Графици за ветеринарни лекари, техници и регистратура

Ветеринарната практика е едно от най-трудните места за изграждане на график. Кабинетите, операционната, стационарът и регистратурата трябва да са покрити едновременно, хората, които могат да вършат всяка от тези работи, не са взаимозаменяеми, а едно обаждане за болничен може да остави клиниката без единствения квалифициран човек, от когото зависи денят. Софтуерът за графици във ветеринарна клиника не е администрация в периферията на работата, а това, което решава дали денят ще върви, или ще се разпадне.

Повечето практики стигат до същия извод след година таблици и групови чатове. Графикът е твърде сложен, за да се държи в споделен файл, и твърде важен, за да се остави на паметта.

Какво трябва да решава софтуерът за ветеринарни графици

Четири проблема се появяват в почти всяка практика. Покритието трябва да се планира по роли, защото техник не може да замести ветеринарен лекар. Заетостта е разпокъсана, тъй като непълното работно време и заместванията са правило, а не изключение. Часовете на дежурство и при спешни случаи трябва да са видими и коректно платени. А целият екип, който в по-голямата си част никога не сяда на бюро, се нуждае от актуалната версия на графика на телефона си.

Софтуер за графици на ветеринарен персонал, който решава честно тези четири неща, струва повече от голяма платформа, насочена към проблеми, които клиниката няма. Това е и различен продукт от клиничната система: системата за управление на практиката държи картоните на животните и фактурирането, докато системата за графици решава кой е в сградата. Точно това отделя софтуера за графици на ветеринарна клиника от споделен календар с цветове.

График по роли, а не по брой хора

Броенето на хора в една смяна казва много малко в клиника. Значение има дали в правилните часове присъства правилната квалификация. Всеки член на екипа носи длъжност в списъка със служители, така че графикът може да се изгражда и чете по роли: колко лекари приемат във вторник сутрин, има ли операционната подкрепа от техник, покрита ли е регистратурата през обедния спад.

Графикът на техниците обикновено е най-трудната част от седмицата, защото те се движат между подкрепа в операционната, грижа за стационара и работа с клиенти и най-често именно те имат най-много договори на непълно работно време. Планирането на техните часове по роля, а не по име, е това, което държи покритието честно. Ролите управляват и достъпа: нивата на достъп решават кой може да редактира графика и кой вижда само своите смени, така че управителят може да даде контрол над една клиника на нейния ръководител, без да отстъпва целия акаунт.

Заетост, непълно работно време и замествания

Много малко практики работят изцяло на пълен работен ден. Лекари с три дни седмично, техници, които учат успоредно с работата, служители на регистратурата с училищни часове и заместници, наети за определен период, дърпат графика в различни посоки. Точно събирането на тази информация след публикуването поражда безкрайния поток от молби за размяна.

Календарът на заетостта обръща реда. Всеки отбелязва часовете, в които може и в които не може да работи, в интервали, а не в цели дни, и графикът се изгражда спрямо тези ограничения от самото начало. Молбите за отсъствие и отпуск минават по същия път, а остатъците са видими, за да не одобри някой дни, които вече са изразходвани. Нашата функция за управление на отпуските показва как се свързват заявките, одобренията и балансите.

Дежурства, спешни случаи и работа извън работно време

Работата извън работно време е мястото, където графиците на клиниките обикновено се чупят. Дежурните ротации често се държат в отделен списък, което означава, че основният график не отразява кой наистина е на разположение на следващата сутрин, а часовете при повикване се възстановяват в края на месеца по памет и по съобщения.

Поставянето на дежурните смени в същия график решава и двата проблема. Ротацията е видима за целия екип, сумите часове включват времето при повикване, а смените с по-висока ставка се остойностяват в самата смяна, вместо да се коригират след това. Непокритите нощи може да се публикуват като отворени смени и да ги поеме който е готов, вместо управителят да обхожда телефонен списък. За обект с истинско денонощно покритие само тази промяна премахва по-голямата част от триенето в нощния график, защото софтуерът за графици на ветеринарна болница трябва да носи нощите и дните на едно и също табло.

