Планирање на Капацитети Направено Едноставно за Реални Тимови

Планирањето на капацитетот е начин на кој се избегнува чувството „заети сме, а сепак сме зад“. Тоа е навика на проверка на две работи пред да започне неделата: колку работа доаѓа и колку работа вашиот тим реално може да се справи.

Кога недостига планирање на капацитетот, менаџерите обично се потпираат на надеж. Надеж дека ќе дојдат доволно луѓе. Надеж дека роковите нема да се совпаднат. Надеж дека прекувремената работа нема да стане стандард. Планот не ги елиминира изненадувањата, но ги прави помали и полесни за справување.

Овој водич го објаснува планирањето на капацитетот на едноставен начин, со фокус на реални тимови, а не теорија.

Што всушност значи планирање на капацитетот

Планирањето на капацитет на едноставно прашање: дали имаме доволно време и вештини за справување со очекуваната побарувачка?

„Употребливиот капацитет“ е важен. Бројот на вработени не е капацитет. Десет луѓе на хартија може да се седум луѓе во реалноста откако ќе го одземете времето за обука, состаноци, одмори, боледување, административни задачи и фактот дека некои улоги не можат да ги заменат другите.

Ако сакате широк, неиспродажен опис како се користи планирањето на капацитетот во оперативни работи, прегледот на планирање на капацитетот е пристоен почеток за општата концепција.

Трите нивоа на планирање на капацитетот кои најмногу им се потребни на тимовите

Дневен капацитет

Станува збор за денес и утре. Дали сме покриени за итната работа и очекуваната количина?

Неделен капацитет

Ова е местото каде што треба да биде поголемиот дел од планирањето. Неделното планирање е она што ја спречува паниката во петок, бидејќи ве тера да ги видите пробивите рано.

Сезонски капацитет

Зафатени периоди, празници, промоции, временски шпици и предвидливо врвна побарувачка. Ако реагирате само кога ќе дојде шпицот, ќе го платите тоа со прекувремено работење и намалување на квалитетот.

Најголемата грешка: третирање на бројот на вработени како капацитет

Тимовите доаѓаат во проблеми кога претпоставуваат „имаме доволно луѓе“ без да проверат како тие часови се распределени.

Два тима со ист број на вработени можат да имаат многу различен капацитет поради:

• мешање на вештини и ограничувања на улоги

• оптоварување со воведување и обука

• обрасци на одмори

• преправка и проблеми со квалитетот

• нерамномерно покривање на смените

Ова е причината зошто планирањето на капацитетот брзо станува тема на распоредување. Ако покривањето е нерамномерно низ неделата, капацитетот постои на хартија но не и во реалните операции.

Зошто планирањето на капацитетот е поважно во работа со смени

Во работа со смени, календарот е системот. Ако смената е со мал број персонал, не можете да „се надоместите подоцна“ без последици.

Затоа планирањето на капацитетот е особено корисно во операциски тежини средини како што е логистиката, каде што количината и персоналот мора да останат усогласени секојдневно, а еден слаб ден може да создаде заостанати работи кои ќе се прелеат во целата недела. Можете да видите како притисокот од персоналот се одвива во реалните работни текови на страницата за логистичката индустрија.

Практичен метод што го одржува планирањето на капацитетот едноставно

1) Претворете ја побарувачката во часови, не задачи

Броењето на задачите може да биде погрешно. Задача може да трае пет минути или три часа. Почиста метода е да се процени побарувачката во часови и да се групира по улога.

2) Пресметајте корисен капацитет по улога

Почнете со поставените часови, потоа одземајте што веќе знаете дека ќе го намали капацитетот.

Токму ова е местото каде што тимовите често брзо се подобруваат кога ќе престанат да се потпираат на претпоставки и ќе почнат да гледаат на реалните работни часови.

 Менаџерите кои прегледуваат реални податоци за времето преку проверка на времето на вработените лесно можат да видат каде капацитетот исчезнува и кои улоги или денови постојано се преоптоварени.

