Sistem, ki podpira sodobno upravljanje odsotnosti in ga zaposleni dejansko uporabljajo

Odsotnost ne bi smela biti občutek boja. Vendar pa je v mnogih ekipah tako. Nekdo prosi za dopust preko sporočila v klepetu. Vodja odgovori po več urah. Kadrovska služba posodobi preglednico. Plačilna lista izve prepozno. Urnik se zruši, ekipa pa postane pod stresom.

A sistem za upravljanje odsotnostito odpravi tako, da vsem omogoči en jasno določen postopek: zahteva, odobritev, sledenje in načrtovanje. Nepregledna sporočila nadomesti s preprostim delovnim tokom za odobritev odsotnosti, kar omogoča vodjem zaščito pokritosti, zaposlenim pa načrtovanje brez ugibanja.

Če želite preprost začetek za delovne tokove delovne sile zunaj odsotnosti, si lahko ogledate osnovno platformo tukaj: glejte, kako deluje Shifton

Kaj mora dobro upravljanje odsotnosti omogočati

Dober sistem ni le obrazec. To je proces, ki zmanjšuje napake in dela odločitve predvidljive.

Obravnavati bi moral zahteve za odsotnost na način, ki se zdi zaposlenim naraven, vključno z uporabo na mobilnih napravah. Jasno bi moral prikazovati status, da nihče ne sprašuje "ali ste to odobrili" petkrat. Podpirati bi moral sledenje odsotnosti zaposlenih z jasnim pregledom, kdo je zahteval, kdo odobril, in kateri datumi so bili vključeni.

Pomagal bi moral tudi vodjem pri načrtovanju, ne le pri odobritvi. To pomeni jasen koledar odsotnosti, preglednost pri prekrivajočih se zahtevah in način za izogibanje vrzelim v pokritosti, preden se zgodijo.

Za kadrovsko službo bi moral podpirati upravljanje pravilnikov o odsotnosti z doslednimi pravili. Za plačilno listo bi moral podpirati sledenje plačanih odsotnosti in zagotavljati čiste vsote, ki ne zahtevajo ročnih popravkov na koncu meseca.

Upravljanje počitnic ne bi smelo biti težje kot zaprositi za prosti dan. Sledenje bolniškim odsotnostim bi moralo biti hitro, saj bolniške odsotnosti redko pridejo z enotedenskim obvestilom.

Zakaj preglednice ne delujejo brez jasnega upravljanje odsotnosti

Preglednice se sesujejo, ker so odvisne od popolnih ljudi. Nekdo pozabi posodobiti celico. Druga oseba ureja napačno vrstico. Vodja nekaj odobri ustno in nihče tega ne zabeleži. Kmalu imate dve resnici in nič zaupanja.

Odobritve v klepetu se zdijo hitre, vendar ustvarijo zmedo. Sporočila izginejo pod novimi pogovori. Novi vodja ne more videti, kaj se je zgodilo prejšnje četrtletje. Kadrovska služba ne more odgovoriti na osnovna vprašanja brez pregledovanja posnetkov zaslona.

Pravilni postopek upravljanja odsotnosti potrebuje enoten vir resnice, ki je enostaven za uporabo, ne pa krpanje orodij.

Pravi strošek neurejenega sledenja odsotnosti

Slabo upravljanje odsotnosti ni le nadležno. Je drago.

Ko vodje ne morejo jasno videti odsotnosti, preveč zaposlenih načrtujejo, da bi se počutili varne. Ali pa premalo in izčrpajo ekipo. Ko zaposleni ne zaupajo postopku, prenehajo načrtovati vnaprej. Vzamejo dopust v zadnjem trenutku, in poslovanje se izvaja v načinu panike.

Ustvari tudi nepravičnost. Nekateri ljudje hitro dobijo odobritve, ker vedo, komu sporočiti. Drugi čakajo dlje, ker sledijo pravilom. Sčasoma se to zdi osebno, tudi ko ni.

