Распоред на смени за ветеринари, техничари и рецепција

Ветеринарната практика е едно од најтешките места за правење распоред. Амбулантата, операционата сала, стационарот и рецепцијата треба да бидат покриени истовремено, луѓето што можат да ја вршат секоја од тие работи не се заменливи меѓу себе, а едно јавување за боледување може да ја остави клиниката без единствениот квалификуван човек од кој зависи денот. Софтверот за распоред во ветеринарна клиника не е администрација на работ на работата, туку она што одлучува дали денот ќе се одржи или ќе се распадне.

Повеќето практики доаѓаат до истиот заклучок по година дена со табели и групни разговори. Распоредот е премногу сложен за да се држи во споделена датотека и премногу важен за да се остави на памтење.

Што мора да реши софтверот за ветеринарен распоред

Во речиси секоја практика се јавуваат четири проблеми. Покриеноста мора да се планира по улоги, зашто техничар не може да замени ветеринар. Достапноста е раскината, зашто скратеното работно време и замените се правило, а не исклучок. Часовите на дежурство и итните часови треба да бидат видливи и правилно платени. А целиот тим, чиј најголем дел никогаш не седи зад биро, ја бара тековната верзија на распоредот на телефон.

Софтвер за распоред на ветеринарен персонал што чесно ги решава тие четири работи вреди повеќе од голема платформа насочена кон проблеми што клиниката ги нема. Тоа е и поинаков производ од клиничкиот систем: системот за управување со практиката ги држи картоните на животните и фактурирањето, додека системот за распоред одлучува кој е во зградата. Токму тоа го дели софтверот за распоред во ветеринарна клиника од споделен календар со бои.

Распоред по улоги, а не по број на луѓе

Броењето луѓе во една смена во клиника кажува многу малку. Важно е дали во вистинските часови е присутна вистинската квалификација. Секој член на тимот носи работно место во именикот на вработени, па распоредот може да се прави и чита по улоги: колку ветеринари прегледуваат во вторник наутро, дали операционата сала има поддршка од техничар, дали рецепцијата е покриена и во попладневниот затишок.

Распоредот на техничарите обично е најтешкиот дел од неделата, зашто техничарите се движат меѓу поддршка во операционата сала, грижа за стационарот и работа со клиенти и најчесто токму тие имаат најмногу договори со скратено работно време. Планирањето на нивните часови по улога, а не по име, е она што ја држи покриеноста чесна. Улогите го водат и пристапот: нивоата на пристап одлучуваат кој може да го уредува распоредот, а кој ги гледа само своите смени, па менаџерот на клиниката може да му ја предаде контролата над една локација на нејзиниот раководител без да ја отстапи целата сметка.

Достапност, скратено работно време и замени

Многу малку практики работат исклучиво со полно работно време. Ветеринарите што доаѓаат три дена, техничарите што студираат покрај работата, вработените на рецепција со училишно работно време и заменските колеги ангажирани за фиксен период го влечат распоредот во различни насоки. Токму собирањето на тие информации по објавувањето го создава бескрајниот тек барања за размена.

Календарот на достапност го превртува редоследот. Секој ги означува часовите кога може и кога не може да работи, во интервали наместо во цели денови, и распоредот се прави според тие ограничувања уште од почеток. Барањата за слободен ден и за одмор одат по истиот пат, а салдата се видливи за никој да не одобри денови што веќе се потрошени. Нашата функција за управување со отсуства покажува како се поврзуваат барањата, одобрувањата и салдата.

Дежурства, итни случаи и работа надвор од работно време

Работата надвор од работно време е местото каде што распоредите на клиниките обично пукаат. Ротациите на дежурства често се држат на посебен список, што значи дека главниот распоред не покажува кој навистина е достапен следното утро, а часовите по повик на крајот на месецот се реконструираат од памтење и од пораки.

Ставањето на дежурните смени во истиот распоред ги решава двата проблема. Ротацијата ја гледа целиот тим, збировите часови го вклучуваат времето по повик, а смените со повисока стапка се вреднуваат на самата смена наместо да се коригираат подоцна. Непокриените ноќи можат да се објават како отворени смени и да ги преземе оној што сака, наместо менаџерот да поминува низ телефонски список. За локација со вистинско деноноќно покривање, само таа промена го отстранува најголемиот дел од триењето во ноќниот распоред, зашто софтверот за распоред во ветеринарна болница мора да ги носи ноќите и деновите на иста табла.

