Enostavno načrtovanje zmogljivosti za resnične ekipe

Načrtovanje kapacitet je način, kako se izogniti občutku "smo zaposleni, a še vedno zaostajamo". To je navada preverjanja dveh stvari pred začetkom tedna: koliko dela prihaja in koliko dela lahko vaša ekipa realno opravi.

Ko načrtovanje kapacitet manjka, se vodje običajno zanašajo na upanje. Upanje, da bo dovolj ljudi prišlo na delo. Upanje, da se roki ne bodo prekrivali. Upanje, da nadure ne bodo postale norma. Načrt ne odstrani presenečenj, ampak jih naredi manjša in lažja za obvladovanje.

Ta vodič pojasnjuje načrtovanje kapacitet na preprost način, s poudarkom na resničnih ekipah, ne le teoriji.

Kaj dejansko pomeni načrtovanje kapacitet

Načrtovanje kapacitet odgovarja na osnovno vprašanje: ali imamo dovolj uporabnega časa in spretnosti za obvladovanje pričakovanega povpraševanja?

"Uporabna kapaciteta" je pomembna. Število zaposlenih ni kapaciteta. Deset ljudi na papirju je lahko le sedem ljudi v resnici, ko odštejemo usposabljanje, sestanke, dopuste, bolniške dni, administrativno delo in dejstvo, da nekateri zaposleni ne morejo nadomestiti drugih.

Če želite široko, nevtralen opis uporabe načrtovanja kapacitet v operacijah, je pregled na načrtovanje kapacitet dober začetek za splošen koncept.

Tri ravni načrtovanja kapacitet, ki jih večina ekip potrebuje

Dnevna kapaciteta

To se nanaša na danes in jutri. Ali smo pripravljeni na nujno delo in pričakovani obseg?

Tedenska kapaciteta

To je tam, kjer bi moralo biti večino načrtovanja. Tedensko načrtovanje preprečuje paniko ob petkih, saj vas prisili, da zgodaj opazite vrzeli.

Sezonska kapaciteta

Obremenjena obdobja, prazniki, promocije, vremenski vrhovi in predvidljivo največje povpraševanje. Če reagirate šele, ko spike pride, boste za to plačali z nadurami in znižanjem kakovosti.

Največja napaka: obravnavanje števila zaposlenih kot kapacitete

Ekipe imajo težave, ko domnevajo, da "imamo dovolj ljudi", ne da bi preverili, kako so te ure porazdeljene.

Dve ekipi z enakim številom zaposlenih lahko imata zelo različne kapacitete zaradi:

• mešanice spretnosti in omejitve vlog

• obremenitve z uvajanjem in usposabljanjem

• vzorci izostankov

• ponovno delo in težave s kakovostjo

• neenakomerna pokritost izmen

To je razlog, zakaj načrtovanje kapacitet hitro postane tema razporejanja. Če je pokritost čez teden neenakomerna, kapaciteta obstaja na papirju, ne pa v resničnih operacijah.

Zakaj je načrtovanje kapacitet pomembnejše pri delu v izmenah

Pri delu v izmenah je koledar sistem. Če je izmena premalo kadrovsko zapolnjena, se ne morete "kasinje nadoknaditi" brez posledic.

Zato je načrtovanje kapacitet še posebej uporabno v okoljih, kjer prevladujejo operacije, kot je logistika, kjer se morata obseg in štetje osebja dnevno usklajevati, ena šibka dan pa lahko ustvari zaostanek, ki se prelije čez cel teden. Vidite lahko, kako vpliva pomanjkanje osebja na resnične delovne procese na strani logistične industrije.

Praktična metoda, ki ohranja načrtovanje kapacitet preprosto

1) Pretvorite povpraševanje v ure, ne naloge

Štetje nalog je zavajajoče. Naloga lahko traja pet minut ali tri ure. Bolj čista metoda je ocenjevanje povpraševanja v urah in združevanje po vlogah.

2) Izračunajte uporabno kapaciteto po vlogah

Začnite z urnikom ur, nato odštejte tisto, kar že veste, da bo zmanjšalo kapaciteto.

To je področje, kjer se ekipe pogosto hitro izboljšajo, ko prenehajo zanašati na domneve in začnejo preučevati dejanske delovne ure.

 Vodje, ki pregledajo dejanske podatke o času skozi sledenje času zaposlenih lahko hitro vidijo, kje kapaciteta izginja in katere vloge ali dnevi so dosledno preobremenjeni.