Dober sistem za upravljanje odsotnosti naredi postopek viden in dosleden, tako da se odločitve zdijo poštene in lahko razložljive.

Kako vzpostaviti upravljanje odsotnosti, ki deluje vsak dan

Ni vam treba zapletenih pravil. Potrebujete jasna pravila, ki jih lahko vsi upoštevajo.

Nastavite vrste odsotnosti, ki ustrezajo resničnemu življenju

Začnite s kratkim seznamom, ki ga ljudje dejansko uporabljajo. Večina ekip potrebuje le dopust, bolniški dopust, osebni dopust in neplačani dopust. Ime naj bo preprosto. Če ljudje ne morejo razločiti med dvema podobnima možnostma, bodo izbrali napačno.

To pomaga ohraniti programsko opremo za upravljanje odsotnosti kadrovskih služb urejeno in preprečuje, da bi poročanje postalo igro ugibanja.

Odobritve naredite hitre in predvidljive

Počasne odobritve uničujejo zaupanje. Najboljši pristop je ponavadi ena odobritev neposrednega vodja za večino zahtev, drugi korak pa le za posebne primere.

Določite, kaj pomeni hitro v vaši ekipi. Vodje naj odgovorijo v enem delovnem dnevu. Če je vodja odsoten, se zahteva preusmeri na nadomestnega odobritelja. Tako preprečite zataknjene zahteve in zmanjšate spremembe urnika v zadnjem trenutku.

Uporabite koledar odsotnosti za zaščito pokritosti

Koledar odsotnosti je tam, kjer načrtovanje postane resnično.

Vodje bi morali hitro opaziti prekrivanje. Zaposleni pa naj bi lahko videli, če je teden že poln, da se izognejo konfliktom, preden sploh vložijo prošnjo. To zmanjša stopnjo zavrnitev in zmanjša konflikte.

Ko je vaš koledar zanesljiv, ljudje prenehajo dvojno rezervirati svoj čas in vi prenehate dvojno razporejati osebje.

Povežite dopust z razporejanjem in prisotnostjo

Prosti čas bi moral spremeniti razpoložljivost. Če je nekomu dovoljen dopust, ne bi smel biti prikazan kot razpoložljiv za izmene v tistih datumih. To je razlika med sistemom, ki shranjuje prošnje, in sistemom, ki varuje operacije.

Če upravljate teamske izmene, združevanje prostega časa z razporejanjem naredi veliko razliko. Shifton podpira tovrstni potek dela tukaj: orodja za prošnje in odobritve prostega časa

Ko potrebujete čiste zapise prisotnosti in izplačila plač, povežite odločitve o dopustu s sledenjem ur tukaj: sledite delovnim uram brez ročnih časovnic

Upravljanje dopustov za ekipe z izmenami in tveganji pokritosti

Nekatere ekipe lahko zdržijo neurejeno sledenje dopustov dlje kot druge. Pisarna morda občuti težave, a ekipa z izmenami občuti katastrofo.

V zdravstvu lahko ena manjkajoča oseba preobremeni celotno enoto. V trgovini manjkajoča oseba v času največje obremenitve škoduje prihodkom in izkušnji strank. Pri vzdrževalnih delih lahko en manjkajoč tehnik povzroči zamude pri ključnih opravilih.

Če vaše delo zavisi od pokritosti, sistem upravljanja dopustov ni le HR higiena. To je operativna varnost.

Ekipe za vzdrževalna dela so dober primer, saj potrebujejo zanesljivo pokritost vsak dan. Ta stran prikazuje takšno razmišljanje o pokritosti, ki je najpomembnejše: kako vzdrževalne ekipe ostanejo pokrite

Najboljše prakse, ki zaposlenim omogočajo, da zaupajo postopku

Sistem deluje le, če zaposleni verjamejo, da je pravičen. Zaupanje izhaja iz jasnosti, ne iz strogosti.

