6 лучших программ для составления расписания сотрудников для малого бизнеса

Большинство малых предприятий начинают управлять расписанием сотрудников в таблицах. Это работает до тех пор, пока кто-то не выходит на смену, срочная замена вызывает цепочку сообщений, и менеджер проводит воскресный вечер за перестройкой всей недели. В какой-то момент таблица перестаёт быть системой - это повторяющаяся проблема.

Программное обеспечение для составления расписания персонала для малого бизнеса - это отдельная категория. Корпоративные платформы управления персоналом поставляются с консультантами по внедрению, многоуровневыми системами разрешений и стоимостью за пользователя, рассчитанной на организацию в 500 человек. Это не то, что нужно клининговому сервису на 12 человек или кафе с 20 сотрудниками. Небольшим командам нужен инструмент планирования, который заработает в течение дня, доступен при малом числе сотрудников и достаточно прост, чтобы любой менеджер мог работать с ним со смартфона.

В этой статье рассматриваются шесть вариантов программного обеспечения для составления расписания сотрудников, которые действительно подходят малым предприятиям - оценённых по реальным наборам функций, структурам ценообразования и слабым сторонам каждого. Shifton возглавляет список благодаря модульной модели ценообразования и широте охвата для команд до 100 человек. Инструменты со 2 по 6 занимают своё место в конкретных сценариях использования, где они превосходят остальных игроков рынка.

Что должно уметь программное обеспечение для составления расписания малого бизнеса

Прежде чем сравнивать инструменты, стоит чётко понять, что отличает приложение для составления расписания для малого бизнеса от более широкой категории. Требования здесь более узкие - и в некоторых отношениях более строгие:

• Настройка за один день. Предприятие с 15 сотрудниками не может тратить неделю на конфигурирование программного обеспечения. Инструмент должен быть готов к работе немедленно.
• Дизайн, ориентированный на мобильные устройства. Менеджеры и персонал работают с телефонов, а не с компьютеров. Приложение должно работать на мобильном так же хорошо, как и в браузере.
• Прозрачное ценообразование на пользователя. Избегайте моделей по месту расположения, если у вас есть или планируется более одной точки. Ценообразование за пользователя масштабируется более предсказуемо.
• Обмен сменами и управление доступностью. Эти две функции устраняют наиболее распространённые трудности при составлении расписания между менеджерами и почасовыми сотрудниками.
• Интеграция с учётом рабочего времени и расчётом зарплаты. Расписание команды и табель учёта, которые не взаимодействуют друг с другом, создают дополнительную работу по согласованию в каждый расчётный период.

Управление персоналом малого бизнеса также означает, что инструмент не должен требовать отдельного HR-отдела для обслуживания. Операционный менеджер - или в большинстве случаев владелец - должен сам им управлять. Это влияет на допустимый уровень сложности конфигурации. Приведённые ниже инструменты оцениваются с учётом этого ограничения - как программное обеспечение для планирования почасовых работников и посменных команд, а не для офисных сотрудников на окладе, где ежедневная смена смен не является фактором.

6 лучших программ для составления расписания сотрудников для малых команд

1. Shifton - лучшее общее программное обеспечение для составления расписания для малого бизнеса

Shifton - это платформа управления персоналом, созданная для предприятий, работающих посменно. Модуль планирования является основным, но то, что отличает его от всех остальных инструментов в этом списке - архитектура ценообразования: дополнительный функционал - учёт рабочего времени, расчёт зарплаты, управление задачами, GPS-отметки, аналитика персонала - доступен в виде отдельных модулей по $1/пользователь/месяц. Предприятие с 10 сотрудниками платит только за то, что реально использует. Нет корпоративного пакета, в который нужно вкладываться до того, как команда будет готова.

Функция составления расписания смен использует интерфейс календаря с перетаскиванием. Построение двухнедельной ротации для 20 сотрудников занимает менее 20 минут после настройки шаблонов смен. Менеджеры могут задавать повторяющиеся схемы, определять требования к ролям для каждой смены и позволить системе автоматически соблюдать правила минимального охвата. Сотрудники видят своё расписание в мобильном приложении и получают мгновенные уведомления об изменениях - никаких групповых сообщений, никакой путаницы с тем, кто закрывает какую смену.

