Razporejanje dela za veterinarje, tehnike in recepcijo

Veterinarska ambulanta sodi med najzahtevnejša okolja za sestavljanje urnika. Ordinacija, operacijska dvorana, hospitalizacija in recepcija potrebujejo pokritost hkrati, ljudje, ki opravljajo posamezna dela, niso zamenljivi, en sam klic o bolniški odsotnosti pa lahko ambulanto pusti brez tiste usposobljene osebe, na kateri stoji cel dan. Razporejanje dela v veterini ni administracija na robu dela, temveč odloča, ali bo dan stekel ali razpadel.

Večina ambulant pride po letu dni preglednic in skupinskih klepetov do iste ugotovitve. Urnik je preveč zapleten za deljeno datoteko in prepomemben, da bi ga prepustili spominu.

Kaj mora razporejanje dela v veterini rešiti

Skoraj v vsaki ambulanti se pojavijo štiri težave. Pokritost je treba načrtovati po vlogah, saj tehnik ne more nadomestiti veterinarja. Razpoložljivost je razdrobljena, ker so pogodbe za krajši delovni čas in nadomeščanja pravilo in ne izjema. Ure dežurstva in nujnih posegov morajo biti vidne in pravilno plačane. Celotna ekipa, katere večina nikoli ne sedi za pisalno mizo, pa potrebuje aktualno različico urnika na telefonu.

Programska oprema za razporejanje veterinarskega osebja, ki te štiri točke rešuje pošteno, je vredna več kot obsežnejša platforma, namenjena težavam, ki jih ambulanta nima. Je tudi drugačen izdelek od kliničnega sistema: veterinarski informacijski sistem hrani kartoteke živali in obračunavanje, sistem urnikov pa določa, kdo je v stavbi. Prav to loči program za razporejanje v bolnišnici za živali od deljenega koledarja z barvami.

Razporejanje po vlogah in ne po številu ljudi

Štetje ljudi v izmeni v ambulanti pove zelo malo. Pomembno je, ali so prave usposobljenosti prisotne ob pravih urah. Vsak član ekipe ima v imeniku zaposlenih delovno mesto, zato je urnik mogoče sestaviti in brati po vlogah: koliko veterinarjev ordinira v torek dopoldne, ali ima operacijska dvorana podporo tehnika, ali je recepcija pokrita tudi čez opoldansko zatišje.

Urnik tehnikov je običajno najtežji del tedna, saj se tehniki gibljejo med asistenco pri posegih, oskrbo hospitaliziranih živali in delom z lastniki ter imajo največ pogodb za krajši delovni čas. Sestavljanje njihovih ur po vlogi in ne po imenu je tisto, kar ohranja pokritost verodostojno. Vloge urejajo tudi dostop: ravni pooblastil določajo, kdo lahko ureja urnik in kdo vidi samo svoje izmene, zato lahko vodja prakse preda vodenje ene ambulante njenemu vodji, ne da bi izpustil iz rok celoten račun.

Razpoložljivost, krajši delovni čas in nadomeščanja

Zelo malo ambulant je v celoti zasedenih s polnim delovnim časom. Veterinarji, ki delajo tri dni, tehniki, ki se ob delu izobražujejo, sodelavci na recepciji s šolskim urnikom in nadomestni veterinarji za točno določeno obdobje vlečejo urnik v različne smeri. Zbiranje teh podatkov po objavi je natanko tisto, kar ustvarja neskončen tok prošenj za menjavo.

Koledar razpoložljivosti obrne vrstni red. Vsak označi ure, v katerih lahko in ne more delati, v časovnih odsekih namesto v celih dnevih, urnik pa se od začetka gradi ob teh omejitvah. Prošnje za odsotnost in dopust tečejo po isti poti, s stanji na očeh, da nihče ne odobri dopusta, ki je bil že porabljen. Naša funkcija upravljanje odsotnosti pojasnjuje, kako se prošnje, odobritve in stanja povežejo.

Dežurstvo, nujni primeri in delo zunaj ordinacijskega časa

Delo zunaj ordinacijskega časa je mesto, kjer urniki ambulant običajno popustijo. Dežurne rotacije se pogosto vodijo na ločenem seznamu, zato glavni urnik ne pokaže, kdo je naslednje jutro resnično na voljo, ure klicev pa se konec meseca sestavljajo iz spomina in sporočil.

Uvrstitev dežurnih izmen v isti urnik reši oboje. Rotacijo vidi celotna ekipa, seštevki ur vključujejo čas klica, izmene z višjo postavko pa so ovrednotene že na sami izmeni in ne popravljene naknadno. Nepokrite noči je mogoče objaviti kot proste izmene, ki jih prevzame, kdor je pripravljen, namesto da vodja obdeluje seznam telefonskih številk. Za lokacijo z resnično neprekinjeno pokritostjo že ta sprememba odstrani večino trenja iz nočnega urnika, saj mora sistem razporejanja v bolnišnici za živali nositi noči in dneve na isti tabli.

