Следење на времето и распореди за дизајн студија и агенции

Дизајн студиото продава часови. Не датотеки, не презентации, не корекции, туку часови стручно внимание што или завршуваат во платен проект или тивко исчезнуваат во внатрешна работа, преправки и состаноци што никој не ги закажал. Следењето на времето во креативна агенција е важно затоа што тоа е единствената залиха што студиото ја има, и токму неа најголем дел од студијата ја мерат најлошо.

Причината не е мрзеливост. Креативната работа се спротивставува на уредните табели за работно време. Дизајнер поминува низ три проекти пред ручек, една понуда голта четврток резервиран за клиент, а човекот што во петок попладне треба да ја реконструира неделата веќе доцни со следната.

Што мора да реши следењето на времето во креативна агенција

Четири проблеми, и сите се комерцијални, а не административни. Да знаете колку навистина потрошил еден проект, за следната понуда да не биде погодување. Да знаете кој има капацитет пред да му ветите рок на клиентот. Да ги фаќате часовите додека се случуваат, наместо да ги реконструирате недела подоцна. И целата работа да остане доволно лесна за студио од осум луѓе да ја користи и по шест месеци.

Софтвер за следење на времето во рекламна агенција што одговара на овие четири прашања вреди повеќе од тежок пакет чии извештаи никој не ги отвора по вториот месец.

Каде навистина исчезнува студиското време

Прашајте кој било сопственик на студио каде отишла маржата на проектот и искрениот одговор обично е кревање раменици. Пречекорувањето било вистинско, но невидливо: дополнителен круг корекции проголтан без разговор, два дена внатрешна работа што не отишле никаде, помлад дизајнер паркиран на една задача цела недела само затоа што никој не видел дека е слободен.

Кога часовите се запишуваат според распоред, а не се внесуваат по сеќавање, маглата се крева. Планираното време стои до одработеното на истата смена, а разликата меѓу нив е број, а не чувство. Студијата што ќе воведат апликација за следење на времето во рекламна агенција обично првиот месец им е непријатен, а вториот профитабилен. Бројките не мора да бидат совршени за да сменат одлука, доволно е да постојат пред да излезе следната понуда.

Наплатливи часови и зошто да се следи во од

Табелите пополнети наназад се погодувања со децимали. Луѓето заокружуваат нагоре, ги забораваат ситните задачи и целосно ги губат прекините, а збирот се приземјува некаде меѓу дарежливо и погрешно. Следењето според жив распоред го отстранува најголемиот дел од таа грешка, зашто смената веќе постои, а пријавата трае еден допир.

Функцијата следење на времето на Shifton го чува вистинскиот почеток и крај на секоја смена заедно со паузите, задачите и применетата стапка, а токму тоа претвора недела студиска работа во одбранлива ставка на фактурата. Софтвер за табели со работно време во рекламна агенција што стои одвоено од распоредот секогаш произведува две верзии на вистината и расправа која од нив да се наплати. Најдобриот софтвер за следење на времето во креативно студио е оној што никогаш не бара од дизајнерот да се сети на вторникот.

Капацитет на дизајнерите: неделата испланирана пред да почне

Капацитетот е другата половина од работата. На студиото не му снемува талент, туку четврток. Неделниот и месечниот преглед ги покажуваат часовите што секој веќе ги носи, а календарот на достапност ги покажува часовите што може да ги земе, па одговорот дали ново барање се вклопува е видлив, а не оптимистички.

• Видете ги преземените часови по дизајнер пред да прифатите рок за испорака
• Забележете го човекот што тивко е преоптоварен трета недела по ред
• Објавете слободно студиско време што хонорарците или целиот тим може да го преземат
• Задржете ги дизајнерите со скратено работно време и по договор во договорените часови

Софтвер за распореди во рекламна агенција што покажува само денес ја крие шемата. Токму во месечниот преглед преземањето премногу работа станува очигледно додека уште има време нешто да се помести, и тоа е единствената функција што ја одвојува најдобрата апликација за планирање креативен тим од споделен календар со бои.

Студио, далечинска работа и хонорарци во еден распоред

Најголем дел од креативните тимови денес се мешавина: јадро во студиото, далечински специјалисти и хонорарци што доаѓаат за проект и си одат. Секој човек носи позиција, ниво на пристап и своја временска зона, па далечинскиот дизајнер ги чита смените во локално време, додека менаџерот задржува еден единствен преглед. Хонорарците ги гледаат само своите смени и ништо друго.

