Veterinarijos klinikos darbo grafikai gydytojams ir slaugytojams

Veterinarijos klinika yra viena iš sudėtingiausių vietų grafikui sudaryti. Konsultacijos, operacinė, stacionaro priežiūra ir registratūra turi būti padengtos vienu metu, kiekvieną darbą galintys atlikti žmonės nėra tarpusavyje pakeičiami, o vienas skambutis apie ligą gali palikti kliniką be to vienintelio kvalifikuoto specialisto, nuo kurio priklauso visa diena. Veterinarijos klinikos grafikų programa nėra administracinis priedas prie darbo: būtent ji lemia, ar diena praeis sklandžiai, ar subyrės.

Dauguma klinikų prie tos pačios išvados prieina po metų su skaičiuoklėmis ir pokalbių grupėmis. Grafikas per sudėtingas, kad tilptų bendrame faile, ir per svarbus, kad būtų paliktas atminčiai.

Ką turi išspręsti veterinarijos klinikos grafikų programa

Beveik kiekvienoje klinikoje kyla keturios problemos. Pridengimą reikia planuoti pagal vaidmenis, nes slaugytojas negali pavaduoti gydytojo. Galimybės yra suskaidytos, nes ne visas etatas ir pavadavimai čia yra taisyklė, o ne išimtis. Budėjimo ir skubios pagalbos valandos turi būti matomos ir teisingai apmokamos. O visa komanda, kurios didžioji dalis niekada nesėdi prie stalo, turi turėti naujausią grafiko versiją telefone.

Veterinarijos personalo grafikų programa, sąžiningai išsprendžianti šiuos keturis dalykus, verta daugiau nei didelė platforma, skirta problemoms, kurių klinika neturi. Tai ir kitoks produktas nei klinikinė sistema: klinikos valdymo sistema saugo gyvūnų įrašus ir sąskaitas, o grafikų sistema sprendžia, kas yra pastate. Būtent tai skiria veterinarijos klinikos grafikų programą nuo spalvomis pažymėto bendro kalendoriaus.

Grafikas pagal vaidmenis, o ne pagal žmonių skaičių

Žmonių skaičiavimas pamainoje klinikoje pasako labai mažai. Svarbu, ar reikiamomis valandomis yra reikiama kvalifikacija. Kiekvienas komandos narys darbuotojų sąraše turi pareigybę, todėl grafiką galima sudaryti ir skaityti pagal vaidmenis: kiek gydytojų konsultuoja antradienio rytą, ar operacinė turi slaugytojo pagalbą, ar registratūra padengta ir per pietų ramybės valandą.

Slaugytojų grafikas paprastai yra sunkiausia savaitės dalis, nes slaugytojai juda tarp pagalbos operacinėje, stacionaro priežiūros ir darbo su klientais ir dažniausiai būtent jie turi daugiausia ne viso etato sutarčių. Jų valandų planavimas pagal vaidmenį, o ne pagal vardą, ir išlaiko pridengimą sąžiningą. Vaidmenys valdo ir prieigą: teisių lygiai lemia, kas gali redaguoti grafiką, o kas mato tik savo pamainas, todėl klinikos vadovas gali perduoti vienos vietos kontrolę jos vadovui neatiduodamas visos paskyros.

Galimybės, ne visas etatas ir pavadavimai

Labai nedaug klinikų dirba vien su visu etatu. Tris dienas dirbantys gydytojai, šalia darbo studijuojantys slaugytojai, pagal mokyklos valandas dirbantys registratoriai ir fiksuotam laikotarpiui pasamdyti pavaduojantys kolegos tempia grafiką į skirtingas puses. Būtent šios informacijos rinkimas jau po paskelbimo ir sukuria begalinį mainų prašymų srautą.

Galimybių kalendorius apverčia eiliškumą. Kiekvienas pažymi valandas, kuriomis gali ir kuriomis negali dirbti, intervalais, o ne ištisomis dienomis, ir grafikas nuo pat pradžių sudaromas pagal šiuos apribojimus. Laisvadienių ir atostogų prašymai eina tuo pačiu keliu, o likučiai matomi, kad niekas nepatvirtintų jau išnaudotų dienų. Mūsų atostogų valdymo funkcija paaiškina, kaip susijungia prašymai, patvirtinimai ir likučiai.

Budėjimai, skubi pagalba ir darbas ne darbo valandomis

Darbas ne darbo valandomis yra ta vieta, kur klinikų grafikai paprastai lūžta. Budėjimų rotacijos dažnai laikomos atskirame sąraše, todėl pagrindinis grafikas nerodo, kas iš tiesų bus laisvas kitą rytą, o iškvietimo valandos mėnesio pabaigoje atkuriamos iš atminties ir žinučių.

Budėjimo pamainų įtraukimas į tą patį grafiką išsprendžia abi problemas. Rotaciją mato visa komanda, valandų sumos apima iškvietimo laiką, o didesnio įkainio pamainos įkainojamos pačioje pamainoje, o ne koreguojamos vėliau. Nepadengtas naktis galima paskelbti kaip atviras pamainas ir jas pasiima tas, kuris nori, užuot vadovui skambinus visu sąrašu. Klinikai, dirbančiai tikru visą parą režimu, vien šis pakeitimas pašalina didžiąją dalį naktinio grafiko trinties, nes veterinarijos ligoninės grafikų programa privalo laikyti naktis ir dienas toje pačioje lentoje.