Evidenca delovnega časa in prisotnosti v ambulanti

Načrtovane in opravljene ure v veterini le redko sovpadajo. Pregledi se zavlečejo, nujni primer pride tik pred zaprtjem, izmena, načrtovana za osem ur, pa se konča po desetih. Če se beleži samo načrt, je obračun plač napačen, ambulanta pa nikoli ne vidi, koliko nenačrtovanega časa ekipa vsrka.

Program za evidenco delovnega časa v veterinarski ambulanti beleži dejanski začetek in konec vsake izmene skupaj z odmori in vsak vnos shrani v dnevnik evidence ur. Zaposleni se prijavljajo prek mobilne aplikacije, zato zapis ni odvisen od skupnega računalnika na recepciji. Poročila o delovnih urah, zamudah in potrjenih izmenah te vnose spremenijo v številke, s katerimi lahko dela obračun plač, stran s funkcijo spremljanje delovnega časa pa podrobno opisuje delovanje.

Menjave, bolniške odsotnosti in dan, ko načrt poči

Vsaka ambulanta kdaj v zadnjem trenutku izgubi izmeno. Edini spremenljivki sta, koliko časa traja, da se zapolni, in koliko ljudi je treba med tem zmotiti. Če to poteka po telefonu, lahko ena sama bolniška odsotnost požre celo dopoldne in urnik ostane napačen za vse, ki jim tega ni nihče povedal.

Če poteka v aplikaciji, isti dogodek postane prošnja za menjavo ali prosta izmena. Sodelavci menjavo predlagajo sami, vodja jo z enim dotikom odobri ali zavrne, objavljeni urnik pa se vsem posodobi v istem trenutku. Potisna in SMS obvestila dosežejo tudi tiste, ki so v operacijski dvorani ali na terenu. Vrednost sistema razporejanja v veterini ni v tem, da bi preprečil motnje, saj tega ne zmore nič. Vrednost je v tem, da različica urnika na vsakem telefonu ostane prava.

Prakse z več lokacijami in mrežno lastništvo

Mrežno lastništvo je spremenilo delovanje mnogih ambulant. Takoj ko praksa vodi dve ali tri lokacije, začnejo sodelavci pokrivati med njimi, urnik, voden po posamezni lokaciji, pa izgubi pregled nad tem, kdo že kje dela. Podpora za več lokacij postavi vse ambulante v en račun, projekti pa ločujejo lokacije, oddelke ali posamezne storitve. Vodja lokacije filtrira svojo ambulanto, vodja poslovanja vidi celotno mrežo. Tu je pomembno, da gre za spletni sistem razporejanja in ne za datoteko na računalniku, saj je isti urnik dosegljiv z vsake lokacije in z vsakega telefona.

Sloj poročanja pri tej velikosti šteje enako, programsko opremo za upravljanje veterinarskega osebja pa se ocenjuje po njem prav toliko kot po urniku. Delovne ure po delovnih mestih, stanja dopustov, minimalne ure ter poročila o proračunu in urnih postavkah se izvozijo po mesecih in lokacijah, kar pogovor o stroških osebja spremeni v primerjavo namesto v prepir. Prakse z večjimi kliničnimi ekipami za širšo sliko pogosto pogledajo, kako pristopamo k področju razporejanje zdravstvenega osebja.

Izbira sistema razporejanja za veterinarsko ambulanto

Vsak program za razporejanje v veterinarski ambulanti preizkusite tako, kot ga bo praksa v resnici uporabljala, saj je večina na predstavitvi videti enaka, razlike pa se pokažejo šele v tretjem tednu. Sestavite cel teden z mešanico pogodb za krajši delovni čas in izmerite, koliko časa vzame. Objavite ga in preverite, kako hitro obvestilo doseže telefon. Odpovejte eno izmeno in poglejte, ali vsi prizadeti to izvedo brez sporočila vodje. Nato izvozite poročilo o delovnih urah in presodite, ali bi ga obračun plač lahko uporabil brez ponovnega vnašanja.

Shifton je zgrajen prav okoli teh korakov: tedenski in mesečni pogledi urnika, proste izmene in menjave, razpoložljivost in prošnje za odsotnost, delovna mesta in ravni pooblastil, evidenca delovnega časa z dnevniki ur, odmori, bonusi in odbitki, potisna in SMS obvestila ter poročila o urah, odsotnostih, proračunu in postavkah. Ambulante z največ 10 člani ekipe delujejo na brezplačnem paketu brez časovne omejitve, plačljivi moduli pa se z rastjo mreže zaračunavajo na zaposlenega na mesec.

Nepredvidljivi dnevi ambulanti ostanejo. Spremeni se to, da urnik zdrži, ure so zabeležene in nihče ne preživi večera ob prenavljanju preglednice. Sestavite svoj prvi teden in poglejte, kako je videti praksa, ko so vse vloge v enem pogledu.