalam tujuan proyek, deliverables, tugas, biaya, dan batas waktu
Tugas seorang manajer proyek adalah mengevaluasi risiko dan menilai dampaknya pada proyek. Sebagai contoh, Anda dapat memastikan untuk menunjuk seorang wakil manajer proyek yang akan mampu menggantikan kepala proyek dan melanjutkan pekerjaan jika dia absen. Anda juga bisa mengalami kesulitan teknis, seperti peralihan mendadak dalam perangkat keras atau perangkat lunak yang digunakan yang mungkin memerlukan perekrutan karyawan tambahan. Rencana kontingensi harus mencakup semua kemungkinan hal-hal yang salah untuk proyek.
Kesalahan yang dilakukan manajer – memiliki jadwal yang kaku
Tidak ada cara yang lebih baik untuk memastikan alur kerja yang stabil daripada menjadwalkan tim Anda. Jadwal harus memberikan informasi yang jelas tentang beban kerja dan tenggat waktu. Semua jadwal harus memungkinkan fleksibilitas jika terjadi keadaan yang tidak terduga. Jika ada seseorang yang bekerja pada suatu proyek harus mengambil cuti karena sakit, masalah keluarga, cedera atau keadaan lain, mereka dapat melakukannya dalam ketentuan yang masuk akal. Dalam hal ini, harus ada seseorang yang menggantikan mereka jika terjadi keadaan darurat sehingga tempo pengembangan proyek dapat dijaga.
Sangat penting untuk memberikan anggota tim Anda fleksibilitas yang sama ketika mengusulkan ide baru kepada manajer proyek yang akan menguntungkan proyek secara umum. Saat ini, ada berbagai solusi yang membuat manajemen proyek menjadi lebih mudah. Ini termasuk Social Shared, Wrike, Slack, Procore dan banyak lainnya.
