Software für Rasenpflege: Touren und Kolonnen
Die Wochentour in Fahrreihenfolge, mit Objektnotizen, Einsatzprotokoll und Zusatzarbeit an der Auftragskarte.
Die Tour ist das Geschäft
Rasenpflege lebt von der Tour. Dieselben Objekte, ungefähr dieselbe Reihenfolge, jede Woche von Frühjahr bis Herbst. Was sich ändert, sind Wetter, Wachstum und wer ausfällt. Eine Tour, die jeden Montag von Hand neu gebaut wird, driftet: Objekte fallen aus, das Fahren wächst, und niemand merkt es, bis ein Kunde kündigt.
Alles, was die Kolonne wissen muss, steht am Auftrag
Torcodes, der Hund, die Regner am Beetrand, das klemmende Seitentor, der Kunde, der das Schnittgut liegen haben will. Im Kopf einer Person verschwindet das mit dieser Person. In der Objektakte überlebt es Urlaub, neue Leute und das Saisonende.
Zeit am Objekt macht aus einem Preis eine Marge
Jeder Rasenvertrag wurde aus einer Schätzung kalkuliert, und fast keiner wird je gegen die Realität geprüft. Zeit am Auftrag zu erfassen macht aus der Schätzung eine Tatsache: das Objekt, das mit fünfundzwanzig Minuten kalkuliert war und im Juli fünfundvierzig braucht, ist sichtbar, während die Saison noch läuft.
Zusatzarbeit, Material und die Rechnung am Monatsende
Dünger, Unkrautbehandlung, eine spontan geschnittene Hecke, ein weggeräumter Ast. Kleinigkeiten, die getan und nicht berechnet werden, weil niemand sie notiert hat. Am Einsatz erfasst werden sie entweder berechnet oder bewusst verschenkt.
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Keine Zeitbegrenzung. Erhalten Sie vollen Zugriff auf die Kernfunktionen und upgraden Sie, wenn Sie bereit sind.
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Ein Rasenpflegebetrieb ist ein Tourbetrieb
Die Arbeit selbst schwankt kaum. Ein Rasen dauert, was er dauert, und die Kolonne, die ihn vierzigmal gemäht hat, weiß genau wie lange. Was schwankt, von Woche zu Woche, ist das Fahren zwischen den Objekten, und das ist der Teil, den fast niemand misst. Eine Tour, die in der Reihenfolge der Anmeldungen statt in der Reihenfolge auf der Karte gebaut ist, kann ein Viertel des Tages im Fahrzeug verbringen, und der Betrieb sieht es nicht, weil das Fahrzeug auf keinem Stundenzettel steht.
Das ist der erste Grund, die Tour vom Papier zu holen. Nicht Ordnung, sondern Fahrreihenfolge, sichtbar gemacht und gehalten, während Kunden kommen und gehen.
Wiederholung muss eine Einstellung sein, keine Gewohnheit
Eine Saison sind etwa dreißig Einsätze je Objekt. Mal hundertzwanzig Objekte, und das Büro plant entweder viertausend Einsätze von Hand oder plant ein Muster und passt es an. Jeder Betrieb, der Ersteres tut, lässt irgendwann ein Objekt drei Wochen aus und erfährt es durch eine Kündigung.
Ausfälle, Nachholtermine und Wachstum
Das Muster braucht Ausnahmen. Regen verschiebt einen Tag. Ein trockener August heißt, dass manche Flächen zwei Wochen halten. Ein Kunde verreist und will pausieren. Alle drei sollten eine Änderung an einem Einsatz sein und kein Grund, die Tour neu zu bauen, und alle drei sollten am selben Morgen auf dem Handy der Kolonne stehen.
Die Objektakte schlägt das Gedächtnis der Kolonne
Rasenpflege trägt ungewöhnlich viel Wissen je Adresse, und fast alles davon ist trivial, bis es fehlt. Der Code für das Seitentor. Der Hund, der in Ordnung ist, solange man nicht vorne kommt. Das Beet, das der Kunde selbst mäht. Die Regner, die beim letzten Mal einen Reklamationstermin gekostet haben, als jemand Neues die Tour fuhr.
Auf der Auftragskarte notiert ist das der Unterschied zwischen einem sauberen Einsatz und einer Entschuldigung. Es macht auch Urlaub und Fluktuation verkraftbar, was in einem Saisongeschäft mit Saisonkräften keine Kleinigkeit ist.
Stunden je Objekt und warum sie Verlängerungen verändern
Die meisten Rasenverträge werden einmal kalkuliert, aus einer Schätzung, und aus dem Gefühl verlängert. Das Ergebnis ist ein Portfolio, in dem ein Drittel der Objekte den Rest still subventioniert. Zeit am Objekt zu erfassen macht daraus statt eines Verdachts eine Liste: diese elf Objekte brauchen länger, als sie kalkuliert wurden, und hier ist um wie viel.