Евиденција на работно време и присуство во клиниката

Планираните и одработените часови во ветеринарната медицина ретко се совпаѓаат. Прегледите се одолжуваат, итен случај доаѓа пред самото затворање, а смена замислена за осум часа завршува на десет. Ако се бележи само планот, платата излегува погрешна и практиката никогаш не гледа колку непланирано време апсорбира тимот.

Софтверот за евиденција на работно време во ветеринарна клиника го бележи вистинскиот почеток и крај на секоја смена, со паузите, и го чува секој запис во дневникот. Вработените се пријавуваат од мобилната апликација, па записот не зависи од заеднички компјутер на рецепција. Извештаите за работни часови, доцнења и потврдени смени ги претвораат тие записи во бројки што сметководството може да ги користи, а страницата на функцијата евиденција на работно време ја објаснува механиката детално.

Размени, боледувања и денот кога планот пука

Секоја клиника губи смена во последен момент. Единствени променливи се колку време треба таа да се пополни и колку луѓе мора да бидат прекинати по патот. Решено преку телефон, едно јавување за боледување може да изеде цело утро, а распоредот сепак ќе остане погрешен за сите на кои не им е кажано.

Решено во апликацијата, истиот настан станува барање за размена или отворена смена. Вработените сами предлагаат размена, менаџерот одобрува или одбива со еден допир, а објавениот распоред им се ажурира на сите во истиот миг. Push и SMS известувањата стигнуваат и до оние што се во операциона сала или на терен. Вредноста на еден ветеринарен систем за распоред не е во тоа што спречува пречки, зашто ништо не ги спречува. Таа е во тоа што верзијата на распоредот на секој телефон останува вистинската.

Практики со повеќе локации и мрежна сопственост

Мрежната сопственост го смени начинот на работа на многу клиники. Штом една практика води две или три локации, персоналот почнува да ги покрива меѓусебно, а распоред воден одделно по локација губи од вид кој каде веќе работи. Поддршката за повеќе локации ги става сите клиники во една сметка, а проектите ги раздвојуваат локациите, оддели или конкретни услуги. Раководителот на локација ја филтрира својата клиника, оперативниот менаџер ја гледа мрежата. Тоа што станува збор за онлајн систем за распоред, а не за датотека на компјутер, тука е важно, зашто истиот распоред е достапен од секоја локација и од секој телефон.

На таа скала слојот со извештаи тежи исто толку, и софтверот за управување со ветеринарен персонал се суди по него исто колку и по распоредот. Работните часови по работно место, салдата на одмор, минималните часови и извештаите за буџет и стапки се извезуваат по месец и по локација, што разговорот за трошокот за персонал го претвора во споредба, а не во расправија. Практиките со поголеми клинички тимови за поширока слика често гледаат како пристапуваме кон распоредот на медицинскиот персонал.

Како да изберете ветеринарен систем за распоред

Тестирајте го секој софтвер за распоред во ветеринарна клиника онака како што практиката навистина ќе го користи, зашто во демонстрација повеќето изгледаат исто, а разликите се појавуваат дури во третата недела. Направете цела недела со мешани договори со скратено работно време и измерете колку трае тоа. Објавете ја и проверете колку брзо известувањето стигнува до телефон. Откажете една смена и видете дали сите засегнати ќе дознаат без порака од менаџерот. Потоа извезете извештај за работни часови и проценете дали сметководството би можело да го користи без повторно внесување.

Shifton е изграден токму околу тие чекори: неделни и месечни прикази на распоредот, отворени смени и размени, достапност и барања за слободни денови, работни места и нивоа на пристап, евиденција на работно време со дневници, паузи, бонуси и казни, push и SMS известувања и извештаи за часови, отсуства, буџет и стапки. Практиките со до 10 членови во тимот работат на бесплатниот план без временско ограничување, а платените модули со растот на мрежата се наплаќаат по вработен месечно.

Клиниката и понатаму ќе има непредвидливи денови. Она што се менува е дека распоредот се држи, часовите се запишани и никој не поминува вечер преправајќи табела. Направете ја првата недела и видете како изгледа практиката со сите улоги во еден приказ.