Darbo laiko ir lankomumo apskaita klinikoje

Suplanuotos ir išdirbtos valandos veterinarijoje sutampa retai. Konsultacijos užsitęsia, skubus atvejis atvyksta prieš pat uždarymą, o aštuonioms valandoms suplanuota pamaina baigiasi po dešimties. Jei fiksuojamas tik planas, atlyginimai skaičiuojami neteisingai, o klinika niekada nemato, kiek neplanuoto laiko sugeria komanda.

Veterinarijos klinikos darbo laiko apskaitos programa fiksuoja realią kiekvienos pamainos pradžią ir pabaigą su pertraukomis ir saugo kiekvieną įrašą apskaitos žurnale. Darbuotojai registruojasi mobiliojoje programėlėje, todėl įrašas nepriklauso nuo bendro kompiuterio registratūroje. Darbo valandų, vėlavimų ir patvirtintų pamainų ataskaitos paverčia tuos įrašus skaičiais, kuriuos gali naudoti buhalterija, o mūsų darbo laiko apskaitos funkcijos puslapis detaliai paaiškina mechaniką.

Mainai, ligos ir diena, kai planas lūžta

Kiekviena klinika kada nors netenka pamainos paskutinę minutę. Kinta tik tai, kiek laiko užtrunka ją užpildyti ir kiek žmonių tenka sutrukdyti. Sprendžiant telefonu, vienas skambutis apie ligą gali suvalgyti visą rytą, o grafikas vis tiek liks klaidingas visiems, kuriems nebuvo pranešta.

Sprendžiant programėlėje, tas pats įvykis tampa mainų prašymu arba atvira pamaina. Darbuotojai patys pasiūlo mainus, vadovas vienu paspaudimu patvirtina arba atmeta, o paskelbtas grafikas visiems atsinaujina tuo pačiu metu. Push ir SMS pranešimai pasiekia ir tuos, kurie yra operacinėje ar išvykę pas klientą. Veterinarijos grafikų sistemos vertė ne ta, kad ji užkerta kelią sutrikimams, nes to nepadaro niekas. Vertė ta, kad kiekviename telefone esanti grafiko versija lieka teisinga.

Kelių padalinių klinikos ir tinklai

Tinklinė nuosavybė pakeitė daugelio klinikų darbą. Vos tinklui atsiranda dvi ar trys vietos, darbuotojai pradeda dengti jas tarpusavyje, o atskirai kiekvienai vietai laikomas grafikas praranda vaizdą, kas ir kur jau dirba. Kelių vietų palaikymas sudeda visas klinikas į vieną paskyrą, o projektai atskiria padalinius, skyrius ar konkrečias paslaugas. Vietos vadovas filtruoja savo kliniką, operacijų vadovas mato visą tinklą. Tai, kad tai veterinarijos grafikų sistema internete, o ne failas kompiuteryje, čia svarbu, nes tas pats grafikas pasiekiamas iš bet kurios vietos ir bet kurio telefono.

Tokiu mastu ataskaitų sluoksnis sveria ne mažiau, ir veterinarijos personalo valdymo programa vertinama pagal jį taip pat kaip pagal grafiką. Darbo valandos pagal pareigybę, atostogų likučiai, minimalios valandos ir biudžeto bei įkainių ataskaitos eksportuojamos pagal mėnesį ir vietą, o tai paverčia pokalbį apie personalo sąnaudas palyginimu, o ne ginču. Tinklai su didesnėmis klinikinėmis komandomis platesniam vaizdui dažnai peržiūri, kaip mes sprendžiame medicinos personalo grafikus.

Kaip pasirinkti veterinarijos grafikų sistemą

Testuokite bet kurią veterinarijos klinikos grafikų programą taip, kaip ją iš tikrųjų naudos komanda, nes demonstracijoje jos visos atrodo vienodai, o skirtumai išryškėja tik trečią savaitę. Sudarykite visą savaitę su mišriomis ne viso etato sutartimis ir pamatuokite, kiek tai užtrunka. Paskelbkite ją ir patikrinkite, kaip greitai pranešimas pasiekia telefoną. Atšaukite vieną pamainą ir pažiūrėkite, ar visi susiję sužinos be vadovo žinutės. Tada eksportuokite darbo valandų ataskaitą ir įvertinkite, ar buhalterija galėtų ja naudotis be pakartotinio duomenų suvedimo.

Shifton sukurtas būtent apie šiuos žingsnius: savaitės ir mėnesio grafiko rodiniai, atviros pamainos ir mainai, galimybės ir laisvadienių prašymai, pareigybės ir teisių lygiai, darbo laiko apskaita su žurnalais, pertraukos, priedai ir baudos, push bei SMS pranešimai ir ataskaitos apie valandas, atostogas, biudžetą ir įkainius. Klinikos iki 10 komandos narių dirba su nemokamu planu be laiko apribojimo, o mokami moduliai tinklui augant kainuoja už darbuotoją per mėnesį.

Nenuspėjamų dienų klinikoje ir toliau bus. Pasikeičia tai, kad grafikas išsilaiko, valandos užfiksuotos ir niekas nebepraleidžia vakaro perdarinėdamas skaičiuoklės. Sudarykite pirmąją savaitę ir pamatykite, kaip klinika atrodo, kai visi vaidmenys matomi vienu žvilgsniu.