I 6 Migliori Software Gratuiti di Gestione delle Attività

La maggior parte dei team non inizia avendo bisogno di una piattaforma a pagamento per gestire il lavoro. Inizia con una lavagna, una chat di gruppo e un foglio di calcolo che lentamente diventa un caos. Il momento in cui le attività cominciano a sfuggire – un turno rimasto scoperto, la richiesta di un cliente dimenticata, una checklist che nessuno ha completato – è di solito il momento in cui un responsabile inizia a cercare un software gratuito di gestione delle attività che tutto il team userà davvero.

Gli strumenti gratuiti di gestione delle attività nel 2026 sono molto migliori di quanto fossero qualche anno fa. Un buon task manager gratuito ora è in grado di gestire assegnazioni, scadenze, lavoro ricorrente, accesso da mobile e reportistica di base senza chiedere una carta di credito. Il trucco è che “gratuito” significa qualcosa di diverso in ogni prodotto: alcuni piani gratuiti ti limitano a due utenti, altri danno a un’intera piccola impresa spazio per crescere. Questa guida confronta sei delle migliori app gratuite di gestione delle attività – coprendo tutto, dai team in prima linea e senza scrivania alla classica gestione dei progetti – così puoi abbinare il giusto sistema di gestione delle attività al modo in cui il tuo team lavora davvero.

Abbiamo esaminato il vero livello gratuito di ogni strumento (non la prova), quante persone copre, cosa limita e a chi si adatta meglio. I team a turni e sul campo hanno esigenze molto diverse da uno studio di design che lavora a sprint, quindi il “migliore” software gratuito di gestione delle attività dipende interamente dal lavoro che hai davanti.

Come abbiamo scelto il miglior software gratuito di gestione delle attività

Molti elenchi classificano gli strumenti in base alle loro funzioni a pagamento e ignorano in silenzio ciò che ottieni davvero a costo zero. Noi abbiamo fatto il contrario. Ogni prodotto qui è stato valutato in base al suo vero piano gratuito: il limite di utenti, cosa è incluso e dove la versione gratuita smette di bastare. Abbiamo anche soppesato come ogni app di gestione delle attività si adatta a team diversi – un tracker di attività gratuito per una squadra in prima linea non è la stessa cosa di un software gratuito di gestione del lavoro per un reparto marketing.

Tre cose contavano di più. Primo, quante persone copre il piano gratuito, poiché un task manager per team è inutile se ci stanno solo in due. Secondo, se il lavoro essenziale – assegnare, pianificare e tracciare le attività – è disponibile senza pagare. Terzo, la facilità di adozione: i migliori strumenti gratuiti di gestione delle attività sono quelli che i dipendenti aprono il primo giorno senza una sessione di formazione.

1Shifton

Shifton è costruito per i team che la maggior parte delle app di attività dimentica: lavoratori a turni, personale in prima linea e squadre sul campo che non stanno seduti a una scrivania. Laddove gli strumenti di progetto generici presumono che tutti abbiano un laptop aperto tutto il giorno, Shifton collega la gestione delle attività direttamente al programma, così le assegnazioni arrivano alla persona giusta nel turno giusto e i responsabili possono confermare che il lavoro sia stato davvero svolto. Questo lo rende una delle poche app gratuite di gestione delle attività realmente utili per ristoranti, retail, sanità, logistica e operazioni simili.

Il suo piano gratuito per sempre copre fino a 10 membri del team, e non è una versione ridotta dimostrativa. Include la pianificazione dei turni, un timbratore con rilevamento presenze, l’app mobile completa, programmi e sedi illimitati e report – le fondamenta di un sistema di gestione delle attività dei dipendenti funzionante, non una semplice lista di cose da fare abbellita. Le attività e le attività di turno vengono assegnate nello stesso posto in cui il personale controlla già i propri turni, ed è per questo che l’adozione tende a consolidarsi. Quando superi il livello gratuito, Shifton resta accessibile grazie a un modello di pagamento per dipendente: aggiungi solo i moduli che ti servono (buste paga, ferie, progetti, monitoraggio dell’attività e altro), con fino a 30 giorni gratuiti per provare ciascuno e uno sconto del 20% sulla fatturazione annuale.

