Los 6 Mejores Software de Gestión de Tareas Gratis

La mayoría de los equipos no empiezan necesitando una plataforma de pago para gestionar su trabajo. Empiezan con una pizarra, un chat grupal y una hoja de cálculo que poco a poco se convierte en un caos. El momento en que las tareas se escapan entre los dedos – un turno que queda sin cubrir, la petición de un cliente olvidada, una lista de comprobación que nadie terminó – suele ser el momento en que un responsable empieza a buscar un software de gestión de tareas gratuito que todo el equipo realmente vaya a usar.

Las herramientas gratuitas de gestión de tareas en 2026 son mucho mejores de lo que eran hace unos años. Un buen gestor de tareas gratuito ahora puede ocuparse de asignaciones, fechas de vencimiento, trabajo recurrente, acceso móvil e informes básicos sin pedir una tarjeta de crédito. La trampa es que “gratis” significa algo distinto en cada producto: algunos planes gratuitos te limitan a dos usuarios, otros dan a toda una pequeña empresa espacio para crecer. Esta guía compara seis de las mejores aplicaciones gratuitas de gestión de tareas – desde equipos de primera línea y sin escritorio hasta la gestión de proyectos clásica – para que puedas encontrar el sistema de gestión de tareas adecuado a la forma en que tu equipo realmente trabaja.

Analizamos el nivel gratuito real de cada herramienta (no la prueba), a cuántas personas cubre, qué limita y a quién le conviene más. Los equipos por turnos y de campo tienen necesidades muy distintas a las de un estudio de diseño que trabaja por sprints, así que el “mejor” software de gestión de tareas gratuito depende por completo del trabajo que tengas delante.

Cómo elegimos el mejor software de gestión de tareas gratuito

Muchas listas clasifican las herramientas por sus funciones de pago e ignoran discretamente lo que realmente obtienes a cambio de nada. Nosotros hicimos lo contrario. Cada producto aquí se valoró por su plan gratuito real: el límite de usuarios, qué incluye y dónde la versión gratuita deja de ser suficiente. También sopesamos cómo cada aplicación de gestión de tareas encaja con distintos equipos – un rastreador de tareas gratuito para una cuadrilla de primera línea no es lo mismo que un software gratuito de gestión del trabajo para un departamento de marketing.

Tres cosas fueron las más importantes. Primero, a cuántas personas cubre el plan gratuito, ya que un gestor de tareas para equipos es inútil si solo entran dos. Segundo, si el trabajo esencial – asignar, programar y hacer seguimiento de las tareas – está disponible sin pagar. Tercero, la facilidad de adopción: las mejores herramientas gratuitas de gestión de tareas son las que los empleados abren el primer día sin necesidad de una sesión de formación.

1Shifton

Shifton está creado para los equipos que la mayoría de las aplicaciones de tareas olvidan: trabajadores por turnos, personal de primera línea y cuadrillas de campo que no están sentados en un escritorio. Donde las herramientas generales de proyectos asumen que todo el mundo tiene un portátil abierto todo el día, Shifton vincula la gestión de tareas directamente al horario, de modo que las asignaciones llegan a la persona adecuada en el turno adecuado y los responsables pueden confirmar que el trabajo realmente se hizo. Eso lo convierte en una de las pocas aplicaciones gratuitas de gestión de tareas genuinamente útiles para restaurantes, comercio minorista, sanidad, logística y operaciones similares.

Su plan gratuito para siempre cubre hasta 10 miembros del equipo, y no es una versión recortada de muestra. Incluye programación de turnos, un reloj de fichar con control de asistencia, la aplicación móvil completa, horarios y ubicaciones ilimitados, e informes – la base de un sistema de gestión de tareas de empleados que funciona, y no una simple lista de pendientes glorificada. Las tareas y las actividades de turno se asignan en el mismo lugar donde el personal ya consulta sus turnos, por lo que la adopción tiende a mantenerse. Cuando superas el nivel gratuito, Shifton sigue siendo asequible gracias a un modelo de pago por empleado: añades solo los módulos que necesitas (nóminas, ausencias, proyectos, seguimiento de actividad y más), con hasta 30 días gratis para probar cada uno y un 20% de descuento en la facturación anual.