3) Zgodaj se odločite, kako zapreti vrzel

Ko povpraševanje preseže kapaciteto, obstaja le nekaj resničnih možnosti:

• prenesti delo na drug dan

• prenesti delo na drugo ekipo

• zmanjšati obseg ali spremeniti prioritete

• dodati začasno pomoč

• preudarno uporabiti nadure

• avtomatizirati počasne korake

Načrtovanje kapacitet deluje, ko te odločitve sprejmete zgodaj, preden stroški narastejo.

4) Spremljajte vrzeli, da bo naslednji teden lažji

Načrt je uporaben le, če izboljša naslednji načrt.

Spremljajte, kaj vam je dejansko škodovalo:

• nadure po vlogah

• nezasedene izmene

• spremembe v zadnjem trenutku

• ponovni ozki grli

• ponovno delo in zamude

Če se ista vrzel pojavlja vsak teden, to ni več presenečenje. Gre za vzorec, ki potrebuje politiko ali kadrovsko rešitev.

Kako kakovost načrtovanja urnika spremeni izid vaše kapacitete

Veliko kapacitetnih težav ni v "preveliko dela", ampak v "delo pristane na napačen dan".

Na primer, če so odločitve o odobritvah in kadrovanju nedosledne, vodje prepozno ugotovijo, da je teden že pokvarjen. To je tam, kjer širše načrtovanje virov postane del načrtovanja kapacitet, in to je razlog, zakaj deli, kot je načrtovanje človeških virov naravno spadajo v isto skupino.

In ko je načrt jasen, vendar je proces oblikovanja urnika neurejen, načrtovanje zmogljivosti še vedno propade. Če želite praktičen most od načrtovanja do izvedbe, ta vodnik za načrtovanje izmen se dobro povezuje, ker se osredotoča na pretvorbo načrta v urnik, ki ga ljudje dejansko upoštevajo.

Ne ignorirajte utrujenosti: tiho zmanjšuje zmogljivost

Ekipe pogosto 'rešujejo' pomanjkljivosti zmogljivosti z nadurami, vendar utrujenost zmanjšuje učinkovitost in povečuje napake, kar ustvarja dodatno delo, ki krade še več zmogljivosti.

Trdno nekomercialno referenco o tem, zakaj utrujenost povečuje stopnjo napak in tveganje, predstavlja vodnik UK Health and Safety Executive glede utrujenosti na delovnem mestu. Koristno je, ko se odločate, kakšni nadurni in izmenski vzorci so realno vzdržni.

Preprost način za testiranje vašega načrtovanja zmogljivosti v enem tednu

Izberite naslednji teden in hitro preverite:

• naštejte pričakovano povpraševanje po vlogah v urah

• odštejte znane odsotnosti in ne-delovni čas

• primerjajte to s predvideno pokritostjo

Če je neskladje očitno, je vaš naslednji korak, da načrt postane dovolj hitro viden, da lahko prilagodite osebje, preden se teden začne.

Če želite izvesti manjši pilot z resničnimi vlogami in pravim koledarjem, da vidite, kako se načrtovanje zmogljivosti izkaže v praksi, lahko začnete delovni prostor preko registracijske strani in najprej preizkusite postopek z eno ekipo.

Pogosta vprašanja

Kaj je načrtovanje zmogljivosti?

Načrtovanje zmogljivosti je primerjava pričakovanega delovnega bremena s pravi zmogljivostjo ekipe, nato prilagoditev osebja, urnikov ali prioritet, da ne preobremenite ekipe.

Kakšna je razlika med zmogljivostjo in številom zaposlenih?

Število zaposlenih pove, koliko ljudi zaposlujete. Zmogljivost je, koliko uporabnega delovnega časa imate po upoštevanju časa dopusta, usposabljanja, administrativnih nalog in omejitev vloge.

Kako hitro oceniti zmogljivost?

Izračunajte predvidene ure po vlogah, odštejte znane odsotnosti in ne-delovni čas, nato to število primerjajte z ocenjenimi delovnimi urami potrebnimi za teden.

Zakaj načrtovanje zmogljivosti propade v izmenah?

Ker so pokritost in vloge pomembne. Lahko imate dovolj ljudi kot celota in vseeno propadete, če ključne vloge niso ustrezno pokrite na pravih dneh ali če se utrujenost kopiči.

Ali so nadure strategija načrtovanja zmogljivosti?

Le kratkoročna. Če nadure postanejo privzeta rešitev, načrtovanje zmogljivosti ne deluje in utrujenost bo sčasoma zmanjšala proizvodnjo.

Kako pogosto je treba posodobiti načrtovanje zmogljivosti?

Tedensko je dobra osnova za večino ekip, z dnevnimi prilagoditvami, če se povpraševanje hitro spremeni.