Jasno prikažite stanje. Če ljudje ne vedo, koliko sledenja PTO je na voljo, bodo še naprej spraševali HR ali pa bodo nepravilno vlagali prošnje.

Prikažite pravila, preden nekdo vloži prošnjo. Če so datumi, ko prošnje niso možne, pravila za minimalno obvestilo ali omejitve pri prekrivanju dopustov, to pokažite zgodaj. Ne čakajte, da je prošnja že poslana.

Odločitve naj bodo razložljive. Ko vodja zavrne prošnjo, naj bo razlog preprost in dosleden, kot so omejitve pokritosti ali prekrivanje.

Zgodovino ohranite. Ko se kasneje pojavijo vprašanja, želite imeti dejstva, ne mnenj.

Za ekipe v ZDA je koristno omenjati zanesljivo vodilo o osnovah za plače in ure: uradne osnove za plače in ure

Načrt uvedbe, ki ne draži ekipe

Večina uvedb ne uspe, ker se zdijo kot dodatno delo. Dobra uvedba se od prvega dne počuti kot manj dela.

Najprej nastavite tipe in pravila dopustov na način, ki se ujema s tem, kako ljudje že govorijo. Nato usposobite vodje z eno navado: hitro odobrite in preverite pokritost. Po tem preusmerite prošnje na sistem in prenehajte sprejemati odobritve prek pogovorov. Če boste držali odprta dva kanala, bodo ljudje vedno izbrali neurejenega.

Nazadnje pregledajte, kaj se zgodi v prvih dveh tednih. Če zaposleni nenehno izbirajo napačen tip dopusta, ga preimenujte. Če so odobritve počasne, nastavite rezervnega odobravalca. Nenehno izboljšujte postopek, dokler ne postane enostaven.

Če želite najhitreje preizkusiti potek dela s svojo ekipo, začnite tukaj: ustvarite svojo Shifton delovno okolje

Pogosta vprašanja

Kaj je sistem upravljanja dopustov?

Sistem za upravljanje odsotnosti je programska oprema, ki pomaga zaposlenim pri oddaji prošenj za izostanek in pomaga managerjem pri njihovi odobritvi ob hkratnem vodenju natančnih evidenc, stanj in skupnega koledarja odsotnosti.

Kako naj bi izgledal dober potek odobritve dopusta?

Prenos zahtevkov na pravega managerja, jasen prikaz statusa, vedenje zgodovine odločitev in preprečevanje zastojev zahtevkov, ko je nekdo odsoten.

Kako to pomaga pri upravljanju odsotnosti?

Nudi en zanesljiv vir resnice o tem, kdo je odsoten in kdaj, kar vam omogoča zgodnje načrtovanje pokritosti in izogibanje kadrovskim vrzelim v zadnjem trenutku.

Ali lahko upravlja slednje PTO in plačanega dopusta?

Da. Ustrezen sistem spremlja stanja in total dopustov, da zaposleni vedo, kaj je na voljo, in da plačna služba lahko obdela izostanke brez ročnih popravkov.

Kako naj sledimo bolniški odsotnosti?

Naredite to hitro in enostavno. Bolniška odsotnost se pogosto zgodi brez obvestila, zato naj sistem omogoča hitre zahteve in jasno dokumentacijo brez dodatnih korakov.

Kateri je največji razlog za neuspeh pri uporabi HR programske opreme za dopust?

Odobritve za odsotnost še vedno opravljajo preko klepeta, hkrati pa od zaposlenih pričakujejo uporabo sistema. Uporabite en kanal, izobrazite managerje za hitro odzivanje, in navada se bo uveljavila.

Kako zmanjšamo konflikte pri upravljanju dopustov?

Uporabite koledar odsotnosti, ki zgodaj pokaže prekrivanje in omejitve osebja. Ko zaposleni vidijo konflikte pred oddajo, so zahtevki pametnejši in odobritve hitrejše.