Template Jadwal Karyawan Mingguan yang Dapat Dicetak Gratis [Excel]

Jika Anda masih membuat jadwal kerja secara manual dengan pensil dan kertas, Anda menghabiskan waktu dan energi berharga yang lebih baik digunakan untuk melatih karyawan, berinteraksi dengan pelanggan, meningkatkan produk dan layanan Anda, atau menangani tugas lain yang berkontribusi pada pertumbuhan dan kesuksesan bisnis Anda.

Cara Menggunakan Template Ini

LANGKAH 1

Masukkan Informasi Karyawan

Langkah 1: Masukkan Informasi Karyawan Di tab merah muda yang diberi label Karyawan, masukkan nama semua anggota staf Anda. Anda juga dapat menyertakan informasi tambahan seperti rincian kontak atau posisi.

LANGKAH 2

Buat Shift dan Peran

Langkah 2: Buat Shift dan Peran Di tab biru yang diberi label Shift, masukkan waktu mulai dan akhir untuk shift. Di bagian Jenis Shift, daftarkan nama setiap jenis shift (contoh: manajer, pelayan, penyambut tamu, pemimpin tim, dll.).

LANGKAH 3

Mulai Penjadwalan

Langkah 3: Setelah karyawan dan shift diatur, gunakan menu dropdown untuk menetapkan shift kepada karyawan untuk setiap hari. Untuk menyesuaikan minggu, cukup perbarui tanggal mulai di bagian atas jadwal.

Membuat jadwal untuk karyawan bisa menjadi tugas yang menakutkan. Untuk mengurangi kebingungan dan menghemat waktu, Anda dapat menggunakan template jadwal kerja gratis kami. Dalam artikel di bawah ini, kami akan menjelaskan cara menggunakannya dan membuatnya lebih efektif.

Mulai melakukan perubahan hari ini!

Optimalkan proses, tingkatkan manajemen tim, dan tingkatkan efisiensi.

Mulai gratis

Apa Itu Template Jadwal Karyawan?

Template jadwal kerja karyawan adalah alat bisnis yang menyederhanakan alokasi shift di antara karyawan. Template yang khas (baik berbayar maupun gratis) mencakup jadwal mingguan atau bulanan dengan struktur logis dan sorotan berkode warna yang membantu memastikan tidak ada informasi penting yang terlewat, serta fitur (seperti rumus) yang mencegah situasi di mana tidak ada yang ditugaskan untuk shift atau satu orang dijadwalkan untuk terlalu banyak shift berturut-turut. Anda dapat menggunakan template jadwal kerja gratis kami di Excel untuk menghindari kerepotan penjadwalan manual dan mencegah kesalahan penjadwalan yang dapat mempengaruhi operasi Anda.

Apa yang Harus Disertakan dalam Template Jadwal Karyawan Anda

Saat membuat template jadwal Anda, ingatlah pengguna akhirnya—para karyawan. Ini berarti jadwal harus mencakup semua detail shift yang diperlukan untuk karyawan:

Nama semua karyawan, serta informasi kontak untuk manajer yang dapat menjawab pertanyaan atau membantu dengan pertanyaan terkait shift
Tanggal mulai dan akhir yang jelas untuk jadwal
Waktu mulai dan akhir shift
Istirahat dan periode makan
Peran atau tanggung jawab spesifik untuk setiap shift

Cara Menggunakan Template Jadwal Karyawan

Menggunakan template jadwal karyawan gratis sangatlah mudah:

Masukkan Data Karyawan: Masukkan jumlah karyawan, nama mereka, preferensi, dan kemungkinan informasi kontak.
Alokasikan Shift: Tugaskan shift berdasarkan ketersediaan karyawan, kebutuhan perusahaan, dan beban kerja.
Tinjau dan Sesuaikan: Periksa ulang jadwal untuk kemungkinan konflik, seperti karyawan yang dipesan dua kali atau shift yang hilang.
Pastikan Semua Telah Melihatnya: Pastikan semua orang telah melihat jadwal atau menerima salinan fisik.

Bagaimana Cara Membuat Jadwal Shift di Excel?

Excel memiliki alat bawaan yang membuatnya ideal untuk membuat template penjadwalan kerja gratis. Untuk memulai:

Buka Excel: Luncurkan Excel dan buat workbook baru.
Pilih Template: Cari template jadwal shift kerja gratis yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat memulai dengan lembar kosong jika Anda tidak menemukan template yang cocok.
Masukkan Informasi yang Diperlukan: Masukkan semua detail yang relevan seperti nama karyawan, shift, dan waktu.
Gunakan Rumus: Anda dapat menggunakan rumus bawaan Excel untuk menghitung total jam kerja, ketersediaan karyawan, atau durasi shift. Menguasai rumus akan memerlukan waktu karena tidak semua rumus sederhana.
Sesuaikan Template Anda: Sesuaikan kolom dan tata letak untuk memenuhi persyaratan spesifik Anda.
Simpan dan Cetak: Simpan dokumen dan cetak jika diperlukan.

Menguji Template Jadwal Karyawan Anda

Setelah jadwal Anda siap, jangan lupa untuk mengujinya demi kejelasan dan kegunaan:

Pastikan semua informasi ditampilkan dengan benar, dan rumus berfungsi dengan baik.
Tanyakan salah satu karyawan Anda untuk meninjau jadwal dan memeriksa seberapa cepat mereka dapat memahami semua rincian yang diperlukan—seperti jumlah shift mereka dan hari-harinya. Jika menemukan informasi yang diperlukan memakan waktu lebih dari 30 detik, jadwal Anda perlu disederhanakan.

Semoga Anda mendapatkan manajemen shift yang lancar dan efisien dengan template jadwal kerja karyawan gratis kami di Excel.