Запросы на отгул, обмен сменами и обновления доступности - всё это проходит через одно приложение. Когда активен модуль учёта рабочего времени, данные о приходе и уходе сотрудников напрямую поступают в отчёты по расчёту зарплаты. Никакого ручного экспорта между системами, никакого согласования в таблицах перед каждым расчётным периодом. Такое сочетание - расписание, учёт времени и расчёт зарплаты на одной платформе - обычно требует трёх отдельных инструментов у конкурентов.

Поддержка нескольких точек включена без дополнительных затрат за каждый объект, что важно для малых предприятий, работающих в двух-трёх местах. Homebase (рассматривается ниже) берёт плату за каждое место расположения - на трёх объектах стоимость значительно возрастает. Модель оплаты за пользователя в Shifton остаётся постоянной независимо от числа точек.

Ключевые функции:

• Составление расписания с перетаскиванием и шаблонами повторяющихся смен
• Учёт рабочего времени с GPS-отметками прихода/ухода
• Запросы на отгул и управление доступностью сотрудников
• Управление расчётом зарплаты с расчётом сверхурочных
• Назначение задач по смене или по сотруднику
• Планирование по нескольким точкам из одного аккаунта
• Мобильные приложения для iOS и Android

Ценообразование: Бесплатный план до 10 пользователей с базовым расписанием. Платные модули от $1/пользователь/месяц (учёт времени, расчёт зарплаты, GPS, управление задачами, отчётность). Все платные модули включают 30-дневный бесплатный пробный период. Годовое выставление счетов экономит 20%.

Лучше всего подходит для: Малых предприятий с 5-100 сотрудниками, которым нужны расписание плюс учёт рабочего времени и интеграция расчёта зарплаты - без оплаты корпоративного пакета, из которого используется лишь половина.

2. When I Work - лучший вариант для простых посменных команд

When I Work работает на рынке планирования для малого бизнеса с 2010 года, с клиентской базой, ориентированной главным образом на розничную торговлю, общественное питание и здравоохранение. Продукт хорошо выполняет одну задачу: быстро составляет и доводит расписание смен. Интерфейс чистый, порог вхождения минимален, а процесс обмена сменами - когда сотрудники могут запрашивать замену, а менеджеры настраивают правила утверждения - является одной из лучших реализаций в этой категории.

Для предприятия с постоянными паттернами смен, стабильным составом и без немедленной потребности в интеграции расчёта зарплаты When I Work - это способный планировщик смен, который не перегрузит нетехнического менеджера. Встроенный обмен сообщениями в команде держит коммуникацию по расписанию подальше от личных переписок. Мобильное приложение работает надёжно. Ограничения проявляются в ценообразовании при масштабировании: учёт рабочего времени требует отдельного дополнения, а интеграции с расчётом зарплаты заблокированы на тарифных планах более высокого уровня.

Функции: Составление расписания с перетаскиванием, обмен сообщениями в команде, запросы на обмен сменами, дополнение с учётом рабочего времени, отслеживание посещаемости, интеграции с расчётом зарплаты на более высоких тарифах. Ценообразование: Бесплатно для до 5 сотрудников. Essentials примерно от $2.50/пользователь/месяц. Time and Attendance оплачивается отдельно. Лучше всего подходит для: Команд в розничной торговле или общепите до 30 человек, которым нужно чистое расписание и обмен сообщениями без сложной интеграции расчёта зарплаты.

3. Homebase - лучший бесплатный вариант для предприятий с одной точкой

Бесплатный план Homebase является наиболее щедрым в данном сравнении: неограниченное число сотрудников в одном месте, расписание, учёт рабочего времени с самообслуживанием сотрудников, обмен сообщениями в команде и базовые HR-инструменты без оплаты. Для кафе, салона или магазина розничной торговли, которые никогда не использовали программное обеспечение для планирования, это самая простая отправная точка. Ничего не нужно настраивать, кроме ввода команды и рабочих часов, а порог вхождения для менеджеров, незнакомых с такими инструментами, минимален.