• Tareas vinculadas al horario: las asignaciones se adjuntan a los turnos, de modo que el empleado adecuado ve el trabajo adecuado en el momento adecuado
• Gratis para hasta 10 empleados: un plan gratuito de verdad con programación, reloj de fichar, aplicación móvil e informes – sin tarjeta
• Todo funciona desde el teléfono, lo que importa para el personal que nunca está delante de un ordenador
• Seguimiento y confirmación de actividad: los responsables ven qué se terminó y qué se quedó pendiente
• Precios modulares: paga solo por las funciones que actives a medida que creces más allá del nivel gratuito

Si tu gestión de tareas vive y muere por el horario, echa un vistazo más de cerca a cómo Shifton gestiona el seguimiento de actividad en una plantilla por turnos.

Ideal para: equipos por turnos y de campo que necesitan una gestión de tareas vinculada a quién está trabajando realmente.

2ClickUp

ClickUp es la herramienta gratuita de gestión de tareas más generosa para equipos que quieren funciones serias de gestión de proyectos sin pagar. Su plan Free Forever admite miembros ilimitados, lo que de inmediato lo distingue de rivales que limitan los equipos gratuitos a dos o diez. Para un grupo en crecimiento que necesita un sistema de gestión de tareas flexible – listas, tableros, calendarios y documentos – es difícil de superar en capacidad pura.

Esa potencia viene con una curva de aprendizaje. ClickUp puede hacer casi cualquier cosa, y los nuevos usuarios a veces sienten que la interfaz hace demasiadas cosas a la vez. Hay límites en el plan gratuito (el almacenamiento está limitado a 100 MB y algunas vistas avanzadas y automatizaciones están reservadas a los niveles de pago), pero para un gestor de tareas gratuito en línea sigue siendo notablemente completo. Los planes de pago empiezan en 7 $ por usuario al mes con facturación anual, lo que desbloquea almacenamiento ilimitado y seguimiento de tiempo nativo.

• Miembros gratuitos ilimitados: algo raro entre las aplicaciones gratuitas de gestión de tareas e ideal para equipos más grandes con presupuesto ajustado
• Vistas de lista, tablero y calendario para que cada persona trabaje como prefiera
• Documentos y paneles: mantén las notas y el seguimiento de tareas en un mismo espacio de trabajo
• Límite de 100 MB de almacenamiento en el plan gratuito, que se llena rápido si adjuntas muchos archivos

Ideal para: equipos que quieren el software gratuito de gestión de proyectos y tareas más capaz y no les importa una configuración más exigente.

3Asana

Asana es una aplicación de gestión de tareas pulida y muy utilizada, conocida por sus flujos de trabajo limpios y una interfaz amable. Es una opción sólida para el trabajo de proyecto estructurado – briefings, aprobaciones y procesos repetibles – y se integra con más de 100 herramientas distintas.

La advertencia importante para 2026 es el plan gratuito. Las nuevas cuentas de Asana en el plan Personal (gratuito) ahora admiten solo hasta 2 usuarios colaborando, una fuerte reducción respecto al antiguo nivel gratuito de 10 plazas (las cuentas heredadas creadas antes de finales de 2025 conservan el límite mayor). Eso hace que Asana gratuito sea excelente para una persona o una pareja, pero no una aplicación práctica de gestión de tareas en equipo gratuita para un equipo real. El precio del plan de pago Starter empieza en 10,99 $ por usuario al mes con facturación anual.

• Diseño limpio y accesible: uno de los gestores de tareas más fáciles de aprender
• Gratis para hasta 2 usuarios: ideal para trabajo en solitario o en pareja, limitante para equipos
• Se conecta con más de 100 de las herramientas que la mayoría de las oficinas ya utilizan
• Sin GPS ni funciones de campo: creada para el trabajo de escritorio, no para cuadrillas sin escritorio

Ideal para: personas individuales, autónomos y parejas muy pequeñas que quieren una gestión de tareas de proyecto refinada.

4Connecteam

Connecteam apunta al mismo mercado sin escritorio y de primera línea que Shifton, combinando la gestión de tareas con herramientas de comunicación y RR. HH. para plantillas que no están en un escritorio. Su plan gratuito Small Business cubre hasta 10 usuarios en sus distintos hubs, lo que lo convierte en una opción razonable de gestión de tareas de empleados gratuita para un pequeño equipo de primera línea.