• Attività collegate al programma: le assegnazioni si agganciano ai turni, così il dipendente giusto vede il lavoro giusto al momento giusto
• Gratuito fino a 10 dipendenti: un vero piano gratuito con pianificazione, timbratore, app mobile e report – senza carta
• Tutto funziona dal telefono, cosa che conta per il personale che non è mai davanti a un computer
• Monitoraggio e conferma dell’attività: i responsabili vedono cosa è stato completato e cosa è rimasto indietro
• Prezzi modulari: paghi solo per le funzioni che attivi man mano che cresci oltre il livello gratuito

Se la tua gestione delle attività vive e muore sul programma, dai un’occhiata più da vicino a come Shifton gestisce il monitoraggio dell’attività in una forza lavoro a turni.

Ideale per: team a turni e sul campo che hanno bisogno di una gestione delle attività collegata a chi sta davvero lavorando.

2ClickUp

ClickUp è lo strumento gratuito di gestione delle attività più generoso per i team che vogliono funzioni serie di gestione dei progetti senza pagare. Il suo piano Free Forever supporta membri illimitati, cosa che lo distingue subito dai rivali che limitano i team gratuiti a due o dieci. Per un gruppo in crescita che ha bisogno di un sistema flessibile di gestione delle attività – liste, bacheche, calendari e documenti – è difficile da battere in pura capacità.

Quella potenza arriva con una curva di apprendimento. ClickUp può fare quasi tutto, e i nuovi utenti a volte sentono che l’interfaccia fa troppe cose contemporaneamente. Ci sono limiti nel piano gratuito (lo spazio di archiviazione è limitato a 100 MB e alcune viste avanzate e automazioni sono riservate ai livelli a pagamento), ma per un task manager gratuito online resta straordinariamente completo. I piani a pagamento partono da 7 $ per utente al mese con fatturazione annuale, che sblocca archiviazione illimitata e monitoraggio del tempo nativo.

• Membri gratuiti illimitati: raro tra le app gratuite di gestione delle attività e ideale per team più grandi con budget limitato
• Viste a lista, a bacheca e a calendario così ogni persona lavora come preferisce
• Documenti e dashboard: tieni note e tracciamento delle attività in un unico spazio di lavoro
• Limite di archiviazione di 100 MB nel piano gratuito, che si riempie in fretta se alleghi molti file

Ideale per: team che vogliono il software gratuito di gestione progetti e attività più capace e non si fanno spaventare da una configurazione più impegnativa.

3Asana

Asana è un’app di gestione delle attività curata e ampiamente usata, nota per i flussi di lavoro puliti e un’interfaccia gentile. È una scelta solida per il lavoro di progetto strutturato – brief, approvazioni e processi ripetibili – e si integra con più di 100 altri strumenti.

L’avvertenza importante per il 2026 è il piano gratuito. I nuovi account Asana sul piano Personal (gratuito) ora supportano la collaborazione solo fino a 2 utenti, una netta riduzione rispetto al vecchio livello gratuito da 10 posti (gli account legacy creati prima della fine del 2025 mantengono il limite più alto). Questo rende Asana gratuita eccellente per un singolo o una coppia, ma non un’app pratica gratuita di gestione delle attività di team per un team reale. Il prezzo del piano a pagamento Starter parte da 10,99 $ per utente al mese con fatturazione annuale.

• Design pulito e accessibile: uno dei task manager più facili da imparare
• Gratuito fino a 2 utenti: ottimo per il lavoro in solitaria o in coppia, limitante per i team
• Si collega a più di 100 degli strumenti che la maggior parte degli uffici usa già
• Niente GPS né funzioni sul campo: pensata per il lavoro da scrivania, non per squadre senza scrivania

Ideale per: singoli, liberi professionisti e coppie molto piccole che vogliono una raffinata gestione delle attività di progetto.

4Connecteam

Connecteam punta allo stesso mercato senza scrivania e in prima linea di Shifton, combinando la gestione delle attività con strumenti di comunicazione e HR per forze lavoro non da scrivania. Il suo piano gratuito Small Business copre fino a 10 utenti tra i suoi hub, cosa che lo rende un’opzione ragionevole di gestione gratuita delle attività dei dipendenti per un piccolo team in prima linea.