Интеграции POS с Square, Toast, Clover и Lightspeed - реальный дифференциатор для предприятий общественного питания. Когда данные о продажах из POS поступают в представление расписания, менеджеры могут строить смены на основе прогнозируемой выручки, а не только угадывая из прошлой недели. Homebase также включает рабочие процессы найма, контрольные списки адаптации и инструменты соответствия HR в платные тарифы. Почасовое расписание сотрудников, учёт перерывов и соответствие учёта рабочего времени - всё это решается в одном месте.

Модель ценообразования за расположение - основное ограничение. В одной точке бесплатный тариф Homebase сложно превзойти. При двух-трёх точках стоимость плана накапливается так, как это не происходит с альтернативами на основе оплаты за пользователя. Если рост в несколько точек входит в планы, учтите это изменение в ценообразовании перед использованием Homebase.

Функции: Расписание, учёт рабочего времени с опциональным распознаванием лиц, обмен сообщениями в команде, инструменты найма и адаптации, интеграции POS, соответствие HR. Ценообразование: Бесплатно для 1 точки, неограниченное число сотрудников. Платные планы от $24.95/точка/месяц (Essentials) до $99/точка/месяц (All-in-One). Лучше всего подходит для: Предприятий общественного питания, розничной торговли или гостиничного бизнеса с одной точкой, которые хотят сильный бесплатный тариф и уже используют совместимую POS-систему.

4. Deputy - лучший вариант для отраслей, где важно соответствие нормативным требованиям

Deputy был создан для решения конкретной операционной проблемы: планирования в отраслях, где назначение не того человека на смену создаёт юридическую или проблему безопасности. Здравоохранение, уход за пожилыми, охранные службы и логистика - везде есть требования к сертификации, обязательные правила перерывов и расчёты сверхурочных, с которыми общий онлайн-планировщик справляется плохо или вообще не справляется. Deputy обрабатывает их нативно - назначения на смены могут блокироваться, если у сотрудника отсутствует необходимая сертификация, а система отмечает потенциальные проблемы соответствия до публикации расписания.

Функция AI-планирования строит черновики расписаний на основе целевых затрат на рабочую силу, доступности сотрудников и исторического спроса - реальная экономия времени для менеджеров, которые в настоящее время делают это вручную. Учёт рабочего времени и посещаемости интегрируется чисто в качестве отдельного модуля. Начальная настройка занимает больше времени, чем у большинства инструментов здесь: роли, сертификации, правила оплаты и параметры соответствия - всё это нужно определить заранее, прежде чем система начнёт работать правильно. Для пекарни или магазина розничной торговли эти накладные расходы не оправданы. Для агентства по уходу на дому или охранной фирмы Deputy может быть единственным инструментом в этом списке, который правильно справляется с операционными требованиями.

Функции: AI автопланирование, отслеживание сертификации и соответствия, управление отпусками, учёт рабочего времени и посещаемости сотрудников, интеграции с расчётом зарплаты. Ценообразование: Модуль планирования примерно от $4.50/пользователь/месяц. Time and Attendance как отдельный модуль по той же цене. Нет постоянного бесплатного плана. Лучше всего подходит для: Малых предприятий в здравоохранении, охране, логистике или любой отрасли со строгими требованиями к сертификации или соответствию трудовому законодательству.

5. Connecteam - лучшее комплексное приложение для команд на передовой

Connecteam создан для сотрудников, не работающих за компьютером - команд, где большинство людей работает в полевых условиях, на производстве или на объекте, а не перед компьютером. Модуль планирования обрабатывает назначения смен, открытое предложение смен, обнаружение конфликтов и рабочие процессы утверждения менеджером. Но продукт выходит далеко за рамки планирования: он объединяет коммуникационный центр (объявления, групповые чаты, корпоративная лента), цифровые формы и контрольные списки, модули адаптации и обучения, управление HR-документами в одном мобильном приложении. Для малого бизнеса, который сейчас использует четыре-пять отдельных инструментов для этих функций, аргумент в пользу консолидации реален.

