Πρόγραμμα βαρδιών για κτηνιάτρους, βοηθούς και υποδοχή

Το κτηνιατρείο είναι από τα δυσκολότερα περιβάλλοντα για να χτίσει κανείς πρόγραμμα βαρδιών. Τα εξεταστήρια, το χειρουργείο, η νοσηλεία και η υποδοχή χρειάζονται κάλυψη ταυτόχρονα, οι άνθρωποι που μπορούν να κάνουν την κάθε δουλειά δεν είναι εναλλάξιμοι, και μία μόνο αναγγελία ασθένειας μπορεί να αφήσει την κλινική χωρίς τον έναν καταρτισμένο άνθρωπο από τον οποίο εξαρτάται η ημέρα. Ο προγραμματισμός βαρδιών σε κτηνιατρείο δεν είναι διοικητική λεπτομέρεια στο περιθώριο της δουλειάς, είναι αυτό που κρίνει αν η ημέρα θα κυλήσει ή θα διαλυθεί.

Οι περισσότερες κλινικές καταλήγουν στο ίδιο συμπέρασμα μετά από έναν χρόνο με υπολογιστικά φύλλα και ομαδικές συνομιλίες. Το πρόγραμμα είναι πολύ σύνθετο για ένα κοινόχρηστο αρχείο και πολύ σημαντικό για να αφεθεί στη μνήμη.

Τι πρέπει να λύνει ο προγραμματισμός βαρδιών σε κτηνιατρείο

Τέσσερα ζητήματα εμφανίζονται σχεδόν σε κάθε κλινική. Η κάλυψη πρέπει να σχεδιάζεται ανά ρόλο, γιατί ένας βοηθός δεν αντικαθιστά τον κτηνίατρο. Η διαθεσιμότητα είναι κατακερματισμένη, καθώς οι συμβάσεις μερικής απασχόλησης και οι αντικαταστάσεις είναι ο κανόνας και όχι η εξαίρεση. Οι ώρες εφημερίας και επειγόντων πρέπει να είναι ορατές και σωστά πληρωμένες. Και όλη η ομάδα, που στην πλειονότητά της δεν κάθεται ποτέ σε γραφείο, χρειάζεται την τρέχουσα έκδοση του προγράμματος στο κινητό.

Ένα λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού κτηνιατρείου που λύνει έντιμα αυτά τα τέσσερα αξίζει περισσότερο από μια μεγαλύτερη πλατφόρμα φτιαγμένη για προβλήματα που η κλινική δεν έχει. Είναι επίσης διαφορετικό προϊόν από το κλινικό σύστημα: το σύστημα διαχείρισης κτηνιατρείου κρατά φακέλους ζώων και χρεώσεις, ενώ το σύστημα βαρδιών ορίζει ποιος βρίσκεται μέσα στο κτίριο. Αυτό είναι που ξεχωρίζει και ένα λογισμικό βαρδιών για νοσοκομείο ζώων από ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο με χρώματα.

Προγραμματισμός ανά ρόλο και όχι ανά αριθμό ατόμων

Το να μετράς πόσα άτομα έχει μια βάρδια λέει πολύ λίγα σε μια κλινική. Σημασία έχει αν τα σωστά προσόντα βρίσκονται εκεί τις σωστές ώρες. Κάθε μέλος της ομάδας φέρει θέση στον κατάλογο προσωπικού, άρα το πρόγραμμα χτίζεται και διαβάζεται ανά ρόλο: πόσοι κτηνίατροι δέχονται Τρίτη πρωί, αν το χειρουργείο έχει υποστήριξη βοηθού, αν η υποδοχή είναι καλυμμένη και στο μεσημεριανό κενό.

Το πρόγραμμα των βοηθών είναι συνήθως το δυσκολότερο κομμάτι της εβδομάδας, γιατί οι βοηθοί κινούνται ανάμεσα στην υποστήριξη χειρουργείου, τη νοσηλεία και την επαφή με τους ιδιοκτήτες και είναι η ομάδα με τις περισσότερες συμβάσεις μερικής απασχόλησης. Το να χτίζονται οι ώρες τους ανά ρόλο και όχι ανά όνομα είναι αυτό που κρατά την κάλυψη ειλικρινή. Οι ρόλοι ελέγχουν και την πρόσβαση: τα επίπεδα πρόσβασης κρίνουν ποιος επεξεργάζεται το πρόγραμμα και ποιος βλέπει μόνο τις δικές του βάρδιες, ώστε ο υπεύθυνος να παραδώσει τον έλεγχο ενός καταστήματος στον επικεφαλής του χωρίς να δώσει ολόκληρο τον λογαριασμό.

Διαθεσιμότητα, μερική απασχόληση και αντικαταστάσεις

Ελάχιστες κλινικές στελεχώνονται αποκλειστικά με πλήρες ωράριο. Κτηνίατροι που δουλεύουν τρεις ημέρες, βοηθοί που σπουδάζουν παράλληλα, υπάλληλοι υποδοχής με ωράριο σχολείου και συνάδελφοι που καλύπτουν συγκεκριμένο διάστημα τραβούν το πρόγραμμα προς διαφορετικές κατευθύνσεις. Η συλλογή αυτών των στοιχείων μετά τη δημοσίευση είναι ακριβώς αυτό που γεννά την ατέλειωτη ροή αιτημάτων αλλαγής.