Was man mit der Liste macht, ist eine unternehmerische Entscheidung. Neu bepreisen, die Leistung anpassen, das Objekt zurückgeben oder es als Teil einer guten Tour akzeptieren. Alle drei sind besser als Nichtwissen, und die Zahlen machen das Kundengespräch sachlich statt unangenehm.
Zusatzarbeit ist der Unterschied zwischen einem guten und einem flachen Jahr
Die Kolonne ist vor Ort, der Kunde fragt, ob sie sich um die Hecke kümmern könnten, wenn sie schon da sind, und es wird gemacht. Zehn Minuten, keine Erfassung, keine Berechnung. Über eine Saison, in einem Betrieb mit vier Kolonnen, ist das eine ernsthafte Zahl, und sie ist vollständig unsichtbar, weil sie nie ein Blatt Papier berührt hat.
Dass die Erfassung fünf Sekunden auf dem Handy dauert, das der Kolonnenführer ohnehin in der Hand hält, ist die ganze Lösung. Danach ist verschenkte Arbeit eine Entscheidung und kein Versehen.
Worauf zu achten ist
Drei Fragen zählen mehr als jede Funktionsliste. Lässt sich die Saison einmal planen und anpassen? Lässt sich ein Einsatz auf dem Handy, im Feld, ohne Empfang, in unter einer Minute abschließen? Lässt sich der Monat aus den tatsächlich erfassten Einsätzen abrechnen?
Wenn das funktioniert, ist die Software im August noch im Einsatz. Wenn nicht, wird sie im Juni still aufgegeben, wenn alle zu beschäftigt sind, um mit ihr zu kämpfen.
Kostenlos anfangen
Ein Zwei-Personen-Betrieb arbeitet dauerhaft kostenlos: Planung, digitale Protokolle, mobile App und Berichte sind enthalten. Für eine einzelne Kolonne ist das ein vollständiges System.
Kostenpflichtige Module folgen dem Schmerz. Rechnungen, wenn die Monatsabrechnung von Hand der schlimmste Nachmittag im Kalender wird. Lager, wenn Behandlungen und Material nicht mehr aufgehen. Standortkontrolle, wenn Kolonnen ein weites Gebiet abdecken und Tourentscheidungen zählen. Jedes hat bis zu 55 Tage kostenlose Testphase.
Die Teile sind einzeln dokumentiert: Aufgabenverwaltung und Disposition, mobile App, digitale Protokolle, Rechnungen, Kundenakten und Berichte. Die Preise stehen auf der Preisseite.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine ganze Saison an Einsätzen planen?
Ja. Wiederkehrende Einsätze werden je Objekt eingerichtet und erscheinen automatisch auf dem Board, sodass die Tour einmal geplant wird statt jeden Montag neu. Einzelne Einsätze lassen sich verschieben, auslassen oder nachholen, ohne den Rest zu zerlegen.
Wie wird ein Regentag behandelt?
Der Tag wird verschoben statt gestrichen. Die Objekte wandern in einen Nachholtermin, die betroffenen Kolonnen sehen die Änderung in der App, und das Büro sieht, was die Verschiebung mit dem Rest der Woche macht, bevor es sie bestätigt.
Können Kolonnen vor Ort vereinbarte Zusatzarbeit erfassen?
Ja. Mehrleistung wie ein Heckenschnitt oder eine Behandlung wird am Einsatz erfasst, während die Kolonne noch auf dem Objekt ist, bei Bedarf mit Foto, und wandert in die Rechnung. Das ist der Unterschied zwischen Zusatzarbeit abrechnen und sich an die Hälfte erinnern.
Funktioniert die App auf der Tour ohne Empfang?
Die App für iOS und Android hält Auftrag, Checkliste und Fotos auf dem Gerät. Objekte im Umland ohne Netz werden normal dokumentiert, und alles synchronisiert beim nächsten Empfang, sodass nichts auf Papier geschrieben und später abgetippt wird.
Woran erkenne ich unrentable Objekte?
Stunden werden je Objekt erfasst und nicht je Tag. Berichte vergleichen kalkulierte mit tatsächlicher Zeit, sodass die Flächen, die mitten in der Saison überziehen, sichtbar werden, solange sich der Preis noch anpassen oder die Tour korrigieren lässt.
Ist das für einen Ein-Kolonnen-Betrieb bezahlbar?
Teams mit zwei Personen oder weniger nutzen den kostenlosen Plan dauerhaft, mit Planung, digitalen Protokollen, mobiler App und Berichten. Kostenpflichtige Module wie Rechnungen, Lager und Standortkontrolle kommen dazu, wenn die Tour wächst.
Was kostet es über den kostenlosen Plan hinaus?
Über zwei Mitarbeiter wird pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet, und jedes kostenpflichtige Modul hat bis zu 55 Tage kostenlose Testphase. Das deckt eine ganze Mähsaison ab, was reichlich Zeit für eine Entscheidung ist.
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