Бесплатный план Small Business Plan охватывает до 10 пользователей с доступом практически ко всем функциям - один из наиболее полных бесплатных тарифов в этой категории. Выше этого Connecteam переходит к ценообразованию на основе хабов: Operations (расписание, учёт времени, управление задачами), Communications и HR продаются как отдельные подписки, каждая начинается с $29/месяц для до 30 пользователей. Для предприятий, которым нужны все три хаба, совокупная стоимость выше, чем модульное ценообразование Shifton. Для предприятий, которым конкретно нужны расписание и командная коммуникация в одном пакете, Connecteam обрабатывает и то, и другое без необходимости соединять два инструмента.

Функции: Умное расписание с обнаружением конфликтов, GPS-учёт времени и геозонирование, обмен сменами, коммуникационный центр для команды, цифровые формы и контрольные списки, управление задачами, модули адаптации и обучения. Ценообразование: Бесплатно для до 10 пользователей (Small Business Plan). Платные хабы от $29/месяц для до 30 пользователей (Operations, Communications, HR продаются отдельно). Лучше всего подходит для: Малых предприятий с передовыми или полевыми командами, которые хотят объединить расписание, командную коммуникацию и HR-рабочие процессы в одном мобильном приложении.

6. Sling - лучший бюджетный вариант со встроенной командной коммуникацией

Бесплатный план Sling объединяет два элемента без ограничения числа сотрудников: составление расписания и командную коммуникацию. Групповые каналы, личные сообщения, обмен файлами и объявления о задачах включены вместе с календарём расписания. Большинство инструментов для планирования считают обмен сообщениями платной опцией или вообще не включают её. Sling считает его основной бесплатной функцией - это решает распространённую проблему малых команд: коммуникация по расписанию разбросана по группам WhatsApp и личным переписке.

Всё, что выходит за рамки расписания и обмена сообщениями, требует платного обновления. Учёт рабочего времени и посещаемости, бюджетирование затрат на рабочую силу и большинство интеграций с расчётом зарплаты - всё это за платными тарифами. По цене $2/пользователь/месяц (Premium) или $4/пользователь/месяц (Business) Sling остаётся доступным - но предприятия, которым наряду с расписанием нужен учёт рабочего времени, должны сравнить его с модульным ценообразованием Shifton по $1/пользователь/месяц. Для команд, чья основная потребность - опубликовать расписание и держать коммуникацию в одном месте, бесплатный план справляется с этим без компромиссов.

Функции: Составление расписания смен (бесплатно), командный обмен сообщениями и групповые каналы (бесплатно), назначение задач, учёт рабочего времени и посещаемости (платно), бюджетирование затрат на рабочую силу (платно), интеграции с расчётом зарплаты (платно). Ценообразование: Бесплатно, неограниченное число пользователей. Premium от $2/пользователь/месяц. Business от $4/пользователь/месяц. Лучше всего подходит для: Очень малых команд, которым нужны расписание плюс коммуникация бесплатно, или экономных предприятий, которые хотят предсказуемый путь обновления.

Как выбрать правильный инструмент для вашей команды

Правильное приложение для составления рабочего расписания зависит от трёх переменных: отрасли, размера команды и операционной проблемы, которую нужно решить в первую очередь. Начните с проблемы, а не с функционального списка.

Если точность расчёта зарплаты - главная проблема, учёт рабочего времени должен быть включён в любой выбранный инструмент - а не как дополнение, которое можно купить позже. Бесплатный тариф Sling это не решит. Shifton или Deputy, которые напрямую связывают расписание с табелями учёта рабочего времени, - соответствующие варианты. Если вы в ресторанном бизнесе или общественном питании, Homebase - самый сильный вариант здесь: интеграции POS со Square, Toast, Clover и Lightspeed встроены, а цели по затратам на рабочую силу напрямую связаны с интерфейсом расписания. Для передовых команд, которым нужны расписание, инструменты коммуникации и HR-рабочие процессы в одном мобильном приложении - розничная торговля, гостиничный бизнес, уборка, полевые команды - широта Connecteam сложно превзойти по его цене.