3) Решете рано како да го затворите јазот

Кога побарувачката ја надминува капацитетот, има само неколку вистински опции:

• преместете работа на друг ден

• префрлете работа на друг тим

• намалете обемот или променете ги приоритетите

• додадете привремена помош

• користете прекувремена работа внимателно

• автоматизирајте бавни чекори

Планирањето на капацитетот функционира кога овие одлуки се носат рано, пред да се зголемат трошоците.

4) Следете ги јазовите за следната недела да биде полесна

Планот е полезен само ако го подобрува следниот план.

Следете што всушност ви нанесе штета:

• прекувремена работа по улога

• непополни сменети

• промени во последен момент

• повторени тесни грла

• преработка и одложувања

Ако истиот јаз се појавува секоја недела, тоа веќе не е изненадување. Тоа е образец кој бара политика или поправка во персоналот.

Како квалитетот на распоредот го менува вашиот исход во капацитетот

Многу проблеми со капацитетот не се „премногу работа,“ туку „работа која паѓа на погрешен ден.“

На пример, ако одобрувањата и одлуките за вработување се неконзистентни, менаџерите дознаваат предоцна дека неделата веќе е расипана. Токму тука поширокото планирање на ресурси станува дел од планирањето на капацитетот, и затоа е важен дел како планирање на човечки ресурси природно се вклопуваат во истата група.

А кога планот е јасен, но процесот на изработка на распоред е неуреден, капацитетското планирање сепак пропаѓа. Ако сакате практичен мост од планирање до извршување, овој водич за планирање на смени добро се поврзува бидејќи се фокусира на претворање на планот во распоред кој луѓето навистина го следат.

Не ги игнорирајте заморот: тој тивко го намалува капацитетот

Тимовите често „решаваат“ недостатоци во капацитетот со прекувремена работа, но заморот ја намалува изведбата и ги зголемува грешките, што создава дополнителна работа, која краде уште повеќе капацитет.

Солидна некомерцијална референца за тоа зошто заморот го зголемува стапката на грешки и ризик е упатството од британскиот Извршен орган за здравје и безбедност за замор на работа. Корисна е кога одлучувате кои прекувремени и работни смени се реално одржливи.

Едноставен начин за тестирање на вашето планирање на капацитет за една недела

Изберете ја следната недела и направете брз преглед:

• наведете го очекуваниот побарувач од улогата во часови

• одземете ги познатите отсуства и нерaботни часови

• споредете го со планираната покриеност

Ако несоодветноста е очигледна, вашиот следен чекор е да го направите планот видлив доволно рано за да можете да го прилагодите обезбедувањето пред да започне неделата.

Ако сакате да изведете мал пилот со вистински улоги и вистински календар за да видите како планирањето на капацитетот изгледа на дело, можете да започнете работен простор преку страницата за регистрација и да го тестирате процесот прво со еден тим.

ЧПП

Што е планирање на капацитетот?

Планирање на капацитетот е споредување на очекуваното работно оптеретување со реалниот тимски капацитет, потоа прилагодување на стафинг, распоредите или приоритетите за да не се преоптовари тимот.

Која е разликата помеѓу капацитетот и бројот на вработени?

Број на вработени е колку луѓе вработувате. Капацитет е колку време можете да искористите за работа по одземањето на времето за отсуства, обука, административни задачи и ограничувања на улогите.

Како брзо се проценува капацитет?

Пресметајте ги планираните часови по улога, одземете ги познатите отсуства и нерaботни часови, потоа споредете го бројот со проценетите работни часови потребни за неделата.

Зошто планирањето на капацитетот пропаѓа во тимовите со смени?

Бидејќи покриеноста и улогите се важни. Може да имате доволно луѓе воопшто и сепак да пропадне ако клучните улоги не се пополнети во вистинските денови или ако се акумулира замор.

Дали прекувремената работа е стратегија за планирање на капацитетот?

Само на краток рок. Ако прекувремената работа стане стандардно решение, планирањето на капацитетот не функционира и заморот на крајот ќе го намали производството.

Колку често треба да се ажурира планирањето на капацитетот?

Неделното планирање е добра основа за повеќето тимови, со дневни прилагодувања ако побарувачката брзо се менува.