Para una operación diminuta el nivel gratuito es genuinamente útil, pero conviene entender la estructura de precios más allá de él antes de comprometerse. Los planes de pago Operations empiezan en 29 $ al mes con facturación anual para el nivel Basic – y ese precio plano cubre los primeros 30 usuarios, con usuarios adicionales cobrados por cabeza por encima de esa cifra. Para un equipo sin escritorio que además quiere chat y onboarding en una sola aplicación, es una plataforma capaz; solo confirma qué funciones están en qué hub, ya que se licencian por separado.

• Gratis para hasta 10 usuarios: un plan gratuito viable para una pequeña cuadrilla de primera línea
• Suite todo en uno sin escritorio: tareas, chat, programación y onboarding juntos
• Fichaje por GPS con geovalla para personal móvil y de campo
• Licencias por hub: Operations, Communications y HR se cobran por separado

Ideal para: pequeños equipos sin escritorio que quieren una gestión de tareas combinada con la comunicación de los empleados.

5Trello

Trello es la herramienta que la mayoría de la gente imagina cuando piensa en un rastreador de tareas sencillo y visual. Su formato de tarjetas y tableros es casi autoexplicativo: crea un tablero, añade tarjetas y arrástralas por las columnas a medida que el trabajo pasa de pendiente a hecho. Para un equipo que quiere un software de listas de tareas gratuito sin ningún onboarding, es el camino de menor resistencia.

El plan gratuito de Trello es amable – tarjetas ilimitadas, hasta 10 colaboradores y hasta 10 tableros por espacio de trabajo, con 250 ejecuciones de automatización al mes. La contrapartida es la profundidad: gestiona el kanban sencillo de maravilla, pero es menos adecuado para proyectos complejos y de varias capas. El precio del plan de pago Standard empieza en 5 $ por usuario al mes con facturación anual y eleva el límite de tableros y añade campos personalizados.

• Kanban facilísimo: tableros que cualquiera puede usar en minutos
• Gratis para hasta 10 colaboradores con tarjetas ilimitadas y 10 tableros por espacio de trabajo
• Los Power-Ups añaden automatización e integraciones según se necesiten
• Limitado para trabajo complejo: genial para listas, más flojo para grandes proyectos entre equipos

Ideal para: pequeños equipos y personas individuales que quieren un organizador de tareas gratuito y visual sin ninguna curva de aprendizaje.

6SafetyCulture

SafetyCulture (antes iAuditor) aborda la gestión de tareas desde el ángulo de las inspecciones y las listas de comprobación de cumplimiento. Si tus “tareas” son comprobaciones de seguridad recurrentes, inspecciones de equipos o procedimientos estandarizados, es una de las herramientas gratuitas de gestión de tareas más especializadas de esta lista.

Su plan gratuito cubre hasta 10 usuarios e incluye 5 plantillas de inspección activas, analíticas básicas e informes básicos de tareas e incidencias – suficiente para un equipo pequeño que realiza comprobaciones rutinarias. Una vez que necesitas plantillas ilimitadas y analíticas avanzadas, el precio Premium es de 24 $ por plaza al mes con facturación anual. Es menos un gestor de tareas general para pequeñas empresas y más una herramienta de operaciones e inspección de primera línea, así que el encaje depende mucho de qué sean realmente tus tareas.

• Gratis para hasta 10 usuarios con 5 plantillas de inspección activas
• Basado en listas de comprobación: ideal para inspecciones, auditorías y procedimientos estandarizados
• Señala problemas y asigna seguimiento directamente desde el campo
• Enfoque de nicho: construido en torno a las inspecciones, no a la gestión general de tareas de proyecto

Ideal para: equipos de primera línea cuyas tareas son inspecciones, comprobaciones de seguridad y listas de comprobación recurrentes.

Priorizar el trabajo, no amontonarlo

Elegir el software es solo la mitad de la batalla – la otra mitad es usarlo bien. Ni siquiera la mejor aplicación gratuita de gestión de tareas puede salvar a un equipo que amontona todo en una única lista indiferenciada. Si tus tareas se multiplican más rápido de lo que se terminan, lee nuestra guía sobre cómo priorizar adecuadamente las tareas de trabajo antes de desplegar una nueva herramienta para todo el equipo.

Compara de un vistazo el mejor software de gestión de tareas gratuito

Los planes gratuitos de abajo difieren sobre todo en un número: a cuántas personas cubren. Así es como se posicionan las seis herramientas en cuanto a límites del plan gratuito, precio de entrada de pago y el equipo al que mejor se ajusta cada una.