Per un’operazione piccolissima il livello gratuito è davvero utile, ma dovresti capire la struttura dei prezzi oltre ad esso prima di impegnarti. I piani a pagamento Operations partono da 29 $ al mese con fatturazione annuale per il livello Basic – e quel prezzo fisso copre i primi 30 utenti, con utenti aggiuntivi addebitati a testa oltre quella soglia. Per un team senza scrivania che vuole anche chat e onboarding in un’unica app, è una piattaforma capace; verifica solo quali funzioni stanno in quale hub, dato che sono licenziate separatamente.

• Gratuito fino a 10 utenti: un piano gratuito praticabile per una piccola squadra in prima linea
• Suite all-in-one senza scrivania: attività, chat, pianificazione e onboarding insieme
• Timbratura GPS con geofence per personale mobile e sul campo
• Licenze per hub: Operations, Communications e HR sono a pagamento separato

Ideale per: piccoli team senza scrivania che vogliono una gestione delle attività abbinata alla comunicazione dei dipendenti.

5Trello

Trello è lo strumento che la maggior parte delle persone immagina pensando a un tracker di attività semplice e visivo. Il suo formato a schede e bacheche è quasi autoesplicativo: crei una bacheca, aggiungi schede e le trascini tra le colonne man mano che il lavoro passa da “da fare” a “fatto”. Per un team che vuole un software gratuito di liste di attività senza alcun onboarding, è la via di minor resistenza.

Il piano gratuito di Trello è amichevole – schede illimitate, fino a 10 collaboratori e fino a 10 bacheche per Spazio di lavoro, con 250 esecuzioni di automazione al mese. Il compromesso è la profondità: gestisce il kanban semplice magnificamente ma è meno adatto a progetti complessi e a più livelli. Il prezzo del piano a pagamento Standard parte da 5 $ per utente al mese con fatturazione annuale e alza il limite delle bacheche e aggiunge campi personalizzati.

• Kanban semplicissimo: bacheche che chiunque può usare in pochi minuti
• Gratuito fino a 10 collaboratori con schede illimitate e 10 bacheche per Spazio di lavoro
• I Power-Up aggiungono automazione e integrazioni secondo necessità
• Limitato per il lavoro complesso: ottimo per le liste, più debole per grandi progetti tra team

Ideale per: piccoli team e singoli che vogliono un organizzatore di attività gratuito e visivo senza alcuna curva di apprendimento.

6SafetyCulture

SafetyCulture (già iAuditor) affronta la gestione delle attività dall’angolazione delle ispezioni e delle checklist di conformità. Se le tue “attività” sono controlli di sicurezza ricorrenti, ispezioni di attrezzature o procedure standardizzate, è uno degli strumenti gratuiti di gestione delle attività più specializzati di questo elenco.

Il suo piano gratuito copre fino a 10 utenti e include 5 modelli di ispezione attivi, analisi di base e reportistica di base su attività e problemi – abbastanza per un piccolo team che svolge controlli di routine. Quando hai bisogno di modelli illimitati e analisi avanzate, il prezzo Premium è di 24 $ per postazione al mese con fatturazione annuale. È meno un task manager generico per la piccola impresa e più uno strumento di operazioni e ispezioni in prima linea, quindi l’adattamento dipende molto da cosa siano davvero le tue attività.

• Gratuito fino a 10 utenti con 5 modelli di ispezione attivi
• Basato su checklist: ideale per ispezioni, audit e procedure standardizzate
• Segnala problemi e assegna i follow-up direttamente dal campo
• Focus di nicchia: costruito attorno alle ispezioni, non alla gestione generica delle attività di progetto

Ideale per: team in prima linea le cui attività sono ispezioni, controlli di sicurezza e checklist ricorrenti.

Dare priorità al lavoro, non ammucchiarlo

Scegliere il software è solo metà della battaglia – l’altra metà è usarlo bene. Nemmeno la migliore app gratuita di gestione delle attività può salvare un team che ammucchia tutto in un’unica lista indifferenziata. Se le tue attività si moltiplicano più in fretta di quanto vengano completate, leggi la nostra guida su come dare la giusta priorità ai compiti di lavoro prima di distribuire un nuovo strumento a tutto il team.

Confronta a colpo d’occhio il miglior software gratuito di gestione delle attività

I piani gratuiti qui sotto differiscono soprattutto per un numero: quante persone coprono. Ecco come i sei strumenti si posizionano su limiti del piano gratuito, prezzo d’ingresso a pagamento e il team a cui ciascuno si adatta meglio.