Студијата што имаат и внатрешен развоен или продукциски тим често ги планираат двете страни во една сметка, што е опишано на нашата страница за планирање на ИТ тимови. Софтвер за управување со работната сила во рекламна агенција помага само кога сите што ја допираат работата се на ист распоред. Софтвер за планирање вработени во рекламна агенција што ги покрива постојаните луѓе, но не и надворешните, ја остава невидлива поскапата половина од студиото, па затоа најдобриот софтвер за планирање во дигитална агенција ги држи двете групи во еден список.

Табели за време што луѓето навистина ќе ги пополнуваат

Тука сè решава прифаќањето. Дизајнер нема да отвори програма на компјутер за да запише петнаесет минути, а креативниот директор нема да го надгледува тоа. Пријавувањето од телефон на смена што веќе е во календарот трае секунди, и тоа е единствената верзија на софтвер за работно време и присуство во рекламна агенција што преживува допир со зафатено студио.

Push известувањата ги носат промените во распоредот, барањата за отсуство доаѓаат преку истата апликација, а одобрувањата се со еден допир. Триењето што го убива софтверот за планирање смени во рекламна агенција речиси секогаш е во првите триесет секунди од искуството на дизајнерот. Апликацијата за распоред во рекламна агенција мора да биде читлива на телефон во ходник, а апликација за работен распоред во рекламна агенција што бара обука веќе изгубила. Софтверот за управување со смени во рекламна агенција живее или умира со тој прв допир, а не со екранот со поставки.

Извештаи што одговараат колку чинел еден проект

На крајот од месецот прашањето е едноставно, а одговорот обично бавен. Извештаите за работни часови даваат часови по личност и период, извештаите за буџет и стапки ги претвораат тие часови во трошок, а салдата за отсуства и одмори ги објаснуваат празнините. Сè се филтрира по месец или позиција и се извезува во табела, а токму тоа треба еден систем за планирање во рекламна агенција да им го предаде на финансиите без рачно преправање.

Shifton ги пријавува часовите и трошокот, а фактурирањето останува таму каде што веќе е. Интеграцијата со QuickBooks и Zapier ги префрла бројките без препишување, и тоа е практичниот тест за најдобриот софтвер за следење на времето во дизајн агенција: дали им заштедува на финансиите еден ден или им дава уште еден извоз за усогласување.

Како да изберете следење на времето за дизајн студио

Студијата се нарекуваат различно, од брендинг агенција преку дизајн студио до дигитален продукциски тим, а барањето речиси не се менува. Тоа што се продава како најдобар софтвер за планирање во брендинг агенција и тоа што се продава како најдобар софтвер за следење на времето во дизајн студио се сведува на истите две работи: распоред што луѓето го читаат без да прашуваат и часови што пристигнуваат без бркање.

Тестирајте ја секоја платформа врз вистинска недела, вклучувајќи ја понудата што изеде два дена и хонорарецот што се приклучи во среда. Измерете колку време му треба на дизајнер да се пријави. Проверете дали промената во распоредот стигнува до далечинскиот член на тимот во истата минута. Прашајте што се случува кога некој ќе заборави да се одјави, зашто токму тој дефект тивко расипува месец податоци. Платформа за планирање во рекламна агенција што не може да прими хонорарец приклучен среде недела ќе биде заобиколена до петок.

Не постои универзален најдобар софтвер за следење на времето во креативна агенција, ниту совршена алатка за планирање во рекламна агенција, постои само онаа што вашето студио сè уште ја користи во шестиот месец, а најдобриот софтвер за планирање во дизајн студио за тим од шест луѓе ретко одговара на тим од шеесет. Под десет луѓе Shifton е бесплатен без временско ограничување, што покрива мало студио што се преселува од шаблон за распоред на рекламна агенција во табеларна програма. Како што расте тимот, платените планови додаваат планирање по повеќе проекти, подлабоко известување и модулите што се очекуваат од софтвер за составување распореди во рекламна агенција во поголем обем. Поентата останува иста: часови што можете да ги наплатите, капацитет што го гледате и студиска недела што се држи заедно.