Scheduling Software para sa Beterinaryo, Vet Tech at Reception

Ang veterinary practice ay isa sa pinakamahirap na lugar para bumuo ng iskedyul. Sabay na kailangan ng cover ang konsultasyon, ang operating room, ang pag-aalaga sa mga naka-confine na hayop at ang reception, hindi mapagpapalit-palit ang mga taong kayang gawin ang bawat trabaho, at kayang mag-iwan ng isang tawag na may sakit ang klinika nang wala ang tanging kwalipikadong tao na pinagkakatiwalaan ng buong araw. Ang veterinary scheduling software ay hindi administratibong dagdag sa gilid ng trabaho, ito ang nagtatakda kung tatagal o guguho ang araw.

Karamihan sa mga practice ay dumarating sa parehong konklusyon pagkatapos ng isang taon ng spreadsheet at group chat. Masyadong kumplikado ang iskedyul para itago sa shared file, at masyadong mahalaga para ipaubaya sa memorya.

Ano ang dapat lutasin ng veterinary scheduling software

Apat na problema ang lumalabas sa halos lahat ng practice. Kailangang planuhin ang cover ayon sa tungkulin, dahil hindi kayang pumalit ng technician sa beterinaryo. Watak-watak ang availability, dahil ang part-time na kontrata at ang pamalit na trabaho ay pamantayan, hindi eksepsiyon. Kailangang nakikita at tama ang bayad sa on-call at emergency na oras. At ang buong team, na karamihan ay hindi nakaupo sa desk, ay kailangan ang pinakabagong bersiyon ng iskedyul sa telepono nila.

Ang veterinary staff scheduling software na tapat na humaharap sa apat na ito ay mas mahalaga kaysa sa mas malaking platform na nakatutok sa mga problemang wala sa klinika. Ibang produkto rin ito sa clinical system: ang practice management system ang humahawak sa mga record ng hayop at sa billing, samantalang ang scheduling system ang nagtatakda kung sino ang nasa loob ng gusali. Ito rin ang naghihiwalay sa animal clinic scheduling software sa isang shared calendar na may kulay.

Rostering ayon sa tungkulin, hindi sa bilang ng tao

Napakaliit ng sinasabi ng bilang ng tao sa isang shift sa loob ng klinika. Ang mahalaga ay kung nasa tamang oras ang tamang kwalipikasyon. May posisyon ang bawat miyembro ng team sa employee roster, kaya kayang buuin at basahin ang iskedyul ayon sa tungkulin: ilang beterinaryo ang nagkokonsulta ng Martes ng umaga, may suporta ba ng technician ang operating room, may nakabantay ba sa reception sa tanghaling tahimik.

Ang vet tech schedule ang kadalasang pinakamahirap na bahagi ng linggo, dahil ang mga technician ay gumagalaw sa pagitan ng suporta sa operasyon, pag-aalaga sa mga naka-confine na hayop at trabahong nakaharap sa kliyente, at kadalasan sila rin ang grupong may pinakamaraming part-time na kontrata. Ang pagbuo ng kanilang oras ayon sa tungkulin at hindi ayon sa pangalan ang nagpapanatiling tapat sa cover. Kontrolado rin ng tungkulin ang access: ang authority level ang nagtatakda kung sino ang makapag-e-edit ng iskedyul at sino ang nakakakita lang ng sariling shift, kaya kayang ibigay ng clinic manager ang kontrol sa isang branch sa lead nito nang hindi isinusuko ang buong account.

Availability, part-time na kontrata at pamalit na cover

Kakaunti ang practice na puro full time ang staff. Ang mga beterinaryong tatlong araw pumapasok, ang mga technician na nag-aaral habang nagtatrabaho, ang reception staff na nakasunod sa oras ng eskuwela at ang mga pamalit na kinuha para sa takdang panahon ay hinihila ang iskedyul sa magkakaibang direksiyon. Ang pagkolekta ng impormasyong ito pagkatapos ilabas ang iskedyul ang mismong pinagmumulan ng walang katapusang hiling ng palitan.

Binabaligtad ng availability calendar ang pagkakasunod-sunod. Minamarkahan ng bawat isa ang mga oras na kaya at hindi niya kayang pasukin, sa time slot at hindi sa buong araw, at mula sa umpisa ay binubuo na ang iskedyul batay sa mga limitasyong iyon. Dumaraan sa parehong daloy ang mga hiling ng day off at bakasyon, at nakikita ang balanse para walang makapag-apruba ng araw na nagamit na. Ipinapakita ng aming pamamahala ng leave kung paano nagkakabit ang mga hiling, aprubasyon at balanse.

On-call, emergency cover at trabaho sa labas ng oras

Sa trabaho sa labas ng oras kadalasang bumibigay ang iskedyul ng klinika. Madalas na hiwalay na listahan ang kinalalagyan ng on-call rotation, kaya hindi ipinapakita ng pangunahing iskedyul kung sino ang talagang bakante kinabukasan, at binubuo muli ang callout hours sa katapusan ng buwan mula sa alaala at mga mensahe.

