Töögraafikud loomaarstidele, assistentidele ja registratuurile

Loomakliinik on üks raskemaid kohti, kus graafikut koostada. Vastuvõtt, operatsioonituba, statsionaar ja registratuur vajavad katet korraga, inimesed, kes suudavad neid töid teha, ei ole omavahel asendatavad, ja üks haigusteade võib jätta kliiniku ilma selle ainsa kvalifitseeritud inimeseta, kellest kogu päev sõltub. Loomakliiniku töögraafiku tarkvara ei ole halduskiht töö ääres, vaid see, mis otsustab, kas päev peab või laguneb.

Enamik kliinikuid jõuab sama järelduseni pärast aastat tabelite ja grupivestlustega. Graafik on liiga keeruline, et seda jagatud failis hoida, ja liiga tähtis, et see mälu hooleks jätta.

Mida loomakliiniku töögraafiku tarkvara peab lahendama

Peaaegu igas kliinikus tuleb esile neli probleemi. Katet tuleb planeerida rollide kaupa, sest assistent ei saa loomaarsti asendada. Saadavus on killustunud, sest osaline koormus ja asendustöö on pigem reegel kui erand. Valve- ja erakorralised tunnid peavad olema nähtavad ja korrektselt tasustatud. Ja kogu meeskond, kellest enamik ei istu kunagi laua taga, vajab graafiku värsket versiooni telefoni.

Loomakliiniku personali graafikutarkvara, mis need neli asja ausalt lahendab, on väärt rohkem kui suur platvorm, mis on mõeldud probleemidele, mida kliinikul ei ole. See on ka kliinilisest süsteemist erinev toode: kliiniku haldussüsteem hoiab loomade kaarte ja arveldust, graafikusüsteem otsustab aga, kes on majas. Just see eristab loomakliiniku graafikutarkvara värvidega jagatud kalendrist.

Graafik rollide, mitte peade arvu järgi

Inimeste lugemine vahetuses ütleb kliinikus väga vähe. Loeb see, kas õigel tunnil on kohal õige kvalifikatsioon. Igal meeskonnaliikmel on töötajate nimekirjas ametikoht, nii et graafikut saab koostada ja lugeda rollide kaupa: mitu loomaarsti võtab teisipäeva hommikul vastu, kas operatsioonitoal on assistendi tugi, kas registratuur on kaetud ka lõunase vaikuse ajal.

Assistentide graafik on tavaliselt nädala kõige raskem osa, sest assistendid liiguvad operatsioonitoa toe, statsionaarihoolduse ja klienditöö vahel ning just neil on kõige rohkem osalise koormusega lepinguid. Nende tundide planeerimine rolli, mitte nime järgi, ongi see, mis hoiab katte ausana. Rollid juhivad ka ligipääsu: õiguste tasemed otsustavad, kes saab graafikut muuta ja kes näeb ainult oma vahetusi, nii et kliiniku juht saab anda ühe asukoha kontrolli selle juhile, ilma kogu kontot loovutamata.

Saadavus, osaline koormus ja asendajad

Väga vähesed kliinikud töötavad üksnes täiskohaga. Kolm päeva nädalas töötavad loomaarstid, töö kõrvalt õppivad assistendid, koolitundide järgi töötavad registratuuri töötajad ja kindlaks perioodiks võetud asendajad tõmbavad graafikut eri suundades. Just selle info kogumine pärast avaldamist tekitabki lõputu vahetusesoovide voo.

Saadavuse kalender pöörab järjekorra ümber. Igaüks märgib tunnid, mil ta saab ja mil ei saa töötada, ajavahemike, mitte tervete päevade kaupa, ja graafik koostatakse nende piirangute järgi juba algusest peale. Vaba päeva ja puhkuse taotlused käivad sama teed ning jäägid on nähtavad, et keegi ei kinnitaks juba ära kulutatud päevi. Meie puhkuste halduse funktsioon näitab, kuidas taotlused, kinnitused ja jäägid kokku käivad.

Valve, erakorraline kate ja töö väljaspool lahtiolekuaega

Töö väljaspool lahtiolekuaega on koht, kus kliiniku graafikud tavaliselt murduvad. Valveringe hoitakse sageli eraldi nimekirjas, mis tähendab, et põhigraafik ei näita, kes on järgmisel hommikul tegelikult saadaval, ja väljakutsetunnid taastatakse kuu lõpus mälu ja sõnumite järgi.

Valvevahetuste panemine samasse graafikusse lahendab mõlemad probleemid. Ring on kogu meeskonnale nähtav, tundide summad sisaldavad väljakutseaega ja kõrgema tasuga vahetused hinnastatakse vahetuse enda peal, mitte ei korrigeerita tagantjärele. Katmata ööd saab avaldada avatud vahetustena ja need võtab see, kes soovib, selle asemel et juht helistaks nimekirja läbi. Tõelise ööpäevaringse kattega kliiniku jaoks eemaldab juba see üks muutus suurema osa öögraafiku hõõrdumisest, sest loomahaigla graafikutarkvara peab kandma ööd ja päevad samal tahvlil.