Herramienta	Plan gratuito	De pago desde	Ideal para
Shifton	Hasta 10 empleados (programación, reloj de fichar, tareas, aplicación móvil)	Módulos de pago por empleado (ahorro anual del 20%)	Equipos por turnos y de primera línea
ClickUp	Free Forever, miembros ilimitados (100 MB de almacenamiento)	7 $ / usuario / mes (anual)	Gestión de proyectos rica en funciones
Asana	Hasta 2 usuarios (cuentas nuevas)	10,99 $ / usuario / mes (anual)	Personas individuales y parejas pequeñas
Connecteam	Hasta 10 usuarios entre los hubs	29 $ / mes fijo para los primeros 30 usuarios (anual)	Pequeños equipos sin escritorio
Trello	Hasta 10 colaboradores, 10 tableros, tarjetas ilimitadas	5 $ / usuario / mes (anual)	Kanban visual sencillo
SafetyCulture	Hasta 10 usuarios, 5 plantillas de inspección	24 $ / plaza / mes (anual)	Inspecciones y listas de comprobación

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor software de gestión de tareas gratuito para equipos?

Depende del equipo. Para personal por turnos, de primera línea y de campo, Shifton es el software de gestión de tareas gratuito más fuerte porque vincula las tareas al horario y cubre hasta 10 empleados gratis, incluyendo la aplicación móvil y el reloj de fichar. Para equipos de proyecto de escritorio que quieren plazas gratuitas ilimitadas, ClickUp es el más capaz. Trello gana en pura simplicidad. El “mejor” gestor de tareas gratuito es el que tu equipo concreto abrirá cada día.

¿Existe un software de gestión de tareas realmente gratuito, o solo pruebas gratuitas?

Varias herramientas ofrecen un plan gratuito para siempre de verdad, no solo una prueba. Shifton, ClickUp, Connecteam, Trello y SafetyCulture tienen todos niveles gratuitos permanentes; la diferencia es el límite de usuarios y las limitaciones de funciones. Asana también tiene un plan gratuito, pero en las cuentas nuevas ahora cubre solo hasta 2 usuarios. Comprueba siempre los límites del plan gratuito en lugar del titular “gratis”, porque ahí es donde más difieren las aplicaciones gratuitas de gestión de tareas.

¿Qué aplicación gratuita de gestión de tareas funciona mejor para empleados que no están en un escritorio?

Los equipos sin escritorio y de primera línea necesitan un rastreador de tareas gratuito que funcione desde un teléfono y se conecte con los horarios. Shifton y Connecteam están ambos creados para esto: cada uno cubre hasta 10 usuarios gratis y funciona enteramente en el móvil. Shifton destaca cuando las tareas necesitan seguir al turno, mientras que SafetyCulture conviene a equipos cuyo trabajo son inspecciones y listas de comprobación.

¿A cuántos usuarios puedo tener en un gestor de tareas gratuito?

Los límites de usuarios gratuitos varían mucho. Trello permite hasta 10 colaboradores por espacio de trabajo, Connecteam y SafetyCulture cubren hasta 10 usuarios, y Shifton cubre hasta 10 empleados con programación y control de tiempo incluidos. ClickUp es la excepción con miembros gratuitos ilimitados, mientras que el nuevo plan gratuito de Asana está limitado a 2 usuarios. Si necesitas una aplicación de gestión de tareas en equipo gratuita para más de un puñado de personas, ese límite es lo primero que hay que comprobar.

¿Puede un software de gestión de tareas gratuito ocuparse también de la programación y el control de tiempo?

Algunos pueden, la mayoría no. Las herramientas de proyecto puras como Asana, ClickUp y Trello se centran en las tareas y no incluyen programación de plantilla ni reloj de fichar. Shifton está construido de otra manera: su plan gratuito combina la gestión de tareas con la programación de turnos y un reloj de asistencia, lo que lo acerca más a un sistema gratuito de gestión del trabajo para equipos operativos que a una aplicación independiente de pendientes.

¡Empieza a cambiar las cosas hoy!

El software de gestión de tareas gratuito adecuado elimina la fricción diaria de “quién hace qué” sin añadir coste. Si tu equipo trabaja por turnos o sobre el terreno, Shifton te da gestión de tareas, programación y un reloj de fichar en un único plan gratuito para hasta 10 empleados – y crece contigo cuando estés listo para más.