Strumento	Piano gratuito	A pagamento da	Ideale per
Shifton	Fino a 10 dipendenti (pianificazione, timbratore, attività, app mobile)	Moduli a pagamento per dipendente (risparmio annuale del 20%)	Team a turni e in prima linea
ClickUp	Free Forever, membri illimitati (100 MB di archiviazione)	7 $ / utente / mese (annuale)	Gestione progetti ricca di funzioni
Asana	Fino a 2 utenti (nuovi account)	10,99 $ / utente / mese (annuale)	Singoli e piccole coppie
Connecteam	Fino a 10 utenti tra gli hub	29 $ / mese fissi per i primi 30 utenti (annuale)	Piccoli team senza scrivania
Trello	Fino a 10 collaboratori, 10 bacheche, schede illimitate	5 $ / utente / mese (annuale)	Kanban visivo semplice
SafetyCulture	Fino a 10 utenti, 5 modelli di ispezione	24 $ / postazione / mese (annuale)	Ispezioni e checklist

Domande frequenti

Qual è il miglior software gratuito di gestione delle attività per i team?

Dipende dal team. Per personale a turni, in prima linea e sul campo, Shifton è il software gratuito di gestione delle attività più forte perché lega le attività al programma e copre fino a 10 dipendenti gratis, inclusi l’app mobile e il timbratore. Per i team di progetto da scrivania che vogliono posti gratuiti illimitati, ClickUp è il più capace. Trello vince sulla pura semplicità. Il “migliore” task manager gratuito è quello che il tuo team specifico aprirà ogni giorno.

Esiste un software di gestione delle attività davvero gratuito, o solo prove gratuite?

Diversi strumenti offrono un vero piano gratuito per sempre, non solo una prova. Shifton, ClickUp, Connecteam, Trello e SafetyCulture hanno tutti livelli gratuiti permanenti; la differenza è il limite di utenti e i limiti delle funzioni. Anche Asana ha un piano gratuito, ma sui nuovi account ora copre solo fino a 2 utenti. Controlla sempre i limiti del piano gratuito piuttosto che il titolo “gratis”, perché è lì che le app gratuite di gestione delle attività differiscono di più.

Quale app gratuita di gestione delle attività funziona meglio per i dipendenti che non sono a una scrivania?

I team senza scrivania e in prima linea hanno bisogno di un tracker di attività gratuito che funzioni dal telefono e si colleghi ai programmi. Shifton e Connecteam sono entrambi costruiti per questo: ciascuno copre fino a 10 utenti gratis e funziona interamente da mobile. Shifton spicca quando le attività devono seguire il turno, mentre SafetyCulture si adatta ai team il cui lavoro è fatto di ispezioni e checklist.

Quanti utenti posso avere su un task manager gratuito?

I limiti degli utenti gratuiti variano molto. Trello consente fino a 10 collaboratori per Spazio di lavoro, Connecteam e SafetyCulture coprono fino a 10 utenti, e Shifton copre fino a 10 dipendenti con pianificazione e monitoraggio del tempo inclusi. ClickUp è l’eccezione con membri gratuiti illimitati, mentre il nuovo piano gratuito di Asana è limitato a 2 utenti. Se ti serve un’app gratuita di gestione delle attività di team per più di una manciata di persone, quel limite è la prima cosa da controllare.

Un software gratuito di gestione delle attività può occuparsi anche di pianificazione e monitoraggio del tempo?

Alcuni possono, la maggior parte no. Gli strumenti di progetto puri come Asana, ClickUp e Trello si concentrano sulle attività e non includono la pianificazione del personale o un timbratore. Shifton è costruito diversamente: il suo piano gratuito combina la gestione delle attività con la pianificazione dei turni e un timbratore presenze, cosa che lo avvicina più a un sistema gratuito di gestione del lavoro per team operativi che a una semplice app di cose da fare.

Inizia a cambiare le cose oggi!

Il giusto software gratuito di gestione delle attività rimuove l’attrito quotidiano del “chi fa cosa” senza aggiungere costi. Se il tuo team lavora a turni o sul campo, Shifton ti dà gestione delle attività, pianificazione e un timbratore in un unico piano gratuito fino a 10 dipendenti – e cresce con te quando sei pronto per di più.