Предприятия с несколькими точками должны избегать ценообразования за расположение. Homebase берёт плату за каждый объект - операция с двумя точками платит вдвое больше в месяц. Shifton и Sling оценивают по пользователю, что масштабируется линейно независимо от числа точек в аккаунте. Для отраслей с жёсткими требованиями соответствия, таких как здравоохранение или охрана, Deputy обрабатывает отслеживание сертификации и обеспечение соблюдения трудового законодательства так, как ни один другой инструмент здесь не делает на уровне малых команд.

Для большинства малых предприятий за пределами общественного питания и регулируемых отраслей Shifton охватывает полный спектр программного обеспечения для управления персоналом малого бизнеса без соответствующего ценника. Начните с бесплатного плана, добавляйте модули по мере роста бизнеса и платите только за то, что активно используется.

Часто задаваемые вопросы

Какое лучшее бесплатное программное обеспечение для составления расписания сотрудников для малого бизнеса?

Homebase имеет самый щедрый бесплатный тариф для предприятий с одной точкой: неограниченное число сотрудников, расписание, учёт рабочего времени и базовые HR-инструменты без оплаты. Бесплатный план Sling не имеет ограничений по числу сотрудников и включает командный обмен сообщениями вместе с расписанием. Бесплатный план Shifton поддерживает до 10 пользователей с базовым расписанием. Small Business Plan Connecteam бесплатен для до 10 пользователей с доступом практически ко всем функциям, включая расписание, учёт времени и командный обмен сообщениями. Лучший вариант зависит от вашей отрасли, необходимости учёта рабочего времени и числа точек.

Сколько стоит программное обеспечение для составления расписания сотрудников для малого бизнеса?

Платное программное обеспечение для планирования обычно стоит от $1 до $6 за пользователя в месяц в зависимости от включённых функций. Платные модули Shifton начинаются от $1/пользователь/месяц. Sling Premium - $2/пользователь/месяц. When I Work Essentials - примерно $2.50/пользователь/месяц. Deputy берёт около $4.50/пользователь/месяц за модуль. Homebase оценивает по расположению, а не по пользователю, с платными планами от $25 до $100 за точку в месяц. Большинство платформ предлагают скидки 15-20% при годовой оплате.

Может ли программное обеспечение для планирования справиться с командами менее 10 человек?

Да. Основные преимущества автоматического планирования - уведомления о сменах, запросы на обмен, отслеживание доступности - работают при любом размере команды. Бесплатный план Shifton разработан специально для команд до 10 человек. Sling и Homebase оба имеют бесплатные планы без минимального числа сотрудников. Решающим фактором является не размер команды, а сложность планирования: если ваша команда работает по фиксированным одинаковым сменам неделя за неделей, таблицы могут быть ещё достаточны. Переменная доступность, частичная занятость и регулярные изменения в последний момент - это переломные моменты, когда программное обеспечение становится оправданным.

Позволяют ли эти инструменты сотрудникам обмениваться сменами без звонка менеджеру?

Большинство - да. Shifton, When I Work, Homebase, Deputy и Sling все поддерживают запросы на обмен сменами, инициируемые сотрудниками, с настраиваемыми правилами утверждения. Менеджеры могут установить автоматическое утверждение для обменов, отвечающих определённым условиям - одна и та же роль, не вызванная сверхурочная работа, оба сотрудника доступны - или требовать ручного подтверждения каждого изменения.

Подключается ли программное обеспечение для планирования к системам расчёта зарплаты?

Большинство инструментов предлагают интеграции с расчётом зарплаты, хотя глубина и доступность на разных тарифах варьируются. Shifton включает отчётность по расчёту зарплаты нативно и подключается к внешним системам расчёта зарплаты через свой модуль. Deputy и Homebase имеют хорошо разработанные интеграции с Gusto, QuickBooks Payroll и ADP. When I Work и Sling предлагают интеграции на платных тарифах. Во всех случаях учёт рабочего времени должен быть активен в том же инструменте, чтобы соединение с расчётом зарплаты устранило ручной труд - иначе вы всё равно экспортируете табели.