Nalulutas ang dalawang problema kapag inilagay ang on-call shift sa parehong iskedyul ng lahat. Nakikita ng buong team ang rotation, kasama sa kabuuang oras ang callout time, at napepresyuhan sa mismong shift ang mga may mas mataas na rate sa halip na iayos ito pagkatapos. Puwedeng ilabas bilang open shift ang mga hindi napupunang gabi at kunin ito ng sinumang handa, sa halip na dumaan ang manager sa listahan ng numero. Para sa branch na talagang 24 oras ang serbisyo, ang isang pagbabagong ito ang nag-aalis ng halos lahat ng alitan sa iskedyul sa gabi, dahil kailangang buhatin ng animal hospital rostering software ang gabi at araw sa iisang board.

Time tracking at attendance sa klinika

Bihirang magkapareho ang naka-iskedyul na oras at ang aktwal na pinasukan sa beterinaryong gamot. Humahaba ang konsultasyon, dumarating ang emergency malapit sa sarado, at ang shift na binalak para sa walong oras ay natatapos sa sampu. Kung ang plano lang ang naitatala, mali ang payroll at hindi nakikita ng practice kung gaano karaming hindi planadong oras ang binubuhat ng team.

Itinatala ng animal clinic time tracking software ang totoong simula at katapusan ng bawat shift, pati ang break, at iniimbak ang bawat entry sa timesheet log. Nagcloclock in ang staff mula sa mobile app, kaya hindi nakadepende ang record sa shared computer sa reception. Ginagawang gamit na numero ng payroll ang mga entry na ito ng ulat sa working hours, late at kumpirmadong shift, at detalyadong ipinapaliwanag ng aming pahina sa time tracking ang mekanismo.

Palitan, absent at ang araw na nasisira ang plano

Lahat ng klinika ay may nawawalang shift sa huling minuto. Ang tanging nagbabago ay kung gaano katagal bago ito mapunan at ilang tao ang kailangang istorbohin. Kapag hinawakan sa telepono, kayang ubusin ng isang tawag na may sakit ang buong umaga at mananatiling mali pa rin ang iskedyul para sa lahat ng hindi napagsabihan.

Kapag hinawakan sa app, ang parehong pangyayari ay nagiging hiling ng palitan o open shift. Sila mismong staff ang nagmumungkahi ng palitan, isang tap lang ang aprubahan o tanggihan ng manager, at sabay-sabay na nag-a-update ang inilabas na iskedyul para sa lahat. Umaabot ang push at SMS notification sa mga nasa operasyon o nasa labas. Ang halaga ng veterinary rostering system ay hindi ang pagpigil sa gulo, dahil walang makakapigil doon. Ang halaga nito ay ang bersiyon ng iskedyul sa bawat telepono ay nananatiling tama.

Practice na maraming branch at grupong pagmamay-ari

Binago ng grupong pagmamay-ari ang takbo ng maraming klinika. Sa oras na dalawa o tatlo na ang branch ng isang practice, nagsisimulang mag-cover ang staff sa isa't isa, at nawawalan ng tanaw ang iskedyul na hiwalay kada branch kung sino na ang nagtatrabaho saan. Inilalagay ng multi-location support ang lahat ng klinika sa isang account, at ang mga proyekto ang naghihiwalay sa branch, departamento o partikular na serbisyo. Fini-filter ng branch lead ang sariling klinika, nakikita ng operations manager ang buong grupo. Mahalaga rito na online veterinary scheduling software ito at hindi file sa isang computer, dahil naaabot ang parehong iskedyul mula sa alinmang branch at alinmang telepono.

Kasinghalaga ang reporting layer sa ganitong laki, at sa reporting hinuhusgahan ang veterinary workforce management software gaya ng paghusga rito sa iskedyul. Nae-export kada buwan at kada branch ang working hours ayon sa posisyon, ang balanse ng leave, ang minimum hours at ang budget at pay rate na ulat, kaya nagiging paghahambing at hindi pagtatalo ang usapan tungkol sa gastos sa staff. Ang mga practice na may mas malaking clinical team ay madalas tumitingin sa paraan namin sa scheduling ng healthcare staff para sa mas malawak na larawan.

Paano pumili ng veterinary scheduling system

Subukan ang alinmang vet clinic scheduling software sa paraang talagang gagamitin ito ng practice, dahil magkakamukha ang halos lahat sa demo at sa ikatlong linggo pa lang lumalabas ang pagkakaiba. Bumuo ng buong linggo na may halo-halong part-time na kontrata at sukatin kung gaano ito katagal. Ilabas ito at tingnan kung gaano kabilis makarating ang notification sa telepono. Kanselahin ang isang shift at tingnan kung malalaman ito ng lahat ng apektado nang walang mensahe mula sa manager. Pagkatapos ay mag-export ng working hours na ulat at tingnan kung magagamit ito ng payroll nang hindi na muling ipinapasok ang datos.

Itinayo ang Shifton sa mismong mga hakbang na iyon: lingguhan at buwanang view ng iskedyul, open shift at palitan, availability at hiling ng day off, posisyon at authority level, time clock na may timesheet log, break, bonus at penalty, push at SMS notification, at reporting sa oras, leave, budget at pay rate. Ang mga practice na hanggang 10 miyembro ay tumatakbo sa libreng plano nang walang limitasyon sa panahon, at ang bayad na module ay kada empleyado kada buwan habang lumalaki ang grupo.

Mananatiling may hindi inaasahang araw ang klinika. Ang nagbabago ay tumatagal ang iskedyul, naitatala ang oras, at walang gumugugol ng gabi sa pagbuong muli ng spreadsheet. Ihanda ang unang linggo at tingnan kung ano ang itsura ng practice kapag nasa isang view ang bawat tungkulin.