Το ημερολόγιο διαθεσιμότητας αντιστρέφει τη σειρά. Ο καθένας σημειώνει τις ώρες που μπορεί και που δεν μπορεί να εργαστεί, σε χρονικά διαστήματα αντί για ολόκληρες ημέρες, και το πρόγραμμα χτίζεται πάνω σε αυτούς τους περιορισμούς από την αρχή. Τα αιτήματα άδειας ακολουθούν την ίδια ροή, με τα υπόλοιπα ορατά, ώστε κανείς να μην εγκρίνει άδεια που έχει ήδη εξαντληθεί. Η λειτουργία μας διαχείριση αδειών δείχνει πώς συνδέονται αιτήματα, εγκρίσεις και υπόλοιπα.

Εφημερίες, επείγοντα και εργασία εκτός ωραρίου

Η εργασία εκτός ωραρίου είναι το σημείο όπου τα προγράμματα των κλινικών συνήθως σπάνε. Οι κυκλικές εφημερίες κρατιούνται συχνά σε ξεχωριστή λίστα, οπότε το κύριο πρόγραμμα δεν δείχνει ποιος είναι πραγματικά διαθέσιμος το επόμενο πρωί, και οι ώρες κλήσης ανασυντίθενται στο τέλος του μήνα από τη μνήμη και τα μηνύματα.

Η τοποθέτηση των βαρδιών εφημερίας στο ίδιο πρόγραμμα λύνει και τα δύο. Η κυκλική σειρά είναι ορατή σε όλη την ομάδα, τα σύνολα ωρών περιλαμβάνουν τον χρόνο κλήσης, και οι βάρδιες με υψηλότερη αμοιβή τιμολογούνται πάνω στην ίδια τη βάρδια αντί να διορθώνονται εκ των υστέρων. Οι ακάλυπτες νύχτες μπορούν να αναρτηθούν ως ανοιχτές βάρδιες και να τις πάρει όποιος θέλει, αντί ο υπεύθυνος να παίρνει τηλέφωνα έναν προς έναν. Για ένα σημείο με πραγματική κάλυψη όλο το εικοσιτετράωρο, μόνο αυτή η αλλαγή αφαιρεί το μεγαλύτερο μέρος της τριβής από το νυχτερινό πρόγραμμα, γιατί ένα σύστημα βαρδιών για νοσοκομείο ζώων πρέπει να κρατά νύχτες και ημέρες στον ίδιο πίνακα.

Ωρομέτρηση και παρουσίες στην κλινική

Οι προγραμματισμένες και οι πραγματικές ώρες σπάνια ταυτίζονται στην κτηνιατρική. Τα ραντεβού τραβάνε, ένα επείγον φτάνει λίγο πριν το κλείσιμο, και μια βάρδια σχεδιασμένη για οκτώ ώρες τελειώνει στις δέκα. Αν καταγράφεται μόνο ο σχεδιασμός, η μισθοδοσία βγαίνει λάθος και η κλινική δεν βλέπει ποτέ πόσο απρογραμμάτιστο χρόνο απορροφά η ομάδα.

Ένα λογισμικό ωρομέτρησης για κτηνιατρείο καταγράφει την πραγματική έναρξη και λήξη κάθε βάρδιας, με τα διαλείμματα, και αποθηκεύει κάθε εγγραφή στο αρχείο ωρών. Το προσωπικό χτυπά κάρτα από την εφαρμογή κινητού, οπότε η καταγραφή δεν εξαρτάται από έναν κοινόχρηστο υπολογιστή στην υποδοχή. Οι αναφορές ωρών εργασίας, καθυστερήσεων και επιβεβαιωμένων βαρδιών μετατρέπουν αυτές τις εγγραφές σε νούμερα που μπορεί να χρησιμοποιήσει η μισθοδοσία, και η σελίδα μας για την καταγραφή χρόνου εργασίας εξηγεί αναλυτικά τον μηχανισμό.

Αλλαγές βαρδιών, ασθένειες και η μέρα που σπάει ο σχεδιασμός

Κάθε κλινική χάνει μια βάρδια την τελευταία στιγμή. Οι μόνες μεταβλητές είναι πόσο χρόνο παίρνει να καλυφθεί και πόσους ανθρώπους πρέπει να διακόψεις στη διαδρομή. Αν λυθεί στο τηλέφωνο, μία μόνο αναγγελία ασθένειας μπορεί να καταπιεί ένα ολόκληρο πρωινό και το πρόγραμμα να παραμείνει λάθος για όλους όσους δεν ενημερώθηκαν.

Αν λυθεί στην εφαρμογή, το ίδιο περιστατικό γίνεται αίτημα αλλαγής ή ανοιχτή βάρδια. Το προσωπικό προτείνει μόνο του την ανταλλαγή, ο υπεύθυνος εγκρίνει ή απορρίπτει με ένα άγγιγμα, και το δημοσιευμένο πρόγραμμα ενημερώνεται για όλους την ίδια στιγμή. Οι ειδοποιήσεις push και τα SMS φτάνουν και σε όσους βρίσκονται στο χειρουργείο ή σε εξωτερική κλήση. Η αξία ενός συστήματος βαρδιών για κτηνιατρεία δεν είναι ότι αποτρέπει τις αναστατώσεις, γιατί τίποτα δεν τις αποτρέπει. Είναι ότι η έκδοση του προγράμματος σε κάθε κινητό παραμένει η σωστή.

Κλινικές με πολλά σημεία και όμιλοι

Η λειτουργία σε όμιλο έχει αλλάξει τον τρόπο εργασίας πολλών κλινικών. Μόλις μια επιχείρηση λειτουργεί δύο ή τρία σημεία, το προσωπικό αρχίζει να καλύπτει ανάμεσά τους, και ένα πρόγραμμα που κρατιέται ανά σημείο χάνει την εικόνα του ποιος δουλεύει ήδη και πού. Η υποστήριξη πολλών τοποθεσιών βάζει όλες τις κλινικές σε έναν λογαριασμό, ενώ τα έργα ξεχωρίζουν σημεία, τμήματα ή συγκεκριμένες υπηρεσίες. Ο επικεφαλής ενός σημείου φιλτράρει τη δική του κλινική, ο υπεύθυνος λειτουργίας βλέπει τον όμιλο. Εδώ μετράει που πρόκειται για διαδικτυακό σύστημα βαρδιών και όχι για αρχείο σε υπολογιστή, αφού το ίδιο πρόγραμμα είναι προσβάσιμο από κάθε σημείο και κάθε κινητό.

Το επίπεδο των αναφορών ζυγίζει το ίδιο σε αυτή την κλίμακα, και ένα λογισμικό διαχείρισης προσωπικού για κτηνιατρεία κρίνεται από αυτό όσο και από το πρόγραμμα. Ώρες εργασίας ανά θέση, υπόλοιπα αδειών, ελάχιστες ώρες και αναφορές προϋπολογισμού και ωρομισθίων εξάγονται ανά μήνα και ανά σημείο, κάτι που μετατρέπει τη συζήτηση για το κόστος προσωπικού σε σύγκριση αντί για διαφωνία. Οι επιχειρήσεις με μεγαλύτερες κλινικές ομάδες κοιτάζουν συχνά, για τη συνολική εικόνα, πώς προσεγγίζουμε τον προγραμματισμό προσωπικού υγείας.

Πώς να επιλέξετε σύστημα βαρδιών για κτηνιατρείο

Δοκιμάστε κάθε λογισμικό βαρδιών για κτηνιατρείο όπως ακριβώς θα το χρησιμοποιήσει η κλινική, γιατί τα περισσότερα φαίνονται ίδια στην παρουσίαση και οι διαφορές βγαίνουν μόλις την τρίτη εβδομάδα. Χτίστε μια ολόκληρη εβδομάδα με ανάμεικτες συμβάσεις μερικής απασχόλησης και μετρήστε πόσο χρόνο παίρνει. Δημοσιεύστε την και δείτε πόσο γρήγορα φτάνει η ειδοποίηση σε ένα κινητό. Ακυρώστε μία βάρδια και δείτε αν το μαθαίνουν όλοι όσοι επηρεάζονται χωρίς μήνυμα από τον υπεύθυνο. Έπειτα εξάγετε μια αναφορά ωρών εργασίας και κρίνετε αν η μισθοδοσία θα μπορούσε να τη χρησιμοποιήσει χωρίς νέα καταχώριση.

Το Shifton είναι χτισμένο ακριβώς γύρω από αυτά τα βήματα: εβδομαδιαίες και μηνιαίες προβολές προγράμματος, ανοιχτές βάρδιες και ανταλλαγές, διαθεσιμότητα και αιτήματα άδειας, θέσεις και επίπεδα πρόσβασης, ωρομέτρηση με αρχεία ωρών, διαλείμματα, μπόνους και κρατήσεις, ειδοποιήσεις push και SMS, καθώς και αναφορές για ώρες, άδειες, προϋπολογισμό και ωρομίσθια. Κλινικές έως 10 μέλη λειτουργούν στο δωρεάν πλάνο χωρίς χρονικό όριο, ενώ οι επί πληρωμή ενότητες χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα καθώς ο όμιλος μεγαλώνει.

Η κλινική θα εξακολουθεί να έχει απρόβλεπτες ημέρες. Αυτό που αλλάζει είναι ότι το πρόγραμμα κρατάει, οι ώρες καταγράφονται και κανείς δεν περνά το βράδυ του ξαναφτιάχνοντας ένα υπολογιστικό φύλλο. Χτίστε την πρώτη σας εβδομάδα και δείτε πώς μοιάζει η κλινική όταν όλοι οι ρόλοι βρίσκονται σε μία προβολή.