Отчитане на работното време и присъствието в клиниката

Планираните и отработените часове рядко съвпадат във ветеринарната медицина. Прегледите се проточват, спешен случай идва малко преди затваряне, а смяна, замислена за осем часа, свършва на десетия. Ако се записва само планът, ведомостта е грешна и практиката никога не вижда колко непланирано време поема екипът.

Софтуерът за отчитане на работното време във ветеринарна клиника записва реалното начало и край на всяка смяна, заедно с почивките, и пази всеки запис в дневника. Служителите се чекират от мобилното приложение, така че записът не зависи от общ компютър на регистратурата. Отчетите за отработени часове, закъснения и потвърдени смени превръщат тези записи в числа, които счетоводството може да ползва, а страницата на функцията отчитане на работното време обяснява механиката подробно.

Размени, болнични и денят, в който планът се чупи

Всяка клиника губи смяна в последния момент. Променливите са само колко време отнема да бъде запълнена и колко хора трябва да бъдат прекъснати по пътя. Решен по телефона, един болничен може да изяде цяла сутрин и графикът пак ще е грешен за всички, на които не е казано.

Решено в приложението, същото събитие се превръща в молба за размяна или в отворена смяна. Служителите сами предлагат размяната, управителят одобрява или отказва с едно докосване, а публикуваният график се обновява за всички в един и същи момент. Push и SMS известията стигат и до тези, които са в операционната или на посещение. Стойността на една ветеринарна система за графици не е в това, че предотвратява сътресенията, защото нищо не ги предотвратява. Тя е в това, че версията на графика на всеки телефон остава вярната.

Практики с няколко обекта и групова собственост

Груповата собственост промени начина на работа на много клиники. Щом една практика поддържа два или три обекта, персоналът започва да ги покрива взаимно, а график, воден поотделно за всеки обект, губи от поглед кой къде вече работи. Поддръжката на няколко локации събира всички клиники в един акаунт, а проектите разделят обекти, отделения или конкретни услуги. Ръководителят на обект филтрира своята клиника, оперативният мениджър вижда групата. Това, че става дума за онлайн система за графици, а не за файл на компютър, има значение тук, защото същият график е достъпен от всеки обект и от всеки телефон.

Отчетният слой тежи също толкова в този мащаб и софтуерът за управление на ветеринарния персонал се съди по него не по-малко, отколкото по графика. Отработените часове по длъжност, остатъците от отпуск, минималните часове и отчетите за бюджет и ставки се експортират по месец и по обект, което превръща разговора за разхода за персонал в сравнение, а не в спор. Практиките с по-големи клинични екипи често разглеждат за по-широка картина как подхождаме към графиците на медицинския персонал.

Как да изберете система за ветеринарни графици

Тествайте всеки софтуер за графици на ветеринарна клиника така, както практиката наистина ще го използва, защото в демонстрация повечето изглеждат еднакво и разликите се появяват чак през третата седмица. Изградете цяла седмица със смесени договори на непълно работно време и измерете колко време отнема. Публикувайте я и проверете колко бързо известието стига до телефон. Отменете една смяна и вижте дали всички засегнати ще разберат без съобщение от управителя. После експортирайте отчет за отработените часове и преценете дали счетоводството би могло да го използва без повторно въвеждане.

Shifton е построен точно около тези стъпки: седмични и месечни изгледи на графика, отворени смени и размени, заетост и молби за отсъствие, длъжности и нива на достъп, отчитане на работното време с дневници, почивки, бонуси и удръжки, push и SMS известия и отчети за часове, отпуски, бюджет и ставки. Практиките до 10 души в екипа работят с безплатния план без ограничение във времето, а платените модули се таксуват на служител на месец с растежа на групата.

Клиниката пак ще има непредвидими дни. Променя се това, че графикът издържа, часовете са записани и никой не прекарва вечерта в преправяне на таблица. Направете първата си седмица и вижте как изглежда практиката с всички роли в един изглед.