Tööaja ja kohaloleku arvestus kliinikus

Planeeritud ja tegelikud tunnid langevad loomameditsiinis harva kokku. Vastuvõtud venivad, erakorraline juhtum saabub vahetult enne sulgemist ja kaheksale tunnile planeeritud vahetus lõpeb kümne tunniga. Kui talletatakse ainult plaan, on palgaarvestus vale ja kliinik ei näe kunagi, kui palju planeerimata aega meeskond enda peale võtab.

Loomakliiniku tööajaarvestuse tarkvara salvestab iga vahetuse tegeliku alguse ja lõpu koos pausidega ning hoiab iga kirje tööajalogis. Töötajad registreerivad end mobiilirakenduses, nii et kirje ei sõltu registratuuri ühisarvutist. Töötundide, hilinemiste ja kinnitatud vahetuste aruanded muudavad need kirjed numbriteks, mida palgaarvestus saab kasutada, ja meie tööaja arvestuse funktsioonileht selgitab mehaanikat üksikasjalikult.

Vahetused, haigusjuhud ja päev, mil plaan katkeb

Iga kliinik kaotab vahetuse lühikese etteteatamisega. Muutuvad ainult see, kui kaua kulub selle täitmiseks ja kui paljusid inimesi tuleb teel häirida. Telefoni teel lahendatuna võib üks haigusteade ära süüa terve hommiku ja graafik jääb ikkagi valeks kõigi jaoks, kellele ei öeldud.

Rakenduses lahendatuna muutub sama sündmus vahetusesooviks või avatud vahetuseks. Töötajad pakuvad vahetust ise, juht kinnitab või keeldub ühe puudutusega ja avaldatud graafik uueneb kõigil samal hetkel. Push- ja SMS-teated jõuavad ka nendeni, kes on operatsioonitoas või väljakutsel. Loomakliiniku graafikusüsteemi väärtus ei ole selles, et see hoiaks häired ära, sest seda ei tee miski. See on selles, et igas telefonis olev graafiku versioon jääb õigeks.

Mitme asukohaga kliinikud ja ketid

Ketiomand on muutnud paljude kliinikute tööd. Niipea kui kliinikul on kaks või kolm asukohta, hakkab personal neid ristkatma ja asukoha kaupa peetav graafik kaotab silmist, kes juba kus töötab. Mitme asukoha tugi paneb kõik kliinikud ühte kontosse ning projektid eraldavad asukohad, osakonnad või konkreetsed teenused. Asukoha juht filtreerib oma kliiniku, tegevusjuht näeb ketti. See, et tegu on veebipõhise graafikusüsteemi, mitte arvutis oleva failiga, loeb siin, sest sama graafik on kättesaadav igast asukohast ja igast telefonist.

Selles mastaabis kaalub aruandluskiht sama palju ja loomakliiniku personalihalduse tarkvara üle otsustatakse selle põhjal sama palju kui graafiku põhjal. Töötunnid ametikoha kaupa, puhkusejäägid, miinimumtunnid ning eelarve ja tunnitasu aruanded eksporditakse kuu ja asukoha kaupa, mis muudab tööjõukulu jutuajamise võrdluseks, mitte vaidluseks. Suurema kliinilise meeskonnaga kliinikud vaatavad laiema pildi saamiseks sageli, kuidas me läheneme meditsiinipersonali graafikutele.

Kuidas valida loomakliiniku graafikusüsteem

Testi iga loomakliiniku graafikutarkvara nii, nagu kliinik seda tegelikult kasutama hakkab, sest demos näevad enamik neist ühesugused välja ja erinevused ilmnevad alles kolmandal nädalal. Koosta terve nädal segase osalise koormusega lepingutega ja mõõda, kui kaua see võtab. Avalda see ja kontrolli, kui kiiresti teavitus telefoni jõuab. Tühista üks vahetus ja vaata, kas kõik puudutatud saavad teada ilma juhi sõnumita. Seejärel ekspordi töötundide aruanne ja hinda, kas palgaarvestus saaks seda kasutada ilma andmeid uuesti sisestamata.

Shifton on ehitatud täpselt nende sammude ümber: nädala- ja kuugraafiku vaated, avatud vahetused ja vahetamine, saadavus ja vaba päeva taotlused, ametikohad ja õiguste tasemed, tööaja arvestus koos logidega, pausid, lisatasud ja mahaarvamised, push- ja SMS-teated ning aruanded tundide, puhkuste, eelarve ja tunnitasude kohta. Kuni 10 meeskonnaliikmega kliinikud töötavad tasuta paketil ilma ajapiiranguta ja tasulised moodulid maksavad keti kasvades töötaja kohta kuus.

Kliinikul on endiselt ettearvamatuid päevi. Muutub see, et graafik peab, tunnid on kirjas ja keegi ei veeda õhtut tabelit ümber tehes. Pane kokku oma esimene nädal ja vaata, milline kliinik välja näeb, kui kõik